Come le grandi imprese dovrebbero riprogettare i questionari ESG per i fornitori intorno al limite della catena del valore

Molte grandi organizzazioni gestiscono contemporaneamente diversi sistemi di dati dei fornitori: un foglio di lavoro per la rendicontazione di sostenibilità, un portale per gli approvvigionamenti, un questionario sui diritti umani, un’indagine sul clima, un modulo di conformità dei prodotti e un modello bancario o di rating. Ciascun sistema può richiedere le stesse informazioni su dipendenti, emissioni o politiche usando formulazioni diverse. I fornitori subiscono l’onere complessivo, mentre spesso l’impresa soggetta a rendicontazione non è in grado di spiegare quale risposta supporti quale informativa.

Il limite della catena del valore richiede una disciplina di progettazione diversa. La questione giuridica non è se un questionario appaia “proporzionato” in generale. È se una specifica richiesta con finalità di rendicontazione da parte di un’impresa protetta ecceda i datapoint dell’Allegato II per la fascia di dipendenti pertinente. La questione commerciale e di governance va oltre: ciascun elemento richiesto è effettivamente necessario oppure l’impresa soggetta a rendicontazione può utilizzare informazioni già disponibili, un datapoint meno dettagliato o una stima?

Figura 1. Sette controlli di progettazione producono un questionario più breve, con finalità indicate, meno duplicati e un registro difendibile delle richieste. Visuale didattica della London Reporting Academy.

Ogni domanda necessita di un campo relativo allo scopo. Per l’analisi del massimale, l’etichetta critica è se le informazioni sono richieste per la rendicontazione di sostenibilità prevista dalla Direttiva contabile. Altre etichette relative allo scopo possono includere due diligence, gestione dei rischi, qualificazione ai fini dell’approvvigionamento, regolamentazione dei prodotti, finanza sostenibile, impegni nei confronti dei clienti o sviluppo volontario dei fornitori.

Lo scopo dovrebbe descrivere l’uso effettivo previsto, non servire da comodità redazionale. Se la stessa risposta supporta due scopi, registrarli entrambi e applicare separatamente i controlli pertinenti. Un portale misto può rimanere operativamente pratico pur mostrando lo scopo a livello di campo o di sezione.

Il richiedente dovrebbe raccogliere solo le informazioni necessarie per determinare il percorso applicabile. Un'autodichiarazione dell'impresa protetta può indicare l'entità giuridica del fornitore, la relazione nella catena del valore, il numero medio di dipendenti durante l'esercizio finanziario precedente, la base e il periodo, il firmatario autorizzato e la scadenza. La Direttiva consente di fare affidamento sull'autodichiarazione senza una verifica ordinaria, a meno che il richiedente sappia, o ci si possa ragionevolmente aspettare che sappia, che la dichiarazione è manifestamente errata.

Tra le imprese protette, l'Allegato II distingue quelle con 10 dipendenti o meno da quelle con più di 10 dipendenti. Il motore del questionario dovrebbe pertanto diramarsi prima che vengano presentate le domande ambientali e quelle del Modulo completo.

Una mappa degli argomenti non è sufficiente. Memorizzare il riferimento all'informativa, il paragrafo, il sottopunto, l'inclusione nella fascia dei dipendenti, l'unità richiesta, il periodo, il perimetro e l'aspettativa in materia di evidenze. Se una domanda combina diversi elementi, suddividerla. Ad esempio, “Fornire le emissioni e il piano dettagliato di decarbonizzazione” combina un potenziale datapoint B3 con informazioni che non sono necessariamente incluse nell'Allegato II.

Mappa di progettazione dell'Allegato II

L'Allegato II è un limite massimo, non un questionario predefinito. Il testo adottato sottolinea che le imprese che redigono la rendicontazione dovrebbero richiedere informazioni solo nella misura necessaria e dovrebbero richiedere meno dell'insieme standard quando non ne necessitano per intero. Un test di necessità trasforma tale principio in una decisione verificabile.

Una domanda che non ha alcun utilizzo identificato ai fini della rendicontazione, alcun responsabile e alcuna conseguenza in caso di mancata risposta è una candidata alla cancellazione. Le analisi dovrebbero monitorare il tasso di risposta e l'effettivo utilizzo a valle; le domande scarsamente utilizzate non dovrebbero sopravvivere semplicemente perché sono sempre state poste.

I questionari con scopi misti non sono vietati, ma devono essere trasparenti. Utilizzare etichette di sezione visibili o metadati a livello di campo che mostrino quali domande supportano la rendicontazione, la dovuta diligenza, la gestione dei rischi, gli approvvigionamenti o un altro scopo. Spiegare qualsiasi obbligo distinto o conseguenza commerciale per le domande che non riguardano la rendicontazione.

Quando un'impresa soggetta a obblighi di rendicontazione richiede, ai fini della rendicontazione, informazioni superiori a quelle previste dagli standard volontari, deve garantire che le imprese tutelate siano informate di quali informazioni eccedono lo standard e del loro diritto previsto dalla legge di rifiutarsi di fornirle. L'avviso dovrebbe pertanto essere specifico e visibile prima dell'invio, non nascosto in una pagina generale con i termini e le condizioni.

L'interfaccia dovrebbe consentire al fornitore di rifiutare le informazioni eccedenti individuate senza attivare errori di convalida che blocchino l'intero invio. Quando una risposta è volontaria, l'interfaccia dovrebbe indicarlo. Quando si applica un'altra base giuridica o contrattuale, identificarla accuratamente invece di descrivere ogni domanda come obbligatoria.

Un dato oggetto di rendicontazione e le relative evidenze di supporto non costituiscono la stessa richiesta. Chiedere un numero di incidenti non giustifica automaticamente ogni fascicolo relativo agli incidenti; chiedere un valore delle emissioni non giustifica automaticamente ogni fattura. Definire una politica graduata sulle evidenze: nessuna evidenza per i campi ordinari a basso rischio, metodologia o link pubblico per i campi a rischio moderato, evidenze campionate o oscurate per i campi selezionati e accesso sicuro solo ove realmente necessario.

La Direttiva riconosce che le informazioni relative alla catena del valore possono essere fornite attraverso informazioni dirette dei fornitori o stime, secondo quanto appropriato. Un richiedente dovrebbe pertanto documentare quando sono accettabili una stima, un indicatore sostitutivo, una media settoriale o un modello ed evitare di trasferire al fornitore tutta l'incertezza e il costo del calcolo. La relazione finale dovrebbe spiegare il metodo e i limiti ove richiesto.

Il richiedente dovrebbe gestire una libreria centrale delle domande e un archivio delle risposte dei fornitori. Le funzioni aziendali possono utilizzare la stessa risposta approvata per finalità diverse, ma il sistema deve preservare finalità, accesso e versione. Ai fornitori non dovrebbe essere chiesto di reinserire la stessa denominazione dell'entità giuridica, fascia di dipendenti, link alla policy o metrica annuale in diversi portali.

ID canonico della domanda: un concetto indipendente dalla formulazione nel portale.

Responsabile dei dati: funzione interna responsabile della domanda e dell'utilizzo a valle.

Riutilizzo del profilo del fornitore: informazioni sull'entità, sul periodo e sullo stato protetto raccolte una sola volta.

Regola per i duplicati: blocca le nuove domande che corrispondono a un concetto esistente, a meno che non sia documentata una differenza effettiva.

Logica di scadenza: richiede un aggiornamento solo quando la risposta o il periodo di rendicontazione è scaduto.

Vista del destinatario: il fornitore può vedere le risposte precedenti e ciò che è cambiato.

Un questionario per i fornitori dovrebbe essere approvato come un controllo di rendicontazione, non come un sondaggio di marketing. Il responsabile della governance dovrebbe includere la rendicontazione di sostenibilità, gli approvvigionamenti, la funzione legale, la governance dei dati e, ove pertinente, le funzioni di due diligence e di gestione del rischio. Le funzioni di audit interno o di assurance dovrebbero poter tracciare un campione di domanda dall'interfaccia del fornitore al requisito di rendicontazione, alla decisione sulla necessità, alla risposta, alla trasformazione e all'informativa pubblicata.

Contesto. Orion Industrial Group utilizza quattro questionari: rendicontazione annuale di sostenibilità, onboarding per l'approvvigionamento, dovuta diligenza in materia di diritti umani e valutazione dei rischi climatici. I suoi 3,000 fornitori ricevono richieste sovrapposte da team diversi e il team responsabile della rendicontazione non è in grado di dimostrare quali risposte siano effettivamente utilizzate.

Riprogettazione. Orion crea un profilo comune del fornitore e accetta un'autodichiarazione dell'entità protetta. Mappa i campi di rendicontazione ai datapoint esatti dell'Allegato II e articola il questionario per fasce di dipendenti pari o inferiori a 10 e superiori a 10. Elimina le domande di rendicontazione per le quali non è stato individuato alcun uso ai fini dell'informativa, introduce stime per le mancate risposte a basso rischio e separa le domande relative ai casi di dovuta diligenza in un modulo attivato dal rischio.

Diritti e duplicati. I campi con finalità di rendicontazione al di sopra del limite sono chiaramente contrassegnati e includono l'avviso relativo al diritto di rifiutare. Il sistema rileva le domande duplicate su dipendenti, emissioni e politiche nei moduli di approvvigionamento e sostenibilità. Le risposte dei fornitori sono riutilizzate internamente con metadati relativi alla finalità e all'accesso.

Risultato. Il fornitore protetto medio visualizza 34 domande invece di 117. Orion conserva una traccia di audit a livello di domanda e può spiegare al soggetto incaricato dell'attestazione quali datapoint dei fornitori, stime e limitazioni supportano la relazione finale. L'approvvigionamento continua a ricevere le informazioni necessarie, ma non presenta più l'intero programma come una richiesta obbligatoria di rendicontazione.

Stato del fornitore: Autodichiarazione dell’impresa protetta: cosa dovrebbero documentare fornitori e richiedenti.

Risposta del fornitore: Come rispondere a una richiesta di dati sulla sostenibilità superiore al limite senza danneggiare il rapporto con il cliente.

Gestione delle risposte: Come rispondere ai questionari ESG di clienti e banche utilizzando lo standard volontario dell’UE.

Canali di pubblicazione: Deve essere pubblico un report volontario sulla sostenibilità dell’UE?