Short answer
The answer, before the reasoning
Un modello utile dell’UE per la rendicontazione volontaria di sostenibilità non dovrebbe essere un’unica relazione vuota. Dovrebbe essere un piccolo pacchetto controllato: uno scheletro di relazione in Word per i moduli di base e completo, una matrice di applicabilità in Excel, un registro delle evidenze, un dizionario dei dati e un registro delle richieste e delle risposte.
Il file Word aiuta a preparare la relazione; il file Excel controlla se ciascun punto dati è applicabile, da dove provengono i dati, chi li ha esaminati e cosa è stato pubblicato. Questo pacchetto include entrambi: uno scheletro di relazione e una cartella di lavoro per l’implementazione destinata al primo ciclo di utilizzo.
Risposta diretta
Figura 1. Visuale di implementazione con marchio per il Modello gratuito dell’UE per la rendicontazione volontaria di sostenibilità: moduli di base e completo.
Perché un solo modello non è sufficiente
Un singolo modello di relazione in Word può aiutare i team a iniziare a scrivere, ma da solo non può controllare dati, evidenze, versioni o decisioni di pubblicazione. Al contrario, un foglio di calcolo può organizzare i dati, ma di norma non insegna al team come scrivere una relazione coerente. La soluzione pratica è un pacchetto di modelli abbinati.
Lo scheletro della relazione fornisce la struttura. La cartella di lavoro fornisce il controllo. Insieme riducono tre problemi comuni del primo ciclo: l’ansia da pagina bianca, le risposte non controllate ai questionari e la debolezza delle evidenze a supporto delle dichiarazioni pubblicate.
Nella pratica
Cosa è incluso nel pacchetto scaricabile
| File | Finalità | Utente principale |
|---|---|---|
| Scheletro della relazione in Word | Un modello narrativo strutturato che copre i criteri di preparazione, le sezioni del Modulo di base e del Modulo completo. | Redattore e revisore della relazione. |
| Cartella di lavoro per l’implementazione in Excel | Matrice di applicabilità, registro delle evidenze, dizionario dei dati, registro delle richieste e delle risposte, lista di controllo e indice delle informative. | Responsabile del progetto e responsabili dei dati. |
| Foglio di controllo | 60 domande sulla preparazione del primo ciclo tratte da questa serie di articoli. | Responsabile del progetto e revisore della direzione. |
| Foglio dell'indice delle informative | Tiene traccia di cosa è incluso, di dove compare e del suo grado di completezza. | Revisore tecnico ed editore. |
| Foglio del registro delle risposte | Registra le risposte di clienti, banche e gare d'appalto e la cronologia delle pubblicazioni. | Responsabili delle vendite, della finanza e della rendicontazione. |
Come utilizzare la struttura del rapporto in Word
Iniziare a lavorare nel file Word solo dopo aver deciso l'ambito e l'opzione. Non eliminare le intestazioni delle sezioni semplicemente perché i dati non sono pronti. Utilizzare invece il workbook per classificare lo stato e decidere se la sezione è applicabile, non disponibile, volontaria o omessa sulla base di un criterio consentito.
Completare prima B1: opzione selezionata, base di rendicontazione, periodo e informazioni sull'impresa.
Utilizzare B2 per separare le pratiche effettive, le politiche approvate e le iniziative future.
Completare da B3 a B11 utilizzando il workbook come fonte di definizioni, unità, periodi e identificativi delle evidenze.
Completare da C1 a C9 solo se è selezionata l'Opzione B o se vengono fornite volontariamente informazioni complete selezionate con uno stato chiaramente indicato.
Utilizzare il piè di pagina relativo alla fonte/allo stato prima della pubblicazione per registrare la data della revisione, la versione e le limitazioni.
In pratica
Come utilizzare il workbook Excel
| Foglio | Come utilizzarlo |
|---|---|
| Inizia qui | Registrare l'entità, il periodo, l'opzione selezionata, le modalità di pubblicazione pubblica/privata e la responsabilità della revisione. |
| Matrice di applicabilità | Valutare ogni informativa, assegnare il responsabile, impostare lo stato e collegare le evidenze. Utilizzarla prima della stesura. |
| Registro delle evidenze | Conservare la pista di audit: fonte, responsabile, periodo, metodo, revisione, stato di riservatezza e di rilascio. |
| Dizionario dei dati | Definire ciascuna metrica una sola volta, in modo che lo stesso campo venga riutilizzato nella relazione, nel pacchetto per i finanziatori e nel pacchetto per i clienti. |
| Registro delle richieste e risposte | Associare ciascuna richiesta esterna a B/C/Annex II e registrare quale versione è stata inviata. |
| Checklist 60Q | Eseguire la verifica di preparazione articolata in sei controlli e assegnare le azioni prima del rilascio. |
| Indice delle informative | Tracciare dove compare ciascuna informativa e se è completa o limitata. |
Modulo di base: sequenza di redazione
Per il Modulo di base, la sequenza raccomandata non è la stessa dell'ordine in cui i team ricevono spesso i dati. Iniziare da B1, quindi preparare una bozza di B2 basata sulle pratiche e sulle politiche esistenti, e infine raccogliere le metriche dalle attività operative e dalle risorse umane. Redigere le metriche prima di aver definito la base per la rendicontazione crea rielaborazioni.
In pratica
| Informativa | Focus del modello | Focus sulle evidenze |
|---|---|---|
| B1 | Base per la preparazione, opzione e informazioni sull'impresa. | Informazioni sull'entità, periodo, base e approvazione. |
| B2 | Pratiche, politiche e iniziative future. | Documenti approvati, conferma del responsabile e approvazione dell'iniziativa futura. |
| B3-B7 | Metriche ambientali e spiegazioni. | Fatture, calcoli, dati dei siti e metodologie. |
| B8-B10 | Forza lavoro, sicurezza, retribuzione e formazione. | Estratti dei dati delle risorse umane, registri degli incidenti, controlli sulle buste paga e definizioni. |
| B11 | Condanne e ammende per corruzione e concussione. | Conferma legale/di conformità e note di revisione. |
Modulo completo: quando aggiungerlo
Il Modulo completo è utile quando banche, investitori o clienti aziendali necessitano di informazioni più utili ai fini decisionali rispetto a quelle fornite dal Modulo di base. Non dovrebbe essere aggiunto in modo casuale. L'applicazione del Modulo di base è un prerequisito per il Modulo completo e la dichiarazione relativa all'Opzione B dovrebbe essere utilizzata solo quando il modulo pertinente è completato nella sua interezza, fatte salve le condizioni dello standard's.
Alcuni dati aggiuntivi selezionati possono comunque essere forniti volontariamente al di fuori di una dichiarazione di conformità all'Opzione B, ma lo status deve essere chiaro.
Esempio ipotetico: utilizzo del pacchetto per una richiesta bancaria
Una banca chiede a una PMI il consumo energetico, le emissioni di GHG, il numero di dipendenti, il tasso di infortuni, il meccanismo di gestione dei reclami, i rischi climatici e l'esposizione al settore. Il responsabile del progetto registra la richiesta, classifica la finalità come due diligence del finanziatore, riconduce i dati a B3, B8, B9, C4, C6 e C8 e individua quali dati sono già inclusi nell'opzione selezionata e quali costituiscono informazioni aggiuntive volontarie per il finanziatore.
Il report Word rimane un report del Modulo di base dell'Opzione A. Il pacchetto per il finanziatore include informazioni aggiuntive volontarie, ciascuna collegata agli ID delle evidenze e approvata esclusivamente per la divulgazione al finanziatore. Il registro delle risposte riporta la versione inviata alla banca.
Nella pratica
Errori comuni nei modelli
| Errore | Rischio | Soluzione |
|---|---|---|
| Scrivere direttamente nella relazione prima di verificare l'applicabilità. | La narrazione nasconde lacune e uno stato errato. | Iniziare dalla matrice di applicabilità. |
| Eliminare le sezioni che sembrano difficili. | Il revisore non può capire se la questione non è applicabile o è mancante. | Mantenere lo stato della sezione e spiegare la limitazione. |
| Utilizzare il testo del modello come clausola di conformità. | I fatti potrebbero non supportare il testo. | Adattare il testo alle evidenze e alla revisione. |
| Condividere esternamente il registro delle evidenze. | Potrebbero essere divulgati dati riservati. | Utilizzare un accesso limitato alle evidenze e pacchetti di risposta. |
| Nessuna cronologia delle risposte. | Le risposte future divergeranno. | Registrare ogni rilascio con data, richiedente e versione. |
Adattamento minimo prima dell'uso esterno
Sostituire tutti i segnaposto con fatti specifici dell'impresa.
Confermare l'opzione selezionata e il criterio di rendicontazione.
Completare la matrice di applicabilità prima della stesura finale.
Associare gli ID delle evidenze a tutte le metriche e alle asserzioni narrative rilevanti.
Esaminare la riservatezza, i segreti commerciali e i dati personali.
Approvare la versione da rilasciare e registrare chi l'ha ricevuta.
Verificare se lo status giuridico o il testo della fonte sono cambiati prima della pubblicazione.
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