Conservazione dei dati per cinque anni ai sensi di Article 6: quali registri devono conservare le imprese?

Redatto in inglese britannico come pacchetto di schede informative pratiche: risposta, spiegazione, applicazione, evidenze, collegamenti e livello editoriale.

Un dato come "42,600 tCO2e" non può essere verificato sulla base del solo dato. Un revisore deve sapere quali impianti, flussi di fonte, gas, periodo, registri delle attività, fattori, unità, formule, stime e approvazioni lo hanno prodotto. Se un valore cambia dopo la trasmissione, l'impresa deve inoltre mostrare quale versione è stata trasmessa, perché è cambiata e se l'autorità ne è stata informata.

La conservazione risponde pertanto a quattro esigenze distinte:

• riprodurre il calcolo;

• dimostrare che il confine di rendicontazione era completo;

• rispondere alle domande relative a verifica, ispezione o autorità; e

• preservare la continuità quando cambiano il personale, i sistemi, i fornitori o i metodi.

Figura 1. Architettura della conservazione quinquennale ai sensi di Article 6. Visual didattico con marchio di London Reporting Academy.

Il modo più sicuro di leggere l'Articolo 6(1)(c) consiste nel distinguere due livelli.

Minimo previsto dalla legge

La Source deve conservare una registrazione delle quantità di emissioni misurate per cinque anni dalla data di ciascuna analisi e rendere le registrazioni accessibili agli agenti autorizzati durante tale periodo.

Elementi probatori di supporto necessari per rendere significativa la registrazione

La quantità misurata finale dovrebbe essere supportata dalle registrazioni che ne consentano la riproduzione e la valutazione. Tali documenti di supporto possono inoltre essere richiesti da un modulo dell'autorità, da un piano di monitoraggio, da un verificatore, da un'autorizzazione, da un'ispezione o da una politica di controllo interno.

Non scrivere che l'Articolo 6 nomina espressamente ogni documento di supporto, a meno che uno strumento di attuazione vigente non lo preveda. Dichiarare invece che le registrazioni sono conservate per supportare la registrazione legale, la relazione periodica e la pista di verifica.

Livello 1 - base giuridica, perimetro e base della rendicontazione

Conservare:

• avviso di designazione ai sensi dell'Articolo 6 o elenco applicabile;

• dettagli relativi all'entità giuridica, alla filiale, all'operatore e all'impianto;

• stato dell'autorizzazione e della zona franca;

• corrispondenza con l'autorità competente;

• nota sui confini organizzativi e operativi;

• registro delle fonti, degli impianti e delle fonti di emissione;

• conferma del periodo e del percorso di rendicontazione;

• piano di monitoraggio o metodologia approvati; e

• moduli e istruzioni vigenti.

Questo livello spiega perché l'organizzazione ha rendicontato e cosa comprende l'inventario.

Livello 2 - dati delle fonti e registrazioni operative

Conservare gli originali o copie controllate di:

• fatture del carburante, bolle di consegna e registrazioni delle carte carburante;

• fatture delle utenze ed esportazioni dei contatori;

• misurazioni dei serbatoi, movimenti delle scorte e registrazioni del bilancio di massa;

• dati sulla produzione, sul volume trattato e sulle ore di esercizio;

• registrazioni relative all'acquisto, alla ricarica, al recupero e allo smaltimento dei refrigeranti;

• registri della manutenzione, delle perdite e delle apparecchiature;

• analisi di laboratorio e registrazioni dei campionamenti;

• certificati di taratura e manutenzione dei contatori;

• registrazioni dei rifiuti, delle acque reflue o dei processi, ove pertinenti;

• dichiarazioni dei fornitori e dati del locatore; e

• estratti dei sistemi di origine e parametri delle query.

Preservare la registrazione di origine, non soltanto una sintesi riscritta manualmente.

Livello 3 - metodologia e calcoli

Conservare:

• registro dei fattori e pubblicazioni di origine archiviate;

• insieme GWP e mappatura dei gas;

• poteri calorifici, densità e conversioni delle unità;

• cartelle di lavoro dei calcoli e versioni protette delle formule;

• script, codice, modelli di dati e registri delle trasformazioni;

• registro delle stime e delle lacune nei dati;

• analisi dell'incertezza e della sensibilità;

• logica di allocazione e consolidamento;

• test di duplicazione e completezza;

• ricalcolo e politica dell'anno base, ove utilizzati; e

• registro delle modifiche alla metodologia.

L'archivio dovrebbe consentire di eseguire o riprodurre i calcoli anche se il preparatore originario lascia l'organizzazione.

Livello 4 - controlli, approvazioni e verifica

Conservare:

• firme di approvazione del preparatore e del revisore;

• riconciliazioni con finanza, attività operative e autorizzazioni;

• analisi degli scostamenti;

• registri degli accessi e delle modifiche;

• risultanze dell'audit interno o della preparazione;

• dichiarazioni della direzione;

• proposta del verificatore, perimetro e verifiche dell'indipendenza;

• richieste di elementi probatori e risposte;

• registrazioni delle visite in sito;

• risultanze, correzioni ed elementi probatori della chiusura; e

• dichiarazione o relazione finale di verifica.

Livello 5 - presentazione e corrispondenza

Conservare:

• moduli e allegati esattamente depositati;

• pacchetto finale in sola lettura;

• nomi dei file e hash;

• ID di presentazione sul portale e marca temporale;

• ricevuta, conferma e stato;

• quesiti dell'autorità e risposte dell'impresa;

• pacchetti di correzione e nuova presentazione;

• registrazione dell'accettazione o della chiusura; e

• registro della fornitura dei documenti per l'ispezione.

L'Articolo 6 si riferisce a cinque anni dalla data di ciascuna analisi. Ciò crea una registrazione mobile, anziché un'unica semplice data annuale di cancellazione.

Per ciascuna registrazione di analisi, acquisire:

• ID dell'analisi;

• data dell'analisi;

• periodo di rendicontazione;

• fonte e impianto pertinenti;

• data minima di conservazione;

• base per una conservazione più lunga, se presente;

• stato dell'ordine di conservazione legale; e

• approvazione dello smaltimento.

Esempio illustrativo. Un'analisi di laboratorio datata 18 febbraio 2026 ha come data minima di conservazione ai sensi dell'Articolo 6 il 18 febbraio 2031, fatto salvo qualsiasi requisito più lungo. Un calcolo di fine esercizio approvato il 20 marzo 2027 ha una propria data. Un'analisi corretta non dovrebbe cancellare l'originale né riavviare il periodo in modo invisibile; conservare entrambi e documentare il rapporto tra essi.

Il calendario dovrebbe essere approvato dall'ufficio legale, dalla gestione dei documenti, dalla sicurezza informatica e dal responsabile della rendicontazione climatica.

Non sovrascrivere mai un registro di lavoro o un report presentato. Utilizzare una struttura delle versioni come la seguente:

• Versioni di lavoro in bozza;

• Versione di congelamento dell'inventario;

• Versione adeguata alla verifica;

• Versione presentata;

• Versione corretta / ripresentata; e

• Versione comparativa rielaborata.

Ogni versione dovrebbe registrare l'autore, il revisore, la data, il motivo, le celle o i dati modificati, l'effetto sulle emissioni, la notifica all'autorità e l'approvazione. Utilizzare ID stabili delle fonti e ID dei fattori affinché le differenze possano essere tracciate.

Un registro delle modifiche dovrebbe distinguere:

• correzione di errori;

• dati effettivi tardivi che sostituiscono una stima;

• aggiornamento del fattore o del GWP;

• modifica dei confini o della struttura;

• miglioramento del metodo; e

• riduzione delle emissioni operative.

Ciò impedisce che una modifica metodologica venga rappresentata erroneamente come una performance.

Figura 2. Ciclo di conservazione sicura. Visuale educativa con marchio della London Reporting Academy.

Un documento può essere conservato per cinque anni e tuttavia risultare inadeguato se viene alterato, è inaccessibile o è privo di contesto. Applicare il seguente ciclo di vita.

Acquisizione

Raccogliere dal sistema autorevole o dalla fonte firmata. Registrare il titolare, la data, il sistema, la query e i parametri di estrazione. Evitare le schermate quando è disponibile un'esportazione strutturata.

Convalida

Verificare completezza, formato, malware, file duplicati e leggibilità. Confermare che le scansioni siano leggibili e che i fogli di calcolo si aprano senza collegamenti interrotti.

Congelamento

Creare la versione approvata. Applicare un hash, un identificativo immutabile o una restrizione di scrittura. Conservare l'istantanea dei dati utilizzata per il calcolo.

Controllo degli accessi

Utilizzare accessi basati sui ruoli, il principio del privilegio minimo, l'autenticazione a più fattori e diritti di scrittura / approvazione separati. Limitare le evidenze commercialmente sensibili, personali o coperte da privilegio legale.

Backup e test

Mantenere copie di backup in conformità con la policy di resilienza dell'organizzazione. Testare il ripristino invece di presumere che il backup funzioni. Evitare che un singolo account cloud o un singolo laptop costituisca l'unica copia.

Conservazione o smaltimento

Al termine del periodo di conservazione, verificare i provvedimenti di conservazione, le ispezioni, le controversie, le questioni relative al verificatore, i contratti e le altre leggi. Lo smaltimento dovrebbe essere autorizzato, registrato e sicuro. Non eliminare separatamente i documenti correlati delle fonti, dei calcoli e della presentazione se ciò distrugge la catena probatoria.

Classificare i documenti almeno come segue:

• pubblici o pubblicati;

• interni;

• commerciali riservati;

• dati personali;

• coperti da privilegio legale; e

• riservati all'autorità / al verificatore.

Il team responsabile della presentazione dovrebbe sapere cosa deve essere presentato, cosa viene conservato per l'ispezione e cosa richiede una revisione legale prima della divulgazione. L'accesso ai sensi dell'Article 6 da parte di funzionari autorizzati non giustifica un accesso interno senza restrizioni o il trasferimento informale a terzi.

Preparare un indice che consenta di individuare rapidamente i documenti autorizzati senza consegnare informazioni non pertinenti. L'indice dovrebbe indicare:

• ID e descrizione del documento;

• fonte / impianto e periodo;

• percorso del file o riferimento al sistema dei documenti;

• titolare e approvatore dell'accesso;

• classe di riservatezza;

• data di conservazione;

• calcolo o presentazione collegati; e

• se il documento è stato fornito a un'autorità.

Durante l'ispezione, mantenere un registro della fornitura dei documenti: richiesta, autorità, data, documento, versione, fornitore ed eventuali limitazioni o attività successive.

Scenario illustrativo - non relativo a dati aziendali. Un'azienda comunica le emissioni di refrigeranti sulla base di un registro di manutenzione che mostra 120 kg ricaricati. Dopo la presentazione, il fornitore di servizi conferma che 20 kg erano relativi a un impianto diverso.

L'azienda non modifica il registro di lavoro presentato. Conserva:

• il registro di servizio originale e il calcolo presentato;

• la correzione del fornitore;

• la valutazione dei confini e della rilevanza;

• il calcolo corretto e la revisione;

• la notifica all'autorità o il documento di ripresentazione; e

• lo stato finale di chiusura.

Sia alle analisi originali sia a quelle corrette vengono assegnate date di conservazione. L'incidente viene inoltre collegato a un'azione correttiva che richiede gli ID degli impianti nei futuri registri di manutenzione.