Politiques (Travailleurs de la chaîne de valeur)

Préparer

Que rassembler avant de rédiger

Cochez chaque champ à l'arrivée des preuves. Les responsables sont les équipes qui détiennent habituellement les fichiers sources.

• Indicateur de travail forcé

  Juridique / Droits humains / Reporting de durabilité

  Consigner si l’organisation a identifié un risque ou un incident de travail forcé au cours de la période de reporting, en utilisant la même base que celle appliquée au suivi interne et au suivi des cas.

  Éléments probants Conclusions de la diligence raisonnable en matière de droits humains, registres d’incidents, dossiers d’audit ou d’enquête, et état de conformité en fin de période utilisé pour le reporting juridique ou de durabilité.

  Point de vigilance L’indicateur oui/non est défini à partir d’une vision générale du risque plutôt que du registre des incidents, de sorte que la réponse communiquée ne peut pas être rapprochée du suivi des cas pour la période.

• Indicateur de travail des enfants

  Reporting juridique / droits humains / durabilité

  Consigner si l’organisation a identifié un risque ou un incident de travail des enfants au cours de la période de reporting, sur la base de son propre suivi et de ses dossiers de cas.

  Éléments probants Constatations d’audit, registres des réclamations ou des incidents, dossiers de remédiation et état en fin de période détenu par les équipes juridiques, de conformité ou de reporting de durabilité.

  Point de vigilance L’indicateur est établi à partir d’une revue des politiques plutôt que du registre des incidents ; la réponse communiquée ne peut donc pas être rapprochée du système source pour la période.

• Indicateur de traite des êtres humains

  Reporting juridique / droits humains / durabilité

  Consigner si l’organisation a identifié un risque ou un incident de traite des êtres humains au cours de la période de reporting, en utilisant la même source interne que celle utilisée pour suivre les allégations, les enquêtes et leurs résultats.

  Éléments probants Dossiers d’enquête, registres des alertes ou des réclamations, rapports d’audit et état en fin de période tenu par les équipes juridiques, de conformité ou de reporting de durabilité.

  Point de vigilance La réponse oui/non repose sur une évaluation narrative plutôt que sur le registre des cas ; l’indicateur communiqué ne peut donc pas être rapproché des dossiers sous-jacents.

• Adoption du code fournisseurs

  Approvisionnement / Juridique / Reporting de durabilité

  Consigner si les fournisseurs sont tenus de respecter un code fournisseurs formel ou une norme équivalente destinée aux fournisseurs, tel qu’appliqué dans les processus d’approvisionnement et d’intégration des fournisseurs.

  Éléments probants Document relatif au code fournisseurs, politique d’approvisionnement, dossier d’intégration, modèles de contrats et registres de conformité des fournisseurs.

  Point de vigilance La réponse est indiquée comme étant oui pour un projet ou un modèle régional, mais le processus réel d’intégration des fournisseurs n’inclut pas effectivement le code.

• Taux de couverture des fournisseurs

  Approvisionnement / Chaîne d’approvisionnement / Reporting de durabilité

  Recueillir la part des fournisseurs couverts par le code fournisseurs indiqué ou une norme équivalente, en utilisant la population de fournisseurs définie par l’organisation et la même base de comptage tout au long du processus.

  Éléments probants Données de référence des fournisseurs, analyse de la couverture des approvisionnements, référentiel des contrats et fichier de calcul présentant le numérateur, le dénominateur et la période.

  Point de vigilance Le pourcentage mélange les fournisseurs actifs avec l’ensemble des vendeurs, de sorte que le dénominateur ne correspond pas à la population de fournisseurs utilisée dans les registres d’approvisionnement.

• Mesures d’exécution

  Achats / Juridique / Reporting de durabilité

  Décrire les mesures utilisées lorsque les fournisseurs ne respectent pas le code fournisseurs, telles que l’examen, la remontée hiérarchique, la remédiation, la suspension ou la résiliation, de la manière dont les achats les appliquent effectivement.

  Éléments probants Code fournisseurs, procédure de remontée hiérarchique, clauses contractuelles, registres de remédiation et documents relatifs aux manquements des fournisseurs et aux mesures de suivi.

  Point de vigilance La description est rédigée à partir du langage de la politique, mais les étapes d’exécution effectivement suivies dans les achats et la gestion des contrats sont différentes.

• Titre de la politique

  Juridique / Durabilité / Responsable de la politique

  Reproduire le nom exact de la politique qui définit l’approche de l’organisation à l’égard du sujet, tel qu’il apparaît dans la bibliothèque des politiques approuvées.

  Éléments probants Registre des politiques approuvées, système de contrôle des documents, document d’approbation par le conseil d’administration ou la direction, et fichier de la politique actuellement publié.

  Point de vigilance Le titre est repris d’un ancien projet ou d’une variante locale et ne correspond donc pas à l’enregistrement actuel de la politique approuvée.

• Portée de la politique

  Juridique / Durabilité / Responsable de la politique

  Indiquer à quelles parties de la chaîne de valeur de l’organisation la politique s’applique, en utilisant la propre description par l’organisation de ses domaines d’activité et des domaines auxquels la politique est destinée à s’appliquer.

  Éléments probants Texte de la politique, déclaration de portée, normes applicables aux fournisseurs ou aux clients, et orientations internes indiquant si elle s’applique en amont ou en aval des propres activités de l’organisation.

  Point de vigilance La portée est décrite comme étant en amont alors que la politique s’applique uniquement aux activités en aval, de sorte que le sens de la couverture est incorrect.

• Groupes de travailleurs couverts

  Ressources humaines / Juridique / Reporting de durabilité

  Énumérer les groupes de travailleurs que la politique est destinée à couvrir, en utilisant les propres catégories de l’organisation pour les salariés et pour toute autre personne incluse dans la politique.

  Éléments probants Texte de la politique, définitions relatives aux ressources humaines ou aux effectifs, orientations concernant les travailleurs contractuels ou les travailleurs d’agence, et toute note de mise en œuvre indiquant quels groupes sont inclus.

  Point de vigilance Un groupe de travailleurs est omis ou mal classé, de sorte que la couverture de la politique ne correspond pas aux propres catégories de personnel de l’organisation.

• Couverture géographique

  Juridique / Conformité / Reporting de durabilité

  Indiquer les pays ou régions auxquels la politique s’applique, en utilisant le périmètre opérationnel propre à l’organisation et les lieux mentionnés dans la politique.

  Éléments probants Texte de la politique, liste des pays, carte régionale des activités et toute instruction de mise en œuvre qui limite ou étend la politique selon le lieu.

  Point de vigilance La géographie est déterminée à partir du lieu du siège plutôt que des pays où l’organisation exerce effectivement ses activités, de sorte que le périmètre déclaré est trop étroit.

Comment le préparer

Demander les données

Demander le dossier de pièces justificatives relatif à la politique des fournisseurs

Traduisez l’information en une question métier interne, puis adaptez-la au vocabulaire de votre organisation.

De quelles pièces justificatives disposons-nous concernant les politiques et les contrôles relatifs aux attentes en matière de droits du travail dans le cadre de nos relations avec les travailleurs de nos fournisseurs et les autres travailleurs de la chaîne de valeur ?

Utilisez d'abord les propres termes de votre organisation, puis faites-les correspondre aux catégories de reporting. Par exemple, si vous parlez de normes applicables aux fournisseurs, de règles applicables aux prestataires, d'exigences applicables aux sous-traitants ou de conduite des partenaires, utilisez ces libellés dans la demande et ne les traduisez qu'ensuite pour le reporting. Formulez la demande dans le langage que le responsable utilise déjà en interne et vérifiez la source officielle avant la validation finale.

Objet : Demande de justificatifs concernant la politique fournisseurs pour [reporting period]

Bonjour [name],

Nous préparons le dossier de reporting de durabilité et avons besoin de votre aide pour réunir les justificatifs relatifs aux attentes concernant le travail chez nos fournisseurs et autres tiers. Veuillez envoyer la politique ou la norme en vigueur, ainsi que les informations complémentaires ci-dessous, pour [reporting period] et les domaines d’activité inclus dans le périmètre.

Veuillez inclure :
- le nom et la version de la politique ou de la norme
- les parties de l’activité et les types de fournisseurs qu’elle couvre
- les groupes de travailleurs auxquels elle s’applique
- les pays ou régions couverts
- si elle s’applique aux parties amont, aux parties aval ou aux deux parties de la chaîne de valeur
- la proportion de fournisseurs couverts et la manière dont cette proportion a été calculée
- les contrôles utilisés pour l’appliquer en pratique, tels que la formulation contractuelle, les contrôles lors de l’intégration, les audits, les mesures de suivi ou les étapes d’escalade
- le fichier source ou le lien vers le système
- le responsable, l’approbateur et la date d’approbation

Si vous utilisez des libellés internes différents, veuillez conserver votre propre formulation et ajouter une brève note afin que nous puissions faire la correspondance ultérieurement. Veuillez envoyer ces éléments sous forme de tableau ou de dossier succinct d’ici le [date].

Merci,
[preparer name]

Bonjour [name] — pourriez-vous envoyer le dossier de politiques en vigueur concernant les fournisseurs et les travailleurs de tiers pour [period] ? Veuillez inclure le nom/la version de la politique, les personnes couvertes, les lieux concernés, la proportion de fournisseurs couverts et la manière dont elle est mise en œuvre en pratique. Utilisez les termes propres à votre équipe ; nous ferons la correspondance ultérieurement. Merci — [name]

Exemples sectoriels

Rédigez votre information

Des notes qui transforment les données en information publiée

Modèles pédagogiques LRA — adaptez-les à votre organisation et vérifiez la source officielle avant validation.

Centre de téléchargement

Vérifier

Pour chaque affirmation, vérifiez les preuves

• J’ai vérifié que la note de politique nomme la ou les politiques pertinentes que nous utilisons pour gérer les questions importantes concernant les travailleurs de la chaîne de valeur, plutôt que de s’appuyer sur une déclaration générique.

  Risque L’organisme d’assurance peut se demander si l’information publiée est suffisamment précise pour montrer quels documents de politique existent réellement et s’il s’agit de ceux utilisés pour le sujet présenté.

  Preuves à vérifier Documents de politique approuvés, registre ou inventaire des politiques, renvoi croisé vers le projet de rapport et validation montrant que les politiques nommées correspondent aux documents internes actuels.

• J’ai confirmé que le texte indique si nous disposons d’une politique générale relative aux droits humains et, dans l’affirmative, qu’elle est formulée comme un engagement à appliquer les trois cadres internationaux nommés.

  Risque L’organisme d’assurance peut examiner si l’entreprise a exagéré l’existence ou la portée d’un engagement en faveur des droits humains à l’échelle du groupe, ou si la déclaration est étayée par le texte de politique sous-jacent.

  Preuves à vérifier Texte de la politique, documents attestant l’approbation par le conseil d’administration ou la direction, notes de revue juridique ou de durabilité et cartographie montrant où les trois cadres sont reflétés dans la politique.

• J’ai vérifié que la déclaration relative au périmètre explique quelles parties de l’activité et de la chaîne de valeur sont couvertes, et lesquelles ont été exclues, notamment les lieux et groupes de travailleurs concernés.

  Risque L’organisme d’assurance peut contester le fait que le périmètre déclaré soit complet, cohérent en interne et aligné sur les limites effectivement utilisées dans l’évaluation sous-jacente.

  Preuves à vérifier Note de périmètre, document de définition des limites, cartographies de l’organisation et de la chaîne de valeur, liste des sites ou activités inclus et exclus et documents de travail utilisés pour préparer l’information publiée.

• J’ai vérifié que la section consacrée à la politique explique comment nous avons pris en compte les intérêts des personnes affectées lors de la définition des règles applicables aux travailleurs de la chaîne de valeur.

  Risque L’organisme d’assurance peut demander s’il s’agit d’une description réelle de la manière dont les points de vue des parties prenantes ont éclairé la politique, ou simplement d’une assertion générique dépourvue de fondement traçable.

  Preuves à vérifier Documents relatifs à la mobilisation des parties prenantes, synthèses des consultations, comptes rendus de réunions, registres des réclamations ou retours et éléments montrant comment ces contributions ont influencé le libellé ou les révisions de la politique.

• J’ai confirmé que l’information publiée indique si nos politiques relatives aux travailleurs couvrent la traite des êtres humains, le travail forcé et le travail des enfants, et que le libellé correspond au contenu réel de la politique.

  Risque L’organisme d’assurance peut vérifier si le rapport exagère la couverture en laissant entendre que ces sujets sont traités alors que la politique ne les mentionne qu’indirectement ou partiellement.

  Preuves à vérifier Clauses pertinentes des politiques, normes applicables aux fournisseurs ou dispositions du code, notes de revue juridique et cartographie reliant chaque sujet aux politiques et montrant où il est traité.

• J’ai vérifié que la section consacrée au code fournisseurs indique si un tel code existe et que tout chiffre de couverture est calculé à partir de la même population de fournisseurs que celle utilisée dans l’analyse justificative.

  Risque L’organisme d’assurance peut examiner si l’affirmation relative à l’existence du code est étayée et si le pourcentage repose sur un dénominateur clairement défini, sans double comptage ni fournisseurs omis.

  Preuves à vérifier Données de référence sur les fournisseurs, registre de distribution ou d’acceptation du code, classeur de calcul, définition de la population de fournisseurs et rapprochement avec les données d’approvisionnement.

Là où les brouillons dérapent

Erreurs à éviter et points nécessitant un jugement

La colonne de gauche montre ce que les préparateurs font mal lors de la collecte ; celle de droite, où vous devrez exercer et expliquer un jugement.

Exemples

Ce que cela donne sur la page

Synthétiques, rédigés par LRA — ils ne proviennent ni d’un rapport d’entreprise ni du texte d’une norme.

Échelle de qualité

• Basique

  Nous avons une politique relative au travail chez les fournisseurs.

• Meilleur

  Nous appliquons notre politique relative au travail chez les fournisseurs aux partenaires en amont et en aval, en couvrant les travailleurs directs et indirects dans toutes les régions, et 82% des fournisseurs sont inclus dans le périmètre.

• Optimal

  Nous appliquons notre politique relative au travail chez les fournisseurs aux partenaires en amont et en aval pour les travailleurs directs et indirects dans toutes les régions, en couvrant 82% des fournisseurs cette année, et cette proportion a augmenté parce que nous avons ajouté davantage de fournisseurs de niveau 2 après un examen plus large des contrats.

Vérifiez votre compréhension

Scénarios à travailler

Références au référentiel

Exigences ESRS applicables et informations connexes

Guides that settle this question

Connexes et exploration

Plus dans ESRS S2 →Parcourir le catalogue complet →Rechercher dans toutes les informations →

FAQ

Questions auxquelles cette page répond

Autres questions auxquelles cette page peut aider