Modulo di base dello Standard volontario dell’UE: guida completa alle informative B1-B11

Struttura del Modulo di base: B1-B11 costituiscono un unico percorso di rendicontazione, con condizioni ed esenzioni a livello di punto dati.

Il Modulo di base è spesso descritto come il percorso “semplice”. Tale descrizione è utile solo se non viene confusa con un questionario in cui si scelgono liberamente le informative. Il modulo è proporzionato, ma richiede comunque una base di rendicontazione controllata, informazioni sull’entità, dati ambientali e sulla forza lavoro e una spiegazione trasparente dell’applicabilità. Una prima relazione debole di solito non fallisce perché all’impresa manca ogni dato, ma perché non ha distinto un punto dati essenziale da un punto dati applicabile solo se pertinente, da un campo volontario o da un’omissione formale.

Il Modulo di base svolge inoltre tre funzioni contemporaneamente. Fornisce alle controparti un insieme di dati standard, aiuta l’impresa a gestire le questioni di sostenibilità e costituisce il prerequisito per qualsiasi utilizzo del Modulo completo. La relazione risultante deve pertanto avere una struttura sufficiente a supportare una dichiarazione formale di rendicontazione, una risposta alla controparte e una traccia delle evidenze.

B1: stabilire la base della rendicontazione prima di raccogliere le metriche

B1 è il centro di controllo della relazione. Identifica l’Opzione A o l’Opzione B, dichiara se la relazione è individuale o consolidata, elenca le controllate in una relazione consolidata, identifica le omissioni del paragrafo 22 e fornisce informazioni sull’entità quali forma giuridica, codici NACE, totale delle attività, fatturato, numero di dipendenti, paese principale di operatività e sedi significative. Se sono state ottenute certificazioni o etichette, l’undertaking le descrive ai sensi del paragrafo 28.

Un processo B1 affidabile inizia con un breve memorandum sulla base della rendicontazione, approvato prima della redazione. Dovrebbe indicare il perimetro, il periodo, il percorso, il test sui dipendenti, la popolazione delle sedi, la valuta e le unità di misura, gli eventuali riferimenti incrociati e il responsabile di ciascuna decisione di omissione. Ciò impedisce che l’indice e la descrizione utilizzino perimetri incoerenti.

B2: rendicontare ciò che esiste, non ciò che si aspetta un modello ESG generico

B2 è subordinato al fatto che l’undertaking abbia messo in atto pratiche specifiche, politiche o iniziative future. Laddove esistano, l’undertaking dichiara se dispone di pratiche, politiche di sostenibilità, iniziative future o piani e obiettivi per monitorare l’attuazione. La formulazione dovrebbe distinguere una politica approvata da una pratica operativa e un’azione in corso da un’intenzione futura. Il titolo di una politica privo di ambito di applicazione, responsabile o evidenze di attuazione è raramente utile a una controparte.

B3-B7: le metriche ambientali necessitano di un perimetro e di un metodo

I dati ambientali provengono spesso da sistemi operativi non progettati per la rendicontazione esterna. Per ciascuna metrica, conservare il periodo di rendicontazione, il perimetro organizzativo e delle sedi, la conversione delle unità, il metodo di stima, il documento fonte, il responsabile dei dati, il revisore e il trattamento delle variazioni. B3 segue i contenuti del GHG Protocol per lo Scope 1 e lo Scope 2 basato sulla localizzazione. B4 è attivato dalla rendicontazione legale o EMS, non dalla mera esistenza di una qualsiasi emissione. B5 richiede una verifica basata sulla localizzazione. B6 distingue il prelievo dal consumo. B7 combina informazioni descrittive sull’economia circolare con dati sui rifiuti e, per i settori pertinenti, dati sui flussi di materiali.

B8-B10: le metriche sulla forza lavoro richiedono definizioni coerenti con i sistemi HR

Le disclosure sulla forza lavoro utilizzano informazioni sui dipendenti, pertanto i contraenti e gli altri non dipendenti non dovrebbero entrare silenziosamente nel denominatore. Decidere se utilizzare il numero di dipendenti o gli equivalenti a tempo pieno, definire i contratti temporanei e permanenti, riconciliare i totali geografici e di genere e documentare il denominatore per i tassi di infortunio e le medie della formazione. Il dato sul divario retributivo B10 è condizionato: è rendicontato se l’undertaking è già tenuta dal diritto dell’UE o nazionale a divulgarlo. Non dovrebbe essere considerato universalmente obbligatorio unicamente perché B10 fa parte del modulo.

B11: una metrica di governance soggetta ad applicabilità

B11 si applica quando si sono verificate condanne e ammende durante il periodo di rendicontazione. Una disclosure “zero” può essere utile se supportata da una conferma legale o di compliance formale, ma l’architettura di applicabilità della Norma implica che una relazione dovrebbe evitare di creare una falsa asserzione secondo cui ogni assenza è oggetto di assurance indipendente. Il registro delle evidenze dovrebbe mostrare chi ha verificato le entità giuridiche e il periodo pertinenti.

1. Fissare la base della rendicontazione: ammissibilità, percorso di rendicontazione, perimetro, periodo, verifica relativa ai dipendenti, unità di misura e processo di autorizzazione.

2. Creare un inventario dei datapoint che registri la classificazione associata a ciascuna informativa B.

3. Verificare ciascun criterio di applicabilità, se pertinente, utilizzando evidenze anziché presunzioni.

4. Assegnare i responsabili dei dati e i verificatori, quindi emettere richieste di evidenze precise con definizioni e periodo.

5. Predisporre note metodologiche per energia, GHG, acqua, rifiuti, forza lavoro e qualsiasi rapporto calcolato.

6. Redigere insieme l'informativa e l'indice, in modo che ubicazione, stato e formulazione delle omissioni rimangano allineati.

7. Eseguire una verifica della coerenza tra i report rispetto ai bilanci, alle comunicazioni regolamentari e alle dichiarazioni pubbliche.

8. Approvare B1 e la dichiarazione finale relativa all'Opzione A o all'Opzione B solo dopo la chiusura di ogni elemento bloccante.

Matrice di preparazione del Modulo di base: un datapoint è pronto solo quando applicabilità, evidenze, responsabilità e verifica sono tracciabili.

Il team responsabile della rendicontazione calcola il consumo energetico e le emissioni Scope 1 e Scope 2 basate sulla localizzazione, registra il prelievo totale di acqua e il consumo di acqua per il processo produttivo, comunica i dati sui rifiuti e sulla forza lavoro e ottiene una conferma legale scritta per B11. Poiché l'entità ha più di 10 dipendenti, le agevolazioni mirate per le entità con ≤10 dipendenti non si applicano. Il report comunica le effettive lacune nei dati, ad esempio una stima del carburante utilizzato in un veicolo preso in leasing, insieme al metodo e all'azione di miglioramento.

Formulazione illustrativa di B1

Perché funziona: identifica il percorso, il perimetro, il periodo e lo stato delle omissioni, separando al contempo le conclusioni di non applicabilità dalle omissioni formali. Non dichiara che sia stata fornita un'attestazione né implica che la sola formulazione illustrativa dimostri la conformità.