Acties en middelen met betrekking tot materiële duurzaamheidskwesties

Voorbereiden

Wat te verzamelen vóór het opstellen

Vink elk veld af zodra het bewijs binnen is. Eigenaren zijn de teams die de bronbestanden doorgaans beheren.

• Naam van de actie

  Duurzaamheid / programmamanagement

  De korte naam die intern wordt gebruikt voor de beschreven actie, zodat lezers kunnen vaststellen naar welk initiatief de toelichting verwijst.

  Bewijs Projectregister, programmacharter, bestuursdocument of interne initiatieftracker.

  Let op De naam van de actie komt niet overeen met het projectregister of bestuursdocument, waardoor de toelichting naar het verkeerde initiatief verwijst.

• Actiedekking

  Duurzaamheid / eigenaar binnen de bedrijfsactiviteiten

  Op welk deel van de bedrijfsactiviteiten, activa, geografisch gebied of welke activiteit de actie van toepassing is, beschreven op dezelfde manier als de organisatie dit intern bijhoudt.

  Bewijs Notitie over de projectscope, plan voor de bedrijfseenheid, activalijst of document over de operationele afbakening.

  Let op De scope is beschreven met een andere afbakening dan die van het bronsysteem, waardoor de gerapporteerde dekking niet aansluit op het onderliggende initiatief.

• Timing van de actie

  Programmamanagement

  De periode of data voor de actie, met inbegrip van wanneer deze is gestart, wanneer deze naar verwachting wordt voltooid of op welk rapportagevenster deze betrekking heeft.

  Bewijs Projecttijdlijn, mijlpalenplan, implementatieschema of statusrapport.

  Let op Start- en einddata worden verward met de rapportageperiode, waardoor de timing niet aansluit op de projectsplanning.

• Voltooide stappen

  Programmamanagement / operationeel verantwoordelijke

  Wat in het kader van de actie al is gedaan, voldoende gedetailleerd om de belangrijkste reeds uitgevoerde maatregelen te laten zien.

  Bewijs Voortgangsrapport, update van de werkstroom, implementatielogboek of notulen.

  Let op Voltooid werk wordt overdreven voorgesteld doordat geplande taken worden beschreven alsof ze al zijn voltooid.

• Volgende stappen

  Programmamanagement

  De acties die nog moeten worden uitgevoerd, waaronder de belangrijkste taken die de organisatie vervolgens van plan is uit te voeren.

  Bewijs Actieplan, routekaart, projectplan of goedgekeurd werkprogramma.

  Let op Toekomstige taken worden verward met afgerond werk, waardoor de toelichting geplande en uitgevoerde acties door elkaar haalt.

• Verwachte resultaten

  Duurzaamheid / programmamanagement

  De resultaten die de organisatie verwacht dat de actie zal opleveren, geformuleerd in praktische termen en gekoppeld aan het initiatief.

  Bewijs Zakelijke onderbouwing, voordelenplan, document voor het vaststellen van doelstellingen of tracker voor projectvoordelen.

  Let op Het verwachte resultaat is beschreven als een activiteit in plaats van als een uitkomst, waardoor het beoogde effect niet wordt vastgelegd.

• Type hulpbron

  Financiën / programmamanagement

  De soorten hulpbronnen die worden gebruikt of toegewezen, zoals geld, tijd van medewerkers, apparatuur, diensten of andere ondersteuning.

  Bewijs Budgettoelichting, plan voor de toewijzing van middelen, inkoopregistratie, personeelsplan of projectbudget.

  Let op Financiële en niet-financiële inputs worden samengevoegd zonder het type hulpbron te onderscheiden, waardoor de toewijzing niet correct kan worden geïnterpreteerd.

• Uitgaven dit jaar

  Financiën

  Het bedrag aan middelen dat in het huidige verslagjaar voor de actie is toegewezen, uitgedrukt in de rapportagevaluta en over de rapportageperiode van de organisatie.

  Bewijs Begroting voor het huidige jaar, rapportage van werkelijke cijfers, uittreksel uit de kostenplaatsadministratie of managementrapportages.

  Let op De toewijzing voor het huidige jaar is afkomstig uit een prognose of meerjarige begroting in plaats van uit het bedrag voor het verslagjaar.

• Bandbreedte toekomstige bestedingen

  Financiën / strategie

  De verwachte toewijzing voor latere perioden, weergegeven als een bandbreedte in plaats van één bedrag wanneer de organisatie dit zo plant.

  Bewijs Plan voor de middellange termijn, pijplijnbudget, prognosebandbreedte of investeringsvoorstel.

  Let op Er wordt een puntschatting gerapporteerd terwijl het bronplan alleen een bandbreedte ondersteunt, of de bandbreedte is ontleend aan de verkeerde toekomstige periode.

• Gekoppelde rekeningregels

  Financiën / financiële verslaggeving

  De posten in de financiële overzichten die aansluiten op de middelen voor deze actie, met gebruik van dezelfde rekening- of postbenaming als in de financiële administratie.

  Bewijs Proef- en saldibalans, mapping van het rekeningschema, toelichting in het jaarverslag of kruisverwijzing in de financiële overzichten.

  Let op De toelichting verwijst naar rekeningregels die niet kunnen worden herleid tot het grootboek of de gepubliceerde financiële overzichten, waardoor de koppeling met de financiële administratie niet aansluit.

• Financieringsvoorwaarden

  Financiën / treasury / programmamanagement

  Alle voorwaarden, goedkeuringen, externe ondersteuning of andere afhankelijkheden waarop de financiering berust voordat de middelen kunnen worden gebruikt.

  Bewijs Financieringsovereenkomst, goedkeuringsmemo, subsidievoorwaarden, document van het investeringscomité of afhankelijkheidslogboek.

  Let op Een afhankelijkheid wordt weggelaten, waardoor de financiering wordt gepresenteerd als beschikbaar, terwijl deze nog afhankelijk is van een goedkeuring of externe toezegging.

• Andere gebruikte ondersteuning

  Programmamanagement / financiën

  Alle niet-geldelijke ondersteuning die voor de actie is gebruikt, zoals gedoneerde diensten, ondersteuning in natura, gedetacheerde medewerkers of apparatuur die kosteloos ter beschikking is gesteld.

  Bewijs Register van ondersteuning in natura, HR-registratie van detacheringen, leveranciersovereenkomst of interne tracker van bijdragen.

  Let op Niet-geldelijke ondersteuning wordt gemist omdat alleen contante uitgaven worden vastgelegd, waardoor het beeld van de ingezette middelen onvolledig is.

Hoe u dit voorbereidt

De gegevens opvragen

Vraag Finance / FP&A om het actieplan en de middelengegevens

Vertaal de disclosure naar een interne bedrijfsvraag — en pas die daarna aan op het taalgebruik van uw organisatie.

Welke acties worden ondernomen of gepland voor de materiële duurzaamheidsthema’s, en welke middelen worden nu en volgend jaar daarvoor beschikbaar gesteld?

Gebruik eerst de eigen plannings- en budgetteringstaal van uw organisatie en koppel die daarna aan de categorieën voor duurzaamheidsrapportage. Vraag bijvoorbeeld om projectnamen, werkstromen, kostenplaatsen, capex/opex, personeelsbezetting en financieringsnotities in de termen die uw teams al gebruiken. Controleer de officiële bron vóór goedkeuring.

Onderwerp: Verzoek om informatie over acties en middelen voor duurzaamheidsrapportage

Beste [naam/team],

Wij bereiden het duurzaamheidsrapport voor en hebben uw hulp nodig met de informatie over acties en middelen voor [bedrijfsonderdeel / programma / onderwerp]. Deel alstublieft de huidige en geplande initiatieven in uw eigen planningstermen, samen met het bijbehorende middelenoverzicht.

Kunt u voor [verslagperiode] alstublieft het volgende aanleveren:
- de naam van het initiatief of de werkstroom;
- wat het omvat en waar het van toepassing is;
- wanneer het is gestart, wat er nu loopt en wat hierna is gepland;
- de al ondernomen acties;
- de geplande acties;
- het verwachte resultaat;
- het betrokken type middelen;
- het bedrag dat dit jaar is toegewezen;
- de verwachte bandbreedte voor toekomstige toewijzing;
- de bijbehorende financiële post(en) of budgetpost(en);
- eventuele afhankelijkheden of aannames met betrekking tot financiering;
- eventuele gebruikte niet-geldelijke ondersteuning, indien relevant.

Stuur de informatie alstublieft in een tabel, samen met eventuele ondersteunende documenten, zoals budgetuittreksels, businesscases, prognosebestanden of projectsamenvattingen. Als u andere interne termen gebruikt, gebruik die dan en wij zullen ze tijdens de rapportage koppelen.

Deel dit alstublieft vóór [datum]. Controleer de officiële bron vóór goedkeuring.

Met vriendelijke groet,
[naam van de opsteller]

Hallo [naam/team] — zou je de huidige en geplande gegevens over [programma/werkstroom/project] voor [verslagperiode] kunnen sturen, plus het middelenoverzicht (budget, prognose, personeelsbezetting, overige ondersteuning) en eventuele gekoppelde financiële posten? Gebruik je eigen interne terminologie en voeg eventuele ondersteunende bestanden bij. Bedankt — [naam opsteller]

Sectorvoorbeelden

Stel uw disclosure op

Notities die gegevens tot een disclosure maken

LRA-trainingssjablonen — pas ze aan op uw organisatie en controleer de officiële bron vóór goedkeuring.

Downloadcentrum

Controleren

Controleer bij elke bewering het bewijs

• We hebben het dekkingscijfer opgesteld aan de hand van het onderliggende actielogboek en vervolgens gecontroleerd of elk opgenomen item bevatte wat in het jaar is gedaan, wat nog moet gebeuren en de timing die aan elk onderdeel was gekoppeld.

  Risico Een assuranceverlener kan toetsen of het cijfer voltooid werk vermengt met toekomstige plannen, of dat datums en statuslabels consistent zijn toegepast op de toegelichte acties.

  Te controleren bewijs Actieregister of tracker; projectplannen en mijlpaaldata; interne beoordelingsnotities waaruit blijkt hoe items voor het lopende jaar en toekomstige items zijn gescheiden; goedkeuringspakket dat vóór publicatie is gebruikt.

• We hebben de milieuacties gegroepeerd volgens de door ons gekozen logica in de stijl van vermijden-verminderen-herstellen en een korte mappingnotitie bijgehouden waarin wordt toegelicht waarom elk item in de betreffende categorie viel.

  Risico Een assuranceverlener kan onderzoeken of de groepering consistent is toegepast, of een item in de verkeerde categorie is geplaatst en of de grondslag voor de classificatie is gedocumenteerd.

  Te controleren bewijs Classificatiematrix of mappingtabel; werkdocumenten met de onderbouwing voor elke actie; opmerkingen van beoordelaars en notities over de afhandeling daarvan; versiegeschiedenis van de concepttoelichting.

• We hebben de toegelichte acties beperkt tot de reikwijdte die we voor het verslag hadden afgesproken en de beslissingen over de afbakening vastgelegd wanneer een activiteit was opgenomen, uitgesloten of slechts gedeeltelijk was gedekt.

  Risico Een assuranceverlener kan vragen of de reikwijdte te beperkt of te ruim is vastgesteld en of uitsluitingen bewust, goedgekeurd en traceerbaar waren.

  Te controleren bewijs Notitie over de reikwijdte; logboek van afbakeningen en opname-/uitsluitingsbeslissingen; goedkeuringen door het management; koppelingen tussen de toegelichte acties en de onderliggende programmalijst.

• We hebben aangegeven of elke actie uitsluitend door ons of samen met andere partijen is uitgevoerd en bewijs bijgehouden van de rollen die elke partij vervulde.

  Risico Een assuranceverlener kan controleren of beweringen over samenwerking zijn onderbouwd, of de betrokkenheid van partners niet overdreven is voorgesteld en of de verantwoordelijkheid duidelijk was.

  Te controleren bewijs Partnerschapsovereenkomsten, gezamenlijke projectplannen, e-mails of notulen waaruit gezamenlijke uitvoering blijkt, en interne eigendomsregistraties voor elke actie.

• We hebben de acties zo beschreven dat wat dit jaar is gebeurd, wordt onderscheiden van wat later is gepland, en we hebben gecontroleerd of de tijdsbestekken intern consistent waren in het narratieve deel en de tabellen.

  Risico Een assuranceverlener kan toetsen of de timing coherent is, of toekomstige mijlpalen realistisch zijn en of dezelfde datums consistent in alle onderdelen van de toelichting voorkomen.

  Te controleren bewijs Programmatijdschema; stukken van de raad van bestuur of commissie waarin het plan wordt goedgekeurd; vergelijking van concept tot definitieve versie; controle van datums aan de hand van de tabellen in het hoofdrapport.

• We hebben elke actie gekoppeld aan het beleidsdoel dat deze moet ondersteunen en een toelichting bijgehouden waarin het verwachte resultaat waarop we ons baseerden, wordt uitgelegd.

  Risico Een assuranceverlener kan onderzoeken of de vermelde bijdrage te vaag is, of het verwachte resultaat plausibel is en of de koppeling met het beleidsdoel met bewijs is onderbouwd in plaats van alleen te worden gesteld.

  Te controleren bewijs Beleidsdocumenten; businesscase of onderbouwing van het project; resultaatverklaringen; interne goedkeuringsstukken waaruit de beoogde bijdrage blijkt.

Waar concepten misgaan

Fouten om te vermijden en waar een oordeel nodig is

De linkerkolom toont wat opstellers fout doen bij het verzamelen; de rechter waar u een oordeel moet vellen en toelichten.

Voorbeelden

Hoe het op de pagina leest

Synthetisch, geschreven door LRA — niet afkomstig uit een bedrijfsrapport en geen tekst uit een standaard.

Kwaliteitsladder

• Basis

  Ik heb dit jaar €1 miljoen toegewezen aan ons klimaatwerk.

• Beter

  Ik heb dit jaar €1 miljoen toegewezen aan ons klimaatwerk, voornamelijk voor energie-efficiëntieverbeteringen en opleiding van personeel, en ik verwacht volgend jaar ongeveer €1.2 miljoen.

• Best

  Ik heb dit jaar €1 miljoen toegewezen aan ons klimaatwerk op onze eigen locaties en binnen onze eigen activiteiten, waarvan €0.7 miljoen al is uitgegeven en €0.3 miljoen nog is toegezegd, en ik verwacht volgend jaar €1.0 miljoen tot €1.2 miljoen omdat we enkele verbeteringen naar voren halen na vertragingen bij leveranciers.

Toets uw begrip

Scenario’s om door te werken

Verwijzingen naar het raamwerk

Relevante ESRS-vereisten en verwante disclosures

Guides that settle this question

Gerelateerd & verkennen

Meer in ESRS 2 →Volledige catalogus bekijken →Zoeken in alle disclosures →

FAQ

Vragen die deze pagina beantwoordt

Meer vragen waarbij deze pagina helpt