Le PMI hanno bisogno di un software per la rendicontazione di sostenibilità o basta Excel?

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Molte PMI iniziano la rendicontazione volontaria di sostenibilità perché un cliente, una banca o un investitore richiede informazioni, non perché vogliano creare un intero ufficio di rendicontazione. L'istinto è quindi sensato: utilizzare gli strumenti già disponibili, di solito Excel, cartelle condivise e Word.

Questo approccio può funzionare. La Norma volontaria dell'UE è proporzionata e modulare. Non è una norma di implementazione software. Tuttavia, le informazioni devono comunque essere pertinenti, fedeli, comparabili, comprensibili e verificabili. Un foglio di calcolo che non può mostrare da dove proviene un numero, chi lo ha approvato, quale versione è stata pubblicata o perché un punto dati è stato contrassegnato come non applicabile può creare rielaborazioni e rischi reputazionali.

La decisione non è quindi «Excel o software». Riguarda il fatto che l'organizzazione disponga di un sistema di rendicontazione controllato, adeguato alle sue dimensioni, ai suoi utenti e al suo rischio.

Un sistema di rendicontazione efficace comprende tre livelli. In primo luogo, il livello di calcolo archivia i campi dati, le formule, le ipotesi e lo stato. Nel primo anno può trattarsi di Excel. In secondo luogo, il livello delle evidenze archivia bollette delle utenze, estratti dei dati delle risorse umane, politiche, approvazioni, note metodologiche e spiegazioni per le stime o le omissioni. In terzo luogo, il livello di pubblicazione controlla ciò che viene condiviso pubblicamente, ciò che viene inviato a una banca, ciò che viene inviato a un cliente e ciò che rimane soggetto a restrizioni.

I problemi si verificano quando questi livelli vengono accorpati in un unico foglio di calcolo. La cartella di lavoro può contenere in celle adiacenti un numero, una risposta in bozza, una nota riservata e una risposta a un cliente non approvata. È facile da costruire e difficile da governare.

Un sistema specializzato diventa degno di considerazione quando iniziano a manifestarsi i seguenti fattori:

Più di tre responsabili funzionali modificano regolarmente il dataset.

Le stesse risposte vengono riutilizzate per banche, investitori, clienti e gare d'appalto.

Entità, siti o controllate diverse richiedono perimetri e aggregazioni distinti.

Le evidenze vengono richieste ripetutamente e devono essere limitate in base al pubblico destinatario.

L'organizzazione ha bisogno di una cronologia delle risposte che mostri cosa è stato inviato, quando e a chi.

Il controllo delle versioni sta fallendo: i vecchi file continuano a circolare all'esterno.

La direzione vuole dashboard, aggiornamenti trimestrali o comparazioni anno su anno.

Gli stessi dati devono supportare la Norma volontaria dell'UE, le richieste ESRS, GRI, CDP o i questionari di rating senza modificare i fatti.

Il fattore che fa scattare più chiaramente l'acquisto non è l'ambizione di rendicontazione; è il venir meno dei controlli. Quando le persone non si fidano più di quale sia il numero aggiornato, di quale asserzione sia stata approvata o di quale versione abbia ricevuto ciascun cliente, il sistema deve maturare.

Indipendentemente dal fatto che l'organizzazione utilizzi Excel o un software, il sistema minimo dovrebbe includere:

Un dizionario dei dati stabile con definizioni, unità, perimetri e metodologia.

Un registro delle informative che includa B1-B11 e, ove utilizzati, C1-C9.

Un campo di stato per ogni punto dati: applicabile, non applicabile, non disponibile, stimato, volontario o omesso sulla base di un criterio approvato.

Un responsabile e un revisore nominati per ogni punto dati.

ID delle evidenze che colleghino ogni metrica e ogni asserzione narrativa ai documenti di origine.

Stato di rilascio distinto: solo interno, approvato per il finanziatore, approvato per il cliente, approvato per il rapporto pubblico.

Un registro delle versioni per i rapporti, le esportazioni dei questionari e i pacchetti di evidenze.

Controlli degli accessi per i dati personali, le informazioni commerciali riservate e i segreti commerciali.

Un registro delle modifiche per rideterminazioni, modifiche della metodologia e correzioni tardive.

Un workbook pragmatico per il primo anno non dovrebbe cercare di imitare il software aziendale. Dovrebbe essere sufficientemente semplice da poter essere gestito da non specialisti e sufficientemente rigoroso da impedire risposte non controllate.

Un produttore con 60 dipendenti riceve un questionario ESG annuale da un cliente strategico e una richiesta separata dalla propria banca. Nel primo anno utilizza il Modulo di base, registra le bollette delle utenze, i dati delle risorse umane e le politiche in una cartella controllata e mantiene un'unica cartella di lavoro Excel con gli ID delle evidenze e lo stato di approvazione. Ciò è proporzionato.

Nel secondo anno, tre clienti chiedono versioni leggermente diverse, la banca chiede informazioni aggiornate sui rischi climatici e il team vendite inizia a riutilizzare le risposte dell'anno scorso nelle gare. L'organizzazione si trova ora ad affrontare un rischio relativo alle versioni e al rilascio. Non ha necessariamente bisogno di una piattaforma di grandi dimensioni, ma ha bisogno almeno di un registro controllato delle risposte, di un accesso alle evidenze basato sui ruoli e di un flusso di lavoro formale per il rilascio.