Utilizzare i dati GRI per EcoVadis, S&P CSA, CDP e i questionari dei clienti

RISPONDERE | SPIEGARE | APPLICARE | EVIDENZE | COLLEGARE | PUBBLICARE

Questa Scheda informativa fornisce una risposta diretta, spiega la logica tecnica, mostra come applicarla, identifica le evidenze necessarie e fornisce un pacchetto di pubblicazione controllato. Requisiti, raccomandazioni, prassi di attuazione e interpretazione esperta sono mantenuti distinti.

Un'azienda può riportare nel proprio report GRI il prelievo idrico a livello di gruppo, completare una valutazione EcoVadis per una singola entità giuridica, rispondere a una domanda del S&P CSA relativa alla capogruppo quotata, fornire informazioni a CDP secondo un diverso approccio di consolidamento e rispondere a un cliente che chiede informazioni solo su un sito produttivo o su un prodotto acquistato. Il numero può sembrare lo stesso in ogni canale, pur riferendosi a un'organizzazione, un periodo o un perimetro diverso.

Il rischio è maggiore di una semplice discrepanza amministrativa. Gli invii per le valutazioni spesso combinano politiche descritte in forma narrativa, documenti probatori, metriche di performance e criteri di attribuzione del punteggio specifici della domanda. I questionari di approvvigionamento possono essere utilizzati nella qualificazione dei fornitori o nelle decisioni contrattuali. Una risposta tecnicamente corretta nel report GRI può quindi essere incompleta, non supportata o fuorviante in un'altra destinazione.

Un sistema di rendicontazione GRI ben progettato rimane altamente prezioso. Di norma contiene già decisioni sui temi materiali, politiche, azioni di gestione, obiettivi, metriche, responsabili delle fonti, note metodologiche ed evidenze. L'articolo sulla conversione riguarda la protezione di tale valore attraverso una mappatura strutturata, invece di creare ripetutamente fogli di calcolo privi di governance.

Un processo GRI maturo può fornire cinque componenti preziosi: una visione degli impatti significativi; una narrazione sottoposta a controllo sulle politiche e sulle azioni di gestione; metriche quantitative; evidenze e metodologia; e approvazioni di governance. Questi componenti sono riutilizzabili solo quando l’organizzazione è in grado di separare il fatto sottostante dalla formulazione utilizzata nel report pubblicato.

Ad esempio, “42,000 megalitres of water withdrawn” non è ancora una risposta riutilizzabile. L’oggetto riutilizzabile deve contenere anche l’entità che rendiconta, i siti, il periodo, le fonti idriche, le inclusioni e le esclusioni, il metodo di misurazione, l’approccio alla stima, la conversione dell’unità, il file sorgente, il responsabile dei dati, il revisore, lo stato della riesposizione e le evidenze di supporto. La pagina del report è quindi un output generato da tale oggetto.

EcoVadis, S&P CSA e CDP non sono neppure intercambiabili tra loro. EcoVadis valuta esplicitamente la qualità del sistema di gestione attraverso Policies, Actions and Results. S&P CSA utilizza criteri e ponderazioni specifici per settore associati a temi di sostenibilità materiali e ai driver del valore aziendale. CDP utilizza il proprio questionario ambientale annuale e i propri materiali per la valutazione. Un cliente può ignorare tutti e tre e chiedere un’impronta di carbonio di prodotto o un certificato di audit del sito.

Figura 1. Il rapporto GRI pubblicato è un prodotto della rendicontazione. Un nucleo di sostenibilità neutrale rispetto alla destinazione governa i fatti, le evidenze, le trasformazioni e le approvazioni utilizzati per rating e questionari.

La “unica fonte di verità” non è un unico enorme foglio di calcolo né un unico rapporto pubblicato. È un insieme controllato di record collegati. I team piccoli possono iniziare con Excel, SharePoint o un altro ambiente soggetto a controllo documentale; i team più grandi possono utilizzare software di rendicontazione. La progettazione della governance è più importante dello strumento.

Una mappatura debole contiene due colonne: “informativa GRI” e “numero della domanda”. Una mappatura difendibile spiega perché la fonte può essere riutilizzata e quali modifiche sono necessarie. Dovrebbe inoltre mostrare la direzione del riutilizzo. I dati preparati per GRI possono supportare una risposta a una valutazione, ma una risposta a una valutazione ottimizzata per un criterio di attribuzione del punteggio non dovrebbe ridefinire tacitamente l'informativa GRI.

Ogni risposta riutilizzata dovrebbe superare gli stessi controlli. Ciò è particolarmente importante quando team diversi sono responsabili della rendicontazione GRI, delle valutazioni, delle relazioni con gli investitori e delle gare d'appalto dei clienti.

Figura 2. Otto controlli per un riutilizzo controllato. Una risposta viene rilasciata solo quando la fonte, la trasformazione, l'evidenza e l'approvazione specifica per la destinazione sono complete.

1. Entità: confermare l'entità giuridica, il gruppo, l'unità aziendale, il sito o il prodotto oggetto della valutazione.

2. Periodo: far corrispondere l'anno richiesto, la baseline, il periodo medio e la data di invio.

3. Perimetro: confrontare i perimetri operativi, finanziari, basati sulla quota di partecipazione, del sito, della catena di fornitura o del prodotto.

4. Definizione: verificare inclusioni, esclusioni, terminologia e istruzioni specifiche della domanda.

5. Unità e denominatore: confermare la valuta, l'unità di misura, il denominatore dell'intensità e il fattore di conversione.

6. Calcolo: conservare l'estratto della fonte, la formula, il fattore, le stime, le assunzioni e la riconciliazione.

7. Evidenza: confermare che il documento sia aggiornato, copra il perimetro oggetto della valutazione e sia accettabile per la destinazione.

8. Attribuzione del punteggio e approvazione: leggere le indicazioni correnti sull'attribuzione del punteggio o sulla rendicontazione e ottenere la revisione e l'approvazione specifiche per la destinazione.

I questionari chiedono spesso se esiste una politica, quali azioni sono state attuate, quale parte dell’organizzazione è coperta, se le prestazioni sono monitorate e quali risultati sono stati ottenuti. Un report GRI può riassumere tutto questo in un unico paragrafo. La destinazione può richiedere evidenze separate per ciascun elemento.

Un report GRI è pubblico per sua concezione, mentre i portali di rating e dei clienti possono consentire documenti di supporto che non sono pubblici. L’organizzazione dovrebbe classificare ogni elemento di evidenza come pubblico, esterno soggetto a restrizioni, interno riservato o vietato per uso esterno. La classificazione non dovrebbe essere scelta soltanto quando arriva la scadenza di un questionario.

Le evidenze pubbliche dovrebbero essere coerenti con il report, il sito web, le politiche, il registro dei dati e le precedenti comunicazioni.

Le evidenze soggette a restrizioni dovrebbero avere un destinatario approvato, una finalità e una regola di conservazione.

I documenti riservati non dovrebbero essere caricati semplicemente perché contengono dettagli più solidi; utilizzare oscuramenti, sintesi o attestazioni laddove la destinazione lo consenta.

Le date di scadenza delle evidenze, le versioni dei documenti e la copertura organizzativa dovrebbero essere monitorate.

Una risposta a un questionario non dovrebbe mai formulare un’affermazione sull’efficacia più forte di quanto supportato dai documenti sottostanti.

I team commerciali dovrebbero utilizzare formulazioni di risposta approvate anziché modificare definizioni tecniche per rispettare la scadenza di una gara.

Rating e questionari seguono spesso calendari diversi. Un ciclo operativo centrale riduce la fretta e le contraddizioni. All’inizio dell’anno di rendicontazione, aggiornare le definizioni e gli inventari delle destinazioni. Durante la raccolta dei dati, acquisire le evidenze una sola volta. Prima di ogni comunicazione, bloccare la mappatura della destinazione e le indicazioni aggiornate. Dopo la comunicazione, archiviare la risposta, registrare il feedback degli analisti e reintegrare i miglioramenti giustificati nel modello dati centrale.

Un registro di mappatura dei dati di sostenibilità è un documento controllato che collega la domanda e la definizione di una destinazione al dato di origine sottoposto a governance, a qualsiasi trasformazione, alla lacuna residua e al revisore. Mostra se il riutilizzo è esatto, trasformato, parziale o non disponibile, preservando al contempo l'entità oggetto della valutazione, il periodo, il perimetro, l'unità, le evidenze e la traccia delle approvazioni.