ESRS S1 Eigen personeelsbestand: volledige gids voor beleid, metrics en kenmerken van werknemers

Begin met ESRS S1 met een populatiebeslissing: werknemers, S1-niet-werknemers en S2-werknemers moeten van elkaar worden gescheiden.

ESRS S1 is veeleisend omdat het publieke narratief en de dataset over het personeelsbestand dezelfde mensen, periode en impacts moeten beschrijven. HR, salarisadministratie, gezondheid en veiligheid, werknemersrelaties, compliance en financiën hanteren vaak verschillende populaties. De salarisadministratie kan arbeidskrachten van uitzendbureaus uitsluiten; registers van contractanten kunnen werknemers bevatten die onder S2 vallen; en gevoelige gegevens over incidenten of handicaps kunnen wettelijk worden beperkt.

De veiligste volgorde is eerst de afbakening, vervolgens de materiële impacts, daarna de openbaarmakingsarchitectuur en ten slotte de metrics. Daarmee wordt voorkomen dat een gepolijste tabel ontstaat die niet kan worden afgestemd op het personeelsmodel of het due-diligence-narratief.

Begin met ESRS S1 met een populatiebeslissing: werknemers, S1-niet-werknemers en S2-werknemers moeten van elkaar worden gescheiden.

De narratieve laag is geen inventaris van HR-beleid. Deze moet uitleggen hoe beleid materiële impacts dekt, welke groepen en geografische gebieden binnen de reikwijdte vallen, hoe werknemers en hun vertegenwoordigers worden betrokken, welke kanalen beschikbaar zijn, hoe de effectiviteit wordt beoordeeld en hoe herstel wordt geboden of ondersteund wanneer de verslaggevende entiteit schade heeft veroorzaakt of daaraan heeft bijgedragen.

Breng de dekking van het beleid in verband met het materiële vraagstuk op het gebied van arbeidsomstandigheden, gelijkheid, veiligheid of rechten, en vermeld of het beleid mensenhandel, gedwongen of verplichte arbeid en kinderarbeid behandelt (S1, alinea 11).

Geef aan of de betrokkenheid direct is of via vertegenwoordigers van werknemers verloopt en hoe deze de besluitvorming heeft beïnvloed.

Maak onderscheid tussen communicatie met werknemers, meldkanalen, klachtenkanalen, vakbonds- en formele juridische kanalen.

Beoordeel de effectiviteit van kanalen aan de hand van toegankelijkheid, vertrouwen, bescherming tegen represailles, tijdigheid, oplossing en herhaling.

Maak onderscheid tussen systemische corrigerende maatregelen en herstel voor getroffen mensen.

S1-5 rapporteert het totale aantal werknemers naar gender; het aantal werknemers voor elk land met 50 of meer werknemers binnen de tien grootste landen; werknemers met een vast, tijdelijk en niet-gegarandeerd aantal uren; het verloop onder werknemers met een vast dienstverband; en een toelichting op inconsistentie met het meest representatieve aantal werknemers in de jaarrekening. Op grond van S1, alinea 1, is S1-5 van toepassing zodra het eigen personeelsbestand als materieel wordt aangemerkt, ook als niet over alle S1-subonderwerpen wordt gerapporteerd, en is S1-6 van toepassing wanneer niet-werknemers verband houden met materiële IRO’s; het filter voor de materialiteit van informatie blijft op beide van toepassing.

ESRS 1, alinea 125, punt f), alinea 126, punt f), en alinea 127, punt f), voeren geleidelijk in: S1-6, S1-7 voor werknemers in landen buiten de EER, S1-10, S1-11, S1-12, de S1-13-datapunten in alinea 37, punten d) en e), en de datapunten over niet-werknemers, en S1-14. ‘Andere ondernemingen’ mogen deze voor hun eerste verslagjaar weglaten; ondernemingen van de ‘eerste golf’ voor boekjaren vóór 2027. Een onderneming die van deze vrijstelling gebruikmaakt, vermeldt dat op grond van ESRS 2, alinea 10.

S1-6 is van toepassing wanneer niet-werknemers in het eigen personeelsbestand verband houden met materiële S1 IRO's—bijvoorbeeld omdat flexibele arbeid kritiek is voor het bedrijfsmodel, de afhankelijkheid toeneemt of de impacts materieel zijn. Rapporteer het aantal werknemers of FTE en vermeld of de maatstaf betrekking heeft op het einde van de periode of op een gemiddelde. Als exacte gegevens niet beschikbaar zijn, gebruik dan een transparante redelijke schatting en licht de dekking en beperkingen toe.

Stem inkoop-, uitzendplatform-, locatie-toegangs- en HR-gegevens op elkaar af. Voorkom dubbele registratie van personen in facturen, toegangssystemen en projectlogboeken, en identificeer externe of gedecentraliseerde populaties die centrale systemen niet bevatten.

S1-13 vereist een samenhangende rapportage over gezondheid en veiligheid: dekking van het eigen personeelsbestand door het managementsysteem (op basis van het aantal personen), dodelijke ongevallen, het aantal en het cijfer van registreerbare werkgerelateerde ongevallen per één miljoen gewerkte uren, gevallen van registreerbare werkgerelateerde gezondheidsproblemen en verloren dagen. Definieer de populatie, de grondslag voor registreerbaarheid en de noemer voor uren; reconcilieer uren van contractanten of schattingen en licht wijzigingen in de afbakening of gegevensvastlegging toe.

Pas de dekking van elk datapunt toe: dodelijke slachtoffers door werkgerelateerde ongevallen hebben betrekking op het eigen personeelsbestand en andere werkers op de locaties van de onderneming (alinea 37, punt b), i)); dodelijke slachtoffers door gezondheidsproblemen, gevallen van gezondheidsproblemen en verloren dagen hebben alleen betrekking op werknemers (alinea 37, punt b), ii), en punten d) en e)); en wanneer S1-6 materieel is, worden niet-werknemers opgenomen in alinea 37, punt b), i), en punt c), waar van toepassing uitgesplitst naar werknemers en niet-werknemers.

Breng lokale juridische categorieën in kaart op basis van een gecontroleerde groepsdefinitie.

Gebruik gewerkte uren of een gedocumenteerde schatting; vermijd onverklaarde noemers op basis van betaalde uren.

Bescherm gezondheidsinformatie en handhaaf de werkgerelateerdheid en beoordeling van gevallen.

Licht overnames, desinvesteringen, verbeterde gegevensvastlegging en herzieningen toe.

S1-14 vereist alleen het percentage werknemers dat recht heeft op gezinsgerelateerd verlof (alinea 39; AR 29-30); de metrics over opname van verlof uit de standaard van 2023 zijn niet langer vereist, maar kunnen als context worden verstrekt. De niet-gecorrigeerde loonkloof tussen mannen en vrouwen gebruikt het bruto-uurloon van alle mannelijke en vrouwelijke werknemers en is geen toets op gelijk loon voor gelijk werk. De verhouding van de totale jaarlijkse beloning vergelijkt de hoogst betaalde persoon met de mediane totale jaarlijkse beloning van werknemers, met uitsluiting van die persoon. Beloningselementen, valutaconversie, populatie en periode moeten worden beheerst.

Voor materiële subonderwerpen heeft S1-16, alinea 43, betrekking op incidenten die in de verslagperiode zijn geïdentificeerd en die zowel gegrond als geverifieerd zijn, niet op alle ontvangen meldingen. Volgens AR 36 en AR 37 is een geval gegrond wanneer het wordt aangetoond met objectieve, feitelijke en verifieerbare informatie, en geverifieerd wanneer een rechter, de OESO of een bestuursorgaan formeel heeft vastgesteld dat het zich heeft voorgedaan; alleen intern bevestigde gevallen volstaan niet. AR 38 past het filter voor de materialiteit van informatie primair toe op basis van de ernst van de impacts op het eigen personeelsbestand, en de methode die is gebruikt om de gegevens samen te stellen wordt toegelicht op grond van GDR-M (AR 39). Discriminatie en andere mensenrechtenincidenten worden afzonderlijk gerapporteerd, naast boetes, sancties en compensatie die in de financiële overzichten zijn opgenomen. Een register met beperkte toegang zou ontvangst, kwestie, populatie, onderzoek, grondslag voor vaststelling, verificatiestatus, herstelmaatregel, afsluitdatum, koppeling met financiën en privacyclassificatie moeten behouden.

ESRS S1-architectuur: materiële impacts bepalen de narratieve toelichtingen en de toepasselijke personeelsmetrics.

Bevestig materiële S1-subonderwerpen en getroffen werknemersgroepen.

Stel het register van werknemers, niet-werknemers in S1 en de S2-populatie op en keur het goed.

Koppel S1-1 aan S1-4 aan beleid, betrokkenheid, klachten/herstel, acties en doelstellingen.

Maak het S1-metricwoordenboek met populatie, eenheid, periode, bron, eigenaar en privacyklasse.

Reconcileer S1-5 met HRIS, lokale HR en financiële overzichten.

Stel de gegevens- of schattingscontrole voor niet-werknemers in S1 op.

Bereken S1-7 tot S1-15 met metricspecifieke noemers.

Beheer het register van S1-16-incidenten met beperkte toegang en voer een juridische/privacybeoordeling uit.

Voltooi de consistentiebeoordeling van toelichtingen en metrics en verkrijg goedkeuring van het bestuur.

De groep classificeert werknemers in S1, toetst uitzendkrachten op behandeling als niet-werknemers in S1 en laat werknemers van onafhankelijk aangestuurde bezorgdienstverleners in S2. De groep rapporteert exacte werknemersgegevens, een gecontroleerde schatting voor een materiële populatie van niet-werknemers en een afzonderlijke impactanalyse van werknemers in S2. Gezondheids- en veiligheidsratio's gebruiken uren per populatie en lichten geschatte uren van contractanten toe.