Report o dataset prima? Come le PMI dovrebbero implementare la rendicontazione volontaria di sostenibilità

Una guida pratica all’implementazione che tratta utenti, perimetri, evidenze, controllo delle versioni, formati di output e il ruolo del 2026 EU Voluntary Standard.

Un progetto volontario di sostenibilità spesso inizia con la richiesta di “preparare la relazione”. Questa formulazione incoraggia il team ad aprire un documento, scegliere un design e iniziare a scrivere. Il problema è che la stessa PMI può successivamente ricevere un questionario bancario, una richiesta tramite il portale di un cliente, un prospetto per una gara d’appalto e una richiesta interna della direzione per le stesse informazioni in formati diversi. Se l’unico oggetto soggetto a controllo è il PDF finale, ogni nuova richiesta diventa un’attività manuale di estrazione e ogni modifica rischia di creare risposte incoerenti.

Lo Standard volontario 2026 è stato concepito per più di un pubblico. I suoi obiettivi includono soddisfare le esigenze informative dei partner della catena del valore, delle banche e degli investitori, migliorare la gestione interna da parte dell’impresa delle questioni di sostenibilità e sostenere la resilienza e l’accesso ai finanziamenti. Lo Standard stabilisce inoltre che la funzione primaria della relazione è informare le controparti commerciali effettive o potenziali; la pubblicazione è un’opzione e non l’unico scopo. Questa progettazione per più utenti rende particolarmente prezioso un insieme di dati riutilizzabile.

Figura 1. Un unico insieme di dati soggetto a controllo può produrre diversi output senza ricostruire le evidenze sottostanti.

Un approccio basato innanzitutto sul dataset non significa raccogliere ogni possibile dato ESG. Significa identificare gli utenti legittimi e poi creare un'unica fonte governata per le informazioni che l'organizzazione decide di rendicontare. Una mappa degli utenti dovrebbe distinguere il fabbisogno informativo, l'uso consentito, le tempistiche, il livello di dettaglio e se la richiesta rientra nel limite della catena del valore o deriva da un'altra base giuridica o contrattuale.

Un dato non è sotto controllo se il team non sa cosa comprende. B1 richiede all’impresa di dichiarare se la relazione è predisposta su base individuale o consolidata e, per una relazione consolidata, di elencare le controllate incluse. Il periodo di rendicontazione dovrebbe essere coerente con il bilancio, ove questo sia predisposto. Oltre a tale base generale, singole metriche possono richiedere ulteriori confini operativi, quali i siti inclusi nei dati sull’energia, la popolazione dei dipendenti utilizzata per le metriche relative alla forza lavoro o gli impianti valutati per la sensibilità alla biodiversità.

L'unità di controllo dovrebbe normalmente essere il paragrafo o il sottopunto, non la pagina sulla quale comparirà infine. Lo Standard contiene punti dati essenziali, elementi da comunicare solo in circostanze specificate, punti dati esplicitamente volontari ed elementi considerati solo ai fini delle informazioni settoriali. Alcuni punti dati ambientali sono inoltre volontari per le imprese con 10 dipendenti o meno. Un dizionario dei dati dovrebbe pertanto registrare la categoria normativa e la selezione dell'organizzazione prima che inizi la raccolta dei dati.

Il paragrafo 11 richiede che le informazioni siano pertinenti, rappresentate fedelmente, comparabili, comprensibili e verificabili. La verificabilità è difficile da conseguire quando le evidenze vengono raccolte solo dopo che la descrizione narrativa è stata approvata. Ogni valore quantitativo e ogni asserzione narrativa rilevante dovrebbero pertanto riportare un riferimento alla fonte, un responsabile, la metodologia, lo stato di revisione e il luogo di conservazione. Le evidenze stesse possono essere soggette a restrizioni; il registro può comunque registrarne l'esistenza e il livello di accesso.

Metriche quantitative: estrazione dal sistema fonte, fattura o registro; foglio di calcolo dei calcoli; fattori di conversione; riconciliazione del perimetro; evidenze del revisore.

Informazioni sulle politiche: politica approvata, versione, data di entrata in vigore, ambito di applicazione, responsabile, evidenza dell'approvazione e stato di disponibilità al pubblico.

Iniziative e obiettivi: piano autorizzato, valore di riferimento, perimetro, data obiettivo, evidenze dei progressi e approvazione da parte degli organi di governance.

Condizioni e non applicabilità: fatti documentati che mostrano perché un criterio di attivazione a livello di paragrafo è stato o non è stato soddisfatto.

Asserzioni nell'output: evidenze che la formulazione pubblicata sia coerente con il dataset approvato e non implichi un ambito di applicazione più ampio.

Il dataset di rendicontazione dovrebbe avere una versione riferita al periodo e uno stato di pubblicazione. Le modifiche successive all'approvazione dovrebbero essere registrate indicando il motivo, chi le ha preparate, chi le ha sottoposte a revisione, la data e gli output interessati. Dal secondo esercizio di rendicontazione, lo Standard richiede informazioni comparative per l'esercizio precedente, ad eccezione delle metriche divulgate per la prima volta. Un processo di roll-forward dovrebbe pertanto conservare il valore approvato dell'esercizio precedente, distinguere le riesposizioni dalle modifiche dell'esercizio corrente e spiegare le modifiche metodologiche.

Figura 2. Ciclo di vita dell'implementazione basata innanzitutto sul dataset e ciclo annuale dei controlli.

Lo Standard non obbliga ogni impresa a pubblicare una relazione autonoma patinata. La funzione primaria è informare le controparti; un’impresa può rendere pubblica la relazione, inserirla in una sezione della relazione sulla gestione o pubblicare un documento separato. Può inoltre includere informazioni mediante riferimento quando i documenti richiamati sono accessibili contemporaneamente e dallo stesso insieme documentale. L’output corretto è quindi una decisione progettuale basata sugli utenti, non un sostituto dell’opzione di rendicontazione selezionata e dei relativi punti dati.

La versione 1.3.0 del Modello digitale VSME di EFRAG di giugno 2026 supporta l’inserimento dei dati, i controlli, i collegamenti ai paragrafi e la conversione in Inline XBRL. La tassonomia XBRL fornisce un modello di dati indipendente dal fornitore e supporta lo scambio strutturato. Queste funzionalità rafforzano il valore del reporting basato innanzitutto sui dati. Tuttavia, i materiali di giugno 2026 riflettono espressamente la Raccomandazione VSME del 2025 per le PMI con meno di 250 dipendenti, ed EFRAG ha indicato che sarebbe stato necessario un aggiornamento al momento della pubblicazione del futuro atto delegato.

Anche la nota esplicativa individua limitazioni pratiche: il modello non supporta il roll-forward comparativo, non raccoglie né calcola tutti i dati sottostanti, non dispone di un calcolatore dei GHG, può essere danneggiato attraverso modifiche al foglio di calcolo e può essere adatto principalmente al reporting per la prima volta. Un approccio sensato consiste nel mantenere in modo indipendente il dataset autorevole e il registro delle evidenze, quindi nel compilare il modello corrente o l’interfaccia digitale come output dopo aver verificato la sua mappatura allo Standard applicabile del 2026.

Mappare gli utenti e le finalità. Registrare chi richiede le informazioni, perché, quando e in quale formato. Separare le richieste relative alla catena del valore ai sensi della CSRD dalle altre richieste legali o contrattuali.

Selezionare l’opzione di reporting. Decidere se l’organizzazione preparerà solo il modulo Basic, perseguirà l’opzione di conformità Basic e Comprehensive completa, oppure fornirà alcune informative aggiuntive Comprehensive senza rappresentare un report completo dell’Opzione B.

Bloccare la base e il periodo di reporting. Registrare la base individuale/consolidata, le controllate, il periodo e i confini specifici per ciascuna metrica.

Creare il registro dei datapoint. Mappare ciascun paragrafo/sottopunto, categoria, unità, condizione, responsabile e requisito di output.

Costruire il registro delle evidenze. Collegare ciascun datapoint alla fonte, alla metodologia, alle assunzioni, al revisore e allo stato di riservatezza.

Raccogliere, calcolare e classificare. Distinguere i valori riportati, le stime, le condizioni di non applicabilità, le mancate selezioni volontarie, le omissioni consentite e le lacune non risolte.

Rivedere e congelare il dataset annuale. Effettuare riconciliazioni, controlli di coerenza, revisione da parte della direzione e approvazione prima della progettazione.

Produrre ciascun output. Utilizzare mappature controllate per il report, il pacchetto per il cliente, la risposta al finanziatore e il file digitale; etichettare l’ambito e lo stato.

Effettuare il roll-forward. Conservare i dati comparativi, registrare le rideterminazioni e aggiornare solo fatti, metodi, evidenze e condizioni modificati.

Per una PMI, il bene più prezioso del primo anno non è necessariamente un report rifinito. È un dataset di sostenibilità controllato, riutilizzabile e verificabile, in grado di supportare l’opzione selezionata dello Standard volontario e di essere presentato a utenti diversi. Il report pubblico è comunque importante: spiega il contesto e rende le informazioni comprensibili. Ma quando il report viene generato da un dataset sottoposto a governance anziché essere assemblato come una pubblicazione una tantum, l’organizzazione ottiene coerenza, risposte più rapide, evidenze più chiare e un punto di partenza molto più solido per il secondo anno di rendicontazione.