Short answer
The answer, before the reasoning
Un primo ciclo della Norma volontaria dell’UE dovrebbe essere pianificato su due percorsi. Il percorso di 90 giorni crea un primo risultato utilizzabile e controllato: perimetro, opzione di modulo, dataset, registro delle evidenze, registro delle lacune, revisione e decisione di pubblicazione.
Il percorso di 12 mesi trasforma questo esercizio una tantum in un sistema di rendicontazione ripetibile, con acquisizione trimestrale dei dati, evidenze più solide, definizioni migliori e uno storico delle risposte. Il risultato realistico del primo anno non è un report di sostenibilità perfetto; è un report o un pacchetto informativo per la controparte difendibile, un dataset controllato e un piano di miglioramento prioritizzato.
Risposta diretta
Figura 1. Visualizzazione di implementazione con marchio per Primo ciclo di rendicontazione volontaria dell’UE: una roadmap di 90 giorni e 12 mesi.
Perché una roadmap è importante
Chi effettua la rendicontazione volontaria per la prima volta spesso cerca di fare due cose contemporaneamente: rispondere a una richiesta urgente di un cliente o di una banca e progettare un sistema permanente di rendicontazione di sostenibilità. Se il progetto non è organizzato per fasi, il team può trascorrere mesi a discutere l’architettura futura mentre il richiedente immediato resta senza risposta.
La Norma volontaria dell’UE è utile perché assegna al primo ciclo un perimetro definito. Il Modulo di base può supportare un output minimo di rendicontazione. Il Modulo completo può essere aggiunto quando banche, investitori o clienti aziendali necessitano di maggiori informazioni. Una roadmap impedisce al team di raccogliere tutto contemporaneamente e lo orienta invece su ciò che è utile per le decisioni, sostenibile con evidenze e approvato.
Due percorsi di implementazione
I due percorsi dovrebbero procedere insieme. Il primo fornisce una risposta utilizzabile; il secondo impedisce all’organizzazione di ripetere la stessa situazione caotica l’anno prossimo.
In pratica
| Percorso | Finalità | Miglior risultato |
|---|---|---|
| Percorso di 90 giorni | Creare una prima risposta o un primo report controllato. | Struttura del report, datapoint fondamentali completati, registro delle evidenze, registro delle lacune e decisione di pubblicazione. |
| Percorso di 12 mesi | Rendere il processo ripetibile. | Routine trimestrale per i dati, metodologia migliorata, rete di responsabili, storico delle risposte e controlli per il ciclo successivo. |
Nella pratica
La tabella di marcia di 90 giorni
| Periodo | Azioni principali | Risultato |
|---|---|---|
| Giorni 1-15: ambito e finalità | Classificare i richiedenti, decidere il periodo di rendicontazione, la base dell'entità giuridica o del gruppo, l'opzione del modulo e i risultati previsti. | Nota sull'ambito e atto costitutivo del progetto. |
| Giorni 16-30: mappatura dei punti dati | Mappare B1-B11 e, ove pertinente, C1-C9 ai responsabili, ai sistemi e alle fonti delle evidenze. | Matrice di applicabilità ed elenco dei responsabili. |
| Giorni 31-45: raccolta dei dati | Raccogliere informazioni generali, informazioni su energia, GHG, inquinamento, biodiversità, acqua, rifiuti, forza lavoro, sicurezza, retribuzioni, governance e politiche. | Set di dati minimo con identificativi delle evidenze. |
| Giorni 46-60: lacune e stime | Classificare gli elementi mancanti come non disponibili, stimati, non applicabili, volontari o omessi sulla base di un criterio consentito. | Registro delle lacune e metodologia di stima. |
| Giorni 61-75: redazione | Preparare la relazione, il pacchetto per la controparte o il pacchetto per il finanziatore utilizzando la formulazione approvata e i riferimenti incrociati. | Bozza dell’output e dell’indice delle informative. |
| Giorni 76-90: revisione e pubblicazione | Eseguire la revisione tecnica, legale/di riservatezza e della direzione; approvare la versione da pubblicare e la cronologia delle risposte. | Output finale del primo ciclo e piano di miglioramento. |
In pratica
La roadmap di 12 mesi
| Trimestre | Ambito | Risultato pratico |
|---|---|---|
| Q1 dopo la pubblicazione | Lezioni apprese dopo il ciclo. | Elenco delle lacune nei dati, dei responsabili che rispondono lentamente, delle definizioni deboli e delle criticità nelle richieste. |
| Q2 | Progettazione dei sistemi e delle evidenze. | Dizionario dei dati aggiornato, struttura delle cartelle, regole di pubblicazione e formazione per i responsabili. |
| Q3 | Aggiornamento intermedio dei dati. | Aggiornamento parziale dei dati relativi a energia, risorse umane, incidenti, politiche e richieste-risposte. |
| Q4 | Preparazione prima della chiusura. | Stime già note, piano delle evidenze di fine anno, calendario della revisione e decisione sulla pubblicazione. |
| Ciclo successivo | Ripetizione controllata. | Dati comparativi, meno lacune manuali e un'affermazione più chiara sull'opzione selezionata. |
Risultati rapidi nel primo mese
Creare una carta del progetto di una pagina: finalità, utenti, opzione del modulo, periodo e percorso di pubblicazione.
Elencare tutte le richieste ESG esistenti di clienti e banche degli ultimi 24 mesi.
Assegnare un responsabile per ciascuna grande famiglia di dati: profilo dell'organizzazione, ambiente, risorse umane, salute e sicurezza, governance e politiche.
Creare un unico registro delle evidenze prima di raccogliere nuovi dati.
Utilizzare un registro delle risposte fin dal primo giorno, anche se il primo output è di dimensioni ridotte.
Concordare un vocabolario per non applicabile, non disponibile, stimato, volontario e omesso.
Gestire le lacune nei dati senza far deragliare il ciclo
Il primo anno presenterà delle lacune. Ciò non significa che il progetto sia fallito. La questione è se le lacune siano visibili, classificate e migliorate. Una lacuna documentata con un responsabile, una motivazione, un metodo di stima e un'azione di miglioramento è più facile da difendere rispetto a una cella vuota nascosta in un foglio di calcolo.
In pratica
| Tipo di lacuna | Significato | Risposta del primo anno |
|---|---|---|
| Non applicabile | La condizione per il punto dati non è soddisfatta. | Registrare la motivazione e conservare le evidenze. |
| Non disponibile | Il punto dati è applicabile, ma i dati non sono ancora disponibili. | Rendicontare la limitazione ove pertinente e creare un'azione di miglioramento. |
| Stimato | I dati sono disponibili solo attraverso un metodo o un'ipotesi ragionevoli. | Documentare metodologia, input e riesame. |
| Mancata selezione volontaria | Le informazioni rientrano al di fuori del modulo selezionato o del livello volontario. | Registrare lo stato affinché gli utenti non lo scambino per dati mancanti. |
| Omissione riservata | Le informazioni sono omesse sulla base di un fondamento consentito. | Registrare la motivazione, l'approvazione e l'informativa sull'uso dell'esenzione ove richiesto. |
Decisioni sulla pubblicazione e sulla diffusione
La norma riconosce che la funzione primaria della relazione è informare le controparti commerciali effettive o potenziali e che l'impresa può decidere di rendere pubblica la relazione. La roadmap dovrebbe pertanto includere una decisione sulla diffusione, non presupporre un unico percorso di pubblicazione universale.
Relazione pubblica: appropriata quando le informazioni sono stabili, non riservate e utili a diversi utenti.
Pacchetto per le controparti: utile quando i clienti necessitano di risposte controllate e riferimenti alle evidenze.
Pacchetto per i finanziatori: utile quando le banche necessitano di informazioni su energia, emissioni, forza lavoro, incidenti, rischi e governance.
Accesso limitato alle evidenze: appropriato per documenti fonte, dati personali, calcoli e documenti riservati.
Esempio ipotetico: 90 giorni senza sovradimensionare
Un'impresa di servizi logistici con 120 dipendenti riceve una richiesta da una banca a marzo e due questionari da clienti ad aprile. Sceglie l'Opzione A per il primo ciclo e individua due probabili datapoint Comprehensive che potrebbero essere utili in seguito ai finanziatori. Il progetto di 90 giorni produce una relazione del Modulo di base, un allegato per i finanziatori con note volontarie chiaramente contrassegnate, un registro delle evidenze e un elenco di miglioramenti dei dati relativi a carburante, turnover dei dipendenti e salute e sicurezza.
L'azienda non dichiara che la prima relazione sia stata sottoposta ad assurance. Non sviluppa la modellizzazione dello Scope 3 prima di aver stabilizzato i dati relativi a carburante ed elettricità. Nel percorso di 12 mesi aggiunge estratti trimestrali dei dati relativi alle utenze e alle risorse umane, forma due responsabili dei dati e crea uno storico delle risposte affinché il team commerciale smetta di riscrivere le risposte.
Nella pratica
Errori comuni nella pianificazione
| Errore | Conseguenza | Rimedio |
|---|---|---|
| Iniziare dalla progettazione anziché dai dati | Una relazione ben presentata con evidenze deboli. | Costruire prima il dataset e le evidenze, quindi progettare l'output. |
| Cercare di completare ogni possibile punto dati | Lento, costoso e fonte di confusione. | Partire dall’opzione selezionata, dallo scopo e dai punti dati applicabili. |
| Aspettare dati perfetti | Nessuna risposta utile alle richieste del mercato. | Classificare le lacune e pubblicare una limitazione gestita ove appropriato. |
| Nessuna decisione di pubblicazione | Le versioni per il pubblico, i finanziatori e i clienti divergono. | Definire tempestivamente gli output e i destinatari. |
| Nessun responsabile per 12 mesi | L’anno successivo diventa un altro progetto d’emergenza. | Assegnare un responsabile continuativo e una cadenza trimestrale. |
Output realistico del primo anno
Un primo ciclo credibile comprende solitamente: una dichiarazione sull’opzione selezionata, una relazione gestita o un pacchetto di risposta, una matrice di applicabilità, un registro delle evidenze, un dizionario dei dati, una cronologia delle risposte, un elenco delle limitazioni e un piano di miglioramento prioritizzato. Non è necessario che comprenda l’automazione completa, l’assurance esterna, una mappatura completa tra più framework o un’attività di progettazione della relazione annuale.
Il miglior risultato del primo ciclo è apprendere senza perdere il controllo.
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