Errori comuni nello Standard volontario dell’UE: limite della catena del valore, moduli, dati mancanti e dichiarazioni

Figura 1. Elemento visivo di implementazione con marchio per Errori comuni nello Standard volontario dell’UE: limite della catena del valore, moduli, dati mancanti e dichiarazioni.

Lo Standard volontario dell’UE è deliberatamente proporzionato, ma proporzionato non significa informale. I team spesso lo sottovalutano perché è volontario e lo sovrastimano perché si colloca vicino a ESRS e CSRD nello stesso ecosistema normativo. Entrambe le reazioni creano rischi.

Lo standard prevede moduli, categorie di datapoint, un principio di applicabilità, disposizioni sulla riservatezza, una scelta di pubblicazione e un limite relativo alla catena del valore limitato all’Allegato II. Gli errori sorgono quando tali controlli non vengono convertiti in un dataset operativo e in un processo di risposta.

Un errore frequente consiste nell’affermare che un cliente soggetto alla rendicontazione CSRD non possa mai chiedere nulla oltre l’intero Standard volontario, oppure che un’impresa protetta debba sempre fornire tutto ciò che figura nell’Allegato I. Entrambe le affermazioni sono eccessivamente semplicistiche.

Il limite è definito dall’Allegato II per le finalità pertinenti della rendicontazione di sostenibilità ai sensi della direttiva contabile. I richiedenti dovrebbero applicare anche un test di necessità: non dovrebbero chiedere tutte le informazioni comprese nel limite se non ne hanno bisogno. Le richieste per altre finalità giuridiche o per la condivisione commerciale volontaria richiedono un’analisi e una documentazione separate.

Il B1 richiede all'impresa di indicare quale opzione di rendicontazione ha selezionato: Opzione A, solo Modulo di base, oppure Opzione B, Modulo di base più Modulo completo. Un problema comune nel primo anno consiste nel preparare una relazione sul Modulo di base, rispondere volontariamente ad alcuni punti dati del Modulo completo e poi descrivere l'intero risultato come se fosse stata applicata l'Opzione B.

La soluzione è semplice: mantenere precisa la dichiarazione di conformità. Se l'organizzazione applica il Modulo di base e fornisce volontariamente alcune informazioni aggiuntive selezionate, occorre dirlo. Non si deve formulare una dichiarazione mista.

«Non applicabile» significa che la condizione per il punto dati non è soddisfatta. Non significa che il responsabile dei dati non abbia risposto, che il sistema non possa esportare le informazioni o che l'organizzazione non abbia ancora elaborato il calcolo.

La norma richiede informazioni su pratiche, politiche e iniziative future in modo da poter accogliere diversi livelli di maturità. Talvolta i team trasformano pratiche informali in politiche formalizzate che non sono mai state approvate, oppure descrivono ambizioni come se fossero iniziative approvate.

Un approccio più solido consiste nel separare: pratiche attuali, politiche approvate, iniziative future e intenzioni della direzione. Una dichiarazione modesta ma accurata è preferibile a un'affermazione di governance amplificata.

Per quanto riguarda le emissioni, la norma fa riferimento alle emissioni lorde assolute stimate di gas a effetto serra, incluse le emissioni Scope 1 e Scope 2 basate sulla posizione. Le emissioni lorde non dovrebbero essere ridotte mediante compensazioni o certificati semplicemente per far apparire migliore il dato. Gli strumenti contrattuali o i certificati di energia rinnovabile possono costituire informazioni utili, ma non dovrebbero oscurare la metrica lorda richiesta.

Il controllo consiste nel mantenere in campi separati il calcolo delle emissioni, le evidenze relative agli strumenti contrattuali e qualsiasi dichiarazione climatica volontaria.

Tra le affermazioni comunemente deboli figurano 'siamo impegnati per la sostenibilità', 'disponiamo di controlli solidi', 'i nostri fornitori seguono i principi dei diritti umani' o 'non abbiamo incidenti', se non sono accompagnate da evidenze, perimetro o riesame. Le evidenze non servono soltanto ai revisori. Aiutano l'impresa a evitare rielaborazioni ripetute e risposte incoerenti.

Lo standard consente all'impresa di decidere se rendere pubblica la relazione. Ciò non significa che ogni elemento di evidenza debba essere pubblico. Un solido sistema di rendicontazione separa la dichiarazione pubblica o condivisa dai documenti giustificativi soggetti a restrizioni.

Questa distinzione è importante per i dati personali, i reclami, i segreti commerciali, le informazioni operative a livello di sito, i rapporti commerciali e i file metodologici. La relazione può essere controllata e utile senza esporre l'intera cartella delle evidenze.

La correzione pratica per la maggior parte degli errori è un registro dello stato dei datapoint. Per ciascun datapoint, registrare: modulo, paragrafo o informativa, stato ai sensi dell'Annesso II, applicabilità, responsabile, fonte dei dati, ID dell'evidenza, stato di riservatezza, stato della revisione, stato della pubblicazione e cronologia delle risposte.

Questo registro impedisce che un datapoint passi da mancante a non applicabile, da volontario a essenziale o da interno a pubblico senza approvazione.

Formulazione debole: 'Rispettiamo l'intero Standard volontario dell'UE e forniamo ai clienti tutte le informazioni ESG richieste.'

Formulazione più solida: 'Per il periodo di rendicontazione 2026, l'impresa ha predisposto una relazione volontaria sulla sostenibilità utilizzando esclusivamente l'Opzione A - Modulo base. Alcune informazioni aggiuntive richieste dai finanziatori sono fornite in un pacchetto separato per i finanziatori e non fanno parte della dichiarazione di conformità all'Opzione A. I datapoint contrassegnati come non disponibili o stimati sono identificati nel registro delle evidenze e nel piano di miglioramento.'

La versione più solida non è più lunga per il solo gusto di esserlo. Separa l'opzione, lo scopo, le informazioni volontarie, le limitazioni e le evidenze.