Maatregelen (zakelijk gedrag)

Voorbereiden

Wat te verzamelen vóór het opstellen

Vink elk veld af zodra het bewijs binnen is. Eigenaren zijn de teams die de bronbestanden doorgaans beheren.

• Genomen maatregelen

  Team duurzaamheid / verantwoord ondernemen

  Een duidelijke samenvatting van de stappen die de organisatie heeft ingevoerd naar aanleiding van de kwestie, beschreven als voltooide maatregelen en niet als plannen.

  Bewijs Maatregelenregister, projecttracker, managementupdates of bestuursstukken waaruit blijkt welke maatregelen zijn goedgekeurd en uitgevoerd.

  Let op Het narratief verschuift naar geplande werkzaamheden en wordt niet afgestemd op de maatregelen die daadwerkelijk in de verslagperiode zijn voltooid.

• Preventiemaatregelen

  Team risico / compliance

  De specifieke beheersmaatregelen, beleidsmaatregelen of wijzigingen die zijn ingevoerd om te voorkomen dat het probleem zich opnieuw voordoet, beschreven als preventieve stappen die al in gebruik zijn.

  Bewijs Beleidsupdates, documenten over het ontwerp van beheersmaatregelen, vermeldingen in het risicoregister of registraties van proceswijzigingen.

  Let op Preventiestappen worden op hoofdlijnen beschreven, maar komen niet overeen met de beheersmaatregelen die daadwerkelijk in het bronproces worden toegepast.

• Monitoringactiviteiten

  Interne audit / risicoteam

  De controles, beoordelingen of trackingactiviteiten die worden gebruikt om de kwestie te monitoren en herhaling te signaleren, inclusief hoe vaak ze worden uitgevoerd.

  Bewijs Monitoringschema's, dashboarduitvoer, notulen van beoordelingen of assurance-rapporten.

  Let op Monitoring wordt beschreven zonder terug te koppelen naar de feitelijke beoordelingscyclus of het bronsysteem dat wordt gecontroleerd.

• Gebruikte ESG-criteria

  Beleggings- / inkoopteam

  Of ecologische, sociale en governancefactoren deel uitmaakten van de selectieaanpak, vastgelegd als een eenvoudig ja/nee op basis van het feitelijk gebruikte proces.

  Bewijs Beleggingsbeleid, selectiememo, screeningchecklist of commissiedocument waaruit blijkt welke factoren zijn toegepast.

  Let op Het ja/nee-antwoord is gebaseerd op de formulering van het beleid, maar het feitelijk gebruikte selectieproces hanteerde een andere reeks factoren.

• Selectiemethode

  Beleggings- / inkoopteam

  Een korte beschrijving van hoe de organisatie de relevante items heeft geselecteerd, met inbegrip van de beslisregel of de in de praktijk gebruikte screeningbenadering.

  Bewijs Methodologienotitie, document met selectiecriteria, scoremodel of goedkeuringsstuk.

  Let op De beschrijving van de methode stemt niet overeen met de feitelijk in de bronworkflow gebruikte selectieregel.

• Training verstrekt

  Leren en ontwikkeling

  Of training daadwerkelijk is gegeven voor het relevante onderwerp, geregistreerd als ja/nee voor de verslagperiode.

  Bewijs Trainingsregister, aanwezigheidsregistratie, rapport over voltooiing uit het LMS of ondertekening door de trainer.

  Let op Het antwoord wordt op ja gezet op basis van een gepland programma, maar in de periode is geen training gegeven.

• Trainingsbereik

  Leren en ontwikkeling

  Het aandeel van de beoogde doelgroep dat de training heeft voltooid, berekend op basis van de juiste populatie en periode.

  Bewijs Rapport over voltooide trainingen, personeelslijst voor de doelgroep en het gebruikte berekeningsbestand voor het percentage.

  Let op Het percentage is berekend op basis van de verkeerde populatie of periode, waardoor de teller en noemer niet op elkaar aansluiten.

• Opleidingsuren

  Leren en ontwikkeling

  De hoeveelheid verstrekte opleidingstijd, zodanig weergegeven dat duidelijk is of het om het totale aantal uren, het gemiddelde aantal uren of een andere intern gebruikte maatstaf gaat.

  Bewijs Cursusrooster, LMS-registraties, presentielijsten of samenvattend opleidingsrapport.

  Let op Uren worden gemengd tussen totale en gemiddelde maatstaven, of de sessieduur wordt anders geteld dan de aanwezigheidstijd.

• Betrokkenheid van leveranciers

  Inkoop / leveranciersbeheer

  De programma’s of activiteiten die worden gebruikt om met leveranciers rond het onderwerp te werken, beschreven in praktische termen en niet als een beleidsverklaring.

  Bewijs Programmaplan voor leveranciers, registratie van benaderingen, workshopmateriaal of communicatie met leveranciers.

  Let op De betrokkenheidsactiviteit wordt beschreven, maar het genoemde programma komt niet overeen met wat daadwerkelijk met leveranciers is uitgevoerd.

• Leveranciers binnen de reikwijdte

  Inkoop / leveranciersmanagement

  Welke leveranciers bij de opdracht of beoordeling zijn inbegrepen, met de grondslag voor opname en het relevante aantal of de relevante groepering.

  Bewijs Leverancierslijst, segmentatiebestand, contractenregister of notitie over de programmareikwijdte.

  Let op De leveranciersgroep omvat een subgroep die binnen de reikwijdte valt niet, zoals indirecte leveranciers of een regionale cohort, waardoor het aantal te laag wordt weergegeven.

• Resultaten van de opdracht

  Inkoop / leveranciersmanagement

  De uitkomsten van de samenwerking met leveranciers, met inbegrip van wat is veranderd, wat is afgesproken of welke opvolging in gang is gezet.

  Bewijs Vergaderverslagen, actielijsten, reacties van leveranciers of samenvatting van de programma-evaluatie.

  Let op Resultaten worden gerapporteerd als outputs van activiteiten, maar het daadwerkelijke resultaat van de betrokkenheid wordt niet vastgelegd.

• Vastgelegde procedures

  Operations / complianceteam

  De formele stappen die de organisatie heeft vastgesteld voor de behandeling van de kwestie, met inbegrip van wie wat en wanneer doet.

  Bewijs Procedure document, workflowkaart, controlehandboek of bijlage bij het beleid.

  Let op De in het verslag beschreven procedure komt niet overeen met het goedgekeurde proces dat door het operationele team wordt gebruikt.

• Volgsystemen

  IT / data-eigenaar

  De systemen of hulpmiddelen die worden gebruikt om de kwestie vast te leggen, te volgen en te beoordelen, met inbegrip van de belangrijkste bronregistratie.

  Bewijs Schermafbeeldingen van het systeem, systeembeschrijving, datadictionary of procesoverzicht waarop het volghulpmiddel wordt weergegeven.

  Let op Het genoemde systeem is niet de bronregistratie, waardoor het gerapporteerde proces niet aansluit op het actuele volgsysteem.

• Onderzoeksproces

  Compliance-/onderzoeksteam

  Hoe vermoedelijke kwesties worden beoordeeld, geëscaleerd en afgerond, met inbegrip van de stappen die worden gebruikt om elke zaak te onderzoeken.

  Bewijs Procedure voor casemanagement, onderzoeksworkflow, escalatiematrix of onderzoekslogboek.

  Let op De onderzoeksstappen worden generiek beschreven, maar de feitelijke werkstroom voor de afhandeling van zaken volgt een andere route.

• Trainingsdekking

  Leren en ontwikkeling

  Het percentage van de beoogde doelgroep dat de vereiste training voor dit onderwerp heeft gevolgd, met gebruik van de juiste doelgroep en verslagperiode.

  Bewijs Rapport over voltooide trainingen, lijst van doelrollen en rekenwerkmap.

  Let op Het percentage gebruikt de verkeerde noemer, bijvoorbeeld al het personeel in plaats van de doelrollen, of een andere verslagperiode.

• Doelrollen

  Leren en ontwikkeling

  De functies of rollen waarvoor de training bedoeld is, vermeld als de daadwerkelijke doelgroep en niet als een generieke personeelsgroep.

  Bewijs Trainingsplan, rollenmatrix, beleidsvereiste of doelgroepinstellingen in het LMS.

  Let op De vermelde rollen komen niet overeen met de in het trainingssysteem geconfigureerde doelgroep, waardoor sommige beoogde deelnemers worden gemist.

• Vastgestelde inbreuken

  Compliance / interne audit

  De gevallen waarin de regel of procedure niet is gevolgd, met inbegrip van het aantal of de beschrijving van de vastgestelde overtredingen.

  Bewijs Incidentenlogboek, complianceregister, onderzoeksdossiers of auditbevindingen.

  Let op Overtredingen worden vanuit één bron geteld, maar het verslag laat gevallen weg die in een ander register of teamlogboek zijn opgenomen.

• Corrigerende maatregelen

  Compliance / operationeel team

  De stappen die zijn genomen nadat een overtreding of probleem was vastgesteld, met inbegrip van herstel, follow-up en eventuele proceswijzigingen.

  Bewijs Tracker voor corrigerende maatregelen, notities over het sluiten van incidenten, managementreactie of herstelplan.

  Let op De gerapporteerde maatregelen zijn niet dezelfde als de sluitingsmaatregelen die in de incidenten- of hersteltracker zijn vastgelegd.

• Disciplinaire uitkomsten

  HR / werknemersrelaties

  Alle formele personeelsmanagementmaatregelen die na een inbreuk zijn toegepast, beschreven op een manier die de daadwerkelijk genomen maatregel weerspiegelt.

  Bewijs HR-dossiers, disciplinair logboek, brief met de uitkomst van het onderzoek of dossier van de werknemersrelaties.

  Let op De disciplinaire uitkomst komt niet overeen met het HR-dossier, of informele waarschuwingen worden vermengd met formele maatregelen.

Hoe u dit voorbereidt

De gegevens opvragen

Vraag het logboek met acties inzake zakelijk gedrag en het ondersteunende bewijsmateriaal op

Vertaal de disclosure naar een interne bedrijfsvraag — en pas die daarna aan op het taalgebruik van uw organisatie.

Welke acties, controles en vervolgactiviteiten heeft de organisatie ingevoerd om kwesties rond zakelijk gedrag te voorkomen, te monitoren en aan te pakken, en uit welke ondersteunende registraties blijkt hoe deze in de praktijk zijn toegepast?

Gebruik eerst de eigen benamingen van de organisatie voor beleid, controles, trainingen, monitoring, onderzoeken en disciplinaire stappen en koppel deze daarna aan de informatie-eis. Houd het verzoek in de bedrijfstaal die de eigenaar intern al gebruikt en controleer het bronmateriaal vóór de goedkeuring.

Onderwerp: Verzoek om bewijsstukken van acties inzake zakelijk gedrag voor [reporting period]

Hallo [name/team],

We bereiden het pakket voor de duurzaamheidsrapportage voor en hebben je hulp nodig bij het onderdeel over acties inzake zakelijk gedrag voor [reporting period].

Stuur de informatie en ondersteunende documentatie voor de gebieden waarvoor je verantwoordelijk bent, gebruik waar mogelijk je gebruikelijke interne termen en koppel deze vervolgens aan de rapportagecategorieën. We zoeken naar:
- de reeds ingevoerde acties
- de stappen die zijn gebruikt om problemen te voorkomen
- de uitgevoerde monitoring- of beoordelingsactiviteiten
- eventuele training, betrokkenheid, onderzoek of vervolgactiviteiten die verband houden met kwesties inzake gedrag
- eventuele bevindingen over inbreuken en de genomen acties of disciplinaire stappen

Neem de onderstaande contextvelden op in je antwoord: [period], [boundary], [source system], [internal category names], [action type], [population covered], [measurement basis], [evidence status], [owner and approver], [supporting artefacts].

Als je meerdere registraties hebt, volstaat een eenvoudige tabel. Voeg waar beschikbaar het onderliggende bewijs toe. Als iets onduidelijk is, kunnen we de koppeling samen uitwerken.

Antwoord uiterlijk op [date]. Dit is uitsluitend een trainingssjabloon; pas het aan je organisatie aan en controleer het bronmateriaal vóór goedkeuring.

Hartelijk dank,
[preparer name]

Hallo [name/team] — zou je het bewijs van de acties inzake zakelijk gedrag voor [period] kunnen delen?

Gebruik je gebruikelijke interne termen en neem het volgende op: ingevoerde acties, preventiestappen, monitoring- of beoordelingsactiviteiten, training of betrokkenheid, vervolgactiviteiten naar aanleiding van onderzoeken en eventuele uitkomsten van inbreuken of disciplinaire stappen.

Een tabel met ondersteunende bestanden volstaat. Voeg [boundary], [source system], [owner], [status] en [evidence links] toe. We koppelen dit daarna aan de rapportagecategorieën. Bedankt.

Sectorvoorbeelden

Stel uw disclosure op

Notities die gegevens tot een disclosure maken

LRA-trainingssjablonen — pas ze aan op uw organisatie en controleer de officiële bron vóór goedkeuring.

Downloadcentrum

Controleren

Controleer bij elke bewering het bewijs

• We hebben de leveranciersgerelateerde acties in dit gedeelte gekoppeld aan het materiaal over de leverancierscode dat elders in het verslag al is toegelicht, zodat lezers het verband kunnen volgen zonder duplicatie.

  Risico De kruisverwijzing kan onvolledig zijn, naar de verkeerde plaats verwijzen of een dekking suggereren die niet daadwerkelijk door de andere toelichting wordt ondersteund.

  Te controleren bewijs De definitieve kaart van kruisverwijzingen in het verslag; de gekoppelde toelichting over de leverancierscode; redactionele notities waarin wordt toegelicht waarom de koppeling is gelegd; goedkeuring door de beoordelaar waarin wordt bevestigd dat het verwezen materiaal overeenkomt met de claim.

• We hebben de stappen uiteengezet die we hebben genomen na een inbreuk op of vermoedelijke inbreuk op onze regels inzake omkoping of corruptiebestrijding, waarbij we gebruikmaakten van incidentregistraties en vervolgacties in plaats van algemene beleidstaal.

  Risico Het verhaal kan beleidsintenties beschrijven maar geen daadwerkelijke responsacties, of het kan overdrijven hoe consistent met incidenten is omgegaan.

  Te controleren bewijs Dossiers van inbreuken of beschuldigingen; onderzoekslogboeken; herstelplannen; disciplinaire of corrigerende-actieregisters; goedkeuringsnotities waaruit blijkt dat de gepubliceerde formulering overeenkomt met het onderliggende bewijsmateriaal.

• We hebben de opleidingen inzake omkoping en corruptiebestrijding beschreven die zijn gegeven aan de rollen die volgens ons het meest blootgesteld zijn, waaronder groepen voor toezicht op senior niveau en operationele managers, en we hebben de formulering gebaseerd op aanwezigheids- en opleidingsregistraties.

  Risico Het verslag kan overdrijven wie is opgeleid, de rollen met het hoogste risico weglaten of zich baseren op een opleidingsplan in plaats van op een voltooide uitvoering.

  Te controleren bewijs Opleidingsmatrix per rol; aanwezigheidsregistraties; cursusinhoud; voltooiingsrapporten; risicobeoordeling per rol die is gebruikt om de doelgroep te bepalen; goedkeuring waaruit blijkt dat de gepubliceerde beschrijving overeenkomt met de registraties.

• We hebben de belangrijkste acties op het gebied van zakelijk gedrag samengevat die we zijn gestart of van plan zijn te starten, en we hebben vermeld wanneer elke stap moet zijn uitgevoerd, waar deze van toepassing is en welk resultaat we ervan verwachten.

  Risico De toelichting kan te vaag zijn over timing, reikwijdte of verwacht effect, of kan afgerond werk vermengen met toekomstige plannen zonder dat duidelijk te maken.

  Te controleren bewijs Actieplan of routekaart; mijlpalenoverzicht; notities over de reikwijdte; verklaringen over verwachte resultaten; stukken van de beoordeling door het management waaruit blijkt dat de gepubliceerde samenvatting het onderliggende plan weerspiegelt.

• We hebben toegelicht hoe we met leveranciers hebben samengewerkt om hun duurzaamheidsprestaties te verbeteren, en we hebben die formulering onderbouwd met registraties van betrokkenheid van leveranciers in plaats van met brede verklaringen over partnerschap.

  Risico Het verslag kan verbeteringswerk claimen zonder bewijs van daadwerkelijke betrokkenheid van leveranciers, of het kan commercieel contact beschrijven dat geen betrekking had op duurzaamheidsprestaties.

  Te controleren bewijs Verslagen van leveranciersvergaderingen; verbeterplannen; correspondentie; scorekaarten of opvolgingsoverzichten; interne goedkeuringen waarin wordt bevestigd dat de gepubliceerde formulering beperkt blijft tot onderbouwde betrokkenheid.

• We hebben de beheersmaatregelen en vervolgstappen beschreven die we gebruiken wanneer zorgen over corruptie of omkoping ontstaan, met aandacht voor preventie, het signaleren van kwesties, onderzoek en respons, en we hebben gecontroleerd of de formulering overeenkomt met ons daadwerkelijke proces.

  Risico De toelichting kan een fase van het proces weglaten, een proces beschrijven dat in de praktijk niet wordt uitgevoerd of de volwassenheid van de beheersmaatregelen overdrijven.

  Te controleren bewijs Beleids- en proceduredocumenten; workflow voor de afhandeling van incidenten; sjablonen voor onderzoeken; escalatielogboeken; resultaten van audits of tests; bevestiging door het management dat de gepubliceerde beschrijving de huidige praktijk weerspiegelt.

Waar concepten misgaan

Fouten om te vermijden en waar een oordeel nodig is

De linkerkolom toont wat opstellers fout doen bij het verzamelen; de rechter waar u een oordeel moet vellen en toelichten.

Voorbeelden

Hoe het op de pagina leest

Synthetisch, geschreven door LRA — niet afkomstig uit een bedrijfsrapport en geen tekst uit een standaard.

Kwaliteitsladder

• Basis

  We hebben dit jaar drie acties op het gebied van zakelijk gedrag uitgevoerd.

• Beter

  We hebben dit jaar drie acties op het gebied van zakelijk gedrag uitgevoerd, gericht op preventie, monitoring en opvolging, en we hebben ze geselecteerd aan de hand van onze eigen beoordeling van risico's en impacts.

• Best

  We hebben dit jaar drie acties op het gebied van zakelijk gedrag uitgevoerd binnen onze activiteiten en bij belangrijke leveranciers, met maatregelen voor preventie, monitoring en opvolging; we hebben ze geselecteerd aan de hand van onze beoordeling van risico's en impacts en we hebben de training uitgebreid tot 92% van het relevante personeel, omdat de lancering van een product met een hoger risico de behoefte aan toezicht heeft vergroot.

Toets uw begrip

Scenario’s om door te werken

Verwijzingen naar het raamwerk

Relevante ESRS-vereisten en verwante disclosures

Guides that settle this question

Gerelateerd & verkennen

Meer in ESRS G1 →Volledige catalogus bekijken →Zoeken in alle disclosures →

FAQ

Vragen die deze pagina beantwoordt

Meer vragen waarbij deze pagina helpt