Kern der Offenlegung
Der praktische Schwerpunkt liegt auf Abdeckung und Wirksamkeit, nicht nur auf dem Vorhandensein einer Richtlinie. Eine Organisation sollte beschreiben, ob ihr Ansatz alle relevanten Arbeitskräfte über Betriebsabläufe, Standorte und Beschäftigungsformen hinweg erreicht oder nur ausgewählte Standorte, und wie sie den Prozess im Arbeitsalltag nutzbar macht. Im Mittelpunkt steht, ob Arbeitskräfte den Mechanismus sicher nutzen können und ob die Organisation aus den eingehenden Meldungen lernt.
Dieses LRA-Lehrmaterial unterstützt die Erstellung der Offenlegung. Für die genauen Anforderungen ziehen Sie stets die offizielle European Commission-Quelle heran.
Vorbereiten
Was vor dem Entwurf zu sammeln ist
Haken Sie jedes Feld ab, sobald der Nachweis vorliegt. Eigner sind die Teams, bei denen die Quelldateien üblicherweise liegen.
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Wege der Einbindung
Nachhaltigkeit / Einbindung von InteressenträgernFühren Sie die Möglichkeiten auf, über die Menschen Anliegen vorbringen oder ihre Ansichten mitteilen können, etwa Sitzungen, Hotlines, digitale Formulare, Standortbesuche oder Foren von Vertretungen.
Nachweise Plan zur Einbindung von Interessenträgern, Register der Kanäle, Sitzungskalender, Kommunikationsmaterialien.
Achten Sie auf Die Kanalliste stimmt nicht mit dem tatsächlichen Plan zur Einbindung überein, sodass ein von Interessenträgern genutzter aktiver Weg nicht berücksichtigt wird.
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Betroffene Gruppen
Nachhaltigkeit / MenschenrechteGeben Sie an, welche Gruppen für die Einbindung identifiziert wurden, einschließlich Frauen, Migrantinnen und Migranten sowie Menschen mit Behinderungen, sofern relevant, und vermerken Sie die Grundlage, anhand derer sie identifiziert wurden.
Nachweise Stakeholder-Mapping, Bewertung der Inklusion, Konsultationsnotizen, Profil der Gemeinschaft.
Achten Sie auf Die Gruppenliste basiert auf einer allgemeinen Stakeholder-Karte und lässt eine Teilpopulation außer Acht, die in der Bewertung tatsächlich identifiziert wurde.
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Ansatz zur Einbindung
Nachhaltigkeit / Stakeholder-EinbindungBeschreiben Sie die Methoden, die zur Einbindung von Personen verwendet wurden, beispielsweise Interviews, Workshops, Umfragen, Fokusgruppen oder Gespräche mit Vertretungen, und wie sie angewendet wurden.
Nachweise Vermerk zur Methodik der Einbindung, Workshop-Unterlagen, Umfrageinstrumente, Anwesenheitsaufzeichnungen.
Achten Sie auf Die Beschreibung der Methode stimmt nicht mit den Aufzeichnungen der Einbindungsmaßnahme überein, sodass der berichtete Ansatz nicht dem tatsächlich verwendeten entspricht.
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FPIC-Status
Recht / MenschenrechteDokumentieren Sie, ob für die relevante Tätigkeit die freie, vorherige und informierte Zustimmung angewendet wurde, und verwenden Sie auf Grundlage des dokumentierten Prozesses eine eindeutige Ja- oder Nein-Angabe.
Nachweise Zustimmungsaufzeichnungen, Projektgenehmigungen, Konsultationsakte, Protokoll der rechtlichen oder gemeinschaftlichen Genehmigung.
Achten Sie auf Die Ja-/Nein-Kennzeichnung wird festgelegt, ohne die Projektakte zu prüfen, sodass der Status für den tatsächlich angewandten Zustimmungsprozess falsch ist.
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Konsultationsprozess
Nachhaltigkeit / Beziehungen zu GemeinschaftenErläutern Sie, wie die Konsultation durchgeführt wurde, einschließlich der konsultierten Personen, des Zeitpunkts und der von Anfang bis Ende befolgten Schritte.
Nachweise Konsultationsplan, Tagesordnungen, Protokolle, Anwesenheitslisten, Korrespondenzverlauf.
Achten Sie auf Die Prozessbeschreibung vermischt Entwurfspläne mit abgeschlossenen Sitzungen, sodass die berichtete Abfolge nicht mit der Konsultationsaufzeichnung übereinstimmt.
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Mitgestaltung der Einbindung
Nachhaltigkeit / Stakeholder-EinbindungBeschreiben Sie, wie betroffene Personen an der Gestaltung der Einbindung mitgewirkt haben, einschließlich der von ihnen eingebrachten Beiträge und deren Einfluss auf die endgültige Ausgestaltung.
Nachweise Notizen aus Workshops zur gemeinsamen Gestaltung, Feedback der Teilnehmenden, überarbeiteter Einbindungsplan, Entscheidungsprotokoll.
Achten Sie auf Die Beteiligung wird als umfassende Einbindung beschrieben, aber die Nachweise zeigen lediglich eine Überprüfung, nachdem die Gestaltung bereits festgelegt war.
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Beschwerdewege
Recht / ComplianceDarlegen, auf welche Weise Beschwerden oder Anliegen eingereicht werden können, einschließlich der formellen und informellen Wege, die den relevanten Parteien zur Verfügung stehen.
Nachweise Beschwerdeverfahren, Angaben zur Hotline, Screenshots von Webformularen, Aushänge an Standorten, Handbuch für Beschäftigte.
Achten Sie auf Die verfügbaren Wege werden dem Richtlinientext entnommen und nicht mit den Kanälen abgeglichen, die an den Standorten oder im operativen Betrieb tatsächlich offenstehen.
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Beschwerdesystem
Recht / ComplianceBestätigen Sie anhand des laufenden Prozesses mit einer eindeutigen Ja- oder Nein-Angabe, ob für die relevanten Personen ein formelles System zur Bearbeitung von Beschwerden besteht.
Nachweise Beschwerderichtlinie, Fallmanagementsystem, Eskalationsworkflow, Schulungsunterlagen.
Achten Sie auf Die Ja-/Nein-Antwort basiert auf dem Vorhandensein einer Richtlinie und nicht auf dem laufenden Fallsystem, sodass der Status des Mechanismus falsch eingestuft wird.
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Zugangsbedingungen
Recht / ComplianceBeschreiben Sie, wie Personen den Beschwerdeweg in der Praxis nutzen können, einschließlich Sprachunterstützung, Möglichkeiten der Anonymität, Zugang für Menschen mit Behinderungen, Ort und aller sonstigen beseitigten Zugangshindernisse.
Nachweise Prüfung der Barrierefreiheit, übersetzte Materialien, Aufzeichnungen zu alternativen Formaten, Prüfungen des Zugangs zu Standorten, Nutzeranleitungen.
Achten Sie auf Die Barrierefreiheit wird allgemein beschrieben, aber der tatsächliche Beschwerdeweg weist weiterhin ein Sprach- oder Zugangshindernis für Menschen mit Behinderungen auf, das nicht erfasst wurde.
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Beschwerdekennzahlen
Recht / ComplianceGeben Sie die wichtigsten für das Beschwerdeverfahren erfassten Kennzahlen an, etwa Fallzahlen, Kategorien, offene und geschlossene Fälle sowie andere intern verwendete Leistungskennzahlen.
Nachweise Fallübersicht, monatliches KPI-Paket, Managementbericht, Auszug aus dem Beschwerdeprotokoll.
Achten Sie auf Der KPI-Satz wurde einem zusammenfassenden Bericht entnommen und stimmt nicht mit dem Fallprotokoll überein, sodass eine Kennzahl fehlt oder anders definiert ist.
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Abschlussquote von Fällen
Recht / ComplianceGeben Sie den Anteil der Fälle an, die innerhalb des gewählten Zeitraums gelöst oder abgeschlossen wurden, wobei Zähler und Nenner auf dieselbe Weise wie im Fallprotokoll definiert sind.
Nachweise Beschwerderegister, Abschlussbericht, KPI-Berechnungsblatt, Auszug zum Fallstatus.
Achten Sie auf Gelöste Fälle werden anhand einer anderen Statusdefinition als im Fallregister gezählt, sodass die Abschlussquote nicht mit dem Quellsystem vergleichbar ist.
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Beschwerdebearbeitungszeit
Recht / ComplianceGeben Sie an, wie lange die Beantwortung von Beschwerden dauert, einschließlich der verwendeten zeitlichen Grundlage, des abgedeckten Zeitraums und der Angabe, ob das Maß auf dem Durchschnitt, dem Median oder einer anderen Grundlage beruht.
Nachweise Zeitstempel der Fälle, Bericht zum Service-Level, Dashboard-Berechnung, Prüfpfad des Arbeitsablaufs.
Achten Sie auf Die Antwortzeit vermischt den Zeitpunkt der ersten Antwort mit dem Zeitpunkt des endgültigen Abschlusses, sodass das Maß nicht auf die Zeitstempel der Fälle abgestimmt ist.
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Vorgehensweise zur Abhilfe
Recht / MenschenrechteBeschreiben Sie, wie mit dem Schaden umgegangen wird, einschließlich der zur Behebung, Entschädigung, Wiederherstellung oder anderweitigen Reaktion auf das Problem angewandten Schritte.
Nachweise Abhilfemaßnahmenrichtlinie, Fallakten, Nachverfolgungskartei für Korrekturmaßnahmen, Vergleichs- oder Reparaturunterlagen.
Achten Sie auf Die Beschreibung der Abhilfe ist allgemein gehalten und entspricht nicht der tatsächlich in der Fallakte dokumentierten Korrekturmaßnahme.
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Fälle, für die Abhilfe geschaffen wurde
Recht / MenschenrechteFühren Sie die Fälle oder Vorfälle auf, bei denen während des Berichtszeitraums durch den Abhilfeprozess Abhilfe geschaffen wurde, und geben Sie ausreichend Einzelheiten an, um jeden Fall zu identifizieren.
Nachweise Fallregister, Verfolgung von Abhilfemaßnahmen, Abschlussvermerke, Vorfallprotokoll.
Achten Sie auf Fälle werden außerhalb des Berichtszeitraums gezählt, sodass die Liste Angelegenheiten umfasst, die im falschen Zeitraum eröffnet oder abgeschlossen wurden.
Bevor Sie beginnen
- Welche Gruppen von Arbeitskräften sind hier tatsächlich abgedeckt – zum Beispiel Frauen, Arbeitsmigrantinnen und -migranten oder Menschen mit Behinderungen – und welche Beteiligungswege müssen wir beschreiben?
- Haben wir für einen Fall der freien, vorherigen und informierten Zustimmung den richtigen Konsultationsweg genutzt, und müssen wir erläutern, wie die Menschen an seiner Gestaltung beteiligt waren?
- Verfügen wir für diese Belegschaft über einen aktiven Beschwerdeweg, und können wir beschreiben, wie die Menschen ihn erreichen können und ob er einfach zu nutzen ist?
- Beruhen die Leistungskennzahlen, die wir zeigen wollen, im gesamten Abschnitt auf demselben Berichtszeitraum und derselben internen Quelle?
- Kann jede Zahl oder Aussage auf ein benanntes System, Protokoll oder Dokument zurückverfolgt werden, das wir auf Anfrage vorlegen können?
- Haben wir die Definitionen dafür festgelegt, was als bearbeiteter Fall, als gelöster Fall und als Reaktionszeit gilt, bevor wir die Zahlen entwerfen?
So bereiten Sie es vor
Daten anfordern
Nachweise zur Beteiligung am Standort und zur Bearbeitung von Anliegen anfordern
Übersetzen Sie die Offenlegung in eine interne Geschäftsfrage — und passen Sie diese dann an die Sprache Ihrer Organisation an.
Wie weisen wir nach, dass betroffene Menschen vor Ort und andere relevante Gruppen beteiligt wurden und dass Anliegen über zugängliche Kanäle mit Nachverfolgung und, soweit erforderlich, Abhilfemaßnahmen bearbeitet wurden?
Verwenden Sie zunächst die eigenen Begriffe Ihrer Organisation und ordnen Sie sie anschließend den Berichtsbezeichnungen zu. Wenn Sie diese beispielsweise als „Kontakte zur Gemeinschaft“, „Wege für Rückmeldungen zum Standort“, „Fälle über die Hotline“ oder „Anliegenprotokolle“ bezeichnen, behalten Sie diese Formulierungen in der Anfrage und im Rückgabepaket bei; übertragen Sie sie erst am Ende in die Berichtsterminologie. Prüfen Sie das Ausgangsmaterial vor der Freigabe.
Schwache Anfrage
Bitte legen Sie die Angaben zu den Einbindungs- und Beschwerdemechanismen gemäß ESRS S3-2 für das Jahr vor, einschließlich der Einbindung von Stakeholdern, FPIC, Zugänglichkeit, KPIs, Abhilfe und bearbeiteten Fällen.
Warum sie scheitert: Hier wird die Sprache des Rahmenwerks verwendet, die viele operative Teams im Arbeitsalltag nicht nutzen; daher weiß die zuständige Person möglicherweise nicht, welche Unterlagen abgerufen werden sollen. Außerdem werden zu viele Konzepte gebündelt, ohne anzugeben, welche internen Systeme, Standortabgrenzungen oder lokalen Begriffe zu verwenden sind, wodurch die Antwort schwerer zu überprüfen und zuzuordnen ist.
Bessere Anfrage
Bitte senden Sie die Kontaktwege für Standorte und Gemeinschaften, die von Ihnen für eine bedarfsgerechte Einbindung identifizierten Gruppen, die Formen ihrer Einbindung, etwaige verwendete Zustimmungsverfahren, die Art und Weise, wie die Menschen bei der Gestaltung des Einbindungsplans mitgewirkt haben, die Wege zur Meldung von Anliegen, Merkmale zur Barrierefreiheit, die von Ihnen erfassten Maßnahmen zur Fallbearbeitung, den Abhilfeansatz sowie Beispielfälle für [period] und [sites in scope]. Verwenden Sie zunächst die Sprache Ihres eigenen Teams und fügen Sie anschließend eine kurze Zuordnungsnotiz bei; hängen Sie außerdem die Quelldateien an.
Vorlage für eine formelle E-Mail
Betreff: Anfrage zu Nachweisen für die Einbindung von Standorten und die Bearbeitung von Anliegen für [Berichtszeitraum] Hallo [Name/Team], ich stelle derzeit die Unterlagen für die Nachhaltigkeitsberichterstattung zusammen und benötige Ihre Unterstützung bei den Nachweisen für [Standorte / Tätigkeiten im Berichtsumfang]. Bitte senden Sie die Informationen, über die Sie dazu verfügen, wie wir mit betroffenen lokalen Gruppen in Kontakt treten und wie Anliegen entgegengenommen, nachverfolgt, gelöst und weiterverfolgt werden. Bitte verwenden Sie in der Rückmeldung Ihre eigenen operativen Begriffe und fügen Sie anschließend eine kurze Zuordnungserläuterung hinzu, damit wir diese für die Berichterstattung übertragen können. Wenn Sie mehr als eine Quelle haben, fügen Sie bitte die wichtigste Quelle bei und vermerken Sie alle unterstützenden Dateien. Könnten Sie bitte Folgendes bereitstellen: - die Kanäle oder Wege, über die Menschen uns kontaktieren können - die Gruppen, bei denen Sie einen maßgeschneiderten Dialog als erforderlich identifiziert haben - die Methoden, die für ihre Einbindung verwendet wurden - ob ein Verfahren zur freien, vorherigen und informierten Zustimmung verwendet wurde und, falls zutreffend, wie es durchgeführt wurde - wie Menschen an der Gestaltung des Ansatzes zur Einbindung beteiligt waren - die verfügbaren Kanäle zur Meldung von Anliegen - ob ein formeller Bearbeitungsmechanismus besteht und wie zugänglich er ist - die Kennzahlen, die Sie für die Fallbearbeitung erfassen - wie Abhilfe geschaffen wird - Beispiele für die Arten von Fällen, die während [Zeitraum] bearbeitet wurden Bitte senden Sie dies bis [Datum] im nachstehenden Tabellenformat zurück und fügen Sie alle unterstützenden Nachweise bei. Falls etwas unklar ist, bespreche ich es gerne mit Ihnen. Bitte prüfen Sie vor der Freigabe das Ausgangsmaterial. Vielen Dank, [Ihr Name]
Kurzfassung für Teams / Slack
Hallo [Name] — könnten Sie bitte die Nachweise zur Einbindung von Standorten und Gemeinschaften sowie zum Anliegenprotokoll für [Zeitraum] für [Standorte im Berichtsumfang] senden? Bitte verwenden Sie die Begriffe Ihres eigenen Teams und ordnen Sie sie anschließend für die Berichterstattung zu. Ich benötige die Kanäle, die identifizierten Gruppen, die Methoden der Einbindung, ein gegebenenfalls verwendetes Zustimmungsverfahren, die Gestaltung des Ansatzes, die Wege für Beschwerden und Anliegen, Informationen zur Barrierefreiheit, KPIs, den Ansatz für Abhilfemaßnahmen und Beispielfälle. Bitte teilen Sie dies bis [Datum] mit allen unterstützenden Dateien. Vielen Dank.
Branchenbeispiele
Bergbau / Rohstoffgewinnung
Kontext. Ein abgelegener Standort mit nahe gelegenen Dörfern, Saisonarbeitskräften und indigenen Gemeinschaften
Angepasste Anfrage. Bitte legen Sie die Protokolle der Kontakte mit den Gemeinschaften, die Notizen zu Dorfversammlungen, das Beschwerderegister und etwaige Zustimmungsunterlagen für [period] für [site] vor. Fügen Sie die Kontaktwege, die für eine bedarfsgerechte Einbindung identifizierten Gruppen, die verwendeten Einbindungsmethoden, die Art und Weise, wie der Prozess unter Beteiligung der lokalen Bevölkerung gestaltet wurde, die Beschwerdewege, die Vorkehrungen zur Barrierefreiheit, die Maßnahmen zur Reaktion und zum Abschluss, Abhilfemaßnahmen sowie Beispielfälle hinzu.
Beispielantwort. Das eingereichte Paket umfasst ein Gemeinschaftsprotokoll, Anwesenheitslisten von Versammlungen, ein Dashboard zur Hotline, eine Notiz, die ein Zustimmungsverfahren für eine Landnutzungsaktivität bestätigt, Vorkehrungen zur Barrierefreiheit in zwei lokalen Sprachen, die durchschnittliche Zeit bis zur ersten Reaktion, die Abschlussquote sowie drei anonymisierte Fallzusammenfassungen mit Abhilfemaßnahmen.
Lebensmittelherstellung
Kontext. Ein Werk mit Arbeitskräften mit Migrationshintergrund, Beschäftigten mit Behinderungen und Anwohnern in der Umgebung, die durch Verkehr und Lärm betroffen sind
Angepasste Anfrage. Bitte senden Sie die Wege für Rückmeldungen zum Standort, die Notizen zu Sitzungen mit Arbeitnehmervertretungen, das Kontaktprotokoll der Anwohner und den Fall-Tracker für [period] in [plant]. Fügen Sie die von Ihnen identifizierten Gruppen, die Einbindungsmethoden, etwaige gegebenenfalls für betroffene Gruppen verwendete Zustimmungsverfahren, die Art und Weise, wie der Einbindungsplan gestaltet wurde, die für Anliegen verfügbaren Kanäle, Merkmale zur Barrierefreiheit, die von Ihnen erfassten KPIs, den Abhilfeansatz sowie Beispiele bearbeiteter Fälle hinzu.
Beispielantwort. Das eingereichte Paket umfasst ein gemeinsames E-Mail-Postfach, eine mehrsprachige Telefonleitung, monatliche Sitzungen mit Arbeitnehmervertretungen, ein Kontaktprotokoll der Anwohner, Hinweise zur Barrierefreiheit für übersetzte Materialien und Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten, ein Dashboard mit offenen und geschlossenen Fällen sowie Beispiele für Lärm- und Verkehrsbeschwerden mit Korrekturmaßnahmen.
Offenlegung entwerfen
Notizen, die aus Daten eine Offenlegung machen
LRA-Schulungsvorlagen — passen Sie sie an Ihre Organisation an und prüfen Sie vor der Freigabe die offizielle Quelle.
Methodenhinweis
Erläutern Sie die Grundlage, anhand derer die betroffenen Gruppen, die gezählten Einbindungskanäle und -methoden, die Bewertung von Zustimmung und Konsultation, das Verständnis eines verfügbaren Zugangswegs sowie die Zusammenstellung der Leistungskennzahlen und Fallbearbeitung festgelegt wurden.
Kontexthinweis
Legen Sie dar, was die Zahlen darüber zeigen, wie die Organisation betroffene Personen einbezogen hat, wie leicht Anliegen vorgebracht werden konnten, wie schnell Angelegenheiten bearbeitet wurden und wie viele Fälle bis zur Lösung oder zu einer anderen Form der Abhilfe geführt wurden.
Erläuterung zu Schwankungen
Wenn sich Zahlen wesentlich verändert haben, stellen Sie die Veränderung in Zusammenhang mit Veränderungen bei der Kontaktaufnahme, dem Zugang, der Beteiligung an der Gestaltung, den Fallzahlen oder der Geschwindigkeit und dem Erfolg der Bearbeitung und nennen Sie alle betrieblichen oder prozessbezogenen Änderungen, die das Ergebnis möglicherweise beeinflusst haben.
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S3-2 Einbindung und Beschwerdemechanismen — [location / page] / [notes]Download-Center
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Prüfen
Prüfen Sie zu jeder Aussage die Nachweise
Wir haben die Abdeckungszahl auf die Gemeinschaften und Standorte gestützt, die wir in diesem Jahr tatsächlich überprüft haben, und alle Gebiete ausgeschlossen, in denen uns nicht genügend verlässliche Informationen zur Untermauerung der Zahl vorlagen.
Risiko Eine prüfende Person kann testen, ob die Abdeckungsgrenze konsistent festgelegt wurde, ob etwaige Ausschlüsse gerechtfertigt waren und ob die Zahl durch das Weglassen schwerer erreichbarer Standorte oder Gruppen überhöht sein könnte.
Zu prüfende Nachweise Vermerk zur Abdeckungsmethodik; Liste der einbezogenen und ausgeschlossenen Gemeinschaften/Standorte; Arbeitspapiere zur Berechnung der Zahl; Freigabe der Leitung zu Entscheidungen über die Abgrenzung; Erläuterung etwaiger Lücken oder Schätzungen.
Wir haben direkte Beiträge von Personen verwendet, die von den offengelegten Tätigkeiten betroffen sind, sowie anerkannte lokale Vertreter oder vertrauenswürdige Vermittler, wenn ein direkter Kontakt nicht praktikabel war, und diese Beiträge bei der Entscheidung über unsere Maßnahmen im Jahresverlauf berücksichtigt.
Risiko Eine prüfende Person kann untersuchen, ob das Engagement tatsächlich stattgefunden hat, ob die konsultierten Personen relevant und glaubwürdig waren und ob ihre Ansichten in Entscheidungen eingeflossen sind, statt nur der Form halber festgehalten worden zu sein.
Zu prüfende Nachweise Engagementplan und Teilnahmenachweise; Gesprächsnotizen oder Interviewzusammenfassungen; Aufzeichnungen zu eingesetzten Vertretern/Stellvertretern und den Gründen dafür; Beispiele dafür, wie Feedback Entscheidungen, Maßnahmen oder Prioritäten beeinflusst hat; interne Genehmigungen, in denen auf die Beiträge Bezug genommen wird.
Für Gruppen, denen größere Hindernisse oder Schäden drohen können, haben wir durch gezielte Gespräche und lokale Quellen zusätzliche Zusammenhänge erfasst, damit die Darstellung ihre Situation und nicht eine allgemeine Zusammenfassung wiedergibt.
Risiko Eine prüfende Person kann prüfen, ob die zusätzlichen Erkenntnisse tatsächlich von den betroffenen Gruppen eingeholt wurden, ob der Ansatz für stärker gefährdete Personen geeignet war und ob die Angabe die Tiefe der Erkenntnisse überhöht darstellt.
Zu prüfende Nachweise Aufzeichnungen zu gezieltem Engagement; Notizen lokaler Organisationen oder Kontakte in den Gemeinschaften; Nachweise für maßgeschneiderte Methoden für schwerer erreichbare Gruppen; interne Prüfung, ob die Informationen ausreichend und ausgewogen waren; intern offengelegte etwaige Einschränkungen.
Wir haben die den Gemeinschaften verfügbaren Beschwerdewege beschrieben, einschließlich der Frage, ob ein formeller Beschwerdeweg besteht, und uns dabei auf die zum Berichtsdatum betriebenen Kanäle gestützt.
Risiko Eine prüfende Person kann testen, ob die Kanäle tatsächlich verfügbar waren, ob die Beschreibung der aktuellen Praxis entspricht und ob die Aussage zu einem formellen Beschwerdeweg richtig und vollständig ist.
Zu prüfende Nachweise Aktuelle Prozessdarstellungen oder Richtliniendokumente; Screenshots, Angaben zur Hotline oder öffentliche Bekanntmachungen; Betriebsprotokolle, aus denen hervorgeht, dass die Kanäle aktiv waren; rechtliche oder Compliance-Prüfung der Formulierung; Nachweise für vor der Veröffentlichung vorgenommene Änderungen.
Wir haben geprüft, wie gut die Beschwerdewege funktionieren, indem wir untersucht haben, ob die Menschen davon wissen, sie ohne unangemessene Schwierigkeiten nutzen können, zeitnahe Antworten erhalten und dem Prozess vertrauen können.
Risiko Eine prüfende Person kann untersuchen, ob die Bewertung sinnvolle Kriterien verwendet hat, ob die Prüfungen in der Praxis durchgeführt wurden und ob die Schlussfolgerung durch Nachweise und nicht durch eine bloße Behauptung gestützt wird.
Zu prüfende Nachweise Überprüfung der Wirksamkeit oder KPI-Unterlagen; Prüfungen zur Bekanntheit oder Zugänglichkeit für die Nutzer; Daten zu Antwortzeiten und Erledigungen; ausgewählte Fallakten; Umfrage- oder Feedbackergebnisse; Schlussfolgerungen der Leitung und Folgemaßnahmen.
Wo unsere Tätigkeiten indigene Völker berührten, haben wir festgehalten, ob und wie sie zur Organisation des Engagements sowie zu den für dieses Engagement verwendeten praktischen Bedingungen konsultiert wurden.
Risiko Eine prüfende Person kann untersuchen, ob tatsächlich eine Konsultation zur Gestaltung des Engagements stattgefunden hat, ob die Beschreibung auf die relevanten Gruppen zugeschnitten ist und ob die Aufzeichnung für den Berichtszeitraum vollständig ist.
Zu prüfende Nachweise Konsultationsaufzeichnungen; Korrespondenz zur Gestaltung und praktischen Organisation des Engagements; Sitzungsprotokolle; Nachweise darüber, wer wann konsultiert wurde; interne Prüfung, die bestätigt, dass die Beschreibung mit den zugrunde liegenden Aufzeichnungen übereinstimmt.
Vorzubereitendes Nachweispaket
Häufige Lücken in der Berichterstattung
- Die Informationen werden ohne Datum oder Stichtag angegeben.
- Der Umfang oder die Abgrenzung der Aussage bleibt undefiniert.
- Zentrale Begriffe werden im gesamten Bericht uneinheitlich verwendet.
- Wesentliche Änderungen gegenüber der vorherigen Periode werden nicht offengelegt.
- Behauptungen werden ohne unterstützende Details oder einen Quellenbeleg aufgestellt.
- Es werden Textbausteine verwendet, die die gestellte Frage tatsächlich nicht beantworten.
Wo Entwürfe scheitern
Zu vermeidende Fehler und wo Ermessen gefragt ist
Links steht, was Ersteller beim Sammeln falsch machen; rechts, wo Sie ein Ermessen treffen und begründen müssen.
Zu vermeidende Fehler
- Falsche zuständige PersonDas Team fragt die falsche zuständige Person im Unternehmen, sodass die Antwort von einer Funktion kommt, die den Kanal, die Fallbearbeitung oder den Nachverfolgungsprozess nicht betreibt.
- Nur Begriffe des RahmenwerksDie Anfrage ist in der Berichtssprache statt in den eigenen operativen Begriffen der Organisation formuliert, und das Quellteam kann sie nicht den Aufzeichnungen aus dem Arbeitsalltag zuordnen.
- Anwendungsbereich unklarNiemand legt fest, welche Standorte, Teams, Beschäftigtengruppen oder Dienstleistungsbereiche einbezogen sind, sodass verschiedene Personen unterschiedliche Grundgesamtheiten erfassen.
- Falsche zeitliche GrundlageFür die Datenabfrage wird ein anderer Zeitraum oder Stichtag verwendet als an anderer Stelle, wodurch sich die Zahlen nicht zuverlässig vergleichen lassen.
- Uneinheitliche ZählregelnEine Quelle zählt Fälle, eine andere Personen, und das Paket führt sie zusammen, ohne die für jede Zahl verwendete Grundlage getrennt auszuweisen.
- Quellenbezeichnungen verlorenUrsprüngliche Systemnamen, Fall-IDs oder Tabellenblätter werden entfernt, sodass die prüfende Person nicht jede Zahl bis zu ihrem ersten Datensatz zurückverfolgen kann.
- Grundgesamtheiten zusammengeführtGruppen, die getrennt bleiben sollten, etwa verschiedene Beschäftigtenkategorien oder Nutzergruppen, werden zu einer Gesamtsumme zusammengeführt, wodurch die Detailinformationen verloren gehen.
- Unzureichende Nachvollziehbarkeit der BelegeDas Paket enthält zwar die Zahlen, aber nicht die unterstützenden Metadaten, sodass Daten, Extraktionslogik und Dateiversionen später nicht überprüft werden können.
- Kein GenehmigungsnachweisDer finale Datensatz wird ohne dokumentierte Freigabekette verteilt, sodass niemand nachweisen kann, wer ihn geprüft hat oder wann die Zahlen freigegeben wurden.
Ermessen erforderlich
- Welche Standorte und Teams nach einem Einstieg oder Verkauf berücksichtigt werdenGeben Sie das Stichtagsdatum an, das Sie für das Hinzufügen oder Entfernen von Standorten verwendet haben, und erläutern Sie, ob die Kanäle, Beschwerden und nachgelagerten Fälle aus dem geänderten Konsolidierungskreis für den gesamten Zeitraum oder anteilig berücksichtigt wurden.
- Umgang mit länderspezifischen Bezeichnungen für dieselbe BeschäftigtengruppeWenn lokale Aufzeichnungen für dieselben Personen unterschiedliche Bezeichnungen verwenden, erläutern Sie die von Ihnen vorgenommene Zuordnung und halten Sie die Aufteilung der Gruppen konsistent, damit die Lesenden erkennen können, wer in jeder Kategorie gezählt wurde.
- Personen knapp außerhalb der formalen Grenze der BelegschaftGeben Sie an, ob Auftragnehmer, Zeitarbeitskräfte, Saisonarbeitskräfte oder andere Gruppen nahe der Abgrenzung in die Zählungen der Kanäle und Beschwerden einbezogen wurden, und erläutern Sie die Regel, nach der Grenzfälle entschieden wurden.
- Wahl der zeitlichen Grundlage für Tätigkeits- und FallzahlenLegen Sie offen, ob Sie die Beschäftigtenzahl zu Beginn, zum Ende oder als Durchschnitt verwendet haben und ob die Zahlen zu Einbindung und Beschwerden Ereignisse abbilden, die zum Zeitpunkt ihres Auftretens oder zum Zeitpunkt ihres Abschlusses erfasst wurden.
- Verwendung von Schätzungen bei unvollständigen AufzeichnungenWenn einige Standorte keine vollständigen Protokolle bereitstellen konnten, geben Sie an, welche Zahlen geschätzt wurden, beschreiben Sie die verwendete Methode und trennen Sie geschätzte Werte von direkt erfassten Werten, sofern dies die Interpretation erleichtert.
- Rundung kleiner Zahlen in Populationen mit geringem VolumenErläutern Sie die angewandte Rundungsregel und stellen Sie sicher, dass die veröffentlichten Summen weiterhin mit den zugrunde liegenden Zählungen übereinstimmen, insbesondere wenn eine geringe Fallzahl durch die Rundung verdeckt werden könnte.
- Schutz der Identität in kleinen Gruppen oder bei seltenen FallartenWenn eine sehr kleine Population oder ein seltenes Problem offenlegen könnte, wer beteiligt war, fassen Sie Kategorien zusammen oder erweitern Sie die Gruppierung ausreichend, um die Privatsphäre zu schützen und zugleich den wesentlichen Inhalt der Daten zu Kanälen oder Fällen darzustellen.
- Entscheidung, ob ein Kanal für die vorgesehenen Personen tatsächlich verfügbar istKlären Sie etwaige Einschränkungen hinsichtlich Sprache, Ort, Schichtmuster, Gerätezugang oder Unterstützung für Menschen mit Behinderungen und erläutern Sie, ob ein Weg nur für Teile der Belegschaft oder Gemeinschaft als verfügbar gezählt wurde.
- Entscheidung, ob ein Fall als erledigt oder weiterhin offen giltLegen Sie die von Ihnen verwendete Abschlussregel dar, weisen Sie auf aus früheren Zeiträumen übernommene Fälle hin und erläutern Sie, wie wiederaufgenommene oder teilweise bearbeitete Angelegenheiten in den berichteten Zahlen behandelt wurden.
Beispiele
So liest es sich im Bericht
Synthetisch, von LRA verfasst — nicht aus einem Unternehmensbericht und kein Text aus einem Standard.
Wir pflegen regelmäßig einen zweiseitigen Austausch mit betroffenen Personen durch Treffen an den Standorten, Arbeitnehmervertretungen, eine mehrsprachige Hotline und offene Treffen in den Gemeinden; in diesem Zeitraum konzentrierten wir uns auf Frauen, Arbeitsmigranten und Menschen mit Behinderungen und nutzten Interviews, Kleingruppendiskussionen und anonyme Feedbackformulare, um den Prozess zu gestalten. Bei landbezogenen Angelegenheiten verfolgten wir, soweit relevant, einen auf Zustimmung ausgerichteten Ansatz, führten vorherige Gespräche mit den betroffenen Personen und bezogen sie in die Gestaltung der Durchführung der Einbindung ein; unser Beschwerdeweg war telefonisch, online und persönlich zugänglich, wobei 96% von 25 Fällen abgeschlossen wurden, 92% davon über die von uns bereitgestellten Kanäle zugänglich waren und die durchschnittliche erste Antwort innerhalb von 3 Arbeitstagen erfolgte. Wenn ein Schaden festgestellt wurde, nutzten wir direkte Abhilfe, die Wiederherstellung von Leistungen oder Entschädigung; insgesamt bearbeiteten wir in diesem Zeitraum 25 Fälle.
Synthetische Darstellung ausschließlich zur Überprüfung durch Praktiker; die Zahlen sind intern konsistent und basieren nicht auf einem realen berichtenden Unternehmen.
Wir hielten den Dialog durch Projektbesprechungen, Sitzungen mit lokalen Ansprechpartnern, ein Arbeitnehmerforum und eine eigene E-Mail-Adresse offen; besondere Aufmerksamkeit richteten wir auf Frauen, Arbeitsmigranten von Auftragnehmern und Menschen mit Behinderungen und nutzten Einzelgespräche, moderierte Workshops und schriftliche Eingaben, um Ansichten einzuholen. Bei einem Projekt, das traditionelles Land betraf, wendeten wir bei Bedarf einen auf Zustimmung basierenden Prozess an, konsultierten die Betroffenen vor wichtigen Entscheidungen und luden Mitglieder der Gemeinschaft ein, an der Gestaltung des Einbindungsplans mitzuwirken; unser Weg zur Bearbeitung von Anliegen bot E-Mail, Telefon und ein Onlineformular, war in einfacher Sprache und zugänglichen Formaten verfügbar und schloss in diesem Zeitraum 18 von 20 Angelegenheiten ab, wobei 90% gelöst wurden und die durchschnittliche Antwortzeit 2 Arbeitstage betrug. Wenn Probleme auftraten, nutzten wir je nach Angemessenheit eine Entschuldigung, Korrekturmaßnahmen, Wiedereinsetzung oder Zahlung und bearbeiteten insgesamt 20 Fälle.
Synthetische Darstellung ausschließlich zur Überprüfung durch Praktiker; die Zahlen sind intern konsistent und basieren nicht auf einem realen berichtenden Unternehmen.
Qualitätsstufen
- Basis
Ich habe eine Feedback-Möglichkeit für Beschäftigte und einen Prozess zur Fallbearbeitung eingerichtet.
- Besser
Ich habe eine Feedback-Möglichkeit für Beschäftigte und einen Prozess zur Fallbearbeitung für Frauen, Migrantinnen und Migranten sowie Menschen mit Behinderungen eingerichtet, nutze dafür Standortbesprechungen, Telefonleitungen und schriftliche Meldungen und verfolge, wie viele Fälle abgeschlossen werden und wie schnell wir antworten.
- Am besten
Ich habe dieses Jahr an allen Standorten eine Feedback-Möglichkeit für Beschäftigte und einen Prozess zur Fallbearbeitung für Frauen, Migrantinnen und Migranten sowie Menschen mit Behinderungen eingerichtet, mit Standortbesprechungen, Telefonleitungen und schriftlichen Meldungen, und wende, sofern relevant, einen gesonderten, auf Zustimmung beruhenden Ansatz an; wir haben 18 von 20 Fällen abgeschlossen und auf die meisten innerhalb von 10 Arbeitstagen geantwortet, während die zwei offenen Fälle wegen des Bedarfs an weiteren Nachweisen und Folgemaßnahmen noch geprüft werden.
Prüfen Sie Ihr Verständnis
Szenarien zum Durcharbeiten
Eine Person, die den Bericht vorbereitet, erstellt gerade den Abschnitt darüber, wie die Organisation mit betroffenen Menschen spricht. Es gibt eine allgemeine Hotline für Beschäftigte sowie einen gesonderten Weg, den Migrantinnen und Migranten über eine lokale Unterstützungsgruppe nutzen, und die Person ist unsicher, ob sie beide erwähnen sollte.
Eine Standorterweiterung könnte eine indigene Gemeinschaft betreffen, und das Projektteam hielt Besprechungen ab, stellte übersetzte Materialien bereit und gab der Gemeinschaft Zeit, den Plan vor einer Antwort intern zu erörtern. Die Person, die den Bericht vorbereitet, ist unsicher, ob sie dies als einfache Notiz zur Konsultation oder als spezifischeren zustimmungsbezogenen Prozess beschreiben sollte.
Die Organisation verfügt über einen Beschwerdeweg über eine Telefonleitung, ein Webformular und eine persönliche Anlaufstelle an einem Standort. Beschäftigte an einem anderen Standort geben jedoch an, dass das Webformular aufgrund schlechter Konnektivität und geringer Lese- und Schreibkompetenz schwer zu nutzen ist. Die für die Erstellung zuständige Person entscheidet, ob der Abschnitt lediglich die Kanäle auflisten kann oder ob er mehr Details enthalten muss.
Das Beschwerdeprotokoll weist für den Zeitraum 40 eröffnete Fälle, 28 abgeschlossene Fälle und 12 am Ende des Zeitraums noch offene Fälle aus. Von den 28 abgeschlossenen Fällen wurden 20 durch Abhilfemaßnahmen gelöst, und 8 wurden geschlossen, weil das Problem außerhalb des Anwendungsbereichs lag; die durchschnittliche Zeit bis zur ersten Antwort betrug 5 Tage. Die für die Erstellung zuständige Person ist unsicher, wie viel davon in die Angabe aufgenommen werden sollte.
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FAQ
Fragen, die diese Seite beantwortet
Nutzen Sie die Erklärung der Seite in verständlicher Sprache und arbeiten Sie anschließend den Abschnitt zur schrittweisen Vorbereitung durch, um die benötigten Datenpunkte, den Umfang und die Nachweise zu ermitteln. Sie soll Ihnen helfen, von Rohinformationen zu einem Entwurf der Angabe zu gelangen, und nicht Ihr eigenes Ermessen oder Ihre eigene Prüfung ersetzen.
Die Seite führt die vorzubereitenden Datenpunkte auf, darunter Wege der Einbindung, betroffene Gruppen, Ansatz zur Einbindung, FPIC-Status, Konsultationsprozess, Beteiligung an der Gestaltung, Wege und System für Beschwerden, Zugangsbedingungen, Beschwerdekennzahlen, Abschlussquote von Fällen, Bearbeitungsdauer von Beschwerden, Ansatz zur Abhilfe und behobene Fälle. Verwenden Sie diese Liste als Checkliste für die Datenerhebung, bevor Sie mit dem Entwurf beginnen.
Die Seite unterstützt Sie dabei, den Anwendungsbereich und die Methodik anhand ihrer Vorbereitungsschritte und Datenpunktliste festzulegen, sodass Sie entscheiden können, welche betroffenen Gruppen, Wege der Einbindung und Beschwerdeprozesse in den Anwendungsbereich fallen. Halten Sie den Anwendungsbereich konsistent mit den Nachweisen, die Sie in der Arbeitsmappe und im Nachweispaket tatsächlich belegen können.
Die Seite richtet sich an Manager für Nachhaltigkeit/ESG, HR- oder Datenverantwortliche sowie Prüfende. Daher sollte die Verantwortung bei den Personen liegen, die die Datenpunkte und Nachweise beschaffen können. Verwenden Sie die Arbeitsmappe, um Aufgaben zuzuweisen, und stellen Sie sicher, dass der endgültige Entwurf von den zuständigen internen Verantwortlichen geprüft wird.
Die Seite enthält ein Nachweispaket mit fünf Elementen zur Unterstützung der Prüfungsbereitschaft. Verwenden Sie es, um die Dokumente und Aufzeichnungen zusammenzustellen, die die Datenpunkte, Aussagen und Erläuterungen untermauern, bevor Sie die Angabe finalisieren.
Auf der Seite wird angegeben, dass sechs Prüfungsaussagen zu überprüfen sind, jeweils mit einer Aussage, einem Risiko und einer Nachweisaufforderung. Verwenden Sie diese Aufforderungen, um zu prüfen, ob Ihr Entwurf belegt ist und ob die zugrunde liegenden Aufzeichnungen vollständig und konsistent sind.
Die Seite führt häufige Lücken und Fehler in der Berichterstattung auf, um Ihnen zu helfen, schwache oder unvollständige Angaben zu vermeiden. Verwenden Sie diesen Abschnitt als Prüfung vor der Einreichung, insbesondere wenn in Ihrem Entwurf Nachweise fehlen, der Anwendungsbereich unklar ist oder der Entwurf nicht auf die auf der Seite aufgeführten Datenpunkte abgestimmt ist.
Das Download-Center enthält eine Prep-&-Assurance-Arbeitsmappe im Format .xlsx, die Ihnen hilft, die Arbeiten an der Angabe zu organisieren. Verwenden Sie sie, um Datenpunkte, Verantwortlichkeiten, Nachweise und Entwurfsergebnisse an einem Ort nachzuverfolgen, bevor Sie die endgültige Erläuterung vorbereiten.
Die Seite enthält einen Abschnitt zu Entwurfsergebnissen mit Ideen für Visualisierungen, Textanfängen und einer Zeile für den Inhaltsindex. Verwenden Sie diese Instrumente, um Ihre erhobenen Daten und Nachweise in einen strukturierten Entwurf zu überführen, der leichter geprüft und weiterentwickelt werden kann.
Ja. Die Seite enthält synthetische illustrative beispielhafte Angaben, darunter eine quantitative Tabelle, sodass Sie sehen können, wie die Informationen in der Praxis dargestellt werden könnten. Betrachten Sie sie nur als Beispiele und achten Sie darauf, dass Ihre eigenen Zahlen intern konsistent sind.
Weitere Fragen, bei denen diese Seite hilft