Checklist di revisione dell’Indice dei contenuti GRI: 25 verifiche prima della pubblicazione

Stato tecnico: bozza di pubblicazione basata sulle fonti; prima della pubblicazione è necessaria una revisione tecnica umana finale.

L’Indice dei contenuti GRI è la mappa di navigazione delle informazioni rendicontate. Ai sensi del Requisito 7 di GRI 1, deve identificare l’asserzione di rendicontazione, l’edizione di GRI 1, gli Standard di settore applicabili, i temi materiali, le informative rendicontate, le fonti, le ubicazioni e le motivazioni delle omissioni, insieme alle informazioni specifiche degli Standard di settore. Il Requisito 8 stabilisce la dichiarazione d’uso. Non si tratta di preferenze di formattazione: sono parte delle condizioni per la rendicontazione in conformità.

Una revisione finale ha quindi due obiettivi. Verifica l’indice come artefatto di rendicontazione e verifica il percorso da ciascuna riga all’informativa pubblicata. È sul secondo obiettivo che molte revisioni falliscono. Un numero di pagina può essere corretto e tuttavia condurre a un titolo, a una dichiarazione generica di policy o a una risposta parziale. Il revisore deve verificare l’informativa a livello di requisito.

Blocca l’insieme delle pubblicazioni candidate. Identifica il PDF esatto della relazione, il file dell’Indice dei contenuti, la relazione annuale, la relazione di assurance e le pagine web da verificare. I link alle bozze non sono prove accettabili.

Assegna la verifica indipendente delle righe. La persona che ha creato l’indice non dovrebbe essere l’unica persona ad aprire i riferimenti e a giudicare la completezza.

Verifica prima le asserzioni e l’architettura. Risolvi la dichiarazione d’uso, il periodo, gli Standard di settore applicabili e i temi materiali prima di controllare centinaia di ubicazioni delle righe.

Verifica per requisito, non solo per informativa. Suddividi le informative complesse nei relativi requisiti indicati da lettere e numeri e registra le lacune parziali.

Registra le evidenze del superamento. Una verifica è completa solo quando il revisore registra che cosa è stato aperto, che cosa ha corrisposto e quale versione è stata verificata.

Blocca e archivia. Dopo l’approvazione, le modifiche al testo della relazione, alle pagine web, ai numeri o ai link attivano una nuova verifica mirata prima della pubblicazione.

Figura 1. Le 25 verifiche sono raggruppate in cinque passaggi di pubblicazione.

Usa la colonna «evidenze del superamento» come registrazione minima nel file di revisione. Il superamento dovrebbe poter essere riprodotto da un altro revisore. Gli esempi di errore hanno funzione diagnostica e non sono esaustivi.

I primi cinque controlli proteggono la dichiarazione di livello più elevato. Per la rendicontazione conforme, GRI 1 fornisce il modello di dichiarazione: “[Name] has reported in accordance with the GRI Standards for the period [start and end dates].” L'organizzazione non dovrebbe improvvisare una dichiarazione più forte come «certificata GRI», «pienamente conforme» o «approvata da GRI». La dichiarazione deve descrivere la stessa organizzazione oggetto della rendicontazione e lo stesso periodo della relazione e delle informative GRI 2.

L'applicabilità degli Standard di settore deve essere conclusa prima che l'indice sia definitivo. Se si applica uno Standard di settore, il suo titolo deve figurare nell'indice e i suoi probabili temi materiali devono essere riflessi nella valutazione dei temi materiali. Un gruppo diversificato può aver bisogno di più di uno Standard di settore.

L'indice non è il luogo in cui correggere un elenco di temi materiali non approvato. L'informativa 3-2 e l'indice dovrebbero presentare lo stesso elenco finale. Se le etichette di presentazione differiscono per maggiore leggibilità, mantenere un riferimento incrociato controllato affinché il lettore e il revisore possano verificare che i concetti siano gli stessi.

GRI 1 richiede che un'organizzazione esamini i temi negli Standard di settore applicabili. I temi valutati come non materiali devono essere elencati nell'indice con una spiegazione. Per i temi materiali trattati da uno Standard di settore, l'organizzazione presenta le informative dello Standard tematico elencate oppure fornisce il motivo «non applicabile» per l'omissione e la spiegazione richiesta laddove si applichi il Requisito 5-b. Separatamente, il Requisito 5-a di GRI 1 stabilisce che devono essere presentate solo le informative degli Standard tematici pertinenti agli impatti dell'organizzazione. La revisione deve distinguere queste due situazioni.

La guida di GRI 1 prevede numeri di pagina o collegamenti specifici. Quando le informazioni sono distribuite in più ubicazioni, è opportuno includere tutte le ubicazioni necessarie. Il revisore dovrebbe fare clic o aprire ogni riferimento nell'ambiente finale, non in un sistema di redazione. Un collegamento a una politica può supportare un'informativa, ma una politica raramente fornisce da sola risultati del periodo di rendicontazione, efficacia, limitazioni o informazioni sugli stakeholder.

Figura 2. Una riga valida dell'Indice dei contenuti crea una catena verificata dal requisito all'evidenza pubblicata.

Creare un foglio temporaneo del revisore con una riga per ogni requisito all'interno dell'informativa. Contrassegnare ogni elemento come presentato, non applicabile, omesso con un motivo consentito o non risolto. Quindi confrontare tale foglio con l'Indice dei contenuti pubblico. Questo rileva la situazione comune in cui una riga dichiara un'informativa completa mentre la relazione risponde solo a una parte.

GRI 1 consente quattro motivi dell'omissione: non applicabile, divieti legali, vincoli di riservatezza e informazioni non disponibili/incomplete. Per ciascuno è richiesta una spiegazione. “Non materiale”, “dati in sospeso”, “sensibilità commerciale” e “non divulgato quest'anno” non sono etichette sostitutive. Nel caso di informazioni non disponibili/incomplete, la spiegazione deve identificare le informazioni mancanti, spiegare perché mancano e descrivere le misure e il periodo di tempo previsto per ottenerle.

I motivi dell'omissione non sono consentiti per le Disclosure da 2-1 a 2-5, 3-1 o 3-2. Ciò rende il test particolarmente importante per il perimetro di rendicontazione, il periodo, le rideterminazioni, l'assurance esterna e il processo relativo ai temi materiali. Se l'elemento richiesto non esiste — per esempio, una politica o un comitato — l'organizzazione può spesso conformarsi comunicando che non esiste, anziché trattare l'assenza come un'omissione.

Quando l'organizzazione fa riferimento all'assurance esterna, la formulazione deve corrispondere alla relazione del professionista: oggetto, criteri, periodo di rendicontazione, livello di assurance, esclusioni e limitazioni. Un incarico di assurance limitata su metriche selezionate non supporta l'affermazione senza qualifica “la relazione di sostenibilità è stata sottoposta ad assurance”. Analogamente, i servizi Content Index di GRI esaminano la presentazione, l'accessibilità e l'attuazione campionata dei requisiti del Content Index nell'ambito del perimetro di servizio dichiarato; non costituiscono una conclusione di assurance esterna su tutte le informazioni di sostenibilità rendicontate.

Un indice tecnicamente corretto può diventare errato nelle ultime 24 ore di produzione. La reimpaginazione modifica i riferimenti, un redattore web aggiorna una politica, la funzione finanza sostituisce un numero, la dichiarazione di assurance modifica il proprio perimetro, oppure un PDF della relazione viene rinominato e ricaricato. Il controllo finale verifica l'intero insieme delle pubblicazioni come una versione sottoposta a controllo.

Come minimo, occorre riconciliare denominazione dell'organizzazione, periodo, entità, perimetro, temi materiali, politiche, obiettivi, valori quantitativi, unità, anni di riferimento e rideterminazioni nella relazione, nella relazione annuale, nell'indice, nella relazione di assurance e nelle pagine web. I collegamenti dovrebbero essere accessibili senza credenziali e sufficientemente stabili per la durata prevista della relazione. Se una pagina web è destinata a rimanere online e a cambiare nel tempo, conservare un'istantanea d'archivio della pubblicazione o un riferimento alla data/versione.

Il revisore dovrebbe emettere uno di tre esiti: approvare, approvare con azioni non critiche documentate oppure respingere per revisione. Una dichiarazione di conformità errata, un'omissione vietata, un requisito dello Standard di settore mancante, una lacuna significativa a livello di requisito, una collocazione non sostanziale o una grave incoerenza tra documenti costituiscono motivi di rigetto. Non ridimensionare un problema tecnico critico perché è arrivata la scadenza per la pubblicazione.