Intereses y opiniones de los grupos de interés

Preparar

Qué recopilar antes de redactar

Marque cada campo cuando llegue la evidencia. Los responsables son los equipos que suelen custodiar los archivos fuente.

• Grupos de interés

  Sostenibilidad / participación de los grupos de interés

  Enumere los principales grupos externos e internos que la organización considera importantes para este tema, utilizando la misma clasificación empleada en los informes y documentos de gobernanza.

  Evidencia Mapa de grupos de interés, documentos sobre materialidad, plan de participación, documentos del consejo o del comité, documentos de estrategia.

  Atención a La lista de grupos no se concilia con el mapa de grupos de interés utilizado para la estrategia o el trabajo de materialidad, por lo que se omite una población clave o se clasifica de manera diferente.

• Enfoque de participación

  Sostenibilidad / participación de los grupos de interés

  Describa las formas en que la organización interactúa con esos grupos, como reuniones, encuestas, foros, consultas u otros canales, y mantenga la descripción alineada con el proceso utilizado en la práctica.

  Evidencia Registros de participación, documentos de consulta, planes y resultados de encuestas, actas de reuniones, sistema de seguimiento del programa de grupos de interés.

  Atención a La descripción del método de participación no coincide con el registro real de canales, por lo que un canal se clasifica incorrectamente o se omite por completo una vía de participación.

• Inquietudes de las partes interesadas

  Sostenibilidad / participación de las partes interesadas

  Registrar las principales cuestiones, expectativas o inquietudes planteadas por esos grupos, agrupadas de la misma manera en que la organización las registra para la presentación de información y el seguimiento.

  Evidencia Resultados de encuestas, resúmenes de consultas, notas de reuniones, registros de cuestiones, registros de reclamaciones o comentarios.

  Atención a Las inquietudes declaradas utilizan una taxonomía de cuestiones diferente de la de los registros fuente, por lo que las categorías se combinan o dividen de forma diferente a la retroalimentación subyacente.

• Vía de información al consejo

  Secretaría de la entidad / gobernanza

  Explicar cómo recibe el consejo las actualizaciones sobre asuntos relativos a las partes interesadas, incluida la vía, la frecuencia y la fuente de la información que recibe.

  Evidencia Materiales para el consejo, documentos de comités, calendario de presentación de información, líneas jerárquicas de gobernanza, actas que demuestren la recepción de actualizaciones.

  Atención a La vía de presentación de información no se concilia con los documentos del consejo y de los comités, por lo que la ruta de actualización o la frecuencia de presentación de información se describe para el órgano de gobernanza equivocado.

Cómo prepararlo

Solicitar los datos

Solicitar evidencias de la participación de los grupos de interés y de la información presentada al consejo

Traduzca la divulgación a una pregunta de negocio interna y adáptela después al lenguaje propio de su organización.

¿Con qué grupos de interés nos relacionamos, qué nos comunicaron y cómo se transmitió esa información al consejo o al órgano de dirección equivalente durante el periodo de reporte?

Utiliza primero las denominaciones propias de tu organización y, después, relaciónalas con la información a revelar. Por ejemplo, utiliza los nombres habituales de tu organización para los grupos de interés, los canales de consulta, los informes para la dirección y las actualizaciones al consejo, en lugar de los términos del marco.

Asunto: Solicitud de evidencia sobre la participación de las partes interesadas y las actualizaciones al consejo para [reporting period]

Hola [name/team]:

Estoy recopilando el paquete de evidencia para nuestros informes de sostenibilidad y necesito su ayuda con el material sobre la participación de las partes interesadas correspondiente a [reporting period].

¿Podrían compartir o indicarme dónde encontrar los registros que cubran:
- los principales grupos de partes interesadas con los que interactuamos durante el periodo;
- cómo interactuamos con ellos y a través de qué canales;
- las principales cuestiones, preocupaciones u opiniones que plantearon;
- cómo se resumieron esos puntos y cómo se incorporaron a las actualizaciones dirigidas al consejo / [your internal leadership group name].

Incluyan los documentos fuente o las extracciones del registro de seguimiento, así como cualquier nota sobre los límites del reporte, las fechas y quién es responsable de cada registro.

Si les resulta útil, pueden enviarlo en su formato habitual y yo lo asignaré a la divulgación correspondiente. Indiquen también cualquier elemento confidencial o sensible para que podamos gestionarlo adecuadamente.

Gracias:
[preparer name]

Hola [name]: ¿podrías enviar el registro de participación de las partes interesadas / paquete de actualización al consejo correspondiente a [reporting period]? Necesito los grupos involucrados, los canales utilizados, los principales puntos planteados y la nota o presentación enviada a [board / committee name]. Incluye el archivo fuente y las fechas. Lo asignaré al paquete de reporte.

Ejemplos sectoriales

Redacte su divulgación

Notas que convierten los datos en una divulgación

Plantillas formativas de LRA: adáptelas a su organización y consulte la fuente oficial antes de la aprobación.

Centro de descargas

Verificación

Para cada afirmación, compruebe la evidencia

• Preparamos la cifra de cobertura a partir de nuestros propios registros de participación, utilizando un breve resumen de las principales formas en que hablamos con los grupos afectados y de los principales grupos involucrados en cada categoría pertinente.

  Riesgos Un profesional de aseguramiento puede cuestionar si el resumen es completo, si los métodos de participación se utilizaron realmente y si los grupos mencionados coinciden con los registros subyacentes.

  Evidencia que comprobar Registros de participación, notas de reuniones, listas de asistencia, resúmenes de consultas, mapas de partes interesadas y el documento de trabajo interno que muestra cómo se compiló el resumen a partir de los registros fuente.

• Para las operaciones reveladas, seleccionamos los grupos de partes interesadas y los canales de participación pertinentes de manera coherente y, posteriormente, comprobamos que el resumen reflejara la combinación real de contactos, en lugar de una descripción selectiva o aislada.

  Riesgos El principal riesgo es la selección sesgada: quien informa puede haber omitido una participación menos favorable, haber omitido un grupo pertinente o haber descrito un proceso más amplio de lo que respalda la evidencia.

  Evidencia que comprobar Memorando sobre el alcance, justificación de inclusiones y exclusiones, archivos fuente de cada canal de participación, comprobaciones cruzadas entre la información a revelar preparada y los registros subyacentes, y notas de aprobación del preparador y del revisor.

• Basamos la declaración en los comentarios de las partes interesadas que ya constaban en nuestros archivos y los utilizamos para describir lo que los grupos clave nos dijeron sobre el modelo de negocio y la estrategia, sin exagerar hasta qué punto una opinión concreta era representativa.

  Riesgos Un profesional de aseguramiento examinará si las opiniones comunicadas están verdaderamente respaldadas por evidencia, si están actualizadas y si la redacción exagera el consenso o el grado de certeza.

  Evidencia que comprobar Resultados de encuestas, notas de entrevistas, registros de reclamaciones o comentarios, resúmenes de talleres, documentos de análisis y evidencia que muestre cómo el equipo distinguió los temas recurrentes de los comentarios aislados.

• Antes de la publicación, comprobamos que el resumen de las opiniones de las partes interesadas estuviera alineado con el análisis interno más reciente y con las cuestiones materiales ya identificadas para el periodo de información.

  Riesgos La preocupación es que la información a revelar pueda estar desactualizada, ser incoherente con otras secciones o basarse en un borrador anterior, después de que cambiara el análisis subyacente.

  Evidencia que comprobar Paquete más reciente de análisis de cuestiones, historial de versiones, comentarios de revisión, conciliación entre la información a revelar y las secciones relacionadas, y evidencia de aprobación que demuestre la comprobación final antes de la publicación.

• Informamos al consejo y a los comités pertinentes mediante documentos informativos y paquetes para reuniones que exponían las principales preocupaciones de las partes interesadas, los impactos y riesgos relacionados y cualquier cuestión planteada por los representantes de los trabajadores.

  Riesgos Un proveedor de aseguramiento puede comprobar si la actualización de la gobernanza fue oportuna, si abarcó los temas adecuados y si la información presentada a nivel del consejo está respaldada por documentos y actas reales.

  Evidencia que comprobar Paquetes de información del consejo y de los comités, actas, diapositivas de presentaciones, informes de la dirección, notas de escalamiento y registros que muestren cuándo se incluyeron las aportaciones de los representantes de los trabajadores y cómo se transmitieron a los niveles superiores.

Dónde fallan los borradores

Errores que evitar y dónde se requiere juicio profesional

La columna izquierda muestra lo que los preparadores hacen mal al recopilar; la derecha, dónde tendrá que tomar y explicar un juicio.

Ejemplos

Cómo se lee en la página

Sintéticos, redactados por LRA: no proceden del informe de ninguna empresa ni del texto de ninguna norma.

Escalera de calidad

• Básico

  He resumido cuatro grupos de partes interesadas, sus principales preocupaciones, cómo escuchamos sus opiniones y cómo se informó al consejo.

• Mejor

  He agrupado nuestras partes interesadas en cuatro conjuntos principales, he anotado los puntos principales que plantearon, he descrito las formas en que recopilamos esas opiniones y he explicado que el consejo y sus comités recibieron las actualizaciones mediante informes y reuniones periódicos.

• Óptimo

  Cubrí cuatro grupos de interés a lo largo del año, expuse los canales que utilizamos para recabar sus opiniones, expliqué los principales temas que plantearon y señalé que el consejo y los miembros de los comités se mantuvieron informados mediante documentos y debates programados, con un cambio reciente en las opiniones vinculado a una modificación de nuestro modelo operativo.

Compruebe su comprensión

Escenarios para trabajar

Referencias del marco

Requisitos aplicables de ESRS y divulgaciones relacionadas

Guides that settle this question

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