Dati mancanti e stime secondo lo Standard volontario dell’UE: cosa è consentito?

Una guida pratica a stime, informazioni non disponibili, condizioni di non applicabilità, mancata selezione volontaria, omissione consentita, piani di miglioramento e riesame interno.

Una PMI raramente parte da dati di sostenibilità perfetti. Le bollette delle utenze possono seguire i mesi di calendario anziché l'esercizio finanziario, un locatore potrebbe non fornire una ripartizione dell'energia rinnovabile, una controllata potrebbe non registrare in modo coerente le ore di formazione e per le emissioni sono spesso necessari fattori di conversione anziché una misurazione diretta. La questione tecnica non è semplicemente se una cella sia vuota. È cosa richieda lo Standard per quell'esatto paragrafo o sottopunto, se l'informazione possa essere stimata fedelmente e quale significato abbia lo stato risultante per la dichiarazione di conformità B1.

Lo Standard contiene diverse categorie di punti dati: punti dati essenziali, informazioni richieste soltanto in circostanze specificate, punti dati volontari, considerazioni specifiche per settore ed elementi volontari per le imprese con 10 dipendenti o meno. Consente inoltre l'omissione di informazioni protette strettamente definite ai sensi del paragrafo 22. Queste categorie creano motivi legittimi per cui le informazioni potrebbero non essere rendicontate. L'indisponibilità operativa generale non costituisce di per sé una di queste categorie.

Figura 1. Lo stato assegnato a un punto dati complesso modifica l'informativa, le evidenze e la conseguenza in termini di conformità.

Le emissioni di gas a effetto serra sono espressamente stimate

Il paragrafo 33 di B3 impone all'impresa - a meno che il punto dati sia volontario perché ha 10 dipendenti o meno - di comunicare le proprie emissioni lorde assolute stimate di gas a effetto serra Scope 1 e Scope 2 basate sulla localizzazione. Questa formulazione riconosce che le emissioni sono normalmente calcolate sulla base di dati sulle attività, fattori di emissione e ipotesi, anziché essere misurate direttamente nel punto di rilascio. La stima deve comunque soddisfare le caratteristiche qualitative di cui al paragrafo 11: pertinente, rappresentata fedelmente, comparabile, comprensibile e verificabile.

Alcune disaggregazioni sono richieste solo quando è possibile ottenere le informazioni necessarie

Il paragrafo 32 di B3 distingue il consumo energetico totale dalla sua disaggregazione dettagliata. Per le imprese con più di 10 dipendenti, il consumo energetico totale in MWh è un punto dati essenziale. La disaggregazione tra rinnovabile/non rinnovabile e tra elettricità/combustibili è richiesta solo se l'impresa può ottenere le informazioni necessarie. Se non è realmente possibile ottenere le informazioni dal fornitore o dal locatore, la disaggregazione condizionale può non essere riportata, mentre il totale deve comunque essere comunicato. Il registro delle evidenze dovrebbe indicare la richiesta di informazioni, il risultato e la conclusione a livello di paragrafo; il totale non può essere lasciato in bianco semplicemente perché la disaggregazione è difficoltosa.

La guida pratica di EFRAG contiene esempi di stima, ma occorre utilizzare l'edizione corretta

L'articolo 2(2) dell'atto delegato consente alle imprese che applicano lo Standard volontario di utilizzare la guida pratica fornita da EFRAG. La guida pratica attualmente disponibile alla data limite della fonte è stata predisposta per la Raccomandazione VSME 2025 e include esempi quali la stima del prelievo di acqua sulla base delle bollette dell'edificio, dell'occupazione e dei dati sugli impianti, nonché la stima delle ore lavorate nel calcolo del tasso di infortuni. Questi esempi costituiscono evidenze utili del fatto che una stima proporzionata può essere una tecnica di attuazione accettata. Tuttavia, la guida è anteriore al testo definitivo 2026 e deve essere verificata quanto alla compatibilità con il paragrafo, la definizione e l'opzione selezionata attuali prima di essere trattata come autorevole per una relazione 2026.

Autorità e finalità. Identificare l'informativa, il motivo per cui la stima è appropriata e qualsiasi metodologia ufficiale o guida pratica utilizzata.

Perimetro. Definire le entità, i siti, le attività, la popolazione della forza lavoro e il periodo di riferimento rappresentati dalla stima.

Input. Registrare i dati primari e secondari utilizzati, comprese le date di estrazione, le unità e la qualità della fonte.

Metodo. Conservare la formula, il modello, la chiave di allocazione, il fattore di emissione o il proxy e la relativa versione.

Ipotesi e incertezza. Spiegare le ipotesi significative, le popolazioni mancanti, la sensibilità e i bias noti.

Riesame. Ricalcolare, confrontare con i periodi precedenti o con le scritture contabili, esaminare criticamente i valori anomali e approvare l'incertezza residua.

Informativa e miglioramento. Descrivere il metodo e i limiti in modo proporzionato e definire un piano per migliorare i dati laddove ciò sia rilevante per gli utilizzatori.

La parola non disponibile è utile in un registro interno delle lacune, ma non costituisce una ragione generale per omettere da una relazione che dichiara la conformità a un modulo selezionato un dato essenziale e applicabile. B1 richiede che l'impresa selezioni l'Opzione A o l'Opzione B e rilasci un'esplicita dichiarazione di conformità. Un modulo deve essere applicato nella sua interezza, fatto salvo il principio di applicabilità e le altre categorie indicate nello Standard.

Prima della pubblicazione, l'impresa deve quindi decidere se può colmare la lacuna, utilizzare una stima adeguatamente supportata, documentare una condizione genuinamente non applicabile, fare affidamento su un'esplicita categoria volontaria, applicare il paragrafo 22 oppure modificare l'opzione di rendicontazione e la dichiarazione. Ad esempio, un'impresa che non è in grado di completare il Modulo completo non dovrebbe dichiarare l'Opzione B. Può selezionare l'Opzione A una volta completato il Modulo base e, ai sensi del paragrafo 25, aggiungere informative selezionate del Modulo completo senza descrivere la relazione come una relazione completa relativa all'Opzione B. La stessa soluzione non è disponibile per un dato essenziale del Modulo base che rimane irrisolto.

Confermare l’ambito. Il paragrafo o sottopunto fa parte dell’Opzione A, dell’Opzione B, di un’informativa aggiuntiva selezionata o di una richiesta separata del cliente?

Identificare la categoria. È essenziale, condizionale, esplicitamente volontario, specifico per il settore o volontario per un’impresa con 10 dipendenti o meno?

Verificare l’applicabilità. La condizione esatta indicata nell’informativa si applica ai fatti dell’impresa?

Verificare la stima. Un metodo può produrre informazioni fedeli e verificabili, e il metodo è coerente con l’informativa e con gli orientamenti attuali?

Verificare il paragrafo 22. L’informazione soddisfa uno dei motivi relativi alle informazioni protette e si possono effettuare l’identificazione B1 e la rivalutazione annuale richieste?

Valutare l’asserzione. Se l’elemento continua a non essere disponibile, cosa significa ciò per il modulo selezionato e per le eventuali formulazioni sulla conformità?

Porre rimedio. Registrare il responsabile, l’azione, le risorse, la data obiettivo, il controllo intermedio e la decisione di approvazione.

Figura 2. Verificare l’ambito, le condizioni, la stima e il paragrafo 22 prima di trattare un dato mancante come qualcosa di diverso da una lacuna.

Contesto. Northbridge Components è un produttore ipotetico con 68 dipendenti e tre siti. Intende pubblicare una rendicontazione con l’Opzione A. Sono disponibili i dati relativi all’elettricità e ai combustibili, ma la bolletta dell’elettricità di dicembre per un sito è in ritardo, il proprietario non può fornire una ripartizione dell’energia rinnovabile e una controllata dispone di registri della formazione incompleti.

Decisione. Il team di rendicontazione stima il consumo di elettricità in ritardo utilizzando il mese precedente, adeguato alle ore di produzione, e lo sostituisce con la fattura nella revisione successiva alla chiusura. Utilizza l’input energetico stimato nel calcolo dei GHG di B3 e comunica il metodo e l’entità della stima. Riporta l’energia totale, ma non la ripartizione condizionata tra rinnovabile e non rinnovabile, conservando le evidenze del fatto che le informazioni necessarie del proprietario sono state richieste e non ottenute.

Lacuna relativa alle ore di formazione. B10(d) è un datapoint di base essenziale per questa impresa. Il team non può classificare i registri mancanti della controllata come non applicabili. La direzione ritarda la dichiarazione finale di conformità, ricostruisce i registri a partire dalle buste paga, dalle fatture dei corsi e dai fogli di presenza e introduce un registro centrale dell’apprendimento. Se fosse rimasto impossibilitato a produrre un dato fedele e verificabile, avrebbe dovuto pubblicare senza una dichiarazione di conformità all’Opzione A o rinviare la pubblicazione, anziché classificare erroneamente la lacuna.

Evidenze conservate. File di origine delle utenze, documento di lavoro della stima, tabella dei fattori, richiesta al proprietario, riconciliazione del perimetro, ricostruzione della formazione, commenti del revisore, approvazione della direzione e versione finale del dataset.

Un piano di miglioramento credibile è più di una promessa di “raccogliere dati migliori l’anno prossimo”. Dovrebbe affrontare la causa principale e creare un controllo verificabile. Il piano è un documento di governance interno e, qualora la lacuna sia rilevante per gli utilizzatori, i suoi elementi principali possono essere illustrati anche nell’output.

Lo Standard volontario è proporzionato, ma proporzionato non significa che ogni valore mancante possa essere semplicemente ignorato. Un processo di rendicontazione difendibile rende esplicito lo stato di ciascun punto dati. Le stime sono informazioni rendicontate sottoposte a controllo; le conclusioni di non applicabilità derivano da condizioni dichiarate; la mancata selezione volontaria deriva dall’architettura dello Standard; le omissioni ai sensi del paragrafo 22 tutelano le informazioni definite; e la genuina indisponibilità rimane una lacuna. L’organizzazione tutela la propria credibilità documentando la differenza, comunicando le limitazioni rilevanti e allineando l’affermazione B1 a quanto è stato effettivamente completato.