Vincoli di riservatezza e divieti legali GRI: quando un’omissione è difendibile

I due motivi possono tutelare interessi, diritti e obblighi legali legittimi. Possono anche essere utilizzati impropriamente per nascondere prestazioni scadenti, reclami irrisolti, impatti negativi o informazioni scomode sulla governance. Per questo la decisione dovrebbe essere più circoscritta dell’argomento e supportata da una traccia della verifica.

La domanda non è se l’argomento sia sensibile. La domanda è se le informazioni esatte richieste non possano essere raccolte o comunicate pubblicamente in modo lecito o responsabile e se una presentazione alternativa possa soddisfare il fabbisogno informativo senza creare l’esposizione vietata o riservata.

1. Identificare l’informativa o il requisito esatto che non può essere soddisfatto. Non omettere un intero Standard tematico quando è interessato un solo sottorequisito.

2. Scegliere un motivo consentito per l’omissione e applicare la definizione GRI. Il divieto legale e il vincolo di riservatezza non sono intercambiabili.

3. Fornire la spiegazione specifica richiesta nell’Indice dei contenuti GRI.

4. Comunicare tutte le informazioni restanti che possono essere divulgate e assicurarsi che l’omissione non venga utilizzata nei casi in cui GRI 1 non consenta motivi di omissione.

GRI 1 non ammette motivazioni dell'omissione per GRI 2-1 fino a GRI 2-5 o per GRI 3-1 e GRI 3-2. Un'organizzazione che rendiconta in conformità deve rendicontare tali informative. La verifica legale e di riservatezza deve pertanto concentrarsi sulle modalità per fornire le informazioni richieste senza dettagli illeciti, o sulla possibilità stessa per l'organizzazione di supportare una dichiarazione di conformità.

A un'ipotetica impresa infrastrutturale viene chiesto di comunicare informazioni relative a reclami connessi a un tema di impatto sulla comunità materiale. Diversi casi aperti riguardano una comunità molto piccola e gli esiti dettagliati dei casi identificherebbero gli autori dei reclami e li esporrebbero al rischio di ritorsioni. L'impresa verifica innanzitutto l'aggregazione tra le diverse località e una descrizione di alto livello del processo, delle categorie e dei progressi in materia di rimedio. Comunica tali elementi. Per una suddivisione numerica che consentirebbe comunque l'identificazione, registra una limitazione di riservatezza a livello dell'esatto requisito, spiega la limitazione relativa alla reidentificazione e alla sicurezza, conserva evidenze soggette a restrizioni per il riesame legale e di assurance e stabilisce un evento di riesame alla chiusura dei casi.

Utilizzare un'unica dichiarazione di riservatezza per un intero Standard tematico o una sezione della relazione.

Citare un accordo di riservatezza senza verificare se il requisito GRI possa essere soddisfatto a livello aggregato.

Trattare il danno reputazionale derivante da prestazioni scadenti come una limitazione di riservatezza.

Utilizzare un divieto legale quando la legge consente in realtà la comunicazione aggregata.

Non distinguere una trattativa temporanea da una limitazione permanente alla divulgazione pubblica.

Fornire consulenza legale dettagliata nell'Indice dei contenuti pubblico invece di una spiegazione precisa ma prudente.

Lasciare in essere l'omissione ogni anno senza un evento di riesame.

Utilizzare frequentemente la riservatezza, nonostante le indicazioni GRI secondo cui le motivazioni relative alla riservatezza e alle informazioni non disponibili dovrebbero essere eccezionali.

I dati possono essere aggregati, resi anonimi, presentati per intervalli, con un ritardo temporale o in una forma più ristretta che non consenta l’identificazione, laddove ciò soddisfi comunque il requisito informativo GRI senza esporre informazioni la cui divulgazione è vietata o riservata. Verificare e documentare tali alternative a livello di requisito; utilizzare un’omissione solo se nessuna di esse è efficace, indicando il motivo consentito preciso e fornendo una spiegazione.