Una relazione volontaria sulla sostenibilità dell’UE deve essere pubblica?

I progetti di rendicontazione volontaria iniziano spesso da un presupposto semplice: una volta predisposta una relazione sulla sostenibilità, questa dovrebbe essere caricata sul sito web. Ciò può essere sensato dal punto di vista commerciale, ma non è l’unico modello contemplato dallo standard volontario dell’UE. Lo standard è concepito innanzitutto per aiutare un’impresa a comunicare con le controparti commerciali - inclusi clienti, finanziatori e altri utenti del mercato - e successivamente consente all’impresa di scegliere la disponibilità pubblica.

La scelta incide su molto più del design del sito web. Una relazione pubblica ha un pubblico ampio e in parte sconosciuto. Un dossier per un finanziatore può essere utilizzato nell’analisi del credito. Un dossier per un cliente può essere esaminato dai team addetti agli approvvigionamenti o alla due diligence. Le evidenze a supporto possono contenere dati personali, segreti commerciali, termini contrattuali o estratti di sistema che non dovrebbero mai essere divulgati senza una motivazione definita e una decisione sull’accesso. Trattare tutti questi elementi come se fossero lo stesso documento crea rischi evitabili in materia di riservatezza, coerenza e governance.

Figura 1. Un unico nucleo informativo controllato può supportare diversi canali di distribuzione, ciascuno con il proprio pubblico e le proprie regole di accesso. Visualizzazione didattica della London Reporting Academy.

Le regole relative alla collocazione della rendicontazione dovrebbero essere lette come una sequenza. In primo luogo, quando le grandi imprese o le banche necessitano di un aggiornamento annuale, la relazione sulla sostenibilità è predisposta annualmente. Quando l’impresa redige il bilancio, il periodo di rendicontazione sulla sostenibilità è allineato al periodo utilizzato per tale bilancio. In secondo luogo, la funzione primaria della relazione è informare le controparti commerciali effettive o potenziali. In terzo luogo, l’impresa decide se rendere pubblica la relazione.

Se l’impresa sceglie la disponibilità al pubblico, lo standard consente due modalità di presentazione. Può collocare la relazione sulla sostenibilità in una sezione separata della relazione sulla gestione, se ne dispone, oppure presentare la relazione sulla sostenibilità come documento separato. Si tratta di una scelta di presentazione. Ciò non modifica di per sé le informazioni incluse nel modulo selezionato, la base di rendicontazione, il periodo o la necessità di spiegare le omissioni consentite.

1. Relazione autonoma pubblica

Una relazione autonoma è generalmente la modalità più chiara quando l’impresa desidera un documento pubblico riutilizzabile per clienti, dipendenti, investitori, comunità e potenziali finanziatori. Può essere strutturata intorno all’opzione Base o Base più Completa selezionata e può includere una sezione sulla base di preparazione, note esplicative, collegamenti e una data di versione visibile.

La modalità pubblica crea inoltre la più ampia esposizione. L’impresa dovrebbe presumere che le dichiarazioni possano essere confrontate con i bilanci, le dichiarazioni sui prodotti, le risposte alle gare, le politiche e i periodi di rendicontazione successivi. La verifica della riservatezza deve pertanto avvenire prima della pubblicazione, non dopo che un dato sensibile sia stato fatto circolare.

2. Sezione separata della relazione sulla gestione

Includere la relazione sulla sostenibilità nella relazione sulla gestione può rafforzare la governance e l’allineamento dei periodi, perché le informazioni sulla sostenibilità sono presentate accanto alle informazioni finanziarie e strategiche. Può inoltre ridurre le duplicazioni quando l’impresa pubblica già una relazione sulla gestione. La sezione sulla sostenibilità dovrebbe restare identificabile e ogni riferimento incrociato dovrebbe condurre a materiale disponibile contemporaneamente e dallo stesso insieme di documenti.

Una sezione della relazione sulla gestione non è automaticamente la soluzione migliore per ogni impresa. Alcune entità più piccole non predispongono o non pubblicano tale relazione. Altre potrebbero desiderare un documento conciso sulla sostenibilità rivolto alle controparti, anziché una relazione societaria più lunga. Lo standard lo riconosce consentendo un documento separato.

3. Pacchetto per la controparte

Un pacchetto per la controparte è un prodotto pratico e specifico per lo scopo, destinato a un cliente, distributore, ente appaltante o partner della catena del valore. Può contenere informazioni approvate, una tabella dei dati, note metodologiche e collegamenti alla relazione completa. Questo formato può ridurre gli ostacoli perché il destinatario riceve le informazioni pertinenti alla propria richiesta, anziché una pubblicazione ampia e priva di strumenti di navigazione.

Tuttavia, il pacchetto deve essere denominato accuratamente. Se contiene solo informazioni selezionate, chiamarlo estratto, pacchetto di risposta o pacchetto di informazioni sulla sostenibilità. Non ripetere la dichiarazione completa di conformità all’Opzione A o all’Opzione B in modo da far intendere che l’estratto stesso contenga l’intero modulo selezionato. Quando esiste la relazione completa, indicarne la collocazione e la versione.

4. Pacchetto per finanziatori o finanziamenti

Le banche e gli altri fornitori di finanziamenti possono aver bisogno di informazioni a supporto dei processi relativi al credito, al rischio, ai covenant, alla finanza sostenibile o ai portafogli. Un pacchetto per finanziatori può riutilizzare gli stessi indicatori e le stesse descrizioni approvati, aggiungendo spiegazioni chiare del perimetro di rendicontazione, delle stime, della metodologia, dei collegamenti con il bilancio e dei limiti dei dati.

Non tutte le richieste dei finanziatori sono formulate ai fini della rendicontazione di sostenibilità ai sensi della Direttiva contabile. Lo scopo dovrebbe pertanto essere registrato separatamente. Il limite relativo alla catena del valore ha uno scopo di rendicontazione definito e non disciplina automaticamente ogni richiesta relativa al rischio di credito o alla due diligence. Un’etichetta dello scopo impedisce all’organizzazione di presumere sia che ogni richiesta sia soggetta a un limite, sia che a ogni richiesta si debba rispondere.

5. Accesso limitato alle evidenze

Le evidenze non sono semplicemente una versione più lunga della relazione. Includono estratti dei sistemi di origine, calcoli, contratti, fatture, dati dei dipendenti, fascicoli relativi agli incidenti, approvazioni, modelli di stima e commenti dei revisori. Gran parte di questo materiale può essere riservata, personale o commercialmente sensibile. L’impresa dovrebbe mantenere un registro delle evidenze soggetto a controllo, che identifichi il responsabile, la collocazione, il livello di accesso, il periodo di conservazione, l’affermazione della relazione supportata e lo stato della revisione.

A un finanziatore o a un cliente possono essere fornite evidenze selezionate mediante una procedura sicura, ma la decisione dovrebbe essere specifica per lo scopo. Quando una sintesi, un estratto oscurato, una conferma indipendente o una nota metodologica soddisfa l’esigenza informativa, il trasferimento senza restrizioni dei documenti alla fonte è generalmente non necessario.

Lo standard adottato consente di omettere determinate informazioni. Le categorie includono le informazioni la cui divulgazione, in casi eccezionali, pregiudicherebbe gravemente la posizione commerciale dell’impresa; i segreti commerciali qualificati; le informazioni classificate; e altre informazioni protette dall’accesso o dalla divulgazione non autorizzati dal diritto dell’Unione o nazionale oppure per la privacy o la sicurezza delle persone fisiche o giuridiche.

Non si tratta di una casella generale da spuntare per indicare “riservato”. L’impresa dovrebbe identificare il dato esatto, la categoria applicabile, il motivo per cui la condizione è soddisfatta, la persona che approva la conclusione e la formulazione alternativa che può ancora essere divulgata. Per ogni dato omesso, l’impresa dichiara di aver utilizzato l’esenzione e rivaluta a ogni data di rendicontazione se l’omissione resta giustificata.

Lo standard consente rinvii incrociati per evitare di pubblicare due volte le stesse informazioni, ma l'informativa richiamata deve essere accessibile contemporaneamente e dallo stesso insieme di documenti della relazione di sostenibilità. Un collegamento a un documento che richiede un accesso non correlato, che viene aggiornato secondo un calendario diverso o che probabilmente scomparirà crea un problema pratico di completezza.

Creare un elenco di pubblicazione prima del rilascio. Dovrebbe elencare la relazione, le politiche richiamate, i bilanci, le appendici e le note metodologiche; registrare la versione e il percorso di accesso per ciascun elemento; e confermare che tutti i collegamenti pubblici funzionino alla data di pubblicazione prevista. Se un documento richiamato viene successivamente sostituito, l'elenco dovrebbe indicare se la relazione rimane comprensibile e se è necessaria una versione d'archivio.

Il modello operativo più solido non consiste in un unico file identico per ogni utente. Consiste in un unico nucleo informativo controllato dal quale vengono generati diversi output approvati. Il nucleo contiene il modulo selezionato, la base di rendicontazione, il periodo di rendicontazione, le definizioni dei datapoint, i valori correnti, le risposte narrative, le omissioni, i riferimenti alle evidenze, i responsabili e lo stato di approvazione.

1. Definire il pubblico e la finalità. Stabilire se l'output sia una relazione completa, una sezione pubblica della relazione sulla gestione, un estratto per il cliente, una documentazione per il finanziatore o una risposta con evidenze.

2. Bloccare l'identità di rendicontazione. Confermare l'impresa, la base individuale o consolidata, il modulo selezionato, il periodo di rendicontazione e la data limite.

3. Costruire a partire dal nucleo informativo approvato. Non creare un foglio di calcolo parallelo semplicemente perché il destinatario utilizza un modello diverso.

4. Applicare la verifica di riservatezza e protezione dei dati. Valutare ciascun dato sensibile e identificare se siano appropriate l'oscuramento, l'aggregazione, l'omissione o evidenze soggette a restrizioni.

5. Verificare completezza ed etichettatura. Chiarire se l'output sia il modulo selezionato completo o un estratto specifico per una determinata finalità.

6. Approvare e distribuire. Registrare il destinatario, il canale, le condizioni di accesso, la data di emissione, l'approvatore e un'istantanea delle evidenze.

7. Monitorare e correggere. Conservare il file emesso, registrare le correzioni successive e garantire che i riferimenti pubblici rimangano accessibili.

Contesto. Northbridge Components ha 240 dipendenti e prepara le informazioni dell'Opzione B per l'esercizio chiuso al 31 dicembre. Il suo cliente principale chiede dati ambientali e relativi alla forza lavoro, la sua banca chiede una documentazione per la revisione del credito e la direzione sta valutando la pubblicazione di una relazione di sostenibilità.

Decisione. Northbridge approva un unico nucleo informativo di rendicontazione dell'Opzione B. Pubblica una relazione autonoma contenente il modulo selezionato completo, con una breve nota di riservatezza relativa a due omissioni consentite. Invia al cliente un estratto mappato che identifica la relazione completa e la versione. Invia alla banca le stesse metriche approvate, insieme a note metodologiche e a un campione oscurato di una fattura energetica tramite una data room ad accesso limitato.

Esito del controllo. Ogni output mostra lo stesso periodo di rendicontazione, perimetro e valori delle metriche. I file destinati al cliente e alla banca sono etichettati come estratti e non come relazioni conformi separate. Il registro delle evidenze indica chi ha avuto accesso al campione della fattura e per quale motivo. Quando viene corretto un fattore di emissione, Northbridge aggiorna il nucleo informativo, invia una rettifica a entrambi i destinatari e aggiorna la nota sulle modifiche della relazione pubblica.

Prossimo passo: Come rispondere ai questionari ESG di clienti e banche utilizzando lo standard volontario dell’UE.

Risposta commerciale: Come rispondere a una richiesta di dati di sostenibilità oltre il limite senza danneggiare il rapporto con il cliente.

Prospettiva del richiedente: Come le grandi imprese dovrebbero riprogettare i questionari ESG per i fornitori intorno al limite della catena del valore.

Evidenze e stato: Autodichiarazione protetta dell’impresa: cosa dovrebbero documentare fornitori e richiedenti.