Come preparare una relazione secondo lo Standard volontario dell’UE: guida passo per passo

Dalla mappatura degli utenti e delle richieste alla selezione dei moduli, alla titolarità dei dati, alle evidenze, ai calcoli, alla revisione e alla pubblicazione

Lo Standard volontario è deliberatamente proporzionato, ma combina comunque informazioni societarie, metriche ambientali, dati sulla forza lavoro, politiche, informazioni climatiche e informative sulla condotta aziendale. Un team che inizia dal modello può raccogliere dati in eccesso, trascurare una condizione applicabile, utilizzare periodi di rendicontazione incoerenti o formulare una dichiarazione formale di conformità prima che le evidenze a supporto siano state esaminate.

Un progetto ben concepito parte dalle decisioni che la relazione deve supportare. La stessa impresa può aver bisogno di una risposta concisa secondo il Modulo di base per un cliente, di un pacchetto più completo per una banca, di un cruscotto interno per la direzione e di una relazione pubblica. Questi utilizzi possono condividere dati ed evidenze, ma non richiedono automaticamente lo stesso risultato, livello di dettaglio o canale di pubblicazione.

La funzione principale dello standard è informare le controparti commerciali effettive o potenziali. Un'impresa può anche pubblicare il report pubblicamente, ma la pubblicazione pubblica è una scelta e non un requisito automatico dello Standard volontario. Iniziare registrando chi formula la richiesta, perché l'informazione è necessaria, quando è necessaria e se la richiesta è ricorrente.

1. Confermare se l’ente è soggetto alla rendicontazione obbligatoria sulla sostenibilità ai sensi degli articoli 19a o 29a della direttiva contabile. Un soggetto tenuto alla rendicontazione obbligatoria non dovrebbe sostituire gli ESRS allo Standard volontario.

2. Identificare l’entità giuridica rispondente e registrare il relativo status in termini di dipendenti. L’Allegato I stabilisce che lo standard è destinato agli enti che non superano una media di 1,000 dipendenti nell’esercizio finanziario precedente.

3. Scegliere la rendicontazione individuale o consolidata. Si raccomanda alla capogruppo di rendicontare su base consolidata; le controllate incluse in tale relazione consolidata sono esentate dalla rendicontazione separata ai sensi dello Standard volontario.

4. Fissare il periodo di rendicontazione. Quando l’ente redige il bilancio, il periodo di sostenibilità dovrebbe essere coerente con esso. A partire dal secondo esercizio di rendicontazione, sono richieste informazioni comparative, ad eccezione delle metriche divulgate per la prima volta.

5. Decidere se la relazione sarà annuale. È richiesta annualmente quando è redatta per soddisfare le esigenze di aggiornamento annuale delle grandi imprese o delle banche; in caso contrario, la frequenza della rendicontazione dovrebbe essere concordata e divulgata.

Il paragrafo 25 dell’Allegato I consente a un ente che ha completato B1-B11 di aggiungere informative selezionate dal Modulo completo. Il paragrafo 27 di B1, tuttavia, stabilisce che un modulo selezionato deve essere rispettato integralmente. L’interpretazione difendibile è che le informative C selezionate possano essere aggiunte come informazioni volontarie, mentre un’attestazione formale relativa all’Opzione B dovrebbe essere riservata a un Modulo completo, subordinatamente alle condizioni applicabili e alle omissioni consentite. Questa è un’interpretazione tecnica di LRA che dovrebbe essere confermata durante la revisione finale.

Non utilizzare un'unica colonna sì/no per l'intero Standard. Classificare ogni dato in base al suo stato e ai fatti che ne determinano l'applicabilità. La matrice dovrebbe distinguere i dati essenziali, le informazioni richieste solo se si applicano circostanze specificate, le informazioni volontarie, le considerazioni settoriali e i dati volontari per le imprese con 10 dipendenti o meno.

Un ipotetico produttore di componenti ha 180 dipendenti. Due clienti richiedono dati sulle emissioni, sull'acqua, sulla forza lavoro e sui diritti umani; anche la sua banca richiede obiettivi climatici e informazioni sui rischi. L'impresa sceglie l'Opzione B perché le richieste sono ricorrenti e dispone già di dati affidabili sulle utenze, sulle risorse umane e sulla conformità. Mappa ciascuna informativa, identifica che lo Scope 3 è una considerazione settoriale anziché un elemento soggetto a limite dell'Allegato II e separa la richiesta della banca relativa al rischio di credito dalle richieste dei clienti ai sensi della CSRD.

La prima bozza rivela confini incoerenti dei siti tra i dati sull'energia e quelli sull'acqua. La funzione Finanza e la funzione EHS concordano un registro dei siti, il foglio di lavoro sui GHG viene ricalcolato e la limitazione viene rimossa prima dell'approvazione. L'impresa pubblica un report accessibile al pubblico e un estratto controllato dei dati per le controparti, entrambi collegati allo stesso registro delle evidenze.

Iniziare con un questionario ESG generico anziché con un registro controllato degli utenti e delle finalità.

Selezionare l'Opzione B perché appare più credibile, senza disporre delle risorse per completare e riesaminare il modulo.

Trattare 'se applicabile' come una rinuncia non documentata anziché come una conclusione basata sui fatti.

Combinare entità, siti o periodi in modo diverso tra le metriche relative a energia, acqua, risorse umane e ricavi senza effettuare una riconciliazione.

Utilizzare nella descrizione narrativa obiettivi, politiche o dichiarazioni sui benefici non approvati.

Pubblicare prima dell'entrata in vigore del regolamento delegato senza una nota sulla base di preparazione che specifichi lo status.

Presumere che un report volontario debba essere disponibile al pubblico o sottoposto a un'assurance indipendente.

L'Opzione A si applica al Modulo di base, mentre l'Opzione B si applica al Modulo di base più il Modulo completo. L'approccio di questa guida alla pubblicazione dell'LRA tratta alcune informative C selezionate come informazioni supplementari e riserva una dichiarazione relativa all'Opzione B a un Modulo completo integrale, subordinatamente alle condizioni applicabili e alle omissioni consentite.

L'utilizzo dello Standard volontario non impone di per sé a un'impresa di ottenere un'attestazione sulle informazioni che comunica. Il regolamento delegato adottato il 3 luglio 2026 stabilisce che le imprese che lo applicano non sono obbligate a richiedere un'attestazione; all'11 agosto 2026, l'atto non era ancora in vigore in attesa della pubblicazione nella Gazzetta ufficiale.