Utilizzare lo Standard volontario dell’UE nelle gare, nell’onboarding dei fornitori e nella due diligence dei clienti

Le gare e i portali di onboarding combinano finalità informative diverse. Un cliente può richiedere dati di rendicontazione sulla sostenibilità per il proprio report obbligatorio, evidenze di una politica, prova di una certificazione, informazioni ambientali a livello di prodotto, dichiarazioni relative a sanzioni o alla schiavitù moderna, lo storico degli incidenti e impegni commerciali. Lo Standard volontario dell’UE può organizzare gran parte del livello relativo alla sostenibilità, ma un processo di risposta controllato deve classificare ciò che rientra nel report, ciò che richiede evidenze separate e ciò che non dovrebbe essere rilasciato senza un’ulteriore approvazione.

Flusso di lavoro LRA per la risposta a una gara: classificare la richiesta, riutilizzare il nucleo approvato, aggiungere evidenze delimitate, approvare il rilascio e archiviare la versione esatta inviata.

B1 richiede una breve descrizione delle certificazioni o dei marchi relativi alla sostenibilità ottenuti dall’impresa, compreso l’emittente e, ove pertinente, la data e il punteggio di valutazione. Ciò rende le certificazioni facili da riutilizzare in una gara, ma il loro ambito deve restare visibile. Un certificato ISO 14001 relativo a un solo sito non certifica la relazione di sostenibilità, l’intero gruppo, l’impronta di un prodotto o ogni informativa ambientale.

Quando si applica il limite relativo alla catena del valore, le informazioni al di fuori dell’Allegato II per la fascia dimensionale dei dipendenti dell’impresa soggetta alla tutela possono essere rifiutate ai fini della rendicontazione obbligatoria del cliente. Il limite non vieta la condivisione volontaria. Una PMI può scegliere di fornire un obiettivo oltre il limite, una stima di Scope 3, un’iniziativa relativa a un prodotto o una politica perché ciò rafforza una gara o riflette una prassi comune del settore. La decisione dovrebbe essere esplicita e non dovrebbe trasformare una risposta volontaria in un impegno permanente e senza restrizioni.

1. Registrare la richiesta. Acquisire il cliente, il portale, la scadenza, la finalità, il riferimento al contratto/alla gara, gli utenti previsti e le dichiarazioni richieste.

2. Suddividere il questionario in singole voci. Non classificare un questionario misto come avente un'unica finalità giuridica.

3. Mappare ciascuna voce. Collegarla all'informativa UE approvata, alla registrazione dell'evidenza, a un'altra fonte giuridica o a «nuove informazioni richieste».

4. Verificare il limite della catena del valore, ove pertinente. Confermare il richiedente ultimo, la finalità di rendicontazione obbligatoria, lo status di protezione e l'esatta copertura dell'Annex II.

5. Verificare l'evidenza e la data. Controllare l'ambito dell'entità/del sito, il periodo di rendicontazione, il metodo, la scadenza, l'ambito dell'assurance e le lacune irrisolte.

6. Scegliere il tipo di risposta. Rinvio incrociato alla rendicontazione, risposta concisa, caricamento di documenti, risposta volontaria oltre la soglia, richiesta di chiarimenti o rifiuto.

7. Applicare la verifica giuridica, sulla privacy e sulla riservatezza. È necessaria particolare attenzione per gli incidenti, i dati personali, i segreti commerciali, i contratti e le dichiarazioni sui prodotti.

8. Approvare il rilascio. Il responsabile dei dati approva i fatti; il responsabile della rendicontazione approva la coerenza; il responsabile commerciale/legale approva la dichiarazione; l'approvatore finale autorizza il rilascio.

9. Archiviare l'invio esatto. Salvare le esportazioni dal portale, gli allegati, le schermate, le conferme e il registro delle modifiche — non solo il foglio di lavoro.

10. Monitorare gli eventi attivanti. Correggere o aggiornare le informazioni fornite al cliente se un errore rilevante, un incidente o una modifica del certificato incide sulla risposta.

Caricare lo stesso pacchetto ovunque. Destinatari e finalità diversi richiedono accesso, formulazione ed evidenze diversi.

Lasciare che il portale definisca la dichiarazione oggetto della rendicontazione. Una casella di controllo come “ESG report audited” deve essere riconciliata con la base effettiva e l'ambito dell'assurance.

Utilizzare link alla home page. I riferimenti incrociati dovrebbero condurre direttamente alla disclosure o alla versione corrente del documento.

Trattare la sensibilità commerciale come riservatezza automatica. Applicare le condizioni di omissione previste dallo Standard e separare la valutazione relativa al rilascio in gara.

Trasformare una risposta volontaria in una garanzia permanente. Esaminare le dichiarazioni di gara e l'incorporazione nel contratto.

Nessuna registrazione di ciò che è stato inviato. Le voci del portale possono cambiare; archiviare l'invio esatto e la conferma.

Modifiche di marketing dopo l'approvazione. Qualsiasi modifica a una dichiarazione quantitativa o tecnica dovrebbe tornare al responsabile e al revisore.

L’assurance limitata copre le informazioni, il periodo e il perimetro identificati nella dichiarazione di assurance; le altre risposte alla gara restano al di fuori di tale ambito. La documentazione di gara dovrebbe identificare separatamente le metriche oggetto di assurance e non dovrebbe descrivere l’intera documentazione presentata come sottoposta a revisione.