Short answer
The answer, before the reasoning
ESRS S1 combineert een narratief over impacts op mensen met een strikt beheerde dataset over het personeelsbestand. Wanneer impacts, risico’s of kansen met betrekking tot het eigen personeelsbestand materieel zijn, rapporteert de rapporterende entiteit over beleid, regelingen voor betrokkenheid en klachten en herstel, acties en doelstellingen, en verstrekt zij vervolgens de toepasselijke metrics over werknemerskenmerken en uitkomsten.
De eerste beheersmaatregel betreft de populatie: maak onderscheid tussen werknemers en niet-werknemers in het eigen personeelsbestand en tussen werknemers in de waardeketen. De tweede betreft metricgovernance: stem gegevens over het aantal werknemers, contracttype, collectieve onderhandelingen, beloning, opleiding, gezondheid en veiligheid, verlof en onderbouwde incidenten af op gedefinieerde perioden, rechtmatige bronnen, privacyregels en beoordelingscontroles.
Begin met ESRS S1 met een populatiebeslissing: werknemers, S1-niet-werknemers en S2-werknemers moeten van elkaar worden gescheiden.
Waarom deze vraag van belang is
ESRS S1 is veeleisend omdat het publieke narratief en de dataset over het personeelsbestand dezelfde mensen, periode en impacts moeten beschrijven. HR, salarisadministratie, gezondheid en veiligheid, werknemersrelaties, compliance en financiën hanteren vaak verschillende populaties. De salarisadministratie kan arbeidskrachten van uitzendbureaus uitsluiten; registers van contractanten kunnen werknemers bevatten die onder S2 vallen; en gevoelige gegevens over incidenten of handicaps kunnen wettelijk worden beperkt.
De veiligste volgorde is eerst de afbakening, vervolgens de materiële impacts, daarna de openbaarmakingsarchitectuur en ten slotte de metrics. Daarmee wordt voorkomen dat een gepolijste tabel ontstaat die niet kan worden afgestemd op het personeelsmodel of het due-diligence-narratief.
Snelle oriëntatie
In één oogopslag
- Van toepassing op
- Rapporterende entiteiten met materiële impacts, risico’s of kansen met betrekking tot werknemers en relevante niet-werknemers in hun eigen personeelsbestand.
- Primaire beslissing
- Hoe de S1-populatie kan worden bepaald en de toepasselijke metrics en narratieven over het personeelsbestand kunnen worden beheerst.
- Belangrijkste bronnen
- Herziene ESRS S1, bepalingen over materialiteit en afbakening in ESRS 1 en algemene openbaarmakingsvereisten van ESRS 2.
- Veelvoorkomende verwarring
- Ervan uitgaan dat de salarisadministratie gelijkstaat aan de volledige S1-populatie of uitzendkrachten, contractanten en werknemers van leveranciers samenvoegen zonder een op definities gebaseerde beoordeling.
- Technische status
- Door de Commissie vastgestelde herziene ESRS van 3 July 2026; controle van het definitieve Publicatieblad en de inwerkingtreding vereist.
De eerste beslissing: wie valt onder ESRS S1?
Begin met ESRS S1 met een populatiebeslissing: werknemers, S1-niet-werknemers en S2-werknemers moeten van elkaar worden gescheiden.
In de praktijk
| Populatie | Voorbeelden | Beheersvraag |
|---|---|---|
| Werknemers | Werknemers met een vast of tijdelijk dienstverband en werknemers met niet-gegarandeerde uren volgens nationale definities | Bestaat er een arbeidsrelatie met de rapporterende entiteit? |
| S1-niet-werknemers | Bepaalde zelfstandigen en door uitzendbureaus ter beschikking gestelde personen die deel uitmaken van het eigen personeelsbestand | Verrichten zij persoonlijk werkzaamheden en maken zij deel uit van het operationele personeelsbestand? |
| S2-werknemers | Door leveranciers aangestuurde of uitbestede werknemers buiten de S1-definitie | Beheert en levert een andere organisatie de dienst of de activiteit in de waardeketen? |
In de praktijk
De 16 informatieverschaffingsvereisten voor S1
| DR | Onderwerp |
|---|---|
| S1-1 | Beleid |
| S1-2 | Betrokkenheid, kanalen en herstel |
| S1-3 | Acties en middelen |
| S1-4 | Doelstellingen |
| S1-5 | Kenmerken van werknemers |
| S1-6 | Kenmerken van niet-werknemers |
| S1-7 | Collectieve onderhandelingen en sociale dialoog |
| S1-8 | Genderdiversiteit in het topmanagement |
| S1-9 | Toereikende lonen |
| S1-10 | Sociale bescherming |
| S1-11 | Personen met een handicap |
| S1-12 | Opleiding en vaardigheden |
| S1-13 | Gezondheid en veiligheid |
| S1-14 | Werk-privébalans |
| S1-15 | Beloning |
| S1-16 | Discriminatie en andere mensenrechtenincidenten |
1. Beleid, betrokkenheid, klachten en herstel
De narratieve laag is geen inventaris van HR-beleid. Deze moet uitleggen hoe beleid materiële impacts dekt, welke groepen en geografische gebieden binnen de reikwijdte vallen, hoe werknemers en hun vertegenwoordigers worden betrokken, welke kanalen beschikbaar zijn, hoe de effectiviteit wordt beoordeeld en hoe herstel wordt geboden of ondersteund wanneer de verslaggevende entiteit schade heeft veroorzaakt of daaraan heeft bijgedragen.
Breng de dekking van het beleid in verband met het materiële vraagstuk op het gebied van arbeidsomstandigheden, gelijkheid, veiligheid of rechten.
Geef aan of de betrokkenheid direct is of via vertegenwoordigers van werknemers verloopt en hoe deze de besluitvorming heeft beïnvloed.
Maak onderscheid tussen communicatie met werknemers, meldkanalen, klachtenkanalen, vakbonds- en formele juridische kanalen.
Beoordeel de effectiviteit van kanalen aan de hand van toegankelijkheid, vertrouwen, bescherming tegen represailles, tijdigheid, oplossing en herhaling.
Maak onderscheid tussen systemische corrigerende maatregelen en herstel voor getroffen mensen.
2. Kenmerken van werknemers: context van de noemer
S1-5 rapporteert het totale aantal werknemers naar gender; het aantal werknemers voor elk land met 50 of meer werknemers binnen de tien grootste landen; werknemers met een vast, tijdelijk en niet-gegarandeerd aantal uren; het verloop onder werknemers met een vast dienstverband; en een toelichting op inconsistentie met het meest representatieve aantal werknemers in de jaarrekening.
In de praktijk
| Maatstaf | Controle |
|---|---|
| Totaal aantal werknemers | Aantal werknemers; rapportagedatum of gemiddelde vermeld; behandeling van gender en “niet gerapporteerd” gedefinieerd |
| Landgegevens | Landen met 50+ werknemers en de tien grootste landen worden consistent geselecteerd |
| Type dienstverband | Nationale definities gekoppeld aan groepscategorieën; aantal werknemers of FTE vermeld |
| Verloop | Gespecificeerde uitstromers gedeeld door het gemiddelde aantal werknemers met een vast dienstverband |
| Aansluiting op financiële gegevens | Aansluiting van reikwijdte en timing op de financiële verslaggeving |
3. Niet-werknemers in het eigen personeelsbestand
S1-6 is van toepassing wanneer niet-werknemers in het eigen personeelsbestand verband houden met materiële S1 IRO's—bijvoorbeeld omdat flexibele arbeid kritiek is voor het bedrijfsmodel, de afhankelijkheid toeneemt of de impacts materieel zijn. Rapporteer het aantal werknemers of FTE en vermeld of de maatstaf betrekking heeft op het einde van de periode of op een gemiddelde. Als exacte gegevens niet beschikbaar zijn, gebruik dan een transparante redelijke schatting en licht de dekking en beperkingen toe.
Stem inkoop-, uitzendplatform-, locatie-toegangs- en HR-gegevens op elkaar af. Voorkom dubbele registratie van personen in facturen, toegangssystemen en projectlogboeken, en identificeer externe of gedecentraliseerde populaties die centrale systemen niet bevatten.
In de praktijk
4. Collectieve onderhandelingen, gelijkheid, lonen, bescherming en vaardigheden
| Onderwerp | Focus van de implementatie | Belangrijkste controle |
|---|---|---|
| Collectieve onderhandelingen | Dekking en sociale dialoog per gedefinieerde werknemerspopulatie en geografie | Voorkom dubbeltelling en licht de lokale juridische context toe |
| Topmanagement | Definieer de populatie van leidinggevenden en de gendermaatstaf consistent | Bescherm de privacy van kleine populaties |
| Toereikende lonen | Selecteer de benchmark en vergelijk relevante beloningscomponenten per land/populatie | Leg de editie van de benchmark, uren, valuta en uitsluitingen vast |
| Sociale bescherming | Beoordeel de bescherming tegen belangrijke levensgebeurtenissen en identificeer lacunes | Maak onderscheid tussen wettelijke en werkgeversdekking |
| Handicap | Gebruik gegevens alleen waar dit rechtmatig is en de gegevens betrouwbaar zijn verzameld | Privacy-/juridische beoordeling en behandeling van “niet gerapporteerd” |
| Opleiding | Definieer de beoordelingsdekking en opleidingsuren per populatie en periode | Maak onderscheid tussen geboekte, bijgewoonde en voltooide opleiding |
5. Gezondheid en veiligheid
S1-13 vereist een samenhangende rapportage over gezondheid en veiligheid: dekking van het managementsysteem, dodelijke ongevallen, registreerbare ongevallen en het cijfer per één miljoen gewerkte uren, werkgerelateerde gezondheidsproblemen en, indien van toepassing, verloren dagen. Definieer de populatie, de grondslag voor registreerbaarheid en de noemer voor uren; reconcilieer uren van contractanten of schattingen en licht wijzigingen in de afbakening of gegevensvastlegging toe.
Vermeld of werknemers en niet-werknemers in S1 zijn gedekt.
Breng lokale juridische categorieën in kaart op basis van een gecontroleerde groepsdefinitie.
Gebruik gewerkte uren of een gedocumenteerde schatting; vermijd onverklaarde noemers op basis van betaalde uren.
Bescherm gezondheidsinformatie en handhaaf de werkgerelateerdheid en beoordeling van gevallen.
Licht overnames, desinvesteringen, verbeterde gegevensvastlegging en herzieningen toe.
6. Werk-privébalans en beloning
Metrics voor gezinsgerelateerd verlof vereisen gedefinieerde populaties die recht hebben op verlof en die het verlof opnemen. De niet-gecorrigeerde loonkloof tussen mannen en vrouwen gebruikt het bruto-uurloon van alle mannelijke en vrouwelijke werknemers en is geen toets op gelijk loon voor gelijk werk. De verhouding van de totale jaarlijkse beloning vergelijkt de hoogst betaalde persoon met de mediane totale jaarlijkse beloning van werknemers, met uitsluiting van die persoon. Beloningselementen, valutaconversie, populatie en periode moeten worden beheerst.
7. Discriminatie en mensenrechtenincidenten
S1-16 richt zich op gegrond bevonden incidenten die in de verslagperiode zijn geïdentificeerd, niet op alle ontvangen meldingen. Discriminatie en andere mensenrechtenincidenten worden afzonderlijk gerapporteerd, naast boetes, sancties en compensatie die in de financiële overzichten zijn opgenomen. Een register met beperkte toegang zou ontvangst, kwestie, populatie, onderzoek, grondslag voor vaststelling, herstelmaatregel, afsluitdatum, koppeling met financiën en privacyclassificatie moeten behouden.
ESRS S1-architectuur: materiële impacts bepalen de narratieve toelichtingen en de toepasselijke personeelsmetrics.
Implementatieworkflow in negen stappen
Bevestig materiële S1-subonderwerpen en getroffen werknemersgroepen.
Stel het register van werknemers, niet-werknemers in S1 en de S2-populatie op en keur het goed.
Koppel S1-1 aan S1-4 aan beleid, betrokkenheid, klachten/herstel, acties en doelstellingen.
Maak het S1-metricwoordenboek met populatie, eenheid, periode, bron, eigenaar en privacyklasse.
Reconcileer S1-5 met HRIS, lokale HR en financiële overzichten.
Stel de gegevens- of schattingscontrole voor niet-werknemers in S1 op.
Bereken S1-7 tot S1-15 met metricspecifieke noemers.
Beheer het register van S1-16-incidenten met beperkte toegang en voer een juridische/privacybeoordeling uit.
Voltooi de consistentiebeoordeling van toelichtingen en metrics en verkrijg goedkeuring van het bestuur.
Hypothetische casus: een logistieke groep met gemengde arbeidsmodellen
De groep classificeert werknemers in S1, toetst uitzendkrachten op behandeling als niet-werknemers in S1 en laat werknemers van onafhankelijk aangestuurde bezorgdienstverleners in S2. De groep rapporteert exacte werknemersgegevens, een gecontroleerde schatting voor een materiële populatie van niet-werknemers en een afzonderlijke impactanalyse van werknemers in S2. Gezondheids- en veiligheidsratio's gebruiken uren per populatie en lichten geschatte uren van contractanten toe.
In de praktijk
Zwakke versus sterkere rapportage
| Zwakke formulering | Sterkere structuur |
|---|---|
| “Ons personeelsbestand omvat 25,000 werknemers en opdrachtnemers.” | Splits werknemers, S1 niet-werknemers en S2-werknemers uit; definieer relatie, eenheid, periode, dekking en schattingen. |
| “Wij hanteren nultolerantie en hebben geen problemen.” | Identificeer materiële kwesties, reikwijdte van het beleid, betrokkenheid, incidenten, acties, herstel en beperkingen. |
| “Ons ongevallencijfer is verbeterd.” | Vermeld de populatie, de definitie van registreerbaarheid, de noemer in uren, wijzigingen in de afbakening en de context van de ontwikkeling. |
| “Wij betalen iedereen eerlijk.” | Rapporteer toepasselijke maatstaven voor toereikende lonen en beloning, met methode en context. |
In de praktijk
Veelvoorkomende fouten en correcties
| Fout | Correctie |
|---|---|
| De loonadministratie gebruiken als de volledige S1-afbakening | Gebruik een populatieregister op basis van relaties. |
| Eén noemer voor alle maatstaven | Definieer de populatie en geschiktheid per maatstaf. |
| Lokale categorieën optellen zonder mapping | Houd definities van lokaal naar groepsniveau bij. |
| Klachten rapporteren als incidenten | Splits ontvangst, onderzoek en vaststelling van gegrondheid uit. |
| Privacy gebruiken als algemene reden voor weglating | Pas rechtmatige verzameling, aggregatie en juridische toetsing toe. |
| Niet-onderbouwde causale verklaringen | Beschrijf onderbouwde factoren en onzekerheid. |
Gereedheid
S1-bewijschecklist
- Materialiteit- en IRO-register per werknemersgroep en kwestie.
- Register van de werknemerspopulatie met goedgekeurde onderbouwing voor S1/S2.
- Beleid, betrokkenheid van werknemers, kanalen en registraties van herstel.
- Afstemmingen van HRIS, loonadministratie, personeel zonder arbeidsovereenkomst en financiën.
- Maatstavenwoordenboek en berekeningsbestanden voor S1-7 tot S1-15.
- Lokale wettelijke definities en mapping op groepsniveau.
- Beperkt incidentenregister en koppeling met financiën.
- Controles voor vergelijkende cijfers/herzieningen en goedkeuring door het bestuur.
In de praktijk
Verbanden met andere ESRS
| Standaard | Verband |
|---|---|
| ESRS 1 | Materialiteit, rapporterende onderneming, waardeketen en schattingen. |
| ESRS 2 | Strategie, IRO's, beleid, acties, doelstellingen, maatstaven en financiële effecten. |
| ESRS S2 | Afbakening voor werknemers die buiten de definitie van het eigen personeelsbestand vallen. |
| ESRS G1 | Meldings- en non-repressiemechanismen kunnen S1 ondersteunen, maar niet vervangen. |
| E1-E5 | Milieutransities kunnen gevolgen hebben voor het eigen personeelsbestand en voor een rechtvaardige transitie. |
Sources
Primary sources
Take it with you
The checklists as a working spreadsheet
Every checklist and table on this page, with empty status, owner and evidence columns for your team to fill in and keep.
✓ LRA AI Assistant · Human-in-the-loop
Ask about this guide
De Assistent antwoordt op basis van deze pagina en raadpleegt gekoppelde disclosurekaarten bij vragen over de standaard zelf. De eerste twee antwoorden zijn gratis, zonder inloggen.
Verder verdiepen · ESRS
ESRS- en CSRD-training
Dubbele materialiteit, datapunten en de duurzaamheidsverklaring, met een mentor voor uw eigen rapport.
Available as Guided Flex, Live Cohort, 1:1 Expert Mentorship or Corporate Programme.
