Focus dell’informativa
La questione è se la media rifletta tutti i dipendenti e tutte le parti rilevanti del business, o solo i siti, le funzioni o i programmi selezionati, il reporting dovrebbe chiarire il campo d'applicazione utilizzato in modo che i lettori possano valutare se il numero rappresenta la formazione attraverso le operazioni o solo un insieme più limitato di attività.
Questo materiale didattico LRA supporta la preparazione dell’informativa. Per i requisiti esatti, fai sempre riferimento alla fonte ufficiale GRI.
Prepara
Cosa raccogliere prima di redigere
Spunta ogni campo man mano che arrivano le evidenze. I responsabili sono i team che di solito custodiscono i file sorgente.
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Spacco di genere
HR / Analitica delle personeCattura le categorie di genere utilizzate per la divulgazione della forza lavoro, utilizzando le stesse definizioni e le stesse etichette dei dati delle persone sottostanti.
Evidenze Estrazione della forza lavoro HRIS, definizione di report della diversità e qualsiasi guida di auto-identificazione utilizzata per classificare il personale.
Attenzione a Le categorie non si allineano con i codici di auto-identificazione dei dipendenti o HRIS, quindi la divisione riportata non può essere riconciliata con la popolazione di origine.
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Categoria di lavoro
Risorse umane / Persone OperazioniCatturare i raggruppamenti dei dipendenti utilizzati per la segnalazione, con ogni persona assegnata alla categoria di forza lavoro corretta secondo le regole di classificazione dell'organizzazione.
Evidenze HRIS dati master dipendenti, regole di segmentazione della forza lavoro, e registri payroll o contratti utilizzati per assegnare categorie.
Attenzione a Un errore di definizione significa appaltatori, personale a tempo determinato, o altri gruppi sono codificati in modo diverso in HRIS e la divulgazione, in modo che i totali di categoria non si riconciliano.
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Media delle ore di allenamento
L&D / HR AnalyticsCattura il numero medio di ore di formazione completate dai dipendenti durante il periodo di reportistica, sulla base dello stesso set di dipendenti e della finestra temporale utilizzata nei record di formazione.
Evidenze Rapporti del sistema di gestione dell'apprendimento, registri di frequenza di formazione e la cartella di lavoro di calcolo che mostra la media e il conteggio dei dipendenti utilizzato.
Attenzione a Il periodo e la popolazione sono mescolati, quindi la media è calcolata da un diverso set di dipendenti o da una finestra temporale rispetto ai record della fonte di formazione.
Prima di iniziare
- Hai deciso quali gruppi di personale includerai, e se stai dividendo le cifre per genere e per livello di lavoro o per tipo?
- Stai usando lo stesso periodo di segnalazione per tutti, ed è il conteggio di formazione basato solo su quel periodo?
- Puoi risalire l'orario di allenamento a un record di origine, come i registri di frequenza, i dati del sistema di apprendimento o i record firmati?
- Hai risolto cosa conta come formazione nella tua organizzazione, quindi la stessa definizione viene utilizzata in tutte le squadre e località?
- La media sarà elaborata dalle ore di formazione a livello di dipendenti, piuttosto che da un totale di squadra o da un altro proxy?
Come prepararla
Richiedi i dati
Richiedi i dati relativi alle ore di formazione da People Analytics
Traduci l’informativa in una domanda di business interna, poi adattala al linguaggio della tua organizzazione.
Qual è il tempo di formazione che ogni dipendente ha registrato durante il periodo di reportage, diviso per sesso e categoria dei dipendenti?
Utilizzare prima le etichette proprie della vostra organizzazione, quindi mapparle alle categorie di segnalazione. Ad esempio, se si utilizza il segmento di lavoro famiglia, grado, popolazione o forza lavoro internamente, chiedere quei termini e tradurli in seguito nella formulazione di divulgazione.
Richiesta debole
Si prega di fornire GRI 404-1 dati che mostrano le prove necessarie per GRI 404:GRI 404-1, suddiviso per sesso e categoria dei dipendenti.
Perché non funziona: Esso utilizza il linguaggio quadro piuttosto che i termini propri dell'organizzazione, e non dice al proprietario quale sistema, popolazione, etichette di gruppo, o base di calcolo da utilizzare, che rende la risposta più difficile da preparare e difficile da controllare.
Richiesta migliore
Si prega di inviare l'estratto di ore di formazione per [period] da [sistema], utilizzando le etichette del gruppo di lavoro abituale. Includere il sesso, la categoria dei dipendenti, l'orario di formazione totale, le ore medie per dipendente, la popolazione coperta, il metodo di calcolo, e qualsiasi esclusione o ipotesi. LRA solo il modello di formazione; si prega di adattarlo alla vostra organizzazione e controllare la fonte ufficiale prima di firmare-off.
Modello di e-mail formale
Oggetto: Richiesta di dati sulle ore di formazione per il reporting della sostenibilità Hi [Name], potresti condividere l'estratto di ore di formazione per [il periodo di riferimento] da [sistema di risorse], utilizzando i gruppi di forza lavoro che normalmente riferisci all'interno? Abbiamo bisogno dei dati interrotti da: - genere - categoria dei dipendenti / segmento della forza lavoro - ore di formazione totale registrate nel periodo - ore medie per dipendente per ciascun gruppo LRA solo il modello di formazione; si prega di adattarlo alla vostra organizzazione e controllare la fonte ufficiale prima di firmare-off.
Versione breve per Teams / Slack
Ciao [nome] — potresti inviare l'estratto di ore di formazione per [periodo] da [sistema], diviso dai tuoi gruppi di forza lavoro abituali più il sesso? Includi il metodo, la popolazione coperta, le esclusioni e la data di estrazione. LRA solo il modello di formazione; si prega di adattarlo alla vostra organizzazione e controllare la fonte ufficiale prima di firmare-off.
Esempi di settore
Vendita al dettaglio
Contesto. Una forza lavoro a tempo pieno, parziale e stagionale registrata in un sistema LMS e HR.
Richiesta adattata. Si prega di inviare l'estratto di ore di apprendimento per [periodo] da [sistema LMS/HR], diviso dai vostri gruppi di personale abituali come negozio, magazzino e ufficio principale, più il sesso. Includere l'orario di apprendimento totale, ore medie per persona, la popolazione coperta, e qualsiasi esclusione come il personale dell'agenzia o sessioni di induzione one-off. LRA solo il modello di formazione; si prega di adattarlo alla vostra organizzazione e controllare la fonte ufficiale prima di firmare-off.
Esempio di risposta. Spettacoli di tabella resi: genere; gruppo di personale; conteggio di testa; ore di apprendimento totali; ore medie a persona. Nota che il personale di agenzia è stato escluso e che l'induzione è stata inclusa solo per i nuovi starter.
Produzione
Contesto. Una forza lavoro basata sul sito con team di produzione, manutenzione e ufficio, dove la formazione è tracciata attraverso una piattaforma di apprendimento e fogli di calcolo locali.
Richiesta adattata. Si prega di fornire l'estratto di tempo di formazione per [periodo] da [sistema], utilizzando le normali categorie di forza lavoro del sito come la produzione, la manutenzione e i team di supporto. LRA solo il modello di formazione; si prega di adattarlo alla vostra organizzazione e controllare la fonte ufficiale prima di firmare-off.
Esempio di risposta. La tabella riportata mostra: genere; categoria della forza lavoro; headcount; ore totali di formazione; ore medie per dipendente. Le note spiegano che i colloqui della cassetta degli strumenti sono stati esclusi e che sono stati conteggiati solo corsi nella piattaforma di apprendimento.
Redigi la tua informativa
Note che trasformano i dati in un’informativa
Modelli formativi LRA: adattali alla tua organizzazione e verifica la fonte ufficiale prima dell’approvazione.
Nota metodologica
Definire i gruppi di dipendenti e le categorie di genere utilizzate, e dichiarare che i dati mostrano il tempo medio di formazione per persona durante il periodo di reportistica.
Nota di contesto
Queste cifre mostrano quanto tempo di apprendimento diverse parti della forza lavoro ricevuto in media, aiutando i lettori a vedere se il tempo di sviluppo è distribuito uniformemente o concentrato in particolare gruppi.
Dichiarazione sulle variazioni
Se la media si è spostata materialmente dal periodo precedente, spiega se ciò è stato guidato da cambiamenti nel mix dei conti, disponibilità di formazione, progettazione dei programmi o altri fattori operativi.
Voce dell’indice dei contenuti
GRI 404-1 Ore medie di formazione all'anno per dipendente — [posizione / pagina] / [note]Centro download
Strumenti e moduli per la preparazione
Scarica gli strumenti di preparazione per GRI 404-1 per 24 ore con accesso gratuito tramite email verificata. I link ai rapporti originali restano pubblici.
Verifica
Per ogni affermazione, verifica le evidenze
Abbiamo costruito la figura di copertura dai registri dei dipendenti che abbiamo tenuto per l'anno di segnalazione, e abbiamo diviso la forza lavoro per sesso e per gruppo di lavoro utilizzando la nostra codifica interna HR.
Rischio L'assicuratore può verificare se la logica di raggruppamento è stata applicata in modo coerente, se un personale è stato lasciato fuori, e se le categorie utilizzate nella figura pubblicata corrispondono ai record di origine.
Evidenze da verificare Estratto del headcount HR per il periodo di report; guida di codifica del personale o dizionario di dati che mostra i campi del sesso e del gruppo di lavoro; riconciliazione dai record di origine alla figura pubblicata; file del dipendente campione o screenshot del sistema che confermano i codici assegnati.
Per la ripartizione della forza lavoro divulgata, abbiamo usato la stessa data di taglio e la stessa popolazione dipendente su tutte le tabelle, e abbiamo escluso solo le persone al di fuori del confine di segnalazione definito.
Rischio L'assicuratore può sondare le decisioni di confine, il conteggio duplicato, il trattamento dei lieviti e dei falegnami, e se la stessa popolazione è stata utilizzata costantemente attraverso la divulgazione.
Evidenze da verificare Segnalazione del memorandum di confine; definizione della popolazione utilizzata per la divulgazione; rapporto del conte di testa datato; log di unificatore/leaver; riconciliazione che mostra come la popolazione finale è stata derivata; prova di eventuali esclusioni e la ragione per loro.
Abbiamo calcolato la figura dell'orario di formazione dai registri delle presenze e dai registri del sistema di apprendimento, quindi abbiamo controllato il totale e la media prima della pubblicazione.
Rischio L'assicuratore può domandare se le ore sottostanti fossero complete e accurate, sia che la media sia stata calcolata correttamente, sia che il numero pubblicato sia stato arrotondato o corretto senza supporto.
Evidenze da verificare Registrazioni di frequenza di formazione; esportazione del sistema di gestione dell'apprendimento; cartella di lavoro di calcolo che mostra ore e medie totali; politica di arrotondamento o nota di calcolo; controllo del segnale dal preparatore e del checker; registro delle eccezioni per i record mancanti o corretti.
Quando i record erano incompleti, abbiamo usato stime documentate o sostituzioni solo dopo la revisione, e abbiamo tenuto una chiara traccia di audit dalla fonte originale alla figura finale.
Rischio L'assicuratore può verificare se le stime sono giustificate, se le sostituzioni sono state applicate in modo coerente, e se il percorso di audit è abbastanza forte da sostenere il risultato pubblicato.
Evidenze da verificare log di emissione di qualità dei dati; metodologia di stima o regola di sostituzione; prove di approvazione per eventuali modifiche manuali; cronologia della versione del file di calcolo; pianificazione di tracciabilità sorgente-report.
Prima del rilascio, abbiamo eseguito un controllo di coerenza finale contro i dati precedenti-periodo, i rapporti di gestione interna, e la narrazione nel rapporto in modo che la figura pubblicata concordato con i programmi di supporto.
Rischio L'assicuratore può cercare movimenti inspiegabili, errori tra tabelle e narrazione, e controlli di revisione deboli prima di firmare-off.
Evidenze da verificare Elenco di controllo della revisione pre-pubblicazione; analisi delle variazioni rispetto al periodo precedente e alla relazione di gestione; prova finale del rapporto; email di firma o modulo di approvazione; prova di eventuali correzioni effettuate dopo la revisione.
Pacchetto di evidenze da preparare
Lacune ricorrenti nella rendicontazione
- Le informazioni sono presentate senza data o as-at point.
- La portata o il limite della dichiarazione è lasciata indefinita.
- I termini chiave sono utilizzati in modo inconsistente attraverso il rapporto.
- I cambiamenti dei materiali dal periodo precedente non sono divulgati.
- Le tesi sono fatte senza supporto di dettaglio o di un record di origine.
- Boilerplate è usato che non risponde realmente a quello che viene chiesto.
Dove le bozze sbagliano
Errori da evitare e dove serve una valutazione
La colonna sinistra mostra gli errori di chi raccoglie i dati; la destra, dove dovrete prendere e spiegare una valutazione.
Errori da evitare
- Proprietario sbagliatoInseguire il team di apprendimento da solo può perdere il libro paga, HRIS, o persone locali guidano che in realtà detiene il headcount e i record di formazione.
- Prima lingua quadroChiedere la metrica nel gergo di segnalazione può confondere il proprietario del business, in modo da inviare un sommario di formazione diverso da quello utilizzato internamente.
- Scope sinistra vagoSe non si indica quali gruppi di lavoratori sono in o fuori, le squadre possono includere appaltatori, tirocinanti, o lieviti per errore.
- Ripartizione dei periodiL'utilizzo di un registro di formazione per un anno civile per una divulgazione finanziaria può tirare nei mesi errati e distorcere il risultato.
- Base di conteggio non allineataCombinando le ore del corso, le ore prenotate e le ore completate in un file può rendere la media inconsistente tra siti o sistemi.
- Etichette di origine spogliateCopiare figure in un nuovo foglio senza i nomi di campo originali o tag di sistema rende difficile tracciare quello che ogni numero è venuto da.
- I gruppi si sono fusi troppo prestoRotolare tutto il personale in una piscina prima di separare i gruppi di persone concordate può nascondere le differenze tra le categorie che dovrebbero rimanere separati.
- Dati di prova mancantiSalvando solo il numero finale, senza la data dell'estratto, il file sorgente o il proprietario, non lascia alcun modo per controllare come la figura è stata costruita.
- Nessuna traccia di segnaleSe il progetto non viene rivisto dal titolare dei dati prima della presentazione, gli errori possono passare senza che nessuno confermi i numeri.
Serve una valutazione
- Impostare la base delle persone prima di calcolare la mediaDecidi quali lavoratori siedono nel conteggio per il periodo, spiega eventuali inclusioni o esclusioni ai margini, e mantengono la stessa base attraverso il totale della formazione e il numero delle persone.
- Connettori e lieviti per maniglie con tempi costantiScegliere se contare solo il tempo effettivamente impiegato nel periodo o all'anno di servizio parziale, quindi dichiarare che l'approccio in modo che la media non è distorta da inizio o uscite di metà anno.
- Una definizione di un'ora di formazione in tutti i paesi e funzioniQuando i record locali trattano il tempo di apprendimento in modo diverso, mappano le differenze a una regola di gruppo, descrivono la conversione utilizzata e notano eventuali eccezioni specifiche del paese.
- Decidere come trattare i lavoratori non-standard, l'agenzia e altri lavoratoriSe qualche lavoro si trova vicino al confine della forza lavoro, spiega se queste persone sono all'interno o al di fuori del calcolo e perché tale trattamento corrisponde al tuo campo di riferimento.
- Utilizzare una regola chiara per acquisizioni, cessioni e ristrutturazioniDichiarare se il periodo include solo l'attività di proprietà di una parte dell'anno o una visione a tempo pieno per operazioni acquistate o vendute, e spiegare eventuali riepilogo o esclusioni.
- Scegliere i dati misurati o una stima ragionevole in cui i record sono incompletiSe i registri di apprendimento sono mancanti o inconsistenti, divulgare il metodo di stima, i dati di origine utilizzati, e l'entità di qualsiasi giudizio applicato.
- Il giro in un modo che non cambia la storiaImpostare e divulgare una regola di arrotondamento per ore e medie, e assicurarsi che le figure arrotondate riconciliano ancora sensibilmente ai totali sottostanti.
- Proteggere i dati personali raggruppando le popolazioni di piccole dimensioniSe una piccola squadra o una categoria stretta potrebbero identificare gli individui, combinare i gruppi o sopprimere i dettagli secondo le necessità, e spiegare l'approccio di aggregazione utilizzato.
Esempi
Come si legge nella pagina
Sintetici, scritti da LRA: non provengono dal report di un’azienda né dal testo di uno standard.
Durante l'anno abbiamo seguito il tempo di apprendimento per genere e per gruppo di personale, e abbiamo riportato il numero medio di ore di formazione a persona per ogni fetta. - Donne: manager 18 ore, specialisti 14 ore, personale di supporto 10 ore. - Uomini: manager 16 ore, specialisti 12 ore, personale di supporto 9 ore.
Questo esempio mostra come un reporter può abbattere il tempo di apprendimento per sesso e gruppo di dipendenti, mantenendo le cifre internamente coerenti e chiaramente etichettate come illustrative.
Abbiamo misurato il tempo di sviluppo attraverso la nostra forza lavoro e presentare le ore medie per dipendente, divise per sesso e livello di lavoro. - Donne: leader senior 22 ore, supervisori 15 ore, agenti di produzione 11 ore. - Uomini: leader senior 20 ore, supervisori 13 ore, agenti di produzione 10 ore.
Questo esempio dimostra un secondo modo plausibile per presentare le stesse informazioni, utilizzando un settore diverso e diverse categorie di personale, pur mostrando il tempo medio di formazione per genere.
Scala di qualità
- Base
Abbiamo una media 12 ore di formazione per dipendente quest'anno.
- Migliore
Abbiamo una media 12 ore di formazione per dipendente quest'anno, divise per sesso e gruppo di personale.
- Ottimo
Abbiamo una media 12 orario di formazione per dipendente nel periodo di reportistica, suddiviso per gruppo di genere e di personale, e la cifra era più alta dello scorso anno perché abbiamo aggiunto più formazione basata sul ruolo.
Verifica la tua comprensione
Scenari da affrontare
Un preparatore sta compilando la nota di apprendimento e di sviluppo per un gruppo con tre segmenti di personale: dirigenti senior, personale di ufficio e personale di campo. Il registro di formazione mostra diversi totali per donne e uomini in ogni segmento, e alcune persone si sono unite a parte per tutto l'anno.
Un'azienda ha un mix di dipendenti permanenti, personale a tempo determinato e lavoratori dell'agenzia. Il sistema HR registra la formazione per tutti, ma il team di reporting non è sicuro se combinare tutti loro in una media.
Il registro di formazione mostra 120 dipendenti in una categoria. Novanta dipendenti ciascuno completato 8 ore di formazione, mentre 30 I dipendenti non hanno completato nessuno. Il team non è sicuro se il gruppo di zero ore dovrebbe essere lasciato fuori perché rende lo sguardo medio inferiore.
Un preparatore ha fogli di calcolo separati per le donne e gli uomini, ma una categoria ha solo due dipendenti e l'altra ha 200. Il team si chiede se è accettabile segnalare solo il gruppo più grande perché quello più piccolo è facile da identificare.
Chiedi all’AI Assistant del Knowledge Hub di questa informativa
Ottieni risposte pratiche adatte al tuo contesto di rendicontazione.
Controlla il tuo testo
Incolla uno o due paragrafi. Il frammento viene usato solo per questa verifica e non viene salvato nella conversazione.
Il confronto usa gli esempi di questa scheda, non la loro prevalenza nel corpus dei report.
Indicazione, non assurance
Riferimenti al framework
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GRI
GRI 404-1
all’interno di GRI 404: Training and Education
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FAQ
Domande a cui risponde questa pagina
La pagina dice di preparare tre punti di dati fondamentali: suddivisi per genere, categoria operaia e ore di formazione medie. Utilizzare quelli come set di partenza per la vostra richiesta di dati e verificare che siano disponibili per lo stesso periodo di report e per lo stesso ambito.
Utilizzare come una lista di controllo di lavoro per passare dal spiegatore in lingua normale ai datapoint, poi alla metodologia, prove e bozza di uscita.
La pagina è impostata per aiutarti a definire quale popolazione è inclusa, come vengono trattate le categorie di lavoratori e come vengono calcolate le ore di formazione medie.
La pagina è rivolta ai responsabili della sostenibilità/ESG, ai responsabili delle risorse umane o dei dati e ai responsabili della garanzia, quindi la proprietà dovrebbe sedersi con la persona che può confermare i dati e la metodologia di origine.
La pagina include un pacchetto di prove con cinque elementi e cinque crediti di garanzia da verificare. Utilizzare quelli per mostrare i dati di origine, l'approccio di calcolo e i controlli che supportano le cifre finali.
La pagina dice che ci sono cinque reclami da verificare, ciascuno con un reclamo, un rischio e un prompt delle prove. Utilizzarli come una lista di controllo per verificare se la divulgazione è supportata, dove potrebbe andare storto e quali documenti lo dimostrano.
La pagina elenca le lacune e gli errori comuni di segnalazione in modo da poter controllare la portata mancante, la metodologia non chiara o le prove deboli prima di redigere.
La pagina include il supporto di bozzetto di uscita con idee di visualizzazione, starter narrativi e un GRI Utilizzare quelli per trasformare i dati preparati in un progetto breve e leggibile e quindi adattare la formulazione alla tua organizzazione.
Il Centro Download include una cartella di lavoro Prep & Assurance in formato .xlsx. Utilizzala per organizzare i punti di dati, le prove e i controlli di garanzia prima di finalizzare il progetto.
Il Centro Download include anche una Scheda Libreria stampabile in formato .pdf. È un rapido aiuto di riferimento per la divulgazione, utile quando si desidera che i punti chiave in un unico luogo mentre si lavora attraverso i dati e le prove.
Le note della pagina ESRS S1 (Own Workforce) come corrispondenza più vicina, quindi gli stessi dati sottostanti possono essere riutilizzabili. Tratta che come link pratico piuttosto che assumere le richieste di segnalazione sono identici.
Altre domande in cui questa pagina può aiutare