Short answer
The answer, before the reasoning
GRI consente solo quattro motivi dell'omissione: non applicabile, divieti legali, vincoli di riservatezza e informazioni non disponibili o incomplete. L'Indice dei contenuti deve identificare l'informativa o il requisito esatto che non può essere soddisfatto, selezionare un motivo consentito e fornire la spiegazione prescritta per esso.
«Non applicabile» significa effettiva non applicabilità, non dati mancanti o assenza di una politica. Prestazioni insoddisfacenti, inconvenienti, mancanza di tempo e preferenze della direzione non sono motivi consentiti.
Perché è importante
Un'omissione è una spiegazione controllata, non una dichiarazione di esclusione di responsabilità
Un motivo dell'omissione non è una dichiarazione generale di esclusione di responsabilità. È una spiegazione controllata per una particolare informativa — o per un particolare requisito all'interno di un'informativa — che l'organizzazione non è in grado di soddisfare. Un motivo vago indebolisce l'Indice dei contenuti perché il lettore non può capire cosa manca, perché manca, quale parte dell'ambito richiesto è interessata o se l'organizzazione intende colmare la lacuna.
Le omissioni incidono anche sull'asserzione di rendicontazione. Un'organizzazione che rendiconta in conformità agli Standard GRI deve conformarsi al Requisito 6 di GRI 1 ogniqualvolta sia consentito un motivo dell'omissione. Il ricorso frequente alla riservatezza o alle informazioni non disponibili può ridurre la credibilità e l'utilità di un rendiconto anche quando il motivo formale è consentito.
Orientamento rapido
Prima di scegliere un motivo
- Si applica a
- Informative, o singoli requisiti di informativa, per i quali GRI consente un motivo dell'omissione.
- Decisione principale
- Quale dei quattro motivi consentiti spiega più accuratamente il vincolo e quali dettagli devono essere pubblicati insieme ad esso.
- Fonte principale
- GRI 1: Principi fondamentali 2021, Requisito 6 e Tabella 1.
- Confusione comune
- Usare «non applicabile» quando il requisito si applica, ma l'organizzazione non dispone della politica, del processo o dei dati.
L'insieme consentito
Quattro motivi e la spiegazione richiesta da ciascuno
Non esiste un quinto motivo. Se i fatti non rientrano in uno di questi quattro, l'informazione deve essere comunicata.
| Motivo consentito | Quando si applica | Spiegazione richiesta |
|---|---|---|
| Non applicabile | L'informativa o il requisito non si applica effettivamente a causa delle caratteristiche dell'organizzazione — oppure un'informativa tematica elencata in uno Standard di settore non è rilevante per gli impatti dell'organizzazione relativi a quel tema materiale. | Spiegare perché non è applicabile o non è rilevante per gli impatti. |
| Divieti legali | Una legge specifica vieta di raccogliere le informazioni richieste o di comunicarle pubblicamente. | Descrivere lo specifico divieto legale. |
| Vincoli di riservatezza | La legge non vieta la raccolta o la comunicazione, ma uno specifico vincolo di riservatezza impedisce la divulgazione pubblica. | Descrivere lo specifico vincolo di riservatezza. |
| Informazioni non disponibili / incomplete | L'elemento o l'impatto esiste, ma le informazioni richieste sono mancanti, incomplete, non ottenibili o di qualità non adeguata. | Identificare le informazioni o l'ambito mancanti; spiegare perché non sono disponibili; descrivere le misure e il periodo previsto per ottenerle. |
Rule
Sette informative non consentono alcuna omissione
Scelta
Come scegliere il motivo corretto
Procedere lungo l'elenco. Ogni passaggio restringe l'ambito della dichiarazione, e il motivo accurato più circoscritto è sempre quello difendibile.
- Individuare il requisito esatto mancanteIndicare se è interessata l'intera informativa oppure solo un elemento, un'entità, un sito, un periodo o un campo di dati.
- Chiedersi se il requisito si applica effettivamenteSe realmente non si applica, documentare il motivo basato sulla caratteristica o sull'impatto. Se si applica, non ricorrere a «non applicabile».
- Verificare l'esistenza di uno specifico divieto di leggeIndividuare la legislazione e la restrizione precisa. Un riferimento generale alla «normativa sulla protezione dei dati» non è sufficiente quando è ancora possibile l'aggregazione o l'anonimizzazione.
- Se nessuna legge lo vieta, cercare uno specifico vincolo di riservatezzaSpiegare che cosa verrebbe esposto e perché un'informativa meno dettagliata o aggregata non può risolvere il problema.
- Se l'informazione dovrebbe esistere ma manca, dichiararloUtilizzare «informazione non disponibile / incompleta» e specificare l'ambito mancante, la causa, l'azione correttiva e la tempistica prevista.
- Comunicare tutte le informazioni che possono ancora essere comunicateL'omissione dovrebbe essere il più circoscritta possibile. Non rimuovere le informazioni disponibili perché manca una componente dell'informativa.
- Approvare la formulazione e conservare le evidenzeIl responsabile del Content Index, uno specialista legale o della privacy ove pertinente, il responsabile dei dati e il revisore tecnico dovrebbero tutti approvare formalmente la decisione.
Distinzione fondamentale
Una politica mancante non equivale a «non applicabile»
Quando un'informativa chiede informazioni su una politica, un comitato, una prassi o un processo e l'elemento non esiste, l'organizzazione adempie dichiarando che non esiste. Può spiegare perché e descrivere eventuali piani per svilupparlo. L'assenza dell'elemento non rende l'informativa non applicabile e non richiede di per sé un motivo di omissione.
Distinzione fondamentale
Un tema non materiale non è un'informativa omessa
Un tema escluso attraverso il processo di valutazione della materialità è trattato attraverso i requisiti relativi ai temi materiali e, ove pertinente, i requisiti dello Standard di settore. Una motivazione dell'omissione si applica a un'informativa che l'organizzazione dovrebbe altrimenti rendicontare. Non sostituisce la spiegazione del motivo per cui un tema dello Standard di settore applicabile è stato determinato come non materiale.
Distinzione fondamentale
Il divieto legale non è riservatezza
Il divieto legale significa che la legge stessa impedisce la raccolta o la rendicontazione pubblica. La riservatezza significa che l'organizzazione non può pubblicare l'informazione a causa di uno specifico vincolo, anche se la legge non lo vieta espressamente. La distinzione determina sia la spiegazione da redigere sia le evidenze che la verifica legale e tecnica richiederà.
Distinzione fondamentale
Le informazioni parziali sono comunque informazioni incomplete
Se mancano dati per determinate entità, sedi, aree geografiche o periodi, specificare l'ambito mancante. Pubblicare la parte disponibile quando rimane significativa e identificare chiaramente la limitazione, anziché ritirare l'intera informativa.
Come redigerla
Come redigere una voce difendibile nell'Indice dei contenuti GRI
La verifica è semplice: un lettore indipendente potrebbe capire esattamente cosa manca e perché?
- Indicare l'informativa o il requisito esattoEvitare una nota generica che riguardi un intero tema, a meno che l'intera informativa non sia effettivamente interessata.
- Indicare la motivazione consentita nei termini propri del GRIUtilizzare la formulazione delle quattro motivazioni anziché una propria parafrasi.
- Descrivere il vincolo fattualeIncludere, ove pertinente, l'entità, la sede, il periodo, la popolazione o l'elemento di dati interessato.
- Spiegare perché nessun altro percorso è praticabileAggregazione, anonimizzazione, stima, rendicontazione parziale o riferimento a un'altra pubblicazione: indicare perché ciascuna opzione non consente di colmare la lacuna.
- Per le informazioni non disponibili, indicare un percorso di correzioneIdentificare le fasi di rimedio, il responsabile e il periodo previsto.
- Inserire un riferimento incrociato a ciò che è ancora rendicontatoRendere l'omissione facile da individuare e indicare accanto ad essa le informazioni disponibili.
- Conservare il fascicolo di supportoParere legale, valutazione della riservatezza, registrazione della lacuna nei dati, approvazione e data della prossima revisione.
Formulazione esemplificativa
Formulazioni deboli e più efficaci per le omissioni
Solo a titolo esemplificativo — adattare ai propri fatti. L'elemento da riprendere è la specificità, non le frasi.
| Motivo | Formulazione debole | Formulazione esemplificativa più efficace |
|---|---|---|
| Non applicabile | "Non applicabile a noi." | "Il requisito non è applicabile perché l'organizzazione non ha azionisti; la sua forma giuridica è una fondazione. Pertanto, le informazioni sugli azionisti di controllo richieste dal requisito non esistono." |
| Divieti legali | "Impossibile divulgare per motivi legali." | "Il requisito è omesso perché [legge o ordinanza identificata] vieta la divulgazione pubblica delle informazioni specificate. La restrizione si applica a [ambito]. Le informazioni aggregate legalmente consentite sono rendicontate a [riferimento]." |
| Vincoli di riservatezza | "Sensibile dal punto di vista commerciale." | "Le informazioni a livello di contratto sono soggette a una specifica clausola di riservatezza che copre [ambito]. La loro comunicazione identificherebbe la controparte e i termini negoziati. Le informazioni aggregate disponibili sono comunicate in corrispondenza di [riferimento]." |
| Non disponibile / incompleto | "Dati non disponibili." | "Sono comunicati i dati relativi a 14 dei 18 siti. Le informazioni relative a quattro siti acquisiti di recente sono incomplete perché i sistemi di origine non sono ancora stati integrati. Il responsabile dell'integrazione sta migrando i dati e prevede una comunicazione completa per il prossimo ciclo annuale." |
Hypothetical scenario
Scenario ipotetico
Illustrative only. It shows how the decision is made, not wording that can be copied or relied on.
Pratica
Pratiche deboli e più efficaci per le omissioni
| Pratica debole | Pratica più efficace |
|---|---|
| Un'unica nota generica "dati non disponibili" che copre diverse informative. | Un documento a livello di informativa che specifichi il campo mancante, l'ambito, la causa, l'azione e il periodo. |
| Riservatezza invocata senza verifica critica. | Una valutazione documentata volta a stabilire se l'aggregazione, l'oscuramento o l'anonimizzazione consentirebbero un'informativa utile. |
| L'intera informativa eliminata perché manca una componente. | Le informazioni disponibili comunicate e l'omissione limitata al requisito mancante. |
| Una lacuna nelle politiche classificata come "non applicabile". | Una dichiarazione secondo cui la politica non esiste, accompagnata dall'eventuale piano di elaborazione. |
| La stessa omissione riproposta ogni anno. | Il responsabile esamina i progressi, aggiorna il periodo e porta all'attenzione dei livelli superiori una lacuna ricorrente. |
Errori
Errori comuni e cosa fare invece
| Errore | Perché è un problema | Correzione |
|---|---|---|
| Inventare un quinto motivo | GRI consente solo i quattro motivi indicati nel Requisito 6. | Ricondurre i fatti alla categoria consentita più restrittiva, oppure comunicare le informazioni. |
| "Non applicabile" per una performance insufficiente | La performance non determina se un'informativa è applicabile. | Rendicontare il risultato e la risposta della direzione. Non ometterli. |
| Citare il "GDPR" senza specificità | Un riferimento giuridico generico non dimostra che l'informativa sia effettivamente vietata. | Identificare la regola precisa e valutare l'aggregazione o l'anonimizzazione. |
| Definire riservate le informazioni scomode | Il disagio della direzione non costituisce uno specifico vincolo di riservatezza. | Documentare la restrizione effettiva e l'informativa alternativa disponibile. |
| Nessuna tempistica prevista per i dati mancanti | La spiegazione non soddisfa quindi il livello di dettaglio prescritto per le informazioni non disponibili o incomplete. | Indicare le azioni, il responsabile e una tempistica prevista realistica. |
| Omettere le informative fondamentali di GRI 2 o GRI 3 | Non è ammessa alcuna motivazione dell'omissione per 2-1 a 2-5, 3-1 o 3-2. | Soddisfare il requisito di rendicontazione prima di formulare una dichiarazione di conformità. |
Myth
Una motivazione dell'omissione protegge l'organizzazione dal dover rendicontare cattive notizie.
Reality
L'omissione è prevista solo per i vincoli specificati. La performance negativa, gli incidenti, gli obiettivi non raggiunti e l'assenza di una politica dovrebbero essere rendicontati in modo trasparente ovunque l'informativa sia applicabile.
Prima della pubblicazione
Lista di controllo per la revisione
- L'informativa o il sotto-requisito preciso è identificato.
- La motivazione selezionata è una delle quattro motivazioni consentite da GRI.
- "Non applicabile" è supportato da una genuina non applicabilità o dalla regola di rilevanza dello Standard di settore.
- Le motivazioni legali e di riservatezza sono specifiche e sono state sottoposte a verifica riguardo alla possibile aggregazione, anonimizzazione o rendicontazione parziale.
- Le informazioni non disponibili o incomplete indicano cosa manca, perché, le fasi di rimediazione e la tempistica prevista.
- Tutte le informazioni disponibili e significative sono comunque rendicontate.
- L'informativa non rientra tra GRI 2-1 a 2-5 o GRI 3-1 a 3-2.
- La documentazione probatoria, il responsabile, l'approvazione e la data della prossima revisione sono conservati.
- Le omissioni ricorrenti vengono portate all'attenzione dei livelli superiori — le frequenti motivazioni legate alla riservatezza o alla disponibilità riducono la credibilità della rendicontazione.
Autoverifica
- Un lettore indipendente capirebbe esattamente quali informazioni mancano e quale parte dell'ambito richiesto ne è interessata?
- L’organizzazione può dimostrare perché la motivazione selezionata è più circoscritta e accurata delle altre tre?
- La formulazione mostra un percorso di correzione credibile, anziché una lacuna informativa permanente?
Domande
Domande frequenti
Quali sono le quattro motivazioni GRI per l'omissione?
GRI consente solo quattro motivazioni per l'omissione: non applicabile, divieti legali, vincoli di riservatezza e informazioni non disponibili o incomplete. L'Indice dei contenuti deve identificare l'informativa o il requisito esatto che non può essere soddisfatto, selezionare una motivazione consentita e fornire la spiegazione prevista per tale motivazione.
Quando posso usare «non applicabile» in un Indice dei contenuti GRI?
«Non applicabile» significa effettiva non applicabilità, non dati mancanti o assenza di una politica. Se effettivamente non lo è, documentare la motivazione basata sulla caratteristica o sull'impatto.
Che cosa devo divulgare quando le informazioni non sono disponibili o sono incomplete?
Se mancano dati per determinate entità, sedi, aree geografiche o periodi, specificare l'ambito mancante. Pubblicare la parte disponibile quando rimane significativa e identificare chiaramente la limitazione, invece di ritirare l'intera informativa.
Qual è la differenza tra divieto legale e vincoli di riservatezza?
Un divieto legale significa che la legge stessa impedisce la raccolta o la comunicazione pubblica. La riservatezza significa che l'organizzazione non può pubblicare le informazioni a causa di un vincolo specifico, anche se la legge non lo vieta espressamente. La distinzione determina sia la spiegazione da redigere sia le evidenze che la revisione legale e tecnica si aspetterà.
Quali informative GRI non consentono motivazioni per l'omissione?
GRI 1 stabilisce che le motivazioni per l'omissione non sono consentite per le informative GRI 2 da 2-1 a 2-5, né per le informative GRI 3 3-1 e 3-2. Queste riguardano i dettagli dell'organizzazione, le entità incluse, il periodo di rendicontazione e il punto di contatto, le riesposizioni, l'assurance esterna, il processo per determinare i temi materiali e l'elenco dei temi materiali. Se una di queste non può essere rendicontata, il requisito di rendicontazione deve essere risolto prima di dichiarare la conformità ai GRI.
Le scarse prestazioni possono costituire una motivazione per l'omissione?
«Non applicabile» significa effettiva non applicabilità, non dati mancanti o assenza di una politica. Scarse prestazioni, inconvenienti, mancanza di tempo e preferenze della direzione non sono motivazioni consentite.
Collocazione
Standard e requisiti correlati
The permitted reasons and the explanation each one requires.
The special "not applicable" treatment for Sector Standard-listed topic disclosures that are not relevant.
Publication of reasons for omission in the GRI Content Index.
The core disclosures for which no reason for omission is permitted.
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