EUVS KH 29 Informative sulla forza lavoro

Una guida a popolazione, calcolo e privacy sotto controllo per B8-B10

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B8-B10 attingono spesso da responsabili diversi: le risorse umane detengono i dati sui contratti e sul genere, le paghe verificano la retribuzione, i team della salute e sicurezza registrano gli incidenti, i team della formazione detengono le ore di formazione e i team delle relazioni industriali conoscono la copertura della contrattazione collettiva. Se ciascun team sceglie la propria popolazione, data e denominatore, i numeri finali possono essere tutti singolarmente plausibili ma reciprocamente incoerenti.

Il team responsabile della rendicontazione dovrebbe quindi stabilire prima una popolazione di dipendenti sotto controllo e un calendario di rendicontazione, quindi riconciliare ogni sistema di origine con essi. La verifica della privacy viene dopo che la metrica è tecnicamente corretta ma prima della pubblicazione, perché i gruppi con pochi individui, le informazioni sanitarie e i dati sulla contrattazione collettiva possono creare rischi di identificazione o giuridici anche quando la relazione contiene solo numeri aggregati.

L'Appendice A definisce un dipendente come una persona fisica che ha un rapporto di lavoro con l'impresa. Questa definizione è più restrittiva di «propria forza lavoro», che può includere alcune persone non dipendenti. B8-B10 fanno esplicito riferimento ai dipendenti. I lavoratori a contratto, i lavoratori autonomi e i lavoratori interinali non dovrebbero essere inseriti nel denominatore dei dipendenti semplicemente perché lavorano in sede; possono essere rilevanti per altre informative o informazioni supplementari.

B8 richiede il numero di dipendenti espresso in organico o FTE, per contratto temporaneo/permanente, genere e Paese del contratto di lavoro, nei casi in cui l'impresa operi in più di un Paese. Queste sono tre viste della stessa popolazione sottostante, pertanto ciascun totale dovrebbe essere riconciliato con il totale approvato dei dipendenti, fatte salve categorie documentate quali «non dichiarato» o i vincoli giuridici locali.

B9 richiede sia il numero sia il tasso degli infortuni sul lavoro registrabili. L'Appendice A definisce un infortunio registrabile come un evento lavorativo distinto che causa danni fisici o mentali e che comporta il decesso o più di tre giorni di assenza. Una malattia correlata al lavoro registrabile è una malattia causata o aggravata da fattori presenti sul luogo di lavoro che comporta il decesso o l'assenza dal lavoro.

L'Allegato 2026 non indica una formula per il tasso al paragrafo 41. La precedente guida EFRAG VSME utilizzava: numero di infortuni sul lavoro registrabili ÷ ore totali lavorate dai dipendenti × 200,000. Il moltiplicatore rappresenta le ore annuali di 100 lavoratori a tempo pieno. Ciò rimane una guida utile per l'attuazione, ma l'impresa dovrebbe approvare la propria formula, divulgarla ove necessario e utilizzarla in modo coerente, anziché presentare la formula storica come formulazione del requisito del 2026.

Mantenere separati l'intero insieme degli eventi e il sottoinsieme degli eventi registrabili.

Documentare il trattamento del telelavoro, dei viaggi di lavoro e del pendolarismo secondo la normativa e il metodo applicabili.

Non dedurre l'esistenza di una malattia mentale correlata al lavoro senza evidenze appropriate e senza adeguati presidi legali e medici.

Spiegare le stime rilevanti delle ore lavorate e migliorare nel tempo la fonte.

B10 chiede se i dipendenti ricevono una retribuzione pari o superiore al salario minimo applicabile nel paese oggetto della rendicontazione, determinato dalla legislazione nazionale sul salario minimo o da un contratto collettivo. Un “sì” a livello di gruppo dovrebbe pertanto essere supportato da verifiche a livello nazionale, non dal confronto tra la retribuzione media e un'unica soglia aziendale.

Il dato sul divario retributivo di genere non è universale ai sensi di B10. È richiesto quando l'impresa è già tenuta dal diritto dell'UE o dalla normativa nazionale a comunicare la percentuale del divario. Il team responsabile della rendicontazione dovrebbe quindi documentare la verifica dell'applicabilità giuridica prima di calcolare o omettere la metrica.

Quando la metrica si applica, la metodologia deve seguire la legislazione pertinente. Le precedenti indicazioni VSME illustravano un divario basato sulla retribuzione oraria lorda media dei dipendenti di sesso maschile e femminile, ma il metodo previsto dalla legge applicabile, la popolazione, le componenti retributive, le esclusioni e il periodo di riferimento prevalgono. Non creare un “divario retributivo VSME” separato che sia in conflitto con il calcolo previsto dalla legge.

La copertura della contrattazione collettiva è la percentuale di dipendenti ai quali l'impresa è tenuta ad applicare uno o più contratti collettivi. Può includere dipendenti non iscritti a un sindacato e può differire sostanzialmente dall'appartenenza sindacale o dalla rappresentanza dei consigli dei lavoratori. Ogni dipendente coperto deve essere conteggiato una sola volta, anche quando si applica più di un contratto.

Una semplice formula operativa è dipendenti coperti ÷ dipendenti totali × 100, utilizzando la stessa popolazione sottoposta a controllo e la stessa data o periodo di riferimento. Il registro dei contratti dovrebbe indicare il paese, l'entità, i gruppi di dipendenti, le date di entrata in vigore e la logica di copertura.

Le ore di formazione dovrebbero provenire da una popolazione di riferimento e da una tassonomia delle attività di apprendimento definiti. Il numeratore include normalmente le ore di formazione completate attribuibili ai dipendenti; il denominatore dovrebbe essere la popolazione di dipendenti approvata o una media coerente con il metodo. La relazione dovrebbe indicare come sono trattati l'apprendimento elettronico, la formazione introduttiva obbligatoria, la formazione sul posto di lavoro, la partecipazione parziale e i corsi pluriennali quando tali scelte potrebbero incidere sulla comparabilità.

Figura 1. I dati sulla forza lavoro provenienti da più sistemi devono essere riconciliati con un'unica popolazione di dipendenti prima della verifica della privacy.

La rendicontazione relativa alla forza lavoro può comportare il trattamento di dati personali e di dati appartenenti a categorie particolari. I principi del GDPR, come la minimizzazione dei dati, sono pertinenti durante tutta la preparazione, mentre le informazioni relative alla salute e ai sindacati beneficiano di una protezione rafforzata. Il team responsabile della rendicontazione di sostenibilità dovrebbe ricevere solo il livello di dettaglio necessario per calcolare e riesaminare la metrica aggregata, mentre i registri fonte identificabili dovrebbero essere conservati con controlli di accesso appropriati.

Il Paragrafo 22(d) consente di omettere le informazioni protette dall'accesso o dalla divulgazione non autorizzati ai sensi del diritto dell'UE o nazionale, oppure per tutelare la privacy o la sicurezza di una persona fisica o giuridica. Se utilizzata, l'impresa identifica l'informativa omessa in B1 e rivaluta l'esenzione a ogni data di rendicontazione. Ciò non costituisce un'autorizzazione generale a omettere qualsiasi dato esiguo o sensibile.

Figura 2. I controlli relativi alla privacy e ai numeri esigui sono applicati dopo aver compreso la metrica e il presupposto giuridico.

Il gruppo crea una mappatura dei paesi dai tipi di contratto giuridici a tempo determinato/indeterminato e conserva la mappatura. Esclude i collaboratori dal numeratore della formazione B10, calcola la media delle ore di formazione utilizzando un denominatore approvato del numero medio di dipendenti e comunica i quattro infortuni registrabili e il metodo di calcolo del tasso approvato. Le informazioni sulle vittime sono valutate nell'ambito della restrizione giuridica e del processo relativo alla privacy; il gruppo comunica solo l'aggregato consentito e documenta qualsiasi omissione del paragrafo 22 in B1.

Il divario retributivo di genere è comunicato solo per l'ambito dell'entità o del gruppo per il quale si applica un obbligo di comunicazione previsto dalla legge, utilizzando il metodo previsto dalla legge. La relazione non implica che l'assenza di un dato B10(b) a livello di gruppo significhi che non sia stata effettuata alcuna analisi retributiva.

Evidenze necessarie: estratto della popolazione HR, mappatura dei Paesi contrattuali, metodo HC/FTE, classificazione degli incidenti, calcolo delle ore lavorate, verifiche dei salari legali, nota sull’applicabilità e calcolo del divario retributivo, registro degli accordi collettivi, estratto della formazione, valutazione della privacy e approvazioni.

1. Utilizzare i destinatari delle buste paga come popolazione dei dipendenti. Le buste paga possono includere appaltatori, amministratori o persone inattive. Riconciliare con la definizione del rapporto di lavoro.

2. Mescolare il numero di dipendenti a fine esercizio con l’FTE medio senza spiegazioni. Scegliere e documentare la base per ciascuna metrica e riconciliare con B1.

3. Trattare tutti gli incidenti come infortuni registrabili. Applicare il test definito di registrabilità e conservare il raccordo dagli incidenti complessivi a quelli registrabili.

4. Presentare la formula storica 200,000 come formulazione obbligatoria per il 2026. Indicarla come metodologia approvata o orientamento storico, non come formula del paragrafo 41.

5. Rendicontare il divario retributivo perché i dati sono disponibili, definendolo poi richiesto da B10. Verificare innanzitutto il presupposto giuridico e applicare il metodo previsto dalla legge pertinente.

6. Utilizzare l’appartenenza sindacale per la copertura della contrattazione collettiva. Utilizzare i dipendenti ai quali l’accordo deve essere applicato.

7. Conteggiare le iscrizioni alla formazione anziché le ore completate. Definire le regole relative al completamento e alla durata.

8. Pubblicare celle con numeri molto piccoli senza una verifica della reidentificazione. Applicare i controlli in materia di privacy e gli altri controlli legali prima della pubblicazione.