Come preparare un rapporto GRI

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Bozza formativa pronta per la pubblicazione. Confermare l’ambito giuridico specifico della giurisdizione e le versioni più recenti degli standard adottati prima della pubblicazione.

ARTICOLO PUBBLICO

Le organizzazioni pubblicano comunemente un rapporto di sostenibilità, un rapporto integrato o una relazione annuale e lo descrivono come un rapporto GRI. Le informazioni GRI possono essere pubblicate anche in più sedi, purché gli utenti possano trovarle attraverso un indice dei contenuti GRI chiaro e l’organizzazione soddisfi i requisiti del percorso di rendicontazione scelto.

Il progetto dovrebbe quindi essere concepito come un sistema di rendicontazione: governance, materialità, requisiti informativi, dati, evidenze, redazione, controllo e pubblicazione. Iniziare dalla progettazione delle pagine prima che tali elementi siano stabili di solito produce un documento curato, ma con una conformità debole.

Figura 1. Un rapporto GRI affidabile viene prodotto attraverso un processo controllato, con governance ed evidenze che attraversano ogni fase.

• Confermare il periodo di rendicontazione, la data di pubblicazione, la lingua, i canali e il percorso di rendicontazione previsto: in conformità agli Standard GRI o con riferimento agli Standard GRI.

• Nominare uno sponsor esecutivo, un responsabile tecnico, un project manager, i responsabili dei temi, i responsabili dei dati, i revisori e gli approvatori finali.

• Definire le entità, le operazioni e le relazioni nella catena del valore da considerare e riconciliare il perimetro della rendicontazione di sostenibilità con il gruppo oggetto della rendicontazione finanziaria.

• Creare un registro degli standard utilizzando le versioni ufficiali correnti e le date di entrata in vigore.

• Concordare il protocollo per le evidenze, il controllo delle versioni e l’approvazione formale prima che inizi la raccolta dei dati.

Elaborare un quadro aggiornato delle attività, dei prodotti, dei servizi, dei mercati, dei lavoratori, dei siti, delle catene di fornitura, dei clienti, delle relazioni d’affari, della governance e dell’esposizione normativa. Il contesto è la base per l’identificazione degli impatti e per le Informative generali in GRI 2.

Utilizzare i registri di due diligence, gli incidenti, i reclami, gli audit, le evidenze degli stakeholder, le fonti scientifiche o di settore e l’analisi della catena del valore per identificare gli impatti positivi e negativi. Redigere ogni voce come una chiara descrizione dell’impatto, anziché come un’ampia etichetta tematica.

Applicare i criteri di GRI 3 per valutare la rilevanza degli impatti e stabilire le priorità degli impatti più significativi. Raggruppare gli impatti correlati in temi materiali, documentare la soglia e l’approvazione e conservare una lista di monitoraggio degli impatti emergenti o inferiori alla soglia.

Verificare se uno o più Standard di settore GRI si applicano alle attività dell’organizzazione. Utilizzare lo Standard per mettere alla prova la completezza dell’identificazione degli impatti, considerare i temi descritti per il settore, mappare le informative associate e documentare le eventuali spiegazioni richieste per i temi di settore conclusi come non materiali.

Il registro delle informative è il centro di controllo del progetto. Trasforma l’elenco dei temi materiali e l’architettura GRI in requisiti di evidenza assegnabili.

Formulare richieste di dati a partire dal registro delle informative, non da un elenco informale di metriche. I dati quantitativi dovrebbero includere definizioni, unità, sistemi di origine, file di calcolo, note sul perimetro, dati comparativi dell'anno precedente ed evidenze della revisione. Le informazioni narrative dovrebbero essere supportate da politiche approvate, registrazioni di governance, piani d'azione, registri degli incidenti ed evidenze delle prestazioni, anziché da impegni generici.

Redigere le informative generali GRI 2, GRI 3-1 e 3-2, e GRI 3-3 per ciascun tema materiale. Aggiungere le informative pertinenti degli Standard tematici e settoriali. Quando le informative GRI non descrivono pienamente un impatto significativo, aggiungere informazioni specifiche dell'entità anziché forzare l'impatto in una metrica non adatta.

• gli impatti effettivi e potenziali associati al tema materiale;

• se e come l'organizzazione è coinvolta attraverso le proprie attività o relazioni commerciali;

• le politiche o gli impegni, inclusi, ove pertinenti, gli impegni in materia di condotta responsabile e diritti umani;

• le azioni per prevenire o mitigare i potenziali impatti negativi, affrontare gli impatti negativi effettivi e gestire gli impatti positivi;

• come viene monitorata l'efficacia delle azioni, inclusi obiettivi, traguardi, indicatori, insegnamenti e feedback degli stakeholder.

Per la rendicontazione in conformità, un'organizzazione che non è in grado di rispettare un'informativa o un requisito pertinente può utilizzare esclusivamente le motivazioni dell'omissione consentite da GRI e deve fornire la spiegazione richiesta. Le categorie includono non applicabile, divieti legali, vincoli di riservatezza e informazioni non disponibili o incomplete. Devono essere seguite le condizioni esatte e i requisiti di spiegazione previsti da GRI 1.

Elaborare l’indice come output dinamico del registro delle informative. Dovrebbe indicare il percorso e il periodo di rendicontazione, identificare gli Standard GRI utilizzati, elencare le informative e le relative ubicazioni precise, indicare i motivi dell’omissione, trattare le informazioni applicabili degli Standard di settore e contenere la dichiarazione d’uso richiesta.

• Ricondurre ogni ubicazione nell’indice dei contenuti alla versione finale, non alla bozza.

• Verificare ogni componente “shall” di ciascuna informativa rendicontata.

• Riconciliare totali, unità, perimetri e dati comparativi all’interno della relazione e del bilancio.

• Verificare che le affermazioni relative a politiche, obiettivi e progressi siano supportate da evidenze.

• Riesaminare i motivi dell’omissione e la dichiarazione di rendicontazione.

• Ottenere l’approvazione degli organi di governance e conservare la registrazione della decisione.

• Ove si utilizzi l’assurance esterna, concordare tempestivamente l’ambito e le aspettative in materia di evidenze; l’assurance è incoraggiata, ma non costituisce di per sé una condizione per la rendicontazione in conformità con GRI.

Pubblicare la relazione e l’indice dei contenuti in sedi accessibili, completare la procedura di notifica a GRI, conservare l’archivio finale delle evidenze e registrare i feedback. Il ciclo successivo dovrebbe iniziare con i cambiamenti nelle attività, negli incidenti, nelle relazioni d’affari, nelle evidenze degli stakeholder e negli standard — non copiando l’elenco dei temi dell’anno precedente.

• Copiare i temi materiali dell’anno precedente senza rivalutare gli impatti.

• Avviare la raccolta dei dati prima di aver stabilito la rilevanza e l’applicabilità dell’informativa.

• Trattare il GRI 2 come una breve sezione sul profilo dell’impresa e non considerare i requisiti relativi alla governance o alle politiche.

• Rendicontare l’esistenza delle politiche, ma non le azioni, l’efficacia o le evidenze degli impatti.

• Utilizzare riferimenti a pagine che rimandano a una semplice menzione del tema anziché alle informazioni richieste dall’informativa.

• Applicare la dicitura “non applicabile” alle informative che sono semplicemente difficili da raccogliere.

• Utilizzare la dichiarazione “conforme ai GRI” senza soddisfare i requisiti formali dell’opzione “in conformità”.

• Rimandare l’indice dei contenuti e la revisione tecnica fino alla scadenza della pubblicazione.

Un report GRI credibile è il risultato visibile di un processo di rendicontazione controllato. Gli impatti materiali determinano i temi materiali; i temi materiali determinano le informative pertinenti; e ogni informativa è supportata da evidenze, revisione e un indice dei contenuti trasparente. Quando questa catena è intatta, la progettazione e la narrazione possono rafforzare il report senza sostituirne la base tecnica.

I link riportati di seguito rimandano alla fonte ufficiale dell’organismo che definisce gli standard o alla fonte legislativa ufficiale. Dovrebbero essere ricontrollati nell’ambito del controllo di aggiornamento pre-pubblicazione.

1. GRI 1: Foundation 2021. Requisiti fondamentali, principi di rendicontazione e opzioni “in conformità” e “con riferimento”. Apri la fonte ufficiale

2. GRI 3: Material Topics 2021. Requisiti e indicazioni ufficiali per determinare e rendicontare i temi materiali. Apri la fonte ufficiale

3. GRI Standards — English language. Punto di accesso ufficiale del GRI agli Standard Universali, agli Standard di settore e agli Standard tematici. Apri la fonte ufficiale

4. How to use the GRI Standards. Indicazioni ufficiali del GRI e risorse di supporto per le organizzazioni che effettuano la rendicontazione. Apri la fonte ufficiale