Questionario TNFD per i fornitori: quali dati sulla natura richiedere senza sovraccaricare le PMI

Materiale didattico per professionisti. Gli scenari e le formulazioni illustrative richiedono un adattamento ai fatti dell’organizzazione, al suo approccio alla materialità, al settore, alle localizzazioni e al contesto di reporting.

I dati sulla natura sono difficili da raccogliere perché sono specifici per località, specifici per attività e spesso situati diversi livelli a monte. Un modulo generico di cinquanta domande inviato a ogni fornitore tende a produrre un basso tasso di risposta, unità incoerenti, risposte sì-no non supportate da evidenze e richieste duplicate da parte di diversi acquirenti. Le PMI possono disporre di solide conoscenze e controlli a livello locale, ma avere sistemi di rendicontazione limitati, capacità linguistiche in inglese limitate o accesso limitato a strumenti geospaziali.

Una progettazione migliore parte dalla decisione dell’acquirente. Le informazioni servono per sottoporre una materia prima a screening, identificare un luogo di approvvigionamento, valutare il rischio relativo all’acqua o alla biodiversità, supportare una metrica di informativa, verificare un’affermazione, fissare un obiettivo o gestire un’azione correttiva? Ogni domanda dovrebbe avere un uso, un responsabile, un’aspettativa in materia di evidenze e una regola su ciò che accade se la risposta è sconosciuta.

Figura 1. Un percorso proporzionato per i dati dei fornitori. Tutti i fornitori ricevono un breve nucleo minimo; solo i fornitori prioritari ricevono moduli avanzati e verifiche più approfondite.

Il livello di evidenza non è un punteggio universale di qualità. Un'autorizzazione di livello 2 può costituire una prova forte dell'esistenza di un'autorizzazione, ma una prova debole del conseguimento di risultati ecologici. Una spiegazione di livello 1 fornita da un piccolo agricoltore può essere più aggiornata di un certificato obsoleto. L'acquirente dovrebbe valutare la rilevanza, il periodo, l'ambito, il metodo, la specificità rispetto al luogo e la coerenza.

Le coordinate precise, i nomi dei clienti, gli elenchi dei fornitori, le conoscenze indigene, le informazioni sui reclami, le infrastrutture sensibili sotto il profilo della sicurezza e le formulazioni commerciali possono richiedere protezione. Il questionario dovrebbe offrire opzioni strutturate: pubblico, con accesso limitato all'acquirente, data room di terze parti, ubicazione aggregata, coordinate oscurate o non condiviso con indicazione del motivo. L'accesso dovrebbe essere limitato allo scopo dichiarato e al periodo di conservazione.

Una PMI potrebbe non essere in grado di fornire coordinate, metriche sulle condizioni degli ecosistemi o verifiche da parte di terzi nel primo anno. L'acquirente dovrebbe distinguere la mancanza di capacità dalla mancanza di volontà o da una grave carenza nei controlli. I piani di miglioramento possono stabilire traguardi graduali: confermare l'attività e il Paese, identificare lo stabilimento o la regione di approvvigionamento, fornire autorizzazioni e informazioni sugli incidenti, aggiungere dati misurati sull'acqua, migliorare l'origine delle materie prime e, infine, verificare le località o i risultati prioritari.

Un unico modello di dati controllato può supportare diversi sistemi di rendicontazione, ma le descrizioni e le decisioni restano specifiche del framework. TNFD si concentra sulle dipendenze, sugli impatti, sui rischi e sulle opportunità legati alla natura e sulla valutazione basata sull'ubicazione. GRI 101 si concentra sulla rendicontazione degli impatti sulla biodiversità e sulla relativa gestione e sui relativi dati. ESRS utilizza il proprio ambito giuridico, il processo di doppia rilevanza e i requisiti di informativa. L'acquirente dovrebbe mappare i campi comuni, preservando al contempo la versione, il perimetro, la rilevanza e l'asserzione applicabili.

1. Definire le decisioni e gli utenti. Elencare le decisioni relative a rischi, impatti, informative, obiettivi, asserzioni e approvvigionamento che i dati dovranno supportare.

2. Esaminare l'universo dei fornitori. Utilizzare settore, prodotto, area geografica, spesa, criticità, incidenti e lacune nei dati prima di contattare i fornitori.

3. Emettere il nucleo minimo. Mantenere chiare definizioni, unità, periodo, riservatezza e opzioni relative alle evidenze.

4. Attivare moduli avanzati. Applicarli solo a fornitori, prodotti, ubicazioni o problematiche prioritari.

5. Convalidare e valutare le evidenze. Valutare rilevanza, periodo, ambito, metodo, specificità dell'ubicazione, coerenza e livello.

6. Risolvere le contraddizioni. Confrontare le risposte dei fornitori con contratti, audit, dati pubblici, analisi geospaziali e periodi precedenti.

7. Concordare piani di azione correttiva o di miglioramento. Stabilire traguardi intermedi, supporto, conseguenze commerciali e regole di escalation.

8. Integrare nei registri. Collegare le evidenze dei fornitori agli identificativi di prodotto, ubicazione, DIRO, metrica, obiettivo, asserzione e fonte.

9. Controllare l'accesso e la conservazione. Applicare regole di limitazione delle finalità, riservatezza, autorizzazioni, conservazione e cancellazione.

10. Riesaminare l'efficacia. Misurare la qualità delle risposte, l'onere, le richieste duplicate, il miglioramento dei dati e le decisioni modificate.

Scenario illustrativo. Un'azienda alimentare identifica un piccolo fornitore di imballaggi come rilevante perché il prodotto contiene fibra di carta e lo stabilimento di produzione si trova in una regione soggetta a stress idrico. La PMI non è in grado di fornire un'impronta sulla biodiversità e non conosce l'origine forestale di tutta la fibra. L'acquirente richiede il nucleo minimo, l'ubicazione dello stabilimento, la fonte e l'uso dell'acqua, l'ambito della certificazione della carta, il contenuto riciclato, l'origine nota della pasta di legno, gli incidenti e le lacune nei dati.

Il fornitore fornisce dati sullo stabilimento e sui contatori, un certificato valido di catena di custodia per una parte del volume e un'autodichiarazione per il resto. L'acquirente registra livelli di evidenza misti, utilizza un'analisi a livello regionale per la pasta di legno di origine sconosciuta e concorda un piano di dodici mesi per migliorare la copertura dell'origine. Non considera il fornitore non conforme a TNFD o GRI; utilizza le informazioni per gestire la propria valutazione della catena del valore e la propria decisione di approvvigionamento.