UK SRS S1 Tempistiche di pubblicazione e collocazione della relazione: perché è stato rimosso l’esonero IFRS dalla pubblicazione differita

Indicazioni pratiche a fini didattici. Non costituiscono consulenza legale o di assurance. Verificare il testo vigente di UK SRS, le norme di rendicontazione applicabili e i fatti specifici dell’entità prima di agire.

UK SRS S1 non tratta le informative finanziarie relative alla sostenibilità come uno strato facoltativo di comunicazione che può essere pubblicato ogni volta che è conveniente. Il paragrafo 60 le colloca nelle relazioni finanziarie a uso generale. Il paragrafo 64 richiede che siano riportate contemporaneamente al bilancio correlato e che riguardino lo stesso periodo di riferimento. Tali requisiti sostengono informazioni connesse: gli utenti possono valutare i rischi e le opportunità relativi alla sostenibilità insieme alla situazione patrimoniale-finanziaria, al risultato economico, ai flussi finanziari e al commento della direzione per la stessa entità e lo stesso periodo.

Lo Standard consente flessibilità quanto alla collocazione, ma la flessibilità non equivale a frammentazione. Le informazioni possono essere contenute in una Relazione strategica, in un commento della direzione o in un’altra relazione che costituisce parte delle relazioni finanziarie a uso generale ai sensi dei requisiti applicabili. Quando l’entità utilizza un documento separato o incorpora informazioni mediante riferimento, deve preservare tempistiche, accesso, precisione, comprensibilità, responsabilità e controllo della versione.

Figura 1. UK SRS S1 richiede un unico pacchetto di rendicontazione finanziaria a uso generale relativo allo stesso periodo e pubblicato nello stesso momento, anche quando le informazioni sono collocate in sedi diverse sottoposte a controllo.

IFRS S1 includeva un’agevolazione transitoria per il primo anno che consentiva a un’entità di pubblicare le proprie informative finanziarie relative alla sostenibilità dopo i relativi bilanci, entro limiti specificati. Il governo del Regno Unito ha rimosso tale agevolazione da UK SRS S1. La risposta del governo ha collegato la decisione al valore di una rendicontazione integrata e connessa e all’esperienza già maturata da molte entità del Regno Unito nella rendicontazione relativa al clima.

La conseguenza pratica è semplice: un progetto UK SRS S1 per la prima applicazione dovrebbe essere pianificato fin dall’inizio secondo il calendario della relazione annuale. Il team per la sostenibilità non può presumere di disporre di un’ulteriore finestra di produzione successiva alla pubblicazione dei risultati. Materialità, evidenze sulla governance, metriche, effetti finanziari, redazione, verifica della preparazione all’assurance, approvazione del consiglio e pubblicazione sul web devono rientrare nello stesso calendario di chiusura e pubblicazione dei bilanci.

Una sezione dedicata alle informative finanziarie relative alla sostenibilità all’interno della relazione annuale offre spesso il percorso più chiaro. Può essere inserita nella Relazione strategica o in un’altra collocazione consentita e utilizzare rinvii incrociati precisi per evitare la duplicazione di informazioni sulla governance, sul modello di business, sui rischi o sugli aspetti finanziari. La struttura dovrebbe seguire il percorso decisionale del lettore anziché riprodurre l’ordine dei paragrafi dello Standard, paragrafo per paragrafo.

Un documento separato può costituire parte dell'architettura di rendicontazione solo se è trattato come parte dei rendiconti finanziari a uso generale dell'entità ai sensi del quadro applicabile e soddisfa le condizioni di tempistica e accesso previste da UK SRS. Il titolo di un documento - “Relazione sulla sostenibilità”, “Relazione sul clima” o “Relazione UK SRS” - non ne determina lo status. Le domande decisive sono se faccia parte del pacchetto completo di rendicontazione, sia disponibile contemporaneamente e alle stesse condizioni dei rendiconti finanziari, sia precisamente identificato e sia soggetto alla responsabilità dell'entità.

I riferimenti incrociati possono ridurre le duplicazioni e rafforzare le informazioni collegate. Possono inoltre rendere inutilizzabile l'insieme delle informative se i riferimenti sono vaghi, i link non funzionano o il documento di destinazione cambia. La guida applicativa B45-B47 stabilisce le condizioni: le informazioni richiamate devono essere disponibili alle medesime condizioni e nello stesso momento delle informative di sostenibilità, l'insieme completo deve rimanere non meno comprensibile, l'entità resta responsabile delle informazioni e devono essere identificati la relazione e il punto preciso.

Figura 2. Un riferimento incrociato valido richiede una destinazione precisa, accesso simultaneo, una versione controllata, una verifica della comprensibilità, la responsabilità e prove archiviate.

Registro minimo dei riferimenti incrociati

Un rinvio incrociato è solido quanto l'accesso che l'utente ha a esso. L'entità dovrebbe controllare il pacchetto di pubblicazione tra stampa/PDF, sito web, piattaforma di deposito e qualsiasi versione HTML accessibile. La stessa informativa non dovrebbe differire silenziosamente tra i vari canali. Le correzioni dovrebbero seguire una politica di correzione approvata, con una data visibile e un registro delle modifiche qualora la differenza possa incidere sulle decisioni degli utenti.

Utilizzare URL permanenti o gestiti anziché collegamenti temporanei del sistema di gestione dei contenuti.

Assegnare a ogni relazione finale un ID del documento stabile, una versione, una data di approvazione e un checksum.

Archiviare i file esatti e le pagine web disponibili al timestamp della pubblicazione.

Testare i collegamenti, le ancore delle pagine, le autorizzazioni e il comportamento su dispositivi mobili e in termini di accessibilità prima e immediatamente dopo la pubblicazione.

Assicurare che il contenuto oggetto di rinvio incrociato rimanga disponibile per il periodo richiesto dalle norme applicabili.

Mantenere visibili nella destinazione le definizioni, il periodo di rendicontazione e l'entità che redige la rendicontazione.

Impedire che una successiva modifica del sito web cambi le informazioni incorporate senza l'approvazione nell'ambito della governance e un registro delle correzioni.

Fornire equivalenti testuali e tabelle accessibili per gli elementi grafici e i dati rilevanti.

1. In fase di pianificazione, confermare la collocazione prevista della relazione finanziaria di carattere generale e ottenere la revisione legale/normativa.

2. Integrare le tappe fondamentali della sostenibilità nel calendario della chiusura finanziaria e della relazione annuale, includendo il termine ultimo per i dati, l'analisi degli effetti finanziari e le riunioni di governance.

3. Progettare l'architettura dell'informativa e il registro dei rinvii incrociati prima dell'inizio della redazione.

4. Bloccare i documenti fonte, i riferimenti alle pagine e le destinazioni digitali prima della diffusione dei materiali finali per il consiglio di amministrazione.

5. Eseguire revisioni tecniche, legali, di accessibilità, dei collegamenti, delle versioni e della dichiarazione di conformità sull'intero pacchetto.

6. Ottenere l'approvazione del consiglio di amministrazione o dell'organo di governance autorizzato per l'insieme dell'informativa e delle informazioni incorporate.

7. Pubblicare simultaneamente il bilancio e l'informativa UK SRS S1, conservare il timestamp e le evidenze del deposito e monitorare l'accesso dopo la pubblicazione.

8. Controllare le correzioni, le traduzioni e le successive comunicazioni sulla sostenibilità rispetto alla versione canonica approvata.

Scenario illustrativo. Un gruppo quotato pubblica tradizionalmente la propria relazione annuale a marzo e una relazione dettagliata sulla sostenibilità a giugno. Desidera utilizzare volontariamente UK SRS S1 per il ciclo successivo. La relazione annuale di marzo contiene metriche climatiche e rischi principali, ma non l'insieme completo dei rischi e delle opportunità correlati alla sostenibilità, degli effetti finanziari o delle informative di fonte.

Il gruppo crea una sezione UK SRS dedicata all'interno della Relazione strategica per tutte le informative rilevanti focalizzate sugli investitori e utilizza rinvii incrociati precisi alle sezioni sulla governance e sull'analisi finanziaria. La relazione di giugno rimane una pubblicazione più ampia in materia di impatti e stakeholder, ma non contiene più la dichiarazione di conformità a UK SRS S1. Metodologie selezionate sono collocate in un documento controllato pubblicato alla data della relazione annuale e incorporate tramite un registro a livello di pagina. Il consiglio di amministrazione approva il pacchetto completo di marzo e il team web archivia versioni esatte e timestamp.

Le entità dovrebbero mantenere un registro delle decisioni normative che distingua: (1) il testo volontario definitivo di UK SRS S1; (2) gli attuali requisiti legali o di quotazione esistenti; (3) le proposte della FCA; e (4) i futuri lavori di politica legislativa sul Companies Act. L'architettura di pubblicazione dovrebbe essere in grado di adattarsi, ma l'entità non dovrebbe anticipare decisioni definitive in materia di ambito, transizione, collocazione, esenzioni o assurance.

Trattare la data di pubblicazione di una relazione di sostenibilità autonoma come indipendente dal calendario del bilancio.

Utilizzare l’agevolazione IFRS S1 E4 rimossa in un’analisi di conformità a UK SRS S1.

Presumere che un documento faccia parte dei rendiconti finanziari per scopi generali perché è collegato dal sito web dedicato alle relazioni con gli investitori.

Rimandare a una relazione nella sua interezza anziché alle informazioni precise.

Fare riferimento a contenuti che non sono disponibili alle medesime condizioni e nello stesso momento.

Consentire che le versioni in PDF, HTML e sulle piattaforme di deposito contengano informazioni rilevanti diverse.

Non rendere identificabili le informazioni relative a UK SRS tra contenuti ESG o relativi all’impatto più ampi e volontari.

Utilizzare una dichiarazione di conformità che si estende oltre l’insieme controllato delle informative.

Confondere una proposta di consultazione della FCA con una Listing Rule definitiva.

Ignorare i controlli relativi alla responsabilità degli amministratori, all’accessibilità e alle correzioni.