Kern der Offenlegung
Der praktische Schwerpunkt liegt darauf, ob die Reaktion der Organisation breit genug angelegt und ausreichend zielgerichtet ist, um glaubwürdig zu sein. Das bedeutet, die relevanten Teile des Geschäfts insgesamt zu betrachten, nicht nur einige wenige gut abschneidende Standorte oder öffentlich hervorgehobene Initiativen, und aufzuzeigen, wo Maßnahmen eingeführt werden, wo sie noch begrenzt sind und welche Ressourcen die Umsetzung unterstützen.
Dieses LRA-Lehrmaterial unterstützt die Erstellung der Offenlegung. Für die genauen Anforderungen ziehen Sie stets die offizielle European Commission-Quelle heran.
Vorbereiten
Was vor dem Entwurf zu sammeln ist
Haken Sie jedes Feld ab, sobald der Nachweis vorliegt. Eigner sind die Teams, bei denen die Quelldateien üblicherweise liegen.
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Umgesetzte Maßnahmen
Nachhaltigkeit / BetriebEine verständliche Zusammenfassung der Schritte, die die Organisation eingerichtet hat, einschließlich dessen, was getan wurde und in welchem Stadium sich die Umsetzung derzeit befindet.
Nachweise Maßnahmenverfolgung, Projektaktualisierungen, Managementberichte, Abhilfepläne.
Achten Sie auf Die Maßnahmenliste stammt aus einem Plan und nicht aus den tatsächlich abgeschlossenen Maßnahmen, sodass geplante und umgesetzte Maßnahmen vermischt werden.
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Lieferanteneinbindung
Beschaffung / LieferantenmanagementEine kurze Beschreibung, wie die Organisation mit Lieferanten zu dem Thema gearbeitet hat, einschließlich der wichtigsten verwendeten Einbindungsmethoden.
Nachweise Lieferantenkommunikation, Besprechungsnotizen, Beschaffungsunterlagen, Protokolle von Lieferantenprogrammen.
Achten Sie auf Die Kontaktaufnahme mit Lieferanten wird anhand einer zentralen Programmliste berichtet, aber nicht mit den tatsächlich kontaktierten Lieferanten abgeglichen, sodass inaktive Lieferanten gezählt werden.
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Prüfungstätigkeit
Interne Revision / ComplianceEine Zusammenfassung der durchgeführten Kontrollen oder Überprüfungen, einschließlich des Prüfungsgegenstands und des wichtigsten Ergebnisses dieser Kontrollen.
Nachweise Prüfungsberichte, interne Prüfungsunterlagen, Vermerke zur Prüfungssicherheit, Protokolle zu Korrekturmaßnahmen.
Achten Sie auf Die Anzahl der Prüfungen wird dem Prüfungsplan und nicht den abgeschlossenen Überprüfungen entnommen, sodass geplante und abgeschlossene Prüfungen vermischt werden.
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Schulung und Unterstützung
Personalwesen / Lernen und EntwicklungEine Beschreibung des bereitgestellten Kompetenzaufbaus, etwa durch Schulungen, Anleitung oder Unterstützung, sowie der Personen, die diese erhalten haben.
Nachweise Teilnahmenachweise für Schulungen, Lernmaterialien, Workshop-Protokolle, Aufzeichnungen zur Personalentwicklung.
Achten Sie auf Die Schulung wird anhand von Aufzeichnungen zur Durchführung der Kurse berichtet, aber die Teilnehmendenliste wird nicht überprüft, sodass Teilnehmende und Eingeladene vermischt werden.
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Auswirkungskategorie
Nachhaltigkeit / RisikoDie Art der angesprochenen Auswirkung, in geschäftlichen Begriffen formuliert, damit die lesende Person erkennen kann, auf welche Art von Problem sich die Maßnahme bezieht.
Nachweise Auswirkungsbewertung, Problemprotokoll, Fallnotizen, Risikoregister.
Achten Sie auf Die Auswirkung wird anhand eines anderen internen Kategoriensets beschrieben als dem im Bewertungsdokument verwendeten, sodass die Bezeichnung nicht mit dem zugrunde liegenden Falltyp übereinstimmt.
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Reaktionsmaßnahmen
Nachhaltigkeit / BetriebEine Zusammenfassung der als Reaktion auf das Problem ergriffenen Schritte, einschließlich dessen, was die Organisation tatsächlich getan hat, und etwaiger Folgemaßnahmen.
Nachweise Abhilfeplan, Fallmanagementnotizen, Protokoll der Managementmaßnahmen, Korrespondenz.
Achten Sie auf Die Reaktion wurde aus dem vorgesehenen Minderungsplan übernommen, sodass geplante Maßnahmen so berichtet werden, als seien sie bereits erfolgt.
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Genutzter Einfluss
Beschaffung / RechtEine Beschreibung der Möglichkeiten, wie die Organisation ihre Beziehung zum Lieferanten genutzt hat, einschließlich etwaiger angewandter Vertragsbedingungen oder ihrer angewandten Verhandlungsmacht.
Nachweise Vertragsklauseln, Lieferantenkorrespondenz, Aufzeichnungen über Eskalationen im Beschaffungswesen, Notizen zur kaufmännischen Überprüfung.
Achten Sie auf Kommerzieller Druck und vertragliche Rechte werden miteinander vermischt, sodass die berichtete Einflussmethode nicht dem tatsächlich eingesetzten Hebel entspricht.
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Leistungskennzahlen
Beschaffung / LieferantenleistungDie wesentlichen Kennzahlen, die zur Überwachung der Lieferantenleistung verwendet werden, einschließlich des Namens der Kennzahl und des Zeitraums oder der Grundlage, die zu ihrer Berechnung verwendet wird.
Nachweise KPI-Dashboard, Lieferantenbewertungsbogen, Leistungsberichte, Managementunterlagen.
Achten Sie auf Die Kennzahl wird aus einem anderen Berichtszeitraum oder auf einer anderen Grundlage als im Lieferantenbewertungsbogen entnommen, sodass die KPI nicht mit dem Quellbericht übereinstimmt.
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Lieferantenbewertungsbogen
Beschaffung / LieferantenleistungDie bewertete Leistungskennzahl oder Bewertung des Lieferanten, einschließlich der Bewertungsskala und des Zeitraums, auf den sie sich bezieht.
Nachweise Lieferantenbewertungsbogen, Unterlagen zur Leistungsüberprüfung, Datensatz im Beschaffungssystem.
Achten Sie auf Die Bewertung wird einer lokalen Tabelle statt dem aktuellen Lieferantendatensatz entnommen, sodass die berichtete Bewertung nicht mit dem Quellsystem übereinstimmt.
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Prüfungsfeststellungen
Interne Prüfung / ComplianceDas Ergebnis der Prüfungsarbeiten, einschließlich der wichtigsten Feststellungen, des Ergebnisses bestanden/nicht bestanden oder etwaiger festgestellter Ausnahmen.
Nachweise Prüfungsbericht, Bestätigungsvermerk, Feststellungsprotokoll, Nachverfolgung der Abhilfemaßnahmen.
Achten Sie auf Das Ergebnis wird aus dem Entwurf des Berichts statt aus der endgültigen freigegebenen Fassung zusammengefasst, sodass die berichteten Feststellungen nicht mit der abgeschlossenen Prüfung übereinstimmen.
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Anzahl der Vorfälle
Risiko / ComplianceDie Gesamtzahl der für den Berichtszeitraum erfassten Vorfälle unter Verwendung einer einheitlichen Vorfallsdefinition und eines eindeutigen Stichtags.
Nachweise Vorfallregister, Fallmanagementsystem, Vorfallsprotokoll, Eskalationsaufzeichnungen.
Achten Sie auf Bei der Zählung werden Vorfälle aus unterschiedlichen Zeiträumen vermischt oder erneut eröffnete Fälle doppelt gezählt, sodass die Gesamtzahl nicht mit dem Vorfallregister übereinstimmt.
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Vorfallarten
Risiko / ComplianceEine Beschreibung der Arten von Vorfällen, die erfasst werden, gruppiert in klare Kategorien, die mit dem Vorfallprotokoll übereinstimmen.
Nachweise Vorfallregister, Fallnotizen, Klassifizierungsleitfaden, Untersuchungszusammenfassungen.
Achten Sie auf Die Vorfallarten werden anhand einer anderen Taxonomie als im Fallprotokoll gruppiert, sodass die Kategorien nicht mit den Quelldatensätzen übereinstimmen.
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Schweregrad des Vorfalls
Risiko / ComplianceDer den Vorfällen zugewiesene Schweregrad unter Verwendung der von der Organisation definierten Skala und der Grundlage, anhand derer die Schwere beurteilt wird.
Nachweise Vorfallregister, Schweregradmatrix, Untersuchungsbericht, Eskalationsrichtlinie.
Achten Sie auf Der Schweregrad wird anhand einer anderen Skala als in der Vorfallmatrix zugewiesen, sodass Fälle mit niedrigem, mittlerem und hohem Schweregrad nicht einheitlich klassifiziert werden.
Bevor Sie beginnen
- Haben Sie entschieden, welche lieferantenseitigen Schritte, Prüfungen und Schulungsaktivitäten in die Darstellung für diesen Berichtszeitraum gehören und welche außerhalb dieses Zeitraums liegen?
- Haben Sie für jede Maßnahme die zeitliche Grundlage und den Quelldatensatz festgelegt, den Sie verwenden werden, damit die Zahlen zurückverfolgt werden können?
- Haben Sie, wenn Sie beschreiben, wie Sie Lieferanten beeinflusst haben, geklärt, ob Sie Vertragsbedingungen, Ihre Einkaufsmacht oder beides meinen?
- Haben Sie vereinbart, welche Leistungskennzahlen, Bewertungsübersichten und Prüfungsergebnisse verwendet werden und ob sie aus demselben Berichtsstichtag stammen?
- Haben Sie vor der Zählung von Vorfällen den Umfang dessen festgelegt, was als ein Fall gilt, und wie Sie dessen Schweregrad klassifizieren werden?
So bereiten Sie es vor
Daten anfordern
Anforderung von Nachweisen zu Lieferantenmaßnahmen und Überwachung
Übersetzen Sie die Offenlegung in eine interne Geschäftsfrage — und passen Sie diese dann an die Sprache Ihrer Organisation an.
Welche Maßnahmen haben wir mit Lieferanten ergriffen, welchen Einfluss haben wir genutzt und welche Nachweise zeigen die Nachverfolgung, Prüfungen und Erfassung von Vorfällen für den Berichtszeitraum?
Verwenden Sie zunächst Ihre eigene Sprache des Lieferantenmanagements und ordnen Sie sie anschließend der Angabe zu. Wenn Ihr Team beispielsweise von der Abhilfe bei Lieferanten, Korrekturmaßnahmen, Bewertungsübersichten, Standortprüfungen oder Lieferantenvorfällen spricht, verwenden Sie diese Begriffe in der Anfrage und übersetzen Sie sie erst danach für die Berichterstattung.
Schwache Anfrage
Bitte stellen Sie die Daten zu Maßnahmen und Ressourcen gemäß ESRS S2:S2-3 für Lieferanten bereit, einschließlich aller erforderlichen Datenpunkte und Nachweise.
Warum sie scheitert: Es verwendet eine Rahmensprache, die viele operative Teams im Tagesgeschäft nicht verwenden, sodass die zuständige Person möglicherweise nicht weiß, aus welchen Systemen, Aufzeichnungen oder lokalen Begriffen die Daten zusammengestellt werden sollen. Außerdem wird nicht angegeben, welcher Zeitraum, welche Kategorie oder welche Quelldatei benötigt wird, sodass die Antwort wahrscheinlich unvollständig oder nur schwer zuzuordnen ist.
Bessere Anfrage
Bitte senden Sie das Maßnahmen- und Überwachungspaket für Lieferanten für [Berichtszeitraum] für [Geschäftsbereich / Kategorie]. Fügen Sie die ergriffenen Maßnahmen, die Nachverfolgung bei Lieferanten, Audits oder Prüfungen, Schulungen oder Coaching, etwaige eingesetzte vertragliche oder kaufmännische Hebel, die Ergebnisse der Scorecard oder Kennzahlen sowie die Anzahl der Vorfälle einschließlich Art und Schweregrad bei. Verwenden Sie die eigene Terminologie Ihres Teams und fügen Sie das Quellsystem, das Extraktionsdatum und die unterstützenden Dateien hinzu, damit wir die Informationen für die Berichterstattung zuordnen können.
Vorlage für eine formelle E-Mail
Betreff: Anforderung von Nachweisen zu Lieferantenmaßnahmen und Überwachung für [reporting period] Guten Tag [name], wir bereiten die Unterlagen für die Nachhaltigkeitsberichterstattung vor und benötigen Ihre Unterstützung bei den lieferantenbezogenen Nachweisen für [business area / category]. Bitte stellen Sie die nachstehenden Informationen für [reporting period] bereit. Verwenden Sie dabei nach Möglichkeit die eigenen Begriffe Ihres Teams und fügen Sie eine kurze Erläuterung hinzu, damit wir sie für die Berichterstattung zuordnen können. Bitte stellen Sie Folgendes bereit: - die wichtigsten während des Zeitraums abgeschlossenen Lieferantenmaßnahmen - sämtliche Aktivitäten zur Einbindung von Lieferanten oder zur Nachverfolgung - sämtliche durchgeführten Audits, Prüfungen oder Überprüfungen - sämtliche für Lieferanten bereitgestellten Schulungen, Coachings oder Maßnahmen zum Kompetenzaufbau - die wichtigsten bearbeiteten Problemarten und die als Reaktion darauf ergriffenen Maßnahmen - die gegebenenfalls eingesetzten kaufmännischen oder vertraglichen Steuerungsinstrumente - die verwendeten KPIs, Scorecards, Auditergebnisse oder sonstigen Leistungskennzahlen - die Anzahl der erfassten Lieferantenvorfälle - die Vorfallarten und die Klassifizierung des Schweregrads jedes einzelnen Vorfalls Bitte geben Sie das Quellsystem oder den Dateinamen, das Datum der Erstellung des Auszugs und die Person an, die die Daten bestätigen kann, an. Falls Sie unterstützende Dokumente haben, fügen Sie diese bitte bei oder verlinken Sie darauf. Bitte passen Sie dies an die eigene Sprache Ihrer Organisation an und prüfen Sie vor der Freigabe die offizielle Quelle. Mit freundlichen Grüßen [preparer name]
Kurzfassung für Teams / Slack
Hallo [name] — könntest du bitte die Nachweise zu Lieferantenmaßnahmen / Überwachung für [reporting period] für [business area / category] senden? Bitte füge ergriffene Maßnahmen, die Nachverfolgung bei Lieferanten, Audits/Prüfungen, Schulungen, eingesetzte Steuerungsinstrumente, KPI-/Scorecard- oder Auditergebnisse sowie die Anzahl der Vorfälle mit Art und Schweregrad bei. Ergänze das Quellsystem, das Datum der Erstellung des Auszugs und etwaige unterstützende Dateien. Bitte verwende die eigenen Begriffe deines Teams; wir ordnen sie für die Berichterstattung zu. Danke.
Branchenbeispiele
Verarbeitendes Gewerbe
Kontext. Ein Werksteam betreut Lieferanten direkter Materialien und verfolgt Korrekturmaßnahmen nach Problemen mit der Qualität oder den Arbeitsrechten.
Angepasste Anfrage. Bitte teilen Sie die Datei zu Korrekturmaßnahmen und zur Überwachung von Lieferanten für [Berichtszeitraum] für Lieferanten direkter Materialien. Fügen Sie Abhilfemaßnahmen, die Nachverfolgung bei Lieferanten, Prüfungsergebnisse, für Lieferanten durchgeführte Schulungen, eingesetzte vertragliche Hebel, Qualitäts- oder Compliance-Scorecards sowie etwaige Vorfälle bei Lieferanten mit Schweregradbewertungen bei.
Beispielantwort. Eine Tabelle mit Lieferantenname, Problemkategorie, ergriffener Maßnahme, Datum der Nachverfolgung, Prüfungsergebnis, Scorecard-Ergebnis, Anzahl der Vorfälle, Art des Vorfalls, Schweregrad und Links zum Prüfbericht und zum Tracker für Korrekturmaßnahmen.
Einzelhandel / Konsumgüter
Kontext. Ein Beschaffungsteam überwacht Lieferanten von Eigenmarken und nutzt Scorecards, Standortbesuche und kaufmännische Eskalationsmaßnahmen, wenn Probleme auftreten.
Angepasste Anfrage. Bitte senden Sie die Zusammenfassung zur Lieferantenleistung und zum Problemmanagement für [Berichtszeitraum] für Lieferanten von Eigenmarken. Fügen Sie Aktivitäten zur Einbindung, Standortbesuche, Audits, Schulungssitzungen, Schritte zur kaufmännischen Eskalation, Kennzahlenergebnisse, Lieferantenbewertungen sowie alle erfassten Vorfälle mit Art und Schweregrad bei.
Beispielantwort. Ein monatliches Paket mit Lieferanten-Scorecards, Notizen zu Besuchen, Audit-Zusammenfassungen, Aufzeichnungen zur Schulungsteilnahme, Einträgen im Eskalationsprotokoll und einem Vorfallsregister mit Anzahl und Schweregradklassifizierungen.
Offenlegung entwerfen
Notizen, die aus Daten eine Offenlegung machen
LRA-Schulungsvorlagen — passen Sie sie an Ihre Organisation an und prüfen Sie vor der Freigabe die offizielle Quelle.
Methodenhinweis
Erläutern Sie, wie das Unternehmen jedes lieferantenbezogene Maß definiert hat, welche Datenquellen verwendet wurden, welchen Berichtszeitraum die Angaben abdecken und welche Regeln zur Klassifizierung von Maßnahmen, Leistungskennzahlen, Prüfungsergebnissen und Vorfällen verwendet wurden.
Kontexthinweis
Legen Sie dar, was die Zahlen darüber zeigen, wie das Unternehmen mit Lieferanten arbeitet, wie es die Lieferantenleistung verfolgt und was die Vorfalldaten über die Art und Schwere der festgestellten Probleme aussagen.
Erläuterung zu Schwankungen
Wenn sich die Zahlen wesentlich verändert haben, beschreiben Sie die wichtigsten operativen Gründe für die Veränderung, etwa eine intensivere Einbindung von Lieferanten, ein anderes Prüfprogramm, Änderungen bei der Leistungsbewertung oder eine Veränderung der Zusammensetzung oder Schwere der Vorfälle.
Eintrag im Inhaltsindex
S2-3 Maßnahmen & Ressourcen — [Ort / Seite] / [Anmerkungen]Download-Center
Werkzeuge & Formulare zur Vorbereitung
Laden Sie Vorbereitungshilfen für S2-3 nach kostenloser E-Mail-Bestätigung 24 Stunden lang herunter. Links zu Originalberichten bleiben öffentlich zugänglich.
Prüfen
Prüfen Sie zu jeder Aussage die Nachweise
Wir haben die Abdeckungskennzahl erstellt, indem wir die offengelegten Tätigkeiten und damit verbundenen Aktivitäten in der Wertschöpfungskette abgebildet und anschließend geprüft haben, dass die getroffene Umfangsentscheidung im gesamten Bericht konsistent angewendet wurde.
Risiko Ein Prüfer kann prüfen, ob die Grenze selektiv festgelegt wurde, ob Ausschlüsse begründet waren und ob derselbe Umfang überall dort verwendet wurde, wo die Kennzahl erörtert wird.
Zu prüfende Nachweise Vermerk zum Umfang; Grenzabbildung; Liste der einbezogenen und ausgeschlossenen Unternehmen/Tätigkeiten; Freigabe durch das Management; Quervergleiche, die zeigen, dass derselbe Umfang in verknüpften Abschnitten und Tabellen verwendet wurde.
Wir haben die Maßnahmen zu den aus dem Übergang resultierenden Auswirkungen auf Arbeitskräfte mit anderen Nachhaltigkeitsthemen verknüpft, damit die Leserschaft erkennen kann, wie die verschiedenen Themen in der Praxis zusammenhängen.
Risiko Ein Prüfer kann untersuchen, ob die Verknüpfungen tatsächlich bestehen und nachvollziehbar sind oder ob der Bericht separate Themen ohne Belege als miteinander verbunden darstellt.
Zu prüfende Nachweise Entwurf der Darstellung mit den Querverweisen; interne Zuordnung zwischen Themen; Quelldokumente für die verknüpften Maßnahmen; Prüfnotizen, die bestätigen, dass die Verbindungen vor der Veröffentlichung überprüft wurden.
Wir haben die Informationen zum Vorfall mit den Kanälen für Bedenken und den zugehörigen Abschnitten zu den Maßnahmen quergelesen, damit die Leserin oder der Leser das Thema vom Bericht bis zur Reaktion verfolgen kann.
Risiko Ein Prüfer kann testen, ob die Verweise tatsächlich auf die richtigen Stellen verweisen, ob durchgehend derselbe Vorfallsatz verwendet wird und ob ein wesentlicher Zusammenhang ausgelassen wurde.
Zu prüfende Nachweise Überprüfung von Hyperlinks oder Seitenverweisen; Vorfallsprotokoll; Aufzeichnungen zu den Kanälen; Maßnahmenverfolgung; endgültiger Korrekturabzug, der zeigt, dass die Verweise vor der Veröffentlichung getestet wurden.
Wir haben die wichtigsten bereits ergriffenen Maßnahmen, die geplanten Maßnahmen und die noch laufenden Maßnahmen beschrieben, um die negativen Auswirkungen auf Arbeitskräfte in der Lieferkette zu bewältigen.
Risiko Ein Prüfer kann fragen, ob die Maßnahmen abgeschlossen sind, ob der zeitliche Ablauf klar ist und ob die Formulierung überbewertet, was tatsächlich begonnen oder umgesetzt wurde.
Zu prüfende Nachweise Maßnahmenplan; Projektverfolgung; Aktualisierungen zum Umsetzungsstatus; Genehmigungen für geplante gegenüber abgeschlossenen Maßnahmen; Nachweis, dass jede Maßnahme zum Berichtsdatum aktuell war.
Wir haben die wichtigsten Maßnahmen und die zugewiesenen Ressourcen dargelegt, um die positiven und negativen Auswirkungen, Risiken und Chancen im Zusammenhang mit Arbeitskräften in der Lieferkette zu steuern.
Risiko Ein Prüfer kann testen, ob die Beschreibung der Ressourcen hinreichend spezifisch ist, ob es sich bei den Maßnahmen tatsächlich um die wichtigsten handelt und ob die Zuweisung mit den angegebenen Prioritäten übereinstimmt.
Zu prüfende Nachweise Aufzeichnungen zu Budget und Personalbesetzung; Programmpläne; Zuständigkeitsmatrix; Managementunterlagen, aus denen hervorgeht, warum die Maßnahmen als die wichtigsten ausgewählt wurden; interne Überprüfung der Ressourcenzuweisung.
Wo geschäftlicher Druck die Reaktion hätte begrenzen können, haben wir den Einfluss dokumentiert, über den wir verfügten, etwaige gemeinsame Maßnahmen mit anderen und wie wir mit diesen Spannungen umgegangen sind.
Risiko Ein Prüfer kann hinterfragen, ob das Unternehmen tatsächlich Einfluss hatte, ob erforderlichenfalls kollektive Maßnahmen ergriffen wurden und ob der geschäftliche Druck heruntergespielt oder ignoriert wurde.
Zu prüfende Nachweise Aufzeichnungen zur Einbindung von Lieferanten; Dokumente zu gemeinsamen Initiativen; Eskalationsnotizen; Entscheidungsunterlagen zu Zielkonflikten; Nachweis, wie geschäftliche Beschränkungen berücksichtigt und gelöst wurden.
Vorzubereitendes Nachweispaket
Häufige Lücken in der Berichterstattung
- Zahlen werden ohne die unterstützende Erläuterung oder Erläuterungen ohne Zahlen angegeben.
- Der Umfang ist zwischen dem Text und den Zahlen nicht konsistent.
- Die Berichtsgrenze bleibt undefiniert.
- Wesentliche Änderungen seit dem vorherigen Berichtszeitraum werden nicht offengelegt.
- Schätzungen und gemessene Werte werden nicht unterschieden.
- Quelldokumente für die Zahlen werden nicht identifiziert.
Wo Entwürfe scheitern
Zu vermeidende Fehler und wo Ermessen gefragt ist
Links steht, was Ersteller beim Sammeln falsch machen; rechts, wo Sie ein Ermessen treffen und begründen müssen.
Zu vermeidende Fehler
- Falsche zuständige PersonDas Team fragt eine Kontaktperson aus dem Bereich Richtlinien oder Berichterstattung statt der Personen, die tatsächlich die Einbindung von Lieferanten, Audits, Schulungen oder die Erfassung von Vorfällen durchführen, sodass die Daten unvollständig oder nur aus zweiter Hand zurückkommen.
- Nur RahmenspracheDie Anfrage wird unter Verwendung von Bezeichnungen aus den Angabepflichten versendet statt der eigenen operativen Begriffe der Organisation, und das Unternehmen kann die Anfrage nicht eindeutig seinen Aufzeichnungen zuordnen.
- Unklare AbgrenzungNiemand legt fest, welche Lieferanten, Standorte, Verträge oder Geschäftseinheiten in den Anwendungsbereich fallen, sodass verschiedene Teams unterschiedliche Grundgesamtheiten heranziehen und die endgültige Zusammenstellung nicht vergleichbar ist.
- Falsche zeitliche GrundlageDie Daten werden unter Verwendung eines anderen Zeitraums, Stichtags oder Snapshot-Datums erhoben als an anderer Stelle, wodurch sich Zahlen und Erläuterungen nicht aufeinander abstimmen lassen.
- Uneinheitliche ZählmethodeEine Quelle zählt Ereignisse, eine andere Lieferanten und eine dritte Maßnahmen, aber das Team führt sie zusammen, ohne die jeweilige Grundlage zu trennen, sodass die Summen irreführend sind.
- Quellenbezeichnungen verlorenDie ursprünglichen Namen aus dem System, der Prüfungsdatei oder dem Tracker werden zu früh ersetzt, sodass spätere Prüferinnen und Prüfer jede Zahl nicht mehr bis zum genau passenden Quelldatensatz zurückverfolgen können.
- Grundgesamtheiten zusammengeführtLieferanten mit unterschiedlichen Risikostufen, Regionen oder Vorgehensweisen werden in einer Datei zusammengeführt, obwohl sie getrennt bleiben sollten, wodurch das tatsächliche Muster in den Daten verborgen wird.
- Fehlende NachweisketteDas Team speichert die Zahlen, aber nicht die unterstützenden Dateinamen, Daten, Angaben zu den Verantwortlichen oder die Genehmigungshistorie, sodass niemand zeigen kann, wie der Datensatz erstellt oder geprüft wurde.
- Kein dokumentierter AbzeichnungsprozessDer endgültige Auszug wird ohne eine klare Prüfungs- und Genehmigungskette verteilt, sodass es keine verlässliche Aufzeichnung darüber gibt, wer die Daten vor ihrer Verwendung geprüft hat.
Ermessen erforderlich
- Den Berichtsabgrenzungsbereich nach Zukäufen und Verkäufen festlegenVerwenden Sie über den gesamten Zeitraum dasselbe Stichtagsdatum und dieselbe Konsolidierungslogik und erläutern Sie alle hinzugefügten oder entfernten Geschäftseinheiten, damit die Lesenden nachvollziehen können, warum sich die Maßnahmenliste, die Arbeit mit Lieferanten und die Zahl der Vorfälle verändert haben.
- Festlegen, wie länderspezifische Formulierungsunterschiede behandelt werdenWenn lokale Bezeichnungen oder rechtliche Kategorien nicht übereinstimmen, ordnen Sie sie einer einheitlichen internen Beschreibung zu, geben Sie die verwendete Zuordnung an und weisen Sie auf alle Stellen hin, an denen die lokale Bedeutung weiter oder enger gefasst ist.
- Entscheiden, ob Lieferanten an der Grenze einbezogen werden oder nichtWenn ein Lieferant nahe an Ihrer operativen Abgrenzung liegt, wenden Sie eine einheitliche Einbeziehungsregel an und legen Sie anschließend diese Regel sowie alle wesentlichen Ausnahmen offen, damit der Umfang der Maßnahmen und Prüfungen verständlich ist.
- Die zeitliche Grundlage für Maßnahmen und Ergebnisse festlegenGeben Sie an, ob Sie den Stand zum Periodenende, den Durchschnitt des Gesamtjahres oder einen anderen Stichtag verwenden, und halten Sie diese Grundlage für durchgeführte Maßnahmen, Audits, Schulungen und Leistungskennzahlen einheitlich.
- Gemessenes von Geschätztem trennenWenn direkte Nachweise unvollständig sind, geben Sie an, welche Zahlen aus Aufzeichnungen stammen und welche auf Schätzungen oder Näherungswerten beruhen, und erläutern Sie die verwendete Methode zum Schließen der Lücken.
- Zahlen runden, ohne den Zusammenhang zu verlierenWenden Sie für die gesamte Offenlegung eine einheitliche Rundungsregel an und prüfen Sie, ob gerundete Zwischensummen weiterhin mit der Gesamtsumme übereinstimmen, damit die Zahl der Vorfälle, Audits oder geschulten Personen schlüssig bleibt.
- Sensible Personendaten sorgfältig aggregierenWenn Datenschutzvorschriften die Benennung kleiner Gruppen oder Standorte verhindern, führen Sie die Daten auf einer Ebene zusammen, die Einzelpersonen schützt, und geben Sie an, dass die Zahlen aus Gründen der Vertraulichkeit gruppiert wurden.
- Erläutern, wie sich überschneidende Maßnahmen gezählt werdenWenn eine Initiative mehr als ein Thema abdeckt, beschreiben Sie die von Ihnen verwendete Zählregel, damit dieselbe Arbeit nicht bei der Einbindung von Lieferanten, Audits, dem Kapazitätsaufbau oder der Nachverfolgung von Vorfällen doppelt gezählt wird.
- Klarstellen, wie Leistungsbewertungen erstellt werdenWenn Lieferantenbewertungen aus mehreren Prüfungen oder Gewichtungen hervorgehen, legen Sie die wichtigsten Eingaben und die Bewertungsgrundlage offen, damit die Nutzenden verstehen können, was die Bewertung widerspiegelt, und sie mit Auditergebnissen vergleichen können.
Beispiele
So liest es sich im Bericht
Synthetisch, von LRA verfasst — nicht aus einem Unternehmensbericht und kein Text aus einem Standard.
Wir nutzen ein Programm zur Verbesserung von Lieferanten, um Risiken im Bereich der Arbeitsrechte in unserer Lieferantenbasis für Zuschnitt und Nähen sowie für Stoffe zu begegnen; dieses Beispiel ist synthetisch und dient ausschließlich der Veranschaulichung. - Wir führten 24 Lieferantenprüfungen und 18 Standortprüfungen bei 30 direkten Lieferanten durch; 12 Lieferanten erhielten Pläne für Korrekturmaßnahmen, 9 absolvierten unsere Schulung zu Arbeitszeiten und dem Umgang mit Beschwerden, und 6 wurden durch anschließendes Coaching unterstützt. - Der wichtigste Problemtyp war übermäßige Mehrarbeit, daneben gab es Verzögerungen bei Lohnzahlungen und schwache Kanäle für die Mitsprache von Beschäftigten; wir nutzten Vertragsbedingungen, Gespräche über Bestellvolumen und Eskalationssitzungen, um Abhilfe zu erreichen, und unsere Lieferanten-Scorecard erreichte durchschnittlich 78/100, wobei geprüfte Standorte bei den Arbeitskontrollen durchschnittlich 82/100 erzielten und 4 Prüfungen keine wesentlichen Feststellungen, 10 geringfügige Feststellungen und 4 erhebliche Feststellungen ergaben. - Im Berichtszeitraum erfassten wir 7 Vorfälle, darunter 4 Verstöße gegen Arbeitszeitvorschriften, 2 Fälle verspäteter Lohnzahlung und 1 Vergeltungsvorwurf; wir klassifizierten 2 als schwerwiegend, 3 als mittelschwer und 2 als geringfügig.
Nur synthetische Veranschaulichung; die Zahlen sind für Schulungszwecke erfunden und intern konsistent.
Wir wenden Lieferantenkontrollen an, um Gesundheits- und Sicherheitsrisiken sowie Risiken von Zwangsarbeit in unserer Lieferkette für landwirtschaftliche Einsatzstoffe und Verpackungen zu verringern; dieses Beispiel ist synthetisch und dient ausschließlich der Veranschaulichung. - Wir schlossen 16 Einbindungsmaßnahmen mit Lieferanten und 14 Prüfungen bei 22 Lieferanten ab; 8 Lieferanten wurden Verbesserungsplänen unterstellt, 11 Führungskräfte und Einkaufsteams erhielten eine Auffrischungsschulung, und 5 Lieferanten nahmen an gemeinsamen Workshops zu Einstellungspraktiken und Standortsicherheit teil. - Die wichtigsten Schadensarten waren unsichere Arbeitsbedingungen, das Risiko von Anwerbungsgebühren und die eingeschränkte Freiheit, das Beschäftigungsverhältnis zu verlassen; wir stützten uns auf Einkaufszusagen, Vertragsklauseln und die Eskalation gegenüber leitenden Ansprechpartnern der Lieferanten, während unser Lieferantenleistungsindex durchschnittlich 74/100 betrug und geprüfte Lieferanten durchschnittlich 79/100 erzielten; 3 Prüfungen waren ohne Beanstandungen, 8 wiesen begrenzte Probleme auf und 3 wiesen wesentliche Probleme auf. - Insgesamt erfassten wir 5 Vorfälle, davon 2 Sicherheitsereignisse, 2 Beschwerden über Anwerbungsgebühren und 1 Fall der Einbehaltung eines Reisepasses; 1 wurde als schwerwiegend, 2 als mittelschwer und 2 als geringfügig eingestuft.
Nur synthetische Veranschaulichung; die Zahlen sind für Schulungszwecke erfunden und intern konsistent.
Qualitätsstufen
- Basis
Wir haben in diesem Jahr 3 Probleme bei Lieferanten erfasst.
- Besser
Wir haben in diesem Jahr 3 Probleme bei Lieferanten erfasst, nach Schadensart gruppiert und anhand unserer Lieferantenprüfungen und unseres Verbesserungsplans nachverfolgt.
- Am besten
Wir haben in diesem Jahr bei unseren direkten Lieferanten 3 Probleme erfasst, nach Schadensart und Schweregrad gruppiert und Vertragsbedingungen, unseren Verhandlungsspielraum gegenüber Lieferanten, Audits, KPIs und Schulungen eingesetzt, um sie zu bearbeiten; die Zahl blieb gegenüber dem Vorjahr unverändert, weil wir die Prüfungen auf mehr Standorte ausgeweitet und mehr Fälle mit geringem Schweregrad festgestellt haben.
Prüfen Sie Ihr Verständnis
Szenarien zum Durcharbeiten
Eine Person, die die Unterlagen erstellt, verfügt über eine kurze Liste lieferantenbezogener Schritte zu einem Arbeitsrechtsproblem: überarbeitete Vertragsklauseln, einen Korrekturmaßnahmenplan und zusätzliche Standortbesuche. Im Entwurf wird außerdem ein Schulungsbudget erwähnt, aber es ist nicht klar, ob dieses Budget in diesem Zeitraum tatsächlich verwendet wurde.
Ein Team hat auf ein schwerwiegendes arbeitsbezogenes Problem bei einem Lieferanten reagiert, indem es die Einkaufsbedingungen verschärft, die Zahl der Nachfassanrufe erhöht und seine Einkaufsmacht genutzt hat, um Veränderungen zu bewirken. Im Berichtsentwurf steht, das Problem sei „angegangen“ worden, aber es wird weder erläutert, welche Art von Schaden vorlag, noch wie das Unternehmen den Lieferanten beeinflusst hat.
Eine für die Erstellung des Berichts zuständige Person verfügt über Leistungsdaten aus Lieferanten-Bewertungsbögen und Prüfungsergebnissen, aber die Zahlen sind mit narrativen Kommentaren vermischt. Ein Lieferant verbesserte sich nach einer Schulung im Bewertungsbogen, während ein anderer eine Prüfung nicht bestand und einen Korrekturplan erhielt; aus dem Entwurf geht nicht hervor, welche Nachweise welchen Teil der Darstellung stützen.
Eine Lieferantenprüfung stellte an einem Standort wiederholt übermäßige Überstunden fest, und das Unternehmen stuft das Problem als schwerwiegend ein. Im Entwurf wird ein Vorfall erwähnt, aber das Team ist unsicher, ob es das Ereignis als Einzelfall oder als Teil eines umfassenderen Musters beschreiben sollte und ob die Einstufung des Schweregrads erläutert werden muss.
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S2-3
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FAQ
Fragen, die diese Seite beantwortet
Beginnen Sie mit der Erläuterung in allgemein verständlicher Sprache und dem Abschnitt zur schrittweisen Vorbereitung und nutzen Sie dann die aufgeführten Datenpunkte, um Ihren Entwurf zu strukturieren. Die Seite soll Ihnen helfen, Umfang, Nachweise und Zuständigkeiten zu ordnen, bevor Sie die Angabe verfassen.
Auf der Seite sind die vorzubereitenden Datenpunkte aufgeführt, darunter umgesetzte Maßnahmen, die Einbindung von Lieferanten, Prüfungstätigkeiten, Schulungen und Unterstützung, die Auswirkungskategorie, Reaktionsmaßnahmen und die vorfallbezogenen Kennzahlen. Nutzen Sie diese Liste, um zu entscheiden, über welche Daten Sie bereits verfügen und welche noch bei den zuständigen Personen oder Lieferanten angefordert werden müssen.
Nutzen Sie die Seite als Koordinationsinstrument: Sie verweist auf die Datenpunkte, den Prozess zur schrittweisen Vorbereitung und das Nachweispaket, sodass Sie jeden Punkt der richtigen zuständigen Person im Unternehmen zuweisen können. In der Praxis bedeutet das in der Regel, zwischen für Inhalte zuständigen Personen, Datenverantwortlichen und der Person, die den Entwurf zusammenstellt, zu unterscheiden.
Die Seite enthält ein Nachweispaket mit fünf Elementen zur Unterstützung der Prüfungsbereitschaft sowie sechs zu überprüfende Prüfungsbehauptungen. Nutzen Sie diese Materialien, um eine Datei zusammenzustellen, aus der die Behauptung, das damit adressierte Risiko und die von Ihnen vorlegbaren Nachweise hervorgehen.
Auf der Seite heißt es, dass sechs Prüfungsaussagen zu überprüfen sind, die jeweils mit einer Prüfung von Aussage, Risiko und Nachweisen verknüpft sind. Verwenden Sie diesen Abschnitt, um zu prüfen, ob Ihr Entwurf durch nachvollziehbare Aufzeichnungen gestützt wird, bevor er zur Prüfung geht.
Auf der Seite werden häufige Lücken und Fehler in der Berichterstattung aufgeführt, damit Sie vor der Fertigstellung des Entwurfs auf fehlende Datenpunkte, schwache Nachweise oder einen unklaren Umfang prüfen können. Sie eignet sich am besten als Qualitätsprüfung vor der Einreichung und nicht als Ersatz für Ihre eigenen Kontrollen.
Das Download-Center enthält eine Arbeitsmappe „Prep & Assurance“ im Format .xlsx sowie eine druckbare „Library Card“ im Format .pdf. Verwenden Sie die Arbeitsmappe, um die Datenpunkte, Nachweise und Prüfungen zu organisieren, und die PDF-Datei als Kurzübersicht während der Erstellung des Entwurfs.
Die Seite enthält synthetische illustrative Beispiele und eine quantitative Tabelle, um zu zeigen, wie die Angabe in einen Entwurf überführt werden kann. Betrachten Sie sie ausschließlich als Beispiele für Formatierung und Inhalt, nicht als Benchmarks aus der Praxis oder als vorgeschriebene Formulierung.
Der Abschnitt zur Ausgabe des Entwurfs enthält Ideen für Visualisierungen, Formulierungsanfänge und eine Zeile im Inhaltsindex, die Ihnen helfen, Ihre Daten in berichtsreifen Text umzuwandeln. Verwenden Sie diese Anregungen, um die Darstellung mit den von Ihnen erfassten Datenpunkten und Nachweisen zu verknüpfen.
Die Seite enthält eine Tabelle „Aus Unternehmensberichten“, die auf veröffentlichte Berichte verweist, in denen das Thema angegeben wird. Nutzen Sie sie, um zu sehen, wie andere das Thema darstellen, stützen Sie Ihren eigenen Entwurf jedoch weiterhin auf die Daten und Nachweise Ihrer Organisation.
Weitere Fragen, bei denen diese Seite hilft