Come strutturare una dichiarazione sulla sostenibilità ESRS: sezioni, riferimenti incrociati e informazioni connesse

Una guida pratica per organizzare la dichiarazione dedicata sulla sostenibilità in modo che gli utenti possano orientarsi tra IRO rilevanti, risposta della direzione, metriche ed effetti finanziari senza duplicazioni.

I team spesso affermano che gli ESRS hanno “quattro sezioni” senza chiarire cosa intendano. Ciò crea problemi di struttura evitabili. Gli ESRS rivisti utilizzano due idee organizzative correlate ma distinte.

In primo luogo, la dichiarazione sulla sostenibilità è normalmente suddivisa in quattro parti di presentazione: informazioni generali, ambientali, sociali e sulla governance. Queste parti aiutano gli utenti a orientarsi nella dichiarazione e a comprendere dove sono collocate le informazioni relative ai diversi temi. In secondo luogo, la sostanza delle informazioni ESRS comprende quattro aree di rendicontazione: governance; strategia, compresi gli effetti finanziari; gestione degli IRO, comprese politiche e azioni; metriche e obiettivi. Le aree di rendicontazione ricorrono nelle parti generali e tematiche.

Una progettazione utile evita quindi di creare quattro capitoli isolati denominati Governance, Strategia, Gestione degli IRO e Metriche. Questo approccio frammenterebbe ciascun tema rilevante e costringerebbe i lettori a spostarsi ripetutamente all’interno della relazione. Le quattro parti forniscono invece la navigazione principale, mentre le quattro aree di rendicontazione definiscono l’anatomia interna di ciascun tema rilevante.

L'ESRS rivisto richiede che l'impresa presenti tutte le informative ESRS in una sezione dedicata della relazione sulla gestione, identificata come dichiarazione sulla sostenibilità. La sezione dovrebbe essere chiaramente distinta dalle altre informazioni contenute nella relazione sulla gestione e presentata in una forma leggibile sia dall'uomo sia dalla macchina. L'ordine prescritto dallo standard è: informazioni generali, informazioni ambientali, informazioni sociali e informazioni di governance.

Un'impresa può utilizzare una struttura alternativa se fornisce una spiegazione motivata e rispetta gli altri requisiti di presentazione. La dichiarazione può contenere appendici o sottoparti separate. Le informative dell'articolo 8 della Tassonomia dell'UE devono essere incluse nella dichiarazione sulla sostenibilità e possono essere collocate in un'appendice separata all'interno della relazione sulla gestione. Una sintesi per i dirigenti può essere utile, ma non dovrebbe oscurare o sostituire le informazioni rilevanti.

Figura 1. Un'architettura pratica per la dichiarazione sulla sostenibilità: quattro parti per la navigazione, con le quattro aree di rendicontazione applicate ai temi rilevanti.

Parte 1. Informazioni generali

La Parte 1 dovrebbe orientare il lettore prima di entrare nei dettagli tematici. Include normalmente la base per la preparazione, il ruolo e la supervisione degli organi di amministrazione, gestione e controllo, la strategia e il modello aziendale, il punto di vista degli stakeholder, il processo e l'esito della DMA, l'indice della rendicontazione e le informative generali su politiche, azioni, metriche e obiettivi applicabili ai temi rilevanti.

La parte generale più efficace non diventa un contenitore per tutta la narrazione sulla sostenibilità. Fornisce una volta sola il contesto comune e rinvia con precisione alle informazioni specifiche per tema. Ad esempio, il sistema di governance per la rendicontazione sulla sostenibilità può essere illustrato nell'ESRS 2, mentre il piano di transizione climatica, gli obiettivi climatici e le metriche climatiche restano nella parte ambientale. I riferimenti incrociati dovrebbero consentire agli utenti di comprendere la relazione senza duplicare i paragrafi.

Parte 2. Informazioni ambientali

La Parte 2 dovrebbe riguardare i temi ambientali rilevanti di cui agli ESRS da E1 a E5. Una sequenza utile consiste nel collocare per primo l'ESRS E1 quando il cambiamento climatico è rilevante, seguito, ove applicabile, da inquinamento, acqua, biodiversità e uso delle risorse. Ciascun tema può utilizzare uno schema interno coerente: IRO rilevanti e interazione con la strategia; politiche; azioni e risorse; obiettivi; metriche; ed effetti finanziari attuali o previsti, ove richiesto.

Le informative della Tassonomia dell'UE possono figurare in un'appendice separata all'interno della dichiarazione sulla sostenibilità. Quando le tabelle della Tassonomia si basano sulle stesse popolazioni di CapEx, fatturato o attività delle informative sul clima o sugli effetti finanziari, riferimenti incrociati diretti e riconciliazioni dovrebbero rendere visibile la relazione senza implicare che l'allineamento alla Tassonomia e la credibilità del piano di transizione ESRS costituiscano la stessa valutazione.

Parte 3. Informazioni sociali

La Parte 3 dovrebbe riguardare le informazioni rilevanti sulla forza lavoro propria, sui lavoratori nella catena del valore, sulle comunità interessate e sui consumatori o utilizzatori finali. La struttura dovrebbe rendere agevole seguire i gruppi interessati, le ubicazioni, le relazioni nella catena del valore, gli impatti rilevanti e la risposta della gestione. Le informazioni sensibili relative a reclami o dati personali dovrebbero rimanere protette, mentre la dichiarazione pubblicata fornisce informazioni rilevanti ed equilibrate a un livello appropriato di aggregazione.

Quando una politica o un'azione riguarda diversi temi sociali, occorre illustrarla una sola volta nella collocazione più logica e utilizzare riferimenti incrociati interni esatti. Evitare di ripetere una politica sui diritti umani applicabile all'intero gruppo in ogni standard sociale, a meno che le implicazioni specifiche del tema siano realmente diverse.

Parte 4. Informazioni di governance

La Parte 4 riguarda le informative rilevanti sulla condotta aziendale di cui all'ESRS G1. Non dovrebbe duplicare le informative generali sulla governance contenute nella Parte 1. Una suddivisione chiara consiste nell'utilizzare la Parte 1 per la governance complessiva delle questioni di sostenibilità e della rendicontazione sulla sostenibilità, mentre la Parte 4 illustra gli IRO, le politiche, le azioni, le metriche e gli obiettivi rilevanti relativi alla condotta aziendale. Fare riferimento incrociato ai comitati pertinenti, al quadro di controllo o ai collegamenti con la remunerazione ove necessario.

Un riferimento incrociato interno collega un'ubicazione della dichiarazione di sostenibilità a un'altra. Ai sensi degli ESRS riveduti, questi riferimenti interni non costituiscono un'inclusione mediante riferimento. Sono uno strumento redazionale che contribuisce a evitare ripetizioni e a mostrare i collegamenti.

Un riferimento interno utile identifica l'argomento, il DR o la sottosezione e l'ubicazione precisa. «Vedere la sezione sul clima» è debole. «Vedere Parte 2, sezione 2.1.4, E1-5 Azioni e risorse per il clima, pagina 46» è più efficace. Le pubblicazioni digitali dovrebbero inoltre utilizzare un link o un'ancora stabile. Le informazioni a cui si fa riferimento devono rimanere parte della stessa dichiarazione di sostenibilità e il link dovrebbe continuare a funzionare nella versione depositata o con tag.

L’incorporazione mediante riferimento significa che informazioni rilevanti degli ESRS sono contenute in un altro documento societario ammissibile, ma sono trattate come parte della dichiarazione di sostenibilità attraverso un riferimento preciso. Gli ESRS rivisti consentono l’incorporazione da sedi specificate, tra cui un’altra sezione della relazione sulla gestione, il bilancio, la dichiarazione sul governo societario, la relazione sulla remunerazione, un documento di registrazione universale, determinate informative del Pilastro 3 e una relazione EMAS.

Il meccanismo è soggetto a condizioni. Le informazioni a cui si fa riferimento devono essere identificate separatamente, pubblicate contemporaneamente alla dichiarazione di sostenibilità o prima di essa, nella stessa lingua, soggette almeno allo stesso livello di assurance e disponibili con la stessa capacità di digitalizzazione. L’uso dell’incorporazione dovrebbe preservare la leggibilità e la coesione. Se le condizioni non sono soddisfatte, le informazioni rilevanti dovrebbero essere incluse nella dichiarazione di sostenibilità anziché essere demandate a un documento successivo o meno accessibile.

Figura 2. Decidere se utilizzare un riferimento incrociato interno, un’incorporazione mediante riferimento o un’informativa completa nella dichiarazione di sostenibilità.

Le informazioni connesse consentono agli utenti di comprendere le relazioni tra IRO rilevanti, strategia, politiche, azioni, obiettivi, metriche ed effetti finanziari. Il team di redazione dovrebbe evitare di descrivere ciascuna informativa come una risposta isolata. Ad esempio, un rischio di transizione climatica dovrebbe essere collegato al modello di business interessato, al piano di transizione, alle azioni di decarbonizzazione, alle spese in conto capitale, all'obiettivo relativo alle emissioni di GHG, alle emissioni dichiarate e agli effetti finanziari previsti.

Utilizzare identificativi IRO stabili e una matrice delle connessioni a supporto della relazione. La dichiarazione pubblica non deve necessariamente mostrare ogni ID interno, ma dovrebbe preservare la logica. Una politica senza un IRO rilevante, un'azione senza una politica o un obiettivo, un obiettivo senza una baseline o un effetto finanziario senza il rischio sottostante creano una catena incompleta.

Gli ESRS rivisti richiedono informazioni che consentano agli utenti di comprendere le connessioni con altre forme di rendicontazione societaria, incluso il bilancio d'esercizio. La connettività diretta sussiste quando un importo monetario o quantitativo compare anche nel bilancio d'esercizio. In tal caso, la dichiarazione sulla sostenibilità dovrebbe utilizzare un riferimento incrociato preciso e, qualora l'aggregazione differisca, fornire una riconciliazione o una spiegazione.

La connettività indiretta sussiste quando la relazione è concettuale anziché riferita a un importo uno a uno. Ad esempio, uno scenario climatico può informare i giudizi sulla riduzione di valore o sulla vita utile senza produrre un importo riportato separatamente nel bilancio d'esercizio. La dichiarazione sulla sostenibilità dovrebbe spiegare la relazione, le ipotesi interessate e le ragioni di qualsiasi differenza significativa nell'ambito, nella tempistica o nell'obiettivo di misurazione.

I dati e le ipotesi dovrebbero essere coerenti con il bilancio d'esercizio ove possibile. Ipotesi diverse non sono automaticamente errate: le metriche di sostenibilità e la contabilità finanziaria possono avere obiettivi di misurazione diversi. Il rischio sorge quando le differenze sono significative, non spiegate e possono fornire agli utenti rappresentazioni contraddittorie della stessa esposizione.

Definire la base della rendicontazione: edizione applicabile, entità, periodo, IRO rilevanti, parti del bilancio e scelte di incorporazione.

Costruire una matrice dell'informativa che colleghi ciascun IRO rilevante a ESRS 2, ai DR tematici, alle informazioni specifiche dell'entità, ai responsabili, alle evidenze e alla sede proposta.

Definire un percorso di lettura e un indice esemplificativo prima della redazione, compresa la collocazione dell'appendice sulla tassonomia dell'UE e delle metodologie dettagliate.

Redigere una sola volta il contesto comune nella Parte 1 e i contenuti specifici per tema nelle Parti 2-4, utilizzando riferimenti interni esatti invece di ripetere le informazioni.

Creare un registro dei riferimenti incrociati con sede di origine, destinazione, formulazione, collegamento, ammissibilità e stato dell'assurance.

Eseguire un riesame delle informazioni collegate tra IRO, strategia, P/A/T, metriche, effetti finanziari e bilanci.

Eseguire un riesame della completezza rispetto a IRO-2, alla matrice dell'informativa e alle decisioni sulla rilevanza, comprese le informazioni specifiche dell'entità.

Testare la dichiarazione in PDF, nel formato digitale con tag e nel deposito in formato leggibile dalla macchina, verificando l'integrità dei collegamenti, la leggibilità, l'accessibilità delle tabelle e la tracciabilità delle evidenze.

Ottenere un riesame tecnico, legale, finanziario, di governance e di assurance prima del rilascio finale.

Una solida dichiarazione di sostenibilità ESRS è sia una sezione della relazione sulla gestione prevista dalla legge sia una spiegazione navigabile della situazione di sostenibilità rilevante dell’impresa. Le quattro parti della presentazione creano ordine, mentre le quattro aree di rendicontazione danno sostanza. I riferimenti incrociati precisi riducono le duplicazioni, la valida incorporazione mediante riferimento previene ripetizioni non necessarie tra le relazioni societarie e le informazioni interconnesse rendono visibile il rapporto con la strategia e con il bilancio. La struttura dovrebbe essere progettata in una fase iniziale, gestita attraverso la matrice delle informative e verificata nella pubblicazione digitale finale, non improvvisata dopo che le informative sono state redatte indipendentemente.