Short answer
The answer, before the reasoning
Un pacchetto di evidenze GRI dovrebbe consentire a un revisore informato di ricostruire ogni dichiarazione pubblica rilevante, dalla formulazione o dall'indicatore pubblicato fino alla fonte originale, alla metodologia, al calcolo, alla conferma del responsabile dei dati, al controllo di revisione e all'approvazione. GRI non prescrive una piattaforma software, una struttura di cartelle o un periodo universale di conservazione.
Richiede tuttavia che le informazioni siano raccolte, registrate, compilate e analizzate in modo tale da consentirne l'esame della qualità. L'obiettivo pratico è quindi un'architettura controllata delle evidenze: sufficientemente completa per supportare la relazione, proporzionata al rischio, protetta da regole di accesso e conservata come registrazione immutabile della pubblicazione finale.
Il pacchetto di evidenze non serve soltanto per la revisione esterna. Supporta la revisione interna, l'approvazione da parte del consiglio di amministrazione o della direzione, le piste di audit, le correzioni, le riesposizioni, i dati comparativi degli esercizi futuri e dichiarazioni pubbliche difendibili. Crea inoltre un confine più sicuro tra le evidenze pubbliche, i normali file di lavoro interni e le informazioni soggette a restrizioni, quali i dati personali relativi a reclami, i pareri legali o i dati commercialmente sensibili dei fornitori.
Orientamento rapido
Orientamento rapido
- Si applica a
- Qualsiasi progetto di rendicontazione GRI, dalla rendicontazione del primo anno fino alla rendicontazione controllata e matura e alla preparazione per la revisione.
- Decisione principale
- Quali evidenze devono essere conservate, come vengono classificate e collegate, chi le esamina e quando possono essere eliminate o archiviate.
- Fonte principale
- Principio della Verificabilità di GRI 1, supportato da Accuratezza, Equilibrio, Completezza, dalle esigenze in materia di evidenze di GRI 2 e dalle informative sulla materialità di GRI 3.
- Confusione comune
- Considerare la relazione finale, l'indice dei contenuti o un'unità condivisa piena di file come evidenze sufficienti, senza tracciabilità e controllo delle versioni.
Cosa richiede GRI e cosa lascia all'organizzazione
Non prescritto da GRI
Una particolare piattaforma di gestione documentale, un software di rendicontazione o un fornitore cloud.
Un unico albero di cartelle obbligatorio, una convenzione per la denominazione dei file o un formato per gli identificativi delle evidenze.
Un numero universale di anni per conservare ogni elemento di evidenza.
La revisione esterna per ogni relazione GRI, sebbene GRI incoraggi misure che accrescono la credibilità.
La pubblicazione di ogni documento di evidenza interno o soggetto a restrizioni.
Una revisione legale di ogni informativa; la necessità e l'ambito dipendono dalla dichiarazione, dalla giurisdizione e dal rischio.
Figura 1. Un pacchetto di evidenze difendibile combina la classificazione degli accessi, una catena di tracciabilità dalla dichiarazione pubblica alla fonte originale e all'approvazione, nonché una struttura di cartelle controllata. La qualità delle evidenze dipende dai collegamenti, dal controllo delle versioni e da un accesso proporzionato, piuttosto che dal volume dei file conservati.
Rule
NUCLEO NORMATIVO
In base al principio della Verificabilità, le informazioni devono essere raccolte, registrate, compilate e analizzate in modo tale da poter essere esaminate per stabilirne la qualità. La guida GRI prevede che la documentazione sia organizzata per la revisione da parte di persone diverse dai preparatori, che le principali decisioni di rendicontazione siano documentate, che le fonti originali siano identificabili e che evidenze affidabili supportino le assunzioni e i calcoli. L'organizzazione dovrebbe poter ottenere dalle fonti originali attestazioni sull'accuratezza entro margini accettabili e spiegare chiaramente l'incertezza.
Nella pratica
La catena minima di tracciabilità
| Collegamento | Domanda a cui l'evidenza deve rispondere | Registrazione tipica |
|---|---|---|
| 1. Dichiarazione o informativa pubblicata | Che cosa ha pubblicato esattamente l'organizzazione, dove, per quale periodo e per quale perimetro? | Cattura del PDF o della pagina web finale; riga dell'indice dei contenuti; identificativo dell'informativa; formulazione finale; indicatore e unità di misura; versione pubblicata. |
| 2. Fonte originale | Da dove hanno avuto origine le informazioni sottostanti? | Estrazione dal sistema; fattura; file del contatore; rapporto delle risorse umane; registrazione dell'incidente; politica; verbale; registrazione degli stakeholder; dichiarazione di terzi. |
| 3. Metodologia e trasformazione | Come sono state definite, filtrate, convertite, stimate, classificate o aggregate le informazioni di origine? | Nota metodologica; dizionario dei dati; workbook di calcolo; codice/versione; ipotesi; fattore di emissione; regole di mappatura. |
| 4. Conferma del responsabile dei dati | Chi è responsabile della fonte e conferma la completezza e l’accuratezza? | Dichiarazione firmata; approvazione del flusso di lavoro; email controllata; checklist del responsabile dei dati; dichiarazione delle eccezioni. |
| 5. Revisione e riconciliazione | Chi ha contestato le informazioni e quali test sono stati eseguiti? | Ricalcolo; analisi degli scostamenti; riconciliazione finanziaria o operativa; test a campione; registro delle eccezioni; note del revisore. |
| 6. Approvazione della governance e pubblicazione finale | Chi ha approvato la conclusione e quale versione immutabile è stata pubblicata? | Approvazione della tematica rilevante; approvazione formale dell’informativa; revisione legale ove pertinente; verbale della direzione o del consiglio; checklist di pubblicazione; hash del file o archivio bloccato. |
In pratica
Classi di evidenze: pubbliche, interne e soggette a restrizioni
| Classe | Esempi | Trattamento dell’accesso e della pubblicazione |
|---|---|---|
| Pubbliche | Relazione pubblicata e indice dei contenuti GRI; politiche pubbliche; metodologie pubbliche; tabelle dei dati pubblicate; dichiarazione di assurance; riferimenti alle fonti pubbliche. | Possono essere collegate o divulgate. Conservare la versione finale esatta e gli URL pubblici. Pubblico non significa non controllato: archiviare la fonte e la data di pubblicazione. |
| Interne | Estratti di sistema; calcoli; mappature dei dati; file sulla materialità; sintesi degli stakeholder; conferme dei responsabili dei dati; carte di lavoro; note di revisione; approvazioni delle bozze. | Disponibili ai preparatori autorizzati, ai revisori e ai prestatori di servizi di assurance. Proteggere dalle modifiche dopo l’approvazione formale finale e conservare un contesto sufficiente per riprodurre il risultato. |
| Soggette a restrizioni | Dati relativi a reclami personali o segnalazioni; consulenza legale; informazioni protette sui dipendenti; registri dei fornitori commercialmente sensibili; dati di sicurezza; fascicoli d’indagine. | Utilizzare l’accesso con il minimo privilegio, nonché controlli di privacy e legali. Collegare tramite un ID di evidenza soggetto a restrizioni o una sintesi controllata, anziché copiare dettagli sensibili in cartelle di reporting ad ampio accesso. |
In pratica
Struttura consigliata delle cartelle controllate
| Cartella | Contenuti e finalità del controllo |
|---|---|
| 00_Registro_amministrativo_e_delle_fonti | Carta del progetto, calendario della rendicontazione, standard ed edizioni, registro delle fonti, ruoli, matrice degli accessi, registro delle evidenze, matrice delle approvazioni e registro degli aggiornamenti. |
| 01_Perimetro_e_confini | Organizzazione che redige la rendicontazione, elenco delle entità giuridiche, riconciliazione finanziaria, elenco dei siti, mappa della catena del valore, confini delle metriche, acquisizioni/cessioni e approvazioni dei confini. |
| 02_Materialità_e_impatti | Analisi del contesto, inventario degli impatti, esame dello Standard di settore, valutazione della rilevanza, soglia, raggruppamento dei temi, verifica, approvazione dei temi materiali e supporto alle informative 3-1/3-2. |
| 03_Coinvolgimento_degli_stakeholder | Mappa degli stakeholder, valutazione dei canali esistenti, documenti preparatori per il coinvolgimento, consenso e garanzie, note, metodologia dell'indagine, sintesi dei reclami, evidenze degli esperti e limitazioni. |
| 04_Metodologie_e_metriche | Dizionario dei dati, definizioni delle metriche, metodi di calcolo, fattori di emissione, stime, assunzioni, riformulazioni, unità, trasformazioni e versioni del codice o della cartella di lavoro. |
| 05_Redazione_e_mappatura_delle_informative | Matrice GRI 2, file 3-3, mappatura dello Standard tematico, riferimenti allo Standard di settore, memorandum sulle omissioni, formulazioni delle bozze, revisione annotata e file di lavoro dell'indice dei contenuti. |
| 06_Revisione_e_approvazioni | Dichiarazioni dei responsabili dei dati, revisione tecnica, revisione legale/della privacy ove pertinente, audit interno, richieste di assurance, verbali degli organi di governance, registro delle problematiche e approvazione finale. |
| 07_Pubblicazione_e_notifica | Relazione finale, indice dei contenuti finale, collegamenti a fonti pubbliche, versioni linguistiche, acquisizioni delle pagine web, checklist di pubblicazione, hash dei file, notifica/registrazione e conferma. |
| 08_Archivio_e_registro_delle_modifiche | Insieme immutabile delle evidenze finali, versioni superate, registri delle correzioni, riformulazioni, decisioni sulla conservazione, blocchi legali e passaggio di consegne per gli anni futuri. |
In pratica
Registro delle fonti: il centro di controllo del pacchetto
| Campo | Finalità |
|---|---|
| ID dell'evidenza | Identificativo stabile utilizzato nei calcoli, nelle note di revisione, nelle informative e nei riferimenti ad accesso limitato. |
| Collegamento all'informativa / all'affermazione | Informativa GRI, tema materiale, riga dell'indice dei contenuti o dichiarazione pubblica supportata dall'evidenza. |
| Descrizione della fonte e responsabile | Che cos'è la fonte, da dove proviene, funzione responsabile e contatto. |
| Periodo e perimetro | Periodo di rendicontazione, data limite, entità, siti, lavoratori, prodotti, segmento della catena del valore ed esclusioni. |
| Versione e data di recupero | Versione esatta del file/sistema, indicazione temporale dell'estrazione e possibilità di riprodurre la fonte. |
| Metodo / trasformazione | Calcolo, mappatura, stima, conversione, aggregazione o giudizio applicato dopo l'estrazione. |
| Qualità e limitazioni | Completezza, accuratezza, incertezza, perimetro mancante, intervento manuale e debolezza nota dei controlli. |
| Classe di accesso | Pubblico, interno o riservato, oltre ai ruoli autorizzati e al luogo di conservazione. |
| Riesame e approvazione | Preparatore, revisore, conferma del titolare dei dati, approvatore, data e questioni aperte. |
| Conservazione e blocco | Regola di conservazione, data di archiviazione, data di smaltimento, blocco legale, limitazione relativa alla privacy e criterio di attivazione del riesame. |
Convenzione pratica per la denominazione dei file
Nome file illustrativo: 2026_EVD-ENE-014_GRI-302-1_Group_Energy-Calculation_v03_APPROVED.xlsx. La convenzione esatta è facoltativa, ma dovrebbe rendere visibili il periodo, il collegamento all'evidenza, l'oggetto, il perimetro, la versione e lo stato senza aprire il file. Evitare nomi quali “final-final-new.xlsx” o di sovrascrivere la versione sottoposta a riesame con una bozza successiva.
Rule
MODELLO DI DENOMINAZIONE
[Anno di rendicontazione]_[ID dell'evidenza]_[Informativa o tema]_[Entità o ambito]_[Tipo di documento]_[Versione]_[Stato].ext
In pratica
Categorie di evidenze per attività di rendicontazione
| Attività | Evidenze da conservare | Controllo chiave |
|---|---|---|
| Standard di riferimento e interpretazione | Standard ufficiali, modifiche, FAQ, date di entrata in vigore, memorandum tecnici interni e terminologia approvata. | Versione della fonte e riferimento esatto per ogni asserzione normativa. |
| Perimetro di rendicontazione | Registro delle entità, elenco dei siti, riconciliazione finanziaria, mappa della catena del valore, decisioni sul perimetro e modifiche. | Riconciliare ogni metrica e informativa narrativa con il perimetro approvato. |
| Rilevanza | Inventario degli impatti, evidenze di portatori di interesse/esperti, valutazione della significatività, soglia, riesame dello Standard di settore, verifiche e approvazione. | Collegare ogni tema rilevante alle evidenze, ai criteri e all'approvazione; conservare la motivazione dell'esclusione del tema. |
| Informativa narrativa | Politiche, procedure, responsabilità, verbali, registrazioni dell'attuazione, risultati, incidenti, limitazioni e commenti del riesame. | Non supportare un'asserzione sull'efficacia esclusivamente con l'esistenza di una politica o di un'attività. |
| Metriche quantitative | Estrazione originale, dizionario dei dati, calcolo, fattore, conversione delle unità, stima, riconciliazione, approvazione del titolare dei dati e analisi degli scostamenti. | Un revisore può riprodurre il numero e identificare il perimetro, il periodo e le assunzioni. |
| Obiettivi e impegni | Obiettivo approvato, valore di riferimento, perimetro, metodologia, approvazione da parte della governance, calcolo dei progressi e registro delle modifiche. | La formulazione pubblica corrisponde all'impegno approvato e non sovrastima la certezza o l'ambito. |
| Motivi dell'omissione | Analisi specifica dell'informativa, motivo ammesso, base giuridica/di riservatezza, registrazione del perimetro mancante, spiegazione e piano di rimediazione. | La spiegazione pubblica corrisponde alle evidenze e l'omissione è consentita. |
| Indice dei contenuti e dichiarazione | Mappatura finale dell'informativa, verifica dei link, titoli degli standard, riferimenti di settore, approvazione della dichiarazione e copia per la pubblicazione. | L'indice rimanda a informative correnti sostanziali e l'affermazione corrisponde alla checklist completata. |
| Assurance e riesame | Elenco delle richieste, campioni, rilievi, risposte, correzioni, elementi irrisolti, conclusione e attestazioni della direzione. | Separare le evidenze dell'assurance dall'approvazione propria dell'organizzazione e non sovrastimare l'ambito dell'assurance. |
Conferma del responsabile dei dati: cosa dovrebbe comprendere
Il sistema o il record di origine e la data di estrazione sono identificati.
La popolazione, l'entità, il sito, la forza lavoro, il prodotto o il perimetro della catena del valore sono completi oppure sono specificate le limitazioni.
Le definizioni, le unità, il periodo di rendicontazione e le regole di cut-off sono compresi e applicati.
Le rettifiche manuali, le stime e le esclusioni sono elencate e supportate.
Il responsabile dei dati ha esaminato le variazioni anomale, i risultati negativi e gli incidenti noti, non soltanto il totale finale.
Il file fornito è la versione esaminata e non è stato modificato dopo la conferma.
Il responsabile dei dati comprende la dichiarazione pubblica proposta e ha segnalato qualsiasi formulazione che vada oltre le evidenze.
Le questioni aperte, le date di rimediazione e le persone responsabili sono registrate.
Nella pratica
Logica di conservazione: nessun numero universale, ma una decisione controllata
| Fattore di conservazione | Domanda per la politica |
|---|---|
| Requisiti legali e normativi | Il diritto societario, tributario, del lavoro, ambientale, in materia di privacy, di conservazione dei documenti o di settore richiede uno specifico periodo di conservazione o cancellazione? |
| Ciclo di assurance e audit | Per quanto tempo le evidenze di origine devono rimanere disponibili per l'assurance attuale e futura, l'audit interno, l'esame da parte dell'autorità di regolamentazione o del finanziatore? |
| Dati comparativi e riformulazioni | Quanti periodi di rendicontazione sono necessari per riprodurre le tendenze, spiegare le modifiche metodologiche e supportare le riformulazioni? |
| Dichiarazioni e termini di prescrizione | L'informativa potrebbe essere rilevante per una controversia, un'indagine, un reclamo, un contratto o una contestazione di una dichiarazione pubblica? È necessaria una conservazione legale? |
| Privacy e minimizzazione dei dati | La conservazione di dati personali o sensibili rimane necessaria e lecita? Le evidenze possono essere anonimizzate, aggregate o sostituite da una rappresentazione controllata? |
| Obblighi contrattuali e nei confronti dei clienti | I contratti con fornitori, clienti, relativi a sovvenzioni, finanziamenti, assurance o consulenza impongono requisiti di conservazione, riservatezza o restituzione/distruzione? |
| Continuità operativa e trasferimento delle conoscenze | Quali sono le evidenze minime necessarie per la rendicontazione dell'anno successivo, il ricambio del personale, la continuità metodologica e la correzione degli errori? |
| Controllo della conservazione e dello smaltimento | Chi approva l’archiviazione o la cancellazione, come viene comprovato lo smaltimento e come vengono gestiti i backup, le esportazioni e le copie soggette a restrizioni? |
Rule
PRINCIPIO DI CONSERVAZIONE
Definire la conservazione in base alla categoria di evidenza e al rischio, non in base a un unico periodo arbitrario per ogni file. Un record relativo a un reclamo soggetto a restrizioni può richiedere un periodo più breve dettato dalla privacy o un blocco legale, mentre una metodologia approvata, una baseline e un calcolo finale possono richiedere una conservazione più lunga per supportare i dati comparativi e le rideterminazioni.
Esempio ipotetico: una metrica energetica in fase di riesame
Il riesame del pacchetto di evidenze assegna un ID dell’evidenza a ciascuna fonte di sito, conserva gli estratti originali, documenta la data limite di acquisizione e il metodo di stima, aggiunge una metodologia di calcolo e conversione delle unità e ottiene le conferme dei responsabili dei dati. Un revisore ricalcola il totale, lo riconcilia con i dati dei siti e mette in discussione la descrizione della riduzione. L’informativa finale spiega il perimetro e il fattore operativo rilevante, invece di attribuire l’intera riduzione alle misure di efficienza. Il workbook approvato e la formulazione destinata al pubblico sono bloccati insieme nel set finale di pubblicazione.
Hypothetical scenario
SCENARIO IPOTETICO
Un gruppo rendiconta il consumo energetico totale e una riduzione anno su anno. Il workbook di calcolo contiene valori copiati da dodici siti, ma i file originali dei contatori non sono collegati, un sito utilizza dati stimati, un impianto acquisito è incluso solo per sei mesi e l’asserzione relativa alla riduzione non spiega un arresto della produzione. Il foglio di calcolo si chiama “Energy final v7”.
Illustrative only. It shows how the decision is made, not wording that can be copied or relied on.
Nella pratica
Architettura delle evidenze: debole versus più solida
| Criterio | Pacchetto debole | Pacchetto più solido |
|---|---|---|
| Tracciabilità | I file sono raggruppati per dipartimento ma non sono collegati alle asserzioni. | Ogni asserzione e ogni riga dell’indice dei contenuti è collegata agli ID delle evidenze e allo stato del riesame. |
| Fonti originali | Rimangono soltanto valori copiati o schermate. | Gli estratti originali sono conservati con la data di reperimento, il responsabile e le informazioni sulla riproducibilità. |
| Metodologia | Il responsabile della preparazione comprende il calcolo, ma non è documentato alcun metodo. | Sono registrati definizioni, perimetro, trasformazioni, stime, fattori e modifiche. |
| Controllo delle versioni | I file vengono sovrascritti e “finale” ha diversi significati. | Le versioni in bozza, riesaminate, approvate e pubblicate sono distinte; il set di pubblicazione è immutabile. |
| Approvazioni | L’approvazione è desunta da una serie di e-mail. | Le approvazioni del responsabile dei dati, del revisore tecnico e della governance sono esplicite e collegate a una versione. |
| Dati soggetti a restrizioni | I record sensibili vengono copiati in cartelle ad ampio accesso. | Le evidenze soggette a restrizioni sono separate, sottoposte a controllo degli accessi e collegate tramite ID o riepiloghi non sensibili. |
| Conservazione | Tutto viene conservato per sempre o eliminato ad hoc. | La conservazione per categoria, la verifica della privacy, i blocchi legali, l'archiviazione e lo smaltimento sono controllati. |
In pratica
Errori comuni e correzioni
| Errore | Perché non funziona | Correzione |
|---|---|---|
| Conservare solo il report finale | L'output pubblicato non mostra la fonte, il metodo, il giudizio o l'approvazione alla base dello stesso. | Archiviare la catena completa dall'asserzione alla fonte e il registro della pubblicazione finale. |
| Utilizzare le caselle di posta elettronica come archivio delle evidenze | L'accesso, la conservazione, la versione e il passaggio di consegne non sono controllati. | Spostare le evidenze e le conferme approvate nel fascicolo controllato, con ID stabili. |
| Conservare ogni bozza senza indicarne lo stato | I revisori non possono identificare la versione approvata e possono fare affidamento su informazioni superate. | Utilizzare stati chiari, registri delle modifiche e un insieme finale immutabile; archiviare separatamente le versioni superate. |
| Ritenere che l'esistenza di una politica dimostri l'efficacia | Una politica supporta la descrizione di un processo, ma non un'asserzione sui risultati o sulla riduzione dell'impatto. | Conservare le evidenze relative all'attuazione e ai risultati e mettere in discussione il linguaggio causale. |
| Nessuna evidenza relativa a risultati negativi o limitazioni | Il fascicolo supporta solo asserzioni positive, minando l'Equilibrio e la credibilità. | Conservare le evidenze relative a incidenti, lacune, incertezze e azioni correttive e rifletterle nella formulazione pubblica. |
| Copiare i dati relativi a reclami personali nella cartella di rendicontazione | Crea rischi per la privacy, di ritorsione e di accesso. | Mantenere i dati dei casi soggetti a restrizioni; utilizzare sintesi anonimizzate, ID delle evidenze e una verifica autorizzata. |
| Utilizzare un unico periodo di conservazione per tutti i file | Può entrare in conflitto con la cancellazione per motivi di privacy, i blocchi legali, le esigenze di assurance o gli obblighi contrattuali. | Adottare una conservazione basata sulla categoria e sul rischio, con approvazione documentata. |
| Nessun collegamento tra le correzioni tardive e le approvazioni | Il report può cambiare dopo l'approvazione senza una nuova revisione. | Utilizzare un controllo delle modifiche che identifichi le asserzioni, le evidenze, gli approvatori e i file di pubblicazione interessati. |
Rule
MITO E REALTÀ
Mito: «Un pacchetto di evidenze è solo una cartella piena di documenti di origine.» Realtà: il volume non è tracciabilità. Un pacchetto difendibile collega ogni dichiarazione pubblica alla fonte, al metodo, al responsabile, alla revisione, alla limitazione e all'approvazione pertinenti, controllando al contempo l'accesso e preservando l'insieme esatto di evidenze alla base della versione pubblicata.
Preparazione
Checklist di preparazione per la revisione interna o l'assurance
- Un registro controllato delle fonti comprende ogni informativa, metrica, omissione e dichiarazione d'uso rilevante.
- Ogni elemento di evidenza ha un ID stabile, un responsabile, un periodo, un perimetro, una versione, una classe di accesso e uno stato di revisione.
- I dati originali della fonte possono essere identificati e, ove necessario, riprodotti dal sistema di origine.
- Metodologie, definizioni, unità, trasformazioni, stime e assunzioni sono documentate e aggiornate.
- I giudizi sulla materialità, gli input degli stakeholder, la soglia e le approvazioni sono tracciabili alle Informative 3-1 e 3-2.
- Ogni tema rilevante dispone di evidenze a supporto della corrispondente Informativa 3-3 e delle informative pertinenti degli Standard tematici.
- Le attestazioni dei responsabili dei dati riguardano completezza, accuratezza, perimetro, stime e limitazioni note.
- I test del revisore, le riconciliazioni, le eccezioni e le correzioni sono documentati e risolti oppure apertamente indicati come ancora in sospeso.
- Le evidenze pubbliche, interne e riservate sono separate e soggette a controllo degli accessi.
- Le restrizioni legali, relative alla privacy, alla riservatezza e all'assurance sono affrontate senza nascondere le limitazioni che devono essere comunicate.
- L'indice finale dei contenuti, la dichiarazione d'uso, il report e i collegamenti web sono bloccati sull'insieme di evidenze approvato.
- La pubblicazione, la notifica o registrazione GRI, le correzioni, le riesposizioni e le decisioni di conservazione hanno responsabili e registrazioni chiari.
Una conferma del responsabile dei dati dovrebbe identificare la fonte e la data di estrazione e confermare la popolazione, il perimetro, le definizioni, le unità, il periodo di rendicontazione e il cut-off, elencando al contempo rettifiche, stime, esclusioni e limitazioni. Dovrebbe inoltre registrare la revisione di andamenti insoliti, risultati negativi e incidenti noti, la versione confermata del file, qualsiasi formulazione che ecceda le evidenze e le questioni aperte con responsabili e date.
Conservare le evidenze relative a reclami personali come informazioni riservate, applicando accesso con privilegi minimi, controlli sulla privacy e controlli legali, non nella cartella ordinaria della rendicontazione. Collegarle tramite un ID di evidenza riservato o un riepilogo controllato anonimizzato e stabilire i periodi di conservazione o i blocchi legali in base alla categoria di evidenza e al rischio, registrando al contempo la revisione autorizzata.
Autoverifica
- Qual è la differenza tra possedere evidenze e disporre di un'architettura delle evidenze tracciabile?
- Perché i dati personali riservati non dovrebbero essere copiati nella cartella ordinaria della rendicontazione?
- Quali sei collegamenti dovrebbe poter seguire un revisore a partire da una metrica pubblicata?
- Perché un periodo di conservazione universale è inappropriato per ogni categoria di evidenza?
Domande
Domande frequenti
Quali documenti dovrebbero essere conservati per un report GRI?
Secondo il principio della Verificabilità, le informazioni devono essere raccolte, registrate, compilate e analizzate in modo da poter essere esaminate per stabilirne la qualità. Le linee guida GRI si aspettano che la documentazione sia organizzata per la revisione da parte di persone diverse dai redattori, che le decisioni chiave sulla rendicontazione siano documentate, che le fonti originali siano identificabili e che evidenze affidabili supportino assunzioni e calcoli.
GRI prescrive una struttura per le cartelle delle evidenze?
Un pacchetto di evidenze GRI dovrebbe consentire a un revisore informato di tracciare ogni dichiarazione pubblica rilevante dalla formulazione o metrica pubblicata fino alla fonte originale, alla metodologia, al calcolo, alla conferma del responsabile dei dati, al controllo di revisione e all'approvazione. GRI non prescrive una piattaforma software, una struttura di cartelle o un periodo di conservazione universale specifici.
Cosa dovrebbe comprendere una conferma del responsabile dei dati?
Una conferma del responsabile dei dati dovrebbe identificare la fonte e la data di estrazione e confermare la popolazione, il perimetro, le definizioni, le unità, il periodo di rendicontazione e il cut-off, elencando al contempo rettifiche, stime, esclusioni e limitazioni. Dovrebbe inoltre registrare la revisione di andamenti insoliti, risultati negativi e incidenti noti, la versione confermata del file, qualsiasi formulazione che ecceda le evidenze e le questioni aperte con responsabili e date.
Per quanto tempo dovrebbero essere conservate le evidenze GRI?
Un pacchetto di evidenze GRI dovrebbe consentire a un revisore informato di tracciare ogni dichiarazione pubblica rilevante dalla formulazione o metrica pubblicata fino alla fonte originale, alla metodologia, al calcolo, alla conferma del responsabile dei dati, al controllo di revisione e all'approvazione. GRI non prescrive una piattaforma software, una struttura di cartelle o un periodo di conservazione universale specifici.
Come dovrebbero essere conservate le evidenze riservate relative ai reclami?
Conservare le evidenze relative a reclami personali come informazioni riservate, applicando accesso con privilegi minimi, controlli sulla privacy e controlli legali, non nella cartella ordinaria della rendicontazione. Collegarle tramite un ID di evidenza riservato o un riepilogo controllato anonimizzato e stabilire i periodi di conservazione o i blocchi legali in base alla categoria di evidenza e al rischio, registrando al contempo la revisione autorizzata.
Nella pratica
Standard correlati e collegamenti pratici
| Relazione | Riferimento | Collegamento pratico |
|---|---|---|
| Primario | GRI 1, principio della verificabilità | Organizzazione delle evidenze, possibilità di revisione, fonti originali, assunzioni, calcoli e incertezza. |
| Di supporto | GRI 1, accuratezza, equilibrio e completezza | Qualità delle evidenze, informazioni negative, ambito e copertura mancante. |
| Attuazione | Informative GRI 2 | Evidenze relative all'entità, alla governance, alle politiche, alla forza lavoro, ai reclami, all'assurance e al periodo di rendicontazione. |
| Attuazione | Informative GRI 3 | Processo di determinazione della materialità, evidenze degli stakeholder e degli esperti, temi materiali ed evidenze relative alla gestione. |
| Pubblicazione | Requisiti GRI 1 6-9 | Registri delle omissioni, indice dei contenuti, approvazione della dichiarazione ed evidenze della notifica. |
| Assurance | Criteri di assurance specifici dell'organizzazione e ambito dell'incarico | Possono applicarsi ulteriori requisiti in materia di evidenze e conservazione; non si deve presumere che solo GRI definisca il fascicolo di assurance. |
Sources
Primary sources
- GRI 1: Foundation 2021 — principio della verificabilità e sezione 5.2 sulla credibilità e sui controlli interni
- GRI 2: General Disclosures 2021 — ambito dell'entità, periodo di rendicontazione, riesposizioni, assurance, governance, politiche, reclami e informative sugli stakeholder
- GRI 3: Material Topics 2021 — identificazione degli impatti, fonti, ambito, limitazioni, rilevanza, soglia, stakeholder, esperti e approvazione
- GRI Standards Glossary 2025 — termini relativi a impatti, stakeholder, rapporti d'affari e catena del valore
- GRI Standards Report Registration System FAQs — tempistiche della notifica ed evidenze della registrazione del report
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