Come preparare una relazione GRI per l'assurance esterna

Stato tecnico: bozza di pubblicazione fondata sulle fonti; prima della pubblicazione è richiesta una revisione tecnica umana finale.

GRI incoraggia le organizzazioni a utilizzare controlli interni e a richiedere assurance esterna per rafforzare la credibilità della rendicontazione di sostenibilità, ma GRI 1 non rende l'assurance esterna una condizione per la rendicontazione in conformità. L'Informativa 2-5 richiede all'organizzazione di spiegare la propria politica e prassi in materia di richiesta di assurance esterna e, laddove l'assurance sia stata ottenuta, di fornire la relazione di assurance e descrivere l'ambito, la base, gli standard, il livello, le limitazioni e il rapporto con il soggetto incaricato.

La preparazione all'assurance ha pertanto due obiettivi. Prepara informazioni che possono essere verificate rispetto a criteri adeguati e garantisce che la descrizione pubblica dell'assurance sia accurata. Il progetto dovrebbe rafforzare il sistema di rendicontazione anche se l'incarico finale riguarda soltanto informative selezionate.

Una richiesta di proposta che recita «sottoporre ad assurance la nostra relazione GRI» non è sufficientemente precisa. L'organizzazione dovrebbe innanzitutto predisporre un memorandum sull'ambito e sui criteri. Non è necessario predeterminare le procedure del professionista incaricato, ma dovrebbe definire l'oggetto previsto e ciò che la direzione è pronta a supportare.

GRI 1 raccomanda un fornitore di assurance indipendente dall'organizzazione, che dimostri competenza nell'oggetto e nelle prassi di assurance, sottoposto a controllo della qualità, sistematico, documentato e basato su evidenze. ISSA 5000 è indipendente dalla professione: può essere applicato da commercialisti e da altri professionisti dell'assurance che soddisfino i requisiti applicabili in materia di etica, gestione della qualità e competenza.

Il processo di approvvigionamento dovrebbe valutare il team di incarico, non solo il marchio dello studio. Chiedere chi guiderà il lavoro, quali specialisti verificheranno le informazioni relative a GHG, aspetti sociali, diritti umani o catena del valore, come saranno coperti i componenti del gruppo, quale riesame della qualità si applica e come sono identificati e affrontati i rischi per l'indipendenza.

La mappa delle evidenze è il principale prodotto della preparazione. Scompone ciascuna informativa rientrante nell'ambito in criteri e collega ogni asserzione pubblicata alle evidenze di origine, ai file di calcolo o narrativi, ai responsabili dei controlli e alle approvazioni. Identifica inoltre quali evidenze sono pubbliche e quali rimangono soggette a restrizioni.

Figura 1. La preparazione all'assurance richiede la tracciabilità dall'informativa pubblicata ai criteri, al calcolo, alle evidenze di origine e al controllo.

Un calcolo può essere corretto dal punto di vista numerico in un'occasione e tuttavia essere difficile da sottoporre ad assurance se il processo non è controllato. I test di preparazione dovrebbero esaminare come i dati vengono avviati, acquisiti, modificati, consolidati, riesaminati e approvati. Tra i controlli importanti rientrano la governance dei dati master, i diritti di accesso, la convalida delle unità, le interfacce automatizzate, il riesame delle registrazioni manuali, le riconciliazioni della completezza, il controllo delle versioni dei fattori, l'approvazione delle stime, l'analisi degli scostamenti, la valutazione della necessità di rielaborazione e l'approvazione per la pubblicazione.

Per le informative descrittive, i controlli sono altrettanto importanti. Il team dovrebbe conservare la politica o l'impegno in vigore durante il periodo di riferimento, le evidenze dell'attuazione, i risultati utilizzati per supportare le dichiarazioni sull'efficacia, i verbali di governance, le evidenze degli stakeholder, le limitazioni e le approvazioni. Un paragrafo ben rifinito senza una traccia delle fonti rappresenta un rischio per l'assurance.

Selezionare un campione di informative ad alto rischio e seguirle dall'inizio alla fine: dall'evento all'origine al sistema, al consolidamento, al calcolo, al riesame e al testo pubblicato. Il walkthrough dovrebbe coinvolgere l'effettivo redattore e revisore. Dovrebbe individuare i passaggi manuali, i giudizi non registrati, gli override nei fogli di calcolo, i perimetri incoerenti e le evidenze prodotte solo a posteriori.

Il rischio relativo all'assurance sorge quando l'organizzazione non è in grado di dimostrare un universo completo degli impatti, il ruolo degli Standard di settore, le fonti utilizzate per identificare gli impatti, i criteri di significatività, il modo in cui le evidenze degli stakeholder hanno orientato il giudizio, perché sono state selezionate le soglie e chi ha approvato i temi materiali finali. Una matrice priva della relativa traccia documentale delle evidenze raramente è sufficiente.

Le informative da 2-1 a 2-5 non possono utilizzare motivazioni per l'omissione. Tra i problemi comuni figurano l'incoerenza tra le entità giuridiche e il perimetro di sostenibilità, gli scostamenti dalla consolidazione finanziaria non spiegati, la mancata corrispondenza del periodo di rendicontazione, le riesposizioni non documentate e una formulazione sull'assurance più ampia della relazione del professionista. Anche le informative sui lavoratori e sulla governance creano difficoltà di definizione tra sistemi diversi.

Le descrizioni generiche delle politiche non sono sufficienti. La mappa delle evidenze dovrebbe riguardare gli impatti effettivi e potenziali, le politiche o gli impegni, le azioni, il monitoraggio dell'efficacia, il coinvolgimento degli stakeholder e il modo in cui le lezioni apprese vengono integrate. Le dichiarazioni sull'efficacia necessitano di evidenze dei risultati o di una formulazione accurata dei limiti. Attività quali la formazione erogata o gli audit svolti non dimostrano di per sé che gli impatti siano migliorati.

Le risultanze comuni riguardano il perimetro di rendicontazione, le definizioni, le unità, la fonte dei fattori, la stima, la completezza, le modifiche alla metodologia, il ricalcolo dell'anno di riferimento, i comparativi incoerenti e l'assenza di una riconciliazione con i sistemi operativi o finanziari. Per le metriche della catena del valore, il prestatore metterà spesso in discussione la qualità dei dati dei fornitori, il campionamento e l'estrapolazione.

Una revisione a secco dovrebbe essere effettuata mentre vi è ancora tempo per modificare la relazione e rafforzare le evidenze. Verificare un insieme rappresentativo di metriche quantitative ad alto rischio, informative narrative della direzione, stime, componenti del gruppo e riferimenti web. I rilievi dovrebbero essere registrati indicando la gravità, l’informativa interessata, il criterio, la lacuna nelle evidenze, il responsabile, la data di scadenza e la risoluzione accettata.

Non ogni problema richiede più testo. Il rimedio corretto può consistere nel migliorare un controllo, correggere un numero, restringere un’affermazione, comunicare una limitazione, rivedere un perimetro, aggiungere una motivazione per l’omissione o rimuovere una formulazione non supportata. Il responsabile della rendicontazione dovrebbe mantenere un unico registro dei rilievi, in modo che il professionista incaricato, i responsabili dei dati, il redattore e l’approvatore finale lavorino sulla base dello stesso stato di avanzamento.

ISSA 5000 richiede attestazioni scritte su aspetti quali la responsabilità della direzione per la preparazione delle informazioni sulla sostenibilità, la fornitura di tutte le informazioni e dell’accesso pertinenti, le inesattezze non corrette, le assunzioni, le carenze nei controlli, le frodi o le non conformità e gli eventi successivi, ove applicabile. Le attestazioni sono datate il più vicino possibile, in pratica, alla relazione di assurance.

La relazione finale dovrebbe rendere facile identificare che cosa è stato sottoposto ad assurance, rispetto a quali criteri, a quale livello e per quale periodo. L’informativa 2-5 dovrebbe collegarsi alla relazione di assurance e descrivere il rapporto con il fornitore. Il design della relazione non dovrebbe separare un elemento grafico rassicurante sull’assurance dalla limitazione dell’ambito né lasciar intendere che l’informativa narrativa non sottoposta ad assurance sia inclusa.

Figura 2. Piano indicativo di preparazione all’assurance nell’arco di dieci settimane.

Il team responsabile della preparazione rimuove innanzitutto dalla bozza l’espressione ambigua «assurance sul report di sostenibilità». Crea una tabella dell’ambito di applicazione a livello di metrica, riconcilia i dati sui dipendenti con il perimetro di consolidamento delle risorse umane, documenta i metodi basati sul mercato e sulla localizzazione per lo Scope 2, testa le evidenze dei fornitori di servizi di gestione dei rifiuti e separa i contributi in denaro dai risultati dei programmi. Una revisione a secco rileva che due metriche relative alle comunità erano basate su stime dei team di progetto senza alcun supporto conservato. La direzione acquisisce le evidenze oppure rimuove le metriche dall’ambito sottoposto ad assurance e spiega la limitazione.

Al momento della pubblicazione, il report contiene un collegamento alla conclusione del professionista, identifica le informazioni selezionate e il livello di limited assurance e chiarisce che il processo di materialità e le altre informative narrative non erano inclusi. Il progetto crea inoltre un piano per l’Anno 2 per ampliare l’assurance solo dopo che le evidenze relative a GRI 3-3 e i controlli della catena del valore saranno maturati.

Dopo la pubblicazione, trasformare il registro delle risultanze nel piano di controllo per il ciclo di rendicontazione successivo. Tracciare i problemi ricorrenti per informativa, causa profonda e responsabile; conservare il pacchetto finale di evidenze; e decidere se l’ambito dell’assurance debba essere ampliato, rimanere invariato o essere ristretto. Un programma di assurance maturo cresce insieme all’affidabilità del sistema di rendicontazione, non insieme all’ambizione del progetto della relazione.

Il fornitore dell’assurance può svolgere alcune attività di preparazione quando i requisiti applicabili in materia di etica e indipendenza lo consentono e l’attività non crea una minaccia di auto-riesame o altra minaccia non gestita. Definire i servizi e i ruoli prima della nomina, valutare le misure di salvaguardia e mantenere la direzione responsabile delle decisioni, delle evidenze e della preparazione.

Le dichiarazioni della direzione supportano un incarico di assurance, ma non sostituiscono le evidenze sottostanti, i controlli sui dati o le azioni correttive. Dovrebbero confermare la responsabilità della direzione, la completezza, i metodi, le assunzioni e i limiti noti, mentre le lacune nelle evidenze non risolte restano risultanze che possono incidere sull’ambito o sulla conclusione dell’incarico.