Суть раскрытия
Практическое внимание сосредоточено на том, насколько широко обучение охватывает организацию. Полезно выяснить, отражает ли среднее значение всех сотрудников и все соответствующие направления деятельности или только отдельные площадки, функции либо программы. В отчётности следует чётко указать использованный охват, чтобы читатели могли оценить, представляет ли это число обучение во всех операциях или только в более ограниченном наборе мероприятий.
Это учебное руководство LRA помогает в подготовке раскрытия. За точными требованиями всегда обращайтесь к официальному источнику GRI.
Подготовить
Что собрать до написания
Отмечайте каждое поле по мере поступления доказательств. Владельцы — команды, у которых обычно хранятся исходные файлы.
-
Гендерное распределение
HR / аналитика персоналаУкажите гендерные категории, используемые для раскрытия информации о персонале, применяя те же определения и обозначения, что и в исходных данных о персонале.
Доказательства Выгрузка данных о персонале из HRIS, определения для отчетности о многообразии и любые инструкции по самоидентификации, используемые для классификации сотрудников.
Риск Категории не соответствуют самоидентификации сотрудников или кодам HRIS, поэтому представленное распределение невозможно согласовать с исходной совокупностью данных.
-
Категория работника
HR / операционная деятельность по управлению персоналомУкажите используемые для отчетности группы работников, относя каждого человека к соответствующей категории персонала в соответствии с собственными правилами классификации организации.
Доказательства Основные данные о сотрудниках из HRIS, правила сегментации персонала и записи о заработной плате или договорах, используемые для распределения по категориям.
Риск Несоответствие определений означает, что подрядчики, сотрудники с срочными договорами или другие группы кодируются в HRIS и в раскрываемой информации по-разному, поэтому итоги по категориям невозможно согласовать.
-
Среднее количество часов обучения
L&D / Аналитика HRУкажите среднее количество часов обучения, пройденных сотрудниками в течение отчетного периода, исходя из того же состава сотрудников и временного интервала, которые использовались в записях об обучении.
Доказательства Отчеты системы управления обучением, журналы посещаемости обучения и рабочая книга с расчетами, показывающая среднее значение и использованное количество сотрудников.
Риск Период и совокупность смешаны, поэтому среднее значение рассчитано по иному составу сотрудников или временному интервалу, чем исходные записи об обучении.
Прежде чем начать
- Решили ли вы, какие группы работников будете включать и будете ли разбивать показатели по гендеру и уровню или типу должности?
- Используете ли вы один и тот же отчетный период для всех и основан ли подсчет обучения только на этом периоде?
- Можете ли вы проследить часы обучения до исходной записи, например журналов посещаемости, данных системы обучения или подписанных записей?
- Определили ли вы, что считается обучением в вашей организации, чтобы одно и то же определение использовалось всеми командами и подразделениями?
- Будет ли среднее значение рассчитано на основе часов обучения на уровне отдельных работников, а не общего показателя команды или другого косвенного показателя?
Как это подготовить
Запросить данные
Запросить данные о часах обучения у отдела аналитики персонала
Переведите раскрытие на язык внутреннего бизнес-вопроса, а затем адаптируйте его под терминологию вашей организации.
Какое время обучения зафиксировала каждая группа работников в течение отчетного периода в разбивке по гендеру и категории работников?
Сначала используйте собственные обозначения вашей организации, а затем сопоставьте их с категориями отчетности. Например, если внутри организации используются такие понятия, как профессиональное семейство, грейд, совокупность работников или сегмент персонала, запросите данные с использованием этих терминов и позднее переведите их в формулировки раскрытия. Составьте запрос на языке, который уже использует владелец данных.
Слабый запрос
Просим предоставить данные по GRI 404-1, содержащие доказательства, необходимые для GRI 404:GRI 404-1, с разбивкой по гендеру и категории сотрудников.
Почему он не работает: В запросе используется терминология рамочной основы, а не собственные термины организации; кроме того, владельцу данных не указано, какую систему, совокупность, обозначения групп или основу расчёта следует использовать. Из-за этого ответ сложнее подготовить и проверить.
Более удачный запрос
Просим направить выгрузку данных о часах обучения за [период] из [системы], используя ваши обычные обозначения групп работников. Включите гендер, категорию сотрудников, общее количество часов обучения, среднее количество часов на одного сотрудника, охваченную совокупность, метод расчёта, а также любые исключения или допущения. Мы сопоставим ваши обозначения позднее. Это только возможный шаблон LRA для сбора данных об обучении; адаптируйте его к своей организации и проверьте официальный источник до окончательного утверждения.
Шаблон официального письма
Тема: Запрос данных о часах обучения для отчётности в области устойчивого развития Здравствуйте, [Имя]! Не могли бы вы предоставить выгрузку данных о часах обучения за [отчётный период] из [исходной системы], используя группы работников, которые вы обычно указываете во внутренней отчётности? Нам нужна детализация данных по следующим показателям: - гендер - категория сотрудников / сегмент работников - общее количество часов обучения, зафиксированных за период - среднее количество часов на одного сотрудника в каждой группе Просим также указать: - охваченную совокупность - использованное в выгрузке определение обучения - метод расчёта - дату выгрузки и исходную систему - любые исключения, допущения или примечания о качестве данных Если ваша команда использует другие внутренние обозначения, направьте их без изменений — мы сопоставим их позднее. Это только возможный шаблон LRA для сбора данных об обучении; адаптируйте его к своей организации и проверьте официальный источник до окончательного утверждения. Спасибо! [Ваше имя]
Короткая версия для Teams / Slack
Здравствуйте, [Имя]! Не могли бы вы отправить выгрузку данных о часах обучения за [период] из [системы], с разбивкой по вашим обычным группам работников и гендеру? Просим указать метод, охваченную совокупность, исключения и дату выгрузки. Мы сопоставим ваши внутренние обозначения позднее. Это только возможный шаблон LRA для сбора данных об обучении; адаптируйте его к своей организации и проверьте официальный источник до окончательного утверждения.
Отраслевые примеры
Розничная торговля
Контекст. Работники магазинов с полной и частичной занятостью, а также сезонный персонал, данные о которых зарегистрированы в LMS и системе управления персоналом.
Адаптированный запрос. Пожалуйста, отправьте выгрузку данных о часах обучения за [period] из [LMS/HR system], с разбивкой по обычно используемым группам сотрудников, таким как сотрудники магазинов, склада и центрального офиса, а также по полу. Включите общее количество часов обучения, среднее количество часов на человека, охваченную совокупность и любые исключения, например сотрудников агентств или разовые вводные занятия. Это только возможный шаблон LRA для обучения; адаптируйте его к вашей организации и проверьте официальный источник до утверждения.
Пример ответа. В возвращённой таблице указаны: пол; группа сотрудников; численность; общее количество часов обучения; среднее количество часов на человека. В примечаниях указано, что сотрудники агентств были исключены, а вводное обучение учитывалось только для новых сотрудников.
Производство
Контекст. Персонал, работающий на объектах и включающий производственные, ремонтные и офисные команды, при этом обучение отслеживается через обучающую платформу и локальные электронные таблицы.
Адаптированный запрос. Пожалуйста, предоставьте выгрузку данных о времени обучения за [period] из [system], используя обычные для объекта категории персонала, такие как производственные, ремонтные и вспомогательные команды. Выполните разбивку по полу и включите общее количество часов, среднее количество часов на сотрудника, метод расчёта и любые неучтённые элементы, такие как инструктажи на рабочих местах или внешние конференции. Это только возможный шаблон LRA для обучения; адаптируйте его к вашей организации и проверьте официальный источник до утверждения.
Пример ответа. В возвращённой таблице указаны: пол; категория персонала; численность; общее количество часов обучения; среднее количество часов на сотрудника. В примечаниях поясняется, что инструктажи на рабочих местах были исключены и учитывались только завершённые курсы в обучающей платформе.
Составьте раскрытие
Заметки, которые превращают данные в раскрытие
Учебные шаблоны LRA — адаптируйте их под вашу организацию и сверьтесь с официальным источником перед утверждением.
Примечание о методике
Определите используемые группы работников и категории гендера и укажите, что эти показатели отражают среднее время обучения на одного человека в течение отчётного периода.
Примечание о контексте
Эти показатели показывают, сколько времени на обучение в среднем получили различные части персонала, помогая читателям понять, распределяется ли время на развитие равномерно или концентрируется в отдельных группах.
Заявление о колебаниях
Если средние показатели существенно изменились по сравнению с предыдущим периодом, объясните, было ли это обусловлено изменениями в структуре численности персонала, доступности обучения, структуре программ или другими операционными факторами.
Запись в указателе содержания
GRI 404-1 Среднее количество часов обучения в год на одного работника — [местоположение / страница] / [примечания]Центр загрузок
Инструменты и формы для подготовки
Скачивайте инструменты подготовки GRI 404-1 бесплатно в течение 24 часов после подтверждения email. Ссылки на исходные отчёты остаются открытыми.
Проверка
Для каждого утверждения проверьте доказательства
Мы рассчитали показатель охвата на основе имевшихся у нас записей о сотрудниках за отчетный год и разделили персонал по полу и по группе должностей, используя внутреннее кодирование HR.
Риски Специалист по заданию может проверить, применялась ли логика группировки последовательно, не были ли исключены какие-либо сотрудники и соответствуют ли категории, использованные в опубликованном показателе, исходным записям.
Доказательства для проверки Выгрузка данных о численности персонала из HR за отчетный период; руководство по кодированию персонала или словарь данных с полями пола и группы должностей; сверка исходных записей с опубликованным показателем; выборочные личные дела сотрудников или снимки экранов системы, подтверждающие присвоенные коды.
Для раскрываемой разбивки персонала мы использовали одну и ту же дату отсечения и одну и ту же совокупность сотрудников во всех таблицах и исключили только лиц, находящихся за пределами определенных границ отчетности.
Риски Проверяющий может изучить решения относительно границ, двойной подсчёт, порядок учёта выбывших и пришедших сотрудников, а также то, использовалась ли одна и та же совокупность данных последовательно во всём раскрытии информации.
Доказательства для проверки Меморандум о границах отчётности; определение совокупности данных, использованной для раскрытия информации; датированный отчёт о численности персонала; журналы приёма и выбытия сотрудников; сверка, показывающая, как была сформирована итоговая совокупность данных; подтверждение любых исключений и причин для них.
Мы рассчитали показатель часов обучения на основе журналов посещаемости и записей системы обучения, а затем проверили итоговое значение и средний показатель до публикации.
Риски Проверяющий может поставить под вопрос полноту и точность исходных данных о часах, правильность расчёта среднего показателя, а также то, не было ли опубликованное число округлено или скорректировано без подтверждения.
Доказательства для проверки Записи о посещаемости обучения; выгрузка из системы управления обучением; рабочая книга с расчётом, показывающая общее количество часов и средний показатель; политика округления или примечание к расчёту; подтверждение проверки составителем и проверяющим; журнал исключений для отсутствующих или исправленных записей.
Если записи были неполными, мы использовали документированные оценки или замены только после проверки и сохраняли чёткий аудиторский след от исходного источника до итогового показателя.
Риски Проверяющий может проверить, были ли оценки обоснованными, применялись ли замены последовательно и достаточно ли надёжен аудиторский след для подтверждения опубликованного результата.
Доказательства для проверки Журнал проблем с качеством данных; методика оценки или правило замены; подтверждение утверждения любых ручных корректировок; история версий файла с расчётом; график прослеживаемости от источника до отчёта.
До выпуска мы провели итоговую проверку согласованности с данными за предыдущий период, внутренними управленческими отчётами и повествовательной частью отчёта, чтобы опубликованный показатель соответствовал подтверждающим расчётным таблицам.
Риски Проверяющий может искать необъяснённые изменения, несоответствия между таблицами и повествовательной частью, а также слабые средства контроля проверки до утверждения.
Доказательства для проверки Контрольный перечень проверки до публикации; анализ отклонений по сравнению с предыдущим периодом и управленческой отчётностью; итоговая корректура отчёта; электронные письма с подтверждением или форма утверждения; подтверждение любых исправлений, внесённых после проверки.
Пакет доказательств для подготовки
Типичные пробелы в отчётности
- Информация представлена без даты или даты, по состоянию на которую она приведена.
- Масштаб или границы утверждения не определены.
- Ключевые термины используются в отчёте непоследовательно.
- Существенные изменения по сравнению с предыдущим периодом не раскрыты.
- Утверждения приводятся без подтверждающих подробностей или исходной записи.
- Используется шаблонный текст, который фактически не отвечает на поставленный вопрос.
Где черновики идут не так
Ошибки, которых стоит избегать, и где нужно суждение
Слева — что составители делают не так при сборе данных; справа — где придётся принять и объяснить суждение.
Ошибки, которых стоит избегать
- Ненадлежащий владелец данныхОбращение только к команде обучения может привести к тому, что не будут привлечены сотрудник, отвечающий за расчёт заработной платы, специалист по HRIS или местный руководитель по работе с персоналом, у которых фактически хранятся данные о численности и обучении.
- Сначала используйте язык стандартовЗапрос показателя в терминологии отчётности может запутать владельца данных в организации, поэтому он отправит сводку по обучению, отличающуюся от используемой внутри организации.
- Границы охвата не определеныЕсли не уточнить, какие группы работников включаются, а какие исключаются, команды могут по ошибке включить подрядчиков, стажёров или уволившихся сотрудников.
- Перепутана основа периодаИспользование журнала обучения за календарный год для раскрытия за финансовый год может привести к включению неправильных месяцев и исказить результат.
- Основа подсчёта не согласованаОбъединение в одном файле часов курсов, запланированных часов и завершённых часов может привести к несопоставимости среднего показателя между объектами или системами.
- Метки источника удаленыКопирование показателей в новую таблицу без исходных названий полей или системных тегов затрудняет отслеживание того, из какого источника получено каждое число.
- Группы объединены слишком раноОбъединение всех сотрудников в одну совокупность до разделения на согласованные группы людей может скрыть различия между категориями, которые следует сохранять раздельно.
- Отсутствуют сведения о подтверждающих данныхСохранение только итогового числа без даты выгрузки, исходного файла или владельца данных не позволяет проверить, как был рассчитан показатель.
- Нет следа утвержденияЕсли перед представлением проект не проверен владельцем данных, ошибки могут пройти дальше без подтверждения чисел со стороны ответственного лица.
Нужно суждение
- Определите базу работников до расчёта среднего показателяОпределите, какие работники входят в численность за период, объясните любые включения или исключения на границах охвата и используйте одну и ту же основу для общего количества часов обучения и численности работников.
- Последовательно учитывайте принятых и уволившихся сотрудников по времениВыберите, учитывать ли только фактически отработанное в периоде время или годовой эквивалент работы в течение части года, а затем укажите этот подход, чтобы средний показатель не искажался из-за приёма или увольнения в середине года.
- Согласуйте одно определение часа обучения для всех стран и функцийЕсли в локальных записях время обучения трактуется по-разному, соотнесите эти различия с одним правилом для всей группы, опишите использованное преобразование и укажите любые исключения для отдельных стран.
- Определите порядок учёта привлечённых через подрядчиков, агентства и других нестандартных работниковЕсли часть рабочей силы находится вблизи границы охвата персонала, объясните, включаются ли такие люди в расчёт или исключаются из него, и почему такой подход соответствует охвату вашей отчётности.
- Используйте четкое правило для приобретений, выбытия и реструктуризацийУкажите, включает ли период только бизнес, которым владели часть года, или данные за полный год по приобретенным или проданным операциям, и объясните любые пересчеты или исключения.
- Выбирайте измеренные данные или обоснованную оценку, если записи неполныЕсли журналы обучения отсутствуют или непоследовательны, раскройте метод оценки, использованные исходные данные и степень примененного суждения.
- Округляйте так, чтобы это не меняло картинуУстановите и раскройте правило округления для часов и средних значений и убедитесь, что округленные показатели по-прежнему разумно согласуются с исходными итоговыми значениями.
- Защищайте персональные данные путем объединения небольших группЕсли небольшая команда или узкая категория могут позволить идентифицировать отдельных лиц, при необходимости объединяйте группы или скрывайте детали и объясняйте использованный подход к агрегированию.
Примеры
Как это выглядит на странице отчёта
Синтетические, написаны LRA — это не выдержки из отчёта компании и не текст какого-либо стандарта.
В течение года мы отслеживали время обучения в разбивке по полу и группам сотрудников и приводим среднее количество часов обучения на одного человека для каждой категории.
- Женщины: руководители — 18 часов, специалисты — 14 часов, вспомогательный персонал — 10 часов.
- Мужчины: руководители — 16 часов, специалисты — 12 часов, вспомогательный персонал — 9 часов.
Этот пример показывает, как отчитывающаяся организация может представить время обучения в разбивке по полу и группе сотрудников, сохраняя при этом внутреннюю согласованность показателей и чётко обозначая их как иллюстративные.
Мы измерили время развития персонала и представляем среднее количество часов на одного сотрудника в разбивке по полу и уровню должности.
- Женщины: руководители высшего звена — 22 часа, руководители — 15 часов, производственные рабочие — 11 часов.
- Мужчины: руководители высшего звена — 20 часов, руководители — 13 часов, производственные рабочие — 10 часов.
Этот пример демонстрирует ещё один правдоподобный способ представить ту же информацию с использованием другого сектора и других категорий сотрудников, при этом по-прежнему показывая среднее время обучения в разбивке по полу.
Лестница качества
- Базовый
В этом году в среднем на одного работника приходилось 12 часов обучения.
- Лучше
В этом году в среднем на одного работника приходилось 12 часов обучения, с разбивкой по гендеру и группе работников.
- Лучший
В отчетном периоде в среднем на одного работника приходилось 12 часов обучения, с разбивкой по гендеру и группе работников; показатель был выше, чем в прошлом году, поскольку мы добавили больше обучения с учетом конкретных должностных ролей.
Проверьте себя
Сценарии для разбора
Составитель готовит примечание об обучении и развитии для группы с тремя сегментами работников: руководители высшего звена, офисные работники и выездные работники. В журнале обучения указаны разные итоговые значения для женщин и мужчин в каждом сегменте, а некоторые люди присоединились в течение года.
В компании работают постоянные сотрудники, работники по срочным договорам и привлеченные через агентство работники. Система управления персоналом регистрирует обучение для всех, но команда по подготовке отчетности не уверена, следует ли объединять их в одно среднее значение.
В реестре обучения указано 120 работников в одной категории. Девяносто работников каждый прошли по 8 часов обучения, тогда как 30 работников не прошли обучения. Команда не уверена, следует ли исключить группу с нулевым количеством часов, поскольку из-за нее среднее значение выглядит ниже.
У составителя есть отдельные электронные таблицы по женщинам и мужчинам, но в одной категории всего два работника, а в другой — 200. Команда задается вопросом, допустимо ли представить данные только по большей группе, поскольку меньшую группу легко идентифицировать.
Спросите ИИ-ассистента Центра знаний об этом раскрытии
Получайте практические ответы с учётом вашей задачи по отчётности.
Проверить свой текст
Вставьте один или два абзаца. Фрагмент используется только для этой проверки и не сохраняется в диалоге.
Сравнение с компаниями использует примеры в этой карточке, а не частоту по корпусу отчётов.
Рекомендация, а не заверение
Ссылки на стандарты
Соответствующие требования GRI и смежные раскрытия
GRI
GRI 404-1
в составе GRI 404: Training and Education
Связанное и другое
Больше в GRI 404 →Открыть полный каталог →Искать по всем раскрытиям →
FAQ
Вопросы, на которые отвечает эта страница
На странице указано, что необходимо подготовить три ключевых показателя: распределение по полу, категорию работников и среднее количество часов обучения. Используйте их как исходный набор для запроса данных и проверьте, что они доступны за один и тот же отчётный период и по одному и тому же охвату.
Используйте его как рабочий контрольный список: переходите от объяснения простым языком к показателям данных, затем к методологии, подтверждающим документам и проекту раскрытия. Он предназначен для помощи в подготовке раскрытия информации, а не только для его описания.
Страница призвана помочь вам определить, какая совокупность включена, как учитываются категории работников и как рассчитывается среднее количество часов обучения. Сохраняйте согласованность этих решений по всем показателям данных и чётко объясните их в проекте раскрытия.
Страница предназначена для менеджеров по устойчивому развитию/ESG, специалистов по управлению персоналом или владельцев данных, а также проверяющих, выполняющих заверение, поэтому ответственность должна находиться у лица, способного подтвердить исходные данные и методологию. На практике это обычно означает наличие одного назначенного ответственного за данные и одного проверяющего, который оценивает готовность к заверению.
На странице представлен пакет подтверждающих документов, включающий пять элементов и пять утверждений для проверки в рамках заверения. Используйте их, чтобы показать исходные данные, подход к расчёту и проверки, подтверждающие итоговые показатели.
На странице указано, что необходимо проверить пять утверждений, каждое из которых включает утверждение, риск и запрос на подтверждающие документы. Используйте их как контрольный список, чтобы проверить, подтверждено ли раскрытие информации, где могут возникнуть ошибки и какие документы это доказывают.
На странице перечислены распространённые пробелы и ошибки в отчётности, чтобы перед подготовкой отчёта вы могли проверить отсутствие пропущенного охвата, неясной методологии или недостаточных доказательств. Используйте этот раздел как проверку качества перед представлением.
На странице представлены материалы для подготовки проекта раскрытия информации: идеи визуализации, заготовки повествовательного текста и строка указателя содержания GRI. Используйте их, чтобы превратить подготовленные данные в короткий, удобный для чтения проект, а затем адаптируйте формулировки под свою организацию.
В Центре загрузок есть рабочая книга «Подготовка и подтверждение» в формате .xlsx. Используйте её, чтобы систематизировать показатели, доказательства и проверки подтверждения до завершения проекта.
В Центре загрузок также есть печатная карточка-справочник в формате .pdf. Это краткий справочный материал по раскрытию информации, полезный, когда вы хотите иметь ключевые положения в одном месте во время работы с данными и доказательствами.
На странице ESRS S1 (Own Workforce) указана как наиболее близкое соответствие, поэтому те же исходные данные могут быть повторно использованы. Рассматривайте это как практическую связь, а не как основание предполагать, что требования к отчётности идентичны.
Другие вопросы, с которыми поможет эта страница