Come rispondere a una richiesta di dati di sostenibilità eccedente il limite senza danneggiare il rapporto con il cliente

Il limite della catena del valore è concepito per proteggere le imprese più piccole della catena del valore da richieste sproporzionate di rendicontazione di sostenibilità. Tale protezione è significativa: un'impresa protetta ha il diritto previsto dalla legge di rifiutare le informazioni eccedenti i limiti dello standard volontario quando la richiesta è formulata ai fini della rendicontazione di sostenibilità prevista dalla Direttiva contabile. Tuttavia, una richiesta pratica raramente arriva sotto forma di un elenco di punti dati dell'Annex II perfettamente etichettato.

Una cartella di lavoro del cliente può combinare dati di rendicontazione, criteri di approvvigionamento, domande di due diligence, informazioni sui prodotti e temi volontari di sviluppo dei fornitori. Alcune domande possono essere duplicate, alcune possono rientrare nel limite e altre possono essere al di fuori della finalità del limite. Un rifiuto generalizzato può quindi essere giuridicamente impreciso e commercialmente dannoso. La risposta più solida individua il problema esatto e offre un passo successivo proporzionato.

Figura 1. Cinque percorsi di risposta possono preservare sia la protezione prevista dalla legge sia il rapporto commerciale quando la finalità e l'ambito vengono verificati per primi. Materiale visivo didattico della London Reporting Academy.

Il test giuridico non riguarda semplicemente una “piccola impresa” o una “PMI”. L’impresa deve far parte della catena del valore di un’impresa soggetta a obblighi di rendicontazione e non deve superare, alla data del suo stato patrimoniale, un numero medio di 1,000 dipendenti nell’esercizio finanziario precedente. L’entità pertinente e il perimetro del gruppo dovrebbero essere confermati prima che la risposta faccia affidamento sulla protezione.

Conservare un’autodichiarazione aggiornata o una nota interna sullo status, contenente la denominazione dell’entità giuridica, l’impresa soggetta a obblighi di rendicontazione o il rapporto con essa, la misura dei dipendenti, il periodo, la base, il soggetto approvatore e la scadenza. Se la richiesta riguarda una controllante, una controllata o un gruppo diverso dall’entità che rilascia la dichiarazione, chiarire innanzitutto tale perimetro.

Il diritto di rifiutare è collegato a una richiesta effettuata per la rendicontazione di sostenibilità prevista dalla Direttiva contabile. Chiedere al cliente di indicare se ciascun elemento contestato è necessario a tale scopo. Se il questionario viene utilizzato anche per la due diligence, la gestione dei rischi, gli approvvigionamenti, la conformità dei prodotti o un altro scopo, i campi dovrebbero essere separati o contrassegnati in base allo scopo.

Ciò non significa che una richiesta per uno scopo diverso sia automaticamente obbligatoria. Significa che la conclusione sul massimale relativo alla catena del valore non pone fine all’analisi. Il fornitore dovrebbe quindi valutare separatamente la normativa pertinente, il contratto, la necessità commerciale, la riservatezza, la fattibilità e la proporzionalità.

Il regolamento delegato stabilisce che il massimale comprende esclusivamente i punti dati elencati nell’Annex II. Una domanda può comparire nello standard volontario e rimanere comunque al di fuori del massimale. Può anche combinare un punto dati soggetto al massimale con diversi campi aggiuntivi. Mappare la richiesta sull’esatto punto dati B o C, sulla fascia di dipendenti, sul periodo, sul perimetro e sul livello di dettaglio richiesto.

Opzione 1: Chiarire la richiesta

La richiesta di chiarimenti è appropriata quando non sono chiari lo scopo, l’entità, il periodo, l’unità, la necessità di evidenze o la duplicazione. Spesso è il modo più rapido per rimuovere un apparente problema relativo a una richiesta oltre il limite. Chiedere al cliente di indicare lo scopo della rendicontazione, distinguere le domande obbligatorie da quelle facoltative, confermare se è accettabile una risposta consolidata e spiegare perché sono necessari i dettagli aggiuntivi.

Opzione 2: Rifiutare l’eccedenza individuata

Il rifiuto dovrebbe essere preciso. Individuare le domande o gli elementi di dati esatti, dichiarare che eccedono il limite applicabile dello standard volontario per lo scopo di rendicontazione indicato, fare riferimento al diritto dell’impresa protetta e rispondere normalmente alle domande entro il limite. Evitare di accusare il cliente di condotta illecita, salvo che tale conclusione sia supportata da un parere legale.

Opzione 3: Fornire volontariamente informazioni selezionate

La Direttiva non vieta la condivisione volontaria. Un fornitore può decidere che una particolare risposta aggiuntiva abbia un costo ridotto, sia già pubblica, sia comunemente condivisa nel settore o sia preziosa per il rapporto. La decisione dovrebbe essere esplicita anziché accidentale. Registrare cosa viene fornito, perché, a chi, per quale periodo e scopo, a quali condizioni di riservatezza e se la fornitura futura sarà riesaminata.

Opzione 4: Negoziare un ambito più ristretto o un’alternativa

Il cliente potrebbe non aver bisogno della forma precisa richiesta. Una stima a livello di gruppo, un intervallo percentuale, un campione di siti, una politica con parti oscurate, una dichiarazione di assurance, un indice delle evidenze o una descrizione della metodologia possono soddisfare l’esigenza sottostante. Il fornitore dovrebbe chiedere quale decisione supportano le informazioni e offrire l’alternativa affidabile meno onerosa.

Opzione 5: Fornire i dati per fasi

Una risposta per fasi è appropriata quando le informazioni sono commercialmente utili, ma l’organizzazione non è oggi in grado di produrle in modo affidabile. Concordare cosa può essere fornito ora, quale metodo sarà sviluppato, chi è responsabile del lavoro, il periodo obiettivo, le dipendenze e se l’impegno debba basarsi sui migliori sforzi o essere contrattuale. Non promettere un livello di precisione o una data che il responsabile dei dati non abbia approvato.

L'analisi normativa non dovrebbe essere lasciata al responsabile del cliente, e il rapporto commerciale non dovrebbe essere deciso esclusivamente dai team legale o di rendicontazione. Occorre istituire un piccolo modello di approvazione che riunisca il responsabile della richiesta, il responsabile della rendicontazione, il responsabile dei dati, il responsabile commerciale e il supporto legale/in materia di privacy, ove pertinente.

Un registro delle informazioni fornite volontariamente tutela entrambe le parti. Dimostra che il fornitore ha compiuto una scelta deliberata e approvata e aiuta il cliente a comprendere i limiti della risposta. Impedisce inoltre che una risposta una tantum diventi silenziosamente un'aspettativa annuale non controllata.

Contesto. Solent Fasteners ha 170 dipendenti e fornisce un grande produttore quotato. Il cliente richiede il dato sulle emissioni di cui all’Annex II, oltre alle impronte di carbonio dei prodotti per 600 SKU, agli scenari climatici a livello di sito e a tutti i contratti di energia rinnovabile. Lo scopo dichiarato è il report di sostenibilità del cliente ai sensi della Direttiva contabile e il programma per i fornitori.

Valutazione. Solent conferma lo status protetto e separa gli scopi. Il dato stimato sulle emissioni lorde a livello dell’entità rientra nel limite previsto per la sua fascia di dipendenti. Le impronte degli SKU, gli scenari e i contratti non sono dati di cui all’Annex II come richiesto. Il cliente conferma inoltre che il programma per i fornitori utilizza alcune delle informazioni per gli approvvigionamenti, uno scopo diverso.

Risposta. Solent fornisce il dato sulle emissioni e il metodo. Rifiuta la divulgazione senza restrizioni dei contratti, offre una sintesi redatta dei dati sull’energia rinnovabile e propone, nell’ambito di un NDA, un progetto pilota volontario per l’impronta di carbonio di dieci SKU rilevanti. Rifiuta gli scenari relativi ai siti per l’anno in corso, ma offre una valutazione graduale dei rischi climatici. L’e-mail separa chiaramente il diritto con finalità di rendicontazione dal supporto agli approvvigionamenti negoziato volontariamente.

Esito. Il cliente accetta la risposta mappata perché riceve informazioni affidabili e un piano chiaro di miglioramento. Solent registra il progetto pilota volontario, il responsabile dei costi, le condizioni di riservatezza e la futura rivalutazione, invece di consentire che la richiesta diventi un precedente non documentato.

Una risposta volontaria una tantum non crea di per sé un obbligo permanente. Dovrebbe essere registrata per il destinatario, la finalità e il periodo specificati e rivalutata in ogni ciclo successivo, anziché diventare un’aspettativa annuale non controllata.

Per una richiesta contestata, il richiedente dovrebbe dichiarare la finalità di ciascun elemento e distinguere la rendicontazione ai sensi della Direttiva contabile dalla due diligence, dagli approvvigionamenti o da altri utilizzi. Quando richiede informazioni oltre il limite dell’Annex II per tale finalità di rendicontazione, dovrebbe identificare l’eccedenza e informare l’impresa protetta del suo diritto di rifiutare.

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