Werknemers (kernstructuur van het personeelsbestand)

Voorbereiden

Wat te verzamelen vóór het opstellen

Vink elk veld af zodra het bewijs binnen is. Eigenaren zijn de teams die de bronbestanden doorgaans beheren.

• Personeelsaantal

  HR / Personeelszaken

  Het totale aantal personen dat op de rapportagedatum binnen de reikwijdte valt, op basis van één overeengekomen grondslag voor het personeelsaantal.

  Bewijs Uittreksel van het HRIS-personeelsaantal, payrolloverzicht of personeelsregister, afgestemd op de afsluitdatum van de rapportage.

  Let op Het personeelsaantal is vermengd met FTE of een andere afsluitdatum, waardoor het cijfer niet aansluit op het personeelsaantal aan het einde van de HRIS-periode.

• Uitsplitsing naar gender

  HR / Personeelsanalyse

  De verdeling van het personeelsbestand over de voor de rapportage gebruikte gendercategorieën, waarbij elke persoon eenmaal wordt geteld op dezelfde grondslag als het totaal.

  Bewijs Demografische velden in HRIS, registraties van zelfidentificatie door werknemers en een rapportage-extract waarin de categorietoewijzing wordt weergegeven.

  Let op De categorieën zijn niet afgestemd op de zelfidentificatie van werknemers, waardoor de uitsplitsing niet aansluit op de demografische brongegevens.

• Personeelsbestand per land

  HR / Globale mobiliteit

  De verdeling van werknemers over de landen waar zij werken of in dienst zijn, op basis van één consistente landenbasis voor iedere persoon.

  Bewijs Locatievelden in HRIS, gegevens van juridische entiteiten of de toewijzing van landen in de salarisadministratie die in het rapportage-extract wordt gebruikt.

  Let op De landenbasis is een combinatie van werklocatie en werkgever, waardoor de verdeling niet aansluit op het locatiebestand.

• Werknemers met doorlopende contracten

  HR / Personeelszaken

  Het aantal werknemers met doorlopende contracten, geteld op dezelfde personeelsbasis als het totaal.

  Bewijs Veld voor het contracttype in het HRIS, werknemersregister en rapport over de salarisstatus op de verslagdatum.

  Let op Vast personeel wordt geteld met een andere contractdefinitie, waardoor het cijfer niet aansluit op het veld voor de arbeidsstatus in het HRIS.

• Personeel met een contract voor bepaalde tijd

  HR / Personeelsbeheer

  Het aantal werknemers met contracten voor bepaalde tijd, geteld op dezelfde personeelsbasis als het totaal.

  Bewijs Veld voor contracttype in het HRIS, werknemersregister en rapport over de salarisstatus op de verslagdatum.

  Let op Tijdelijk personeel wordt overgenomen uit een contractveld waarin ook stagiairs of uitzendkrachten zijn opgenomen, waardoor de categorie niet aansluit op het HRIS-contractenhoofdregister.

• Personeel zonder gegarandeerde uren

  HR / Personeelsplanning

  Het aantal werknemers van wie de uren niet zijn gegarandeerd, geteld op dezelfde personeelsbasis als het totaal.

  Bewijs Contractvoorwaarden in het HRIS, planningsgegevens en rapport over de salarisstatus voor de verslagdatum.

  Let op Werknemers zonder gegarandeerde uren worden weggelaten of gegroepeerd met personeel met onregelmatige inzet, waardoor de categorie niet aansluit op de bron voor het contracttype.

• Mensen die uit dienst zijn gegaan

  HR / personeelszaken

  Het aantal werknemers dat tijdens de verslagperiode uit dienst is gegaan, waarbij gedurende de gehele periode dezelfde definitie van uitdiensttreding wordt gebruikt.

  Bewijs HRIS-rapport van beëindigingen, bestand met uitdiensttredingen uit de salarisadministratie en uitdiensttredingsregistraties voor de periode.

  Let op Uitdiensttredingen worden buiten de verslagperiode geteld of met een andere definitie van uitdiensttreding, waardoor het aantal niet aansluit op het rapport van beëindigingen.

• Personeelsverlooppercentage

  HR / Personeelsanalyse

  Het percentage van het personeelsbestand dat gedurende de verslagperiode is vertrokken, berekend op basis van het overeengekomen aantal uitdiensttreders en de overeengekomen personeelsbestandbasis.

  Bewijs Aantal uitdiensttreders, personeelsbestandbasis voor de periode en rekenwerkmap waarin de gebruikte formule wordt weergegeven.

  Let op De teller en de noemer gebruiken verschillende perioden of bases, waardoor het percentage niet aansluit op de brongegevens over uitdiensttreders en personeelsbestand.

Hoe u dit voorbereidt

De gegevens opvragen

Vraag HR om gegevens over het personeelsaantal en personeelsbewegingen

Vertaal de disclosure naar een interne bedrijfsvraag — en pas die daarna aan op het taalgebruik van uw organisatie.

Wat is op de verslagdatum de samenstelling en beweging van ons kernpersoneelsbestand, en hoeveel personen zijn gedurende de periode in dienst gekomen of vertrokken?

Gebruik eerst de eigen termen van uw organisatie voor personeelsgegevens en koppel deze daarna aan de rapportagecategorieën. Als u intern bijvoorbeeld ‘medewerkers’, ‘collega’s’, ‘bemanning’, ‘buitenteams’ of ‘ingehuurde werknemers’ gebruikt, behoud die labels dan in het verzoek en vertaal ze pas wanneer u het rapportagepakket opstelt. Controleer de brongegevens en de rapportagepeildatum vóór de definitieve goedkeuring.

Onderwerp: Verzoek om gegevens over personeelsbestand en personeelsbewegingen

Hallo [Name],

Zou je het meest recente personeelsbestand voor [reporting period / cut-off date] kunnen delen, zodat we het rapportagepakket met personeelsgegevens kunnen voorbereiden?

Neem het volgende op:
- totaal aantal medewerkers op de peildatum
- uitsplitsing naar gender, met gebruik van het kenmerk dat jullie team normaal gesproken gebruikt
- uitsplitsing naar land of locatie, op basis van de manier waarop jullie normaal gesproken rapporteren
- uitsplitsing naar type dienstverband, met inbegrip van vaste en tijdelijke dienstverbanden en elke groep met niet-gegarandeerde uren die jullie bijhouden
- aantal uitstromers gedurende de periode
- personeelsverloop voor de periode, als jullie dit al berekenen

Neem ook de datum van het bestand, het bronsysteem, de populatie waarop de gegevens betrekking hebben en eventuele opmerkingen over definities of uitzonderingen op.

Als het gemakkelijker is, kun je dit als tabel of export uit [system name] sturen. Gebruik de gebruikelijke termen van jullie team; wij brengen deze in kaart voor het rapportagepakket. Controleer vóór de definitieve goedkeuring de officiële bron.

Bedankt,
[Your name]

Hallo [Name] — zou je het meest recente personeelsbestand voor [period/cut-off] kunnen sturen? We hebben het aantal medewerkers, de uitsplitsing naar gender, de uitsplitsing naar land/locatie, de uitsplitsing naar vaste/tijdelijke dienstverbanden en dienstverbanden met niet-gegarandeerde uren, uitstromers en het personeelsverloop nodig, plus het bronsysteem en eventuele opmerkingen over definities. Gebruik de gebruikelijke interne labels; wij brengen deze in kaart. Bedankt.

Sectorvoorbeelden

Stel uw disclosure op

Notities die gegevens tot een disclosure maken

LRA-trainingssjablonen — pas ze aan op uw organisatie en controleer de officiële bron vóór goedkeuring.

Downloadcentrum

Controleren

Controleer bij elke bewering het bewijs

• We hebben gecontroleerd of het aantal werknemers per land alle rechtsgebieden omvatte die voldeden aan onze interne drempel voor opname, en of geen enkele in aanmerking komende locatie was weggelaten.

  Risico Een assuranceverlener kan toetsen of een in aanmerking komend land is weggelaten, of de drempel consistent is toegepast en of de lijst van opgenomen landen overeenkomt met de onderliggende populatie die voor het cijfer is gebruikt.

  Te controleren bewijs Uitsplitsing van de populatie per land; gedocumenteerde drempel voor opname en toelichtingen bij de toepassing; consolidatiewerkboek met alle opgenomen rechtsgebieden; beoordelingsbevestiging waarin de volledigheid ten opzichte van de bronpopulatie wordt bevestigd.

• Voor personeel dat in meer dan één land werkt, hebben we de relevante lokale wettelijke definities gebruikt om de typen werknemers te classificeren en vervolgens de cijfers per land samengevoegd tot de gerapporteerde totalen.

  Risico Een assuranceverlener kan ter discussie stellen of lokale definities correct zijn toegepast, of grensoverschrijdende werknemers consistent zijn behandeld en of de samenvoeging van lokale bestanden tot het gerapporteerde totaal traceerbaar is.

  Te controleren bewijs Methodologische toelichting op de gebruikte definities naar lokaal recht; bronbestanden per land; mapping of aansluiting van lokale classificaties op de gerapporteerde totalen; bewijs van beoordeling van randgevallen en uitzonderingen.

• We hebben het verlooppercentage voor personeel in vaste dienst berekend op basis van het overeengekomen aantal uitstromers gedeeld door het gemiddelde personeelsbestand voor de periode, en dit gerapporteerd voor hetzelfde rapportagevenster als de rest van de gegevens.

  Risico Een assuranceverlener kan de definitie van de teller, de methode voor het berekenen van het gemiddelde, de afbakening van de periode en de vraag onderzoeken of de berekening voor de dataset op consistente basis is uitgevoerd.

  Te controleren bewijs Berekeningswerkboek met formules; bronrapport over uitstromers; onderbouwing van het gemiddelde personeelsbestand; regels voor de afsluiting van de periode; bewijs van beoordeling door het management en controles door herberekening.

• We hebben de informatie over het personeelsbestand gepresenteerd in een vorm die past binnen het rapportagekader, met gebruik van een tabel of tekstuele toelichting waar toegestaan, en de opmaak consistent gehouden met de rest van het rapport.

  Risico Een assuranceverlener kan beoordelen of de gekozen presentatie is toegestaan, of dezelfde gegevens consistent in verschillende secties voorkomen en of de vorm de onderliggende cijfers verhult of vertekent.

  Te controleren bewijs Definitief rapportconcept; toelichting op de opmaakbeslissing; kruisverwijzing naar bronschema's; opmerkingen uit de redactionele beoordeling; bevestiging dat de presentatie overeenkomt met de goedgekeurde dataset.

• We hebben gedocumenteerd hoe de werknemersgegevens zijn samengesteld, met inbegrip van de belangrijkste aannames, gegevensbronnen en alle context die nodig is om de cijfers te interpreteren.

  Risico Een assuranceverlener kan zoeken naar lacunes in de beschrijving van de methode, niet-onderbouwde aannames, ontbrekende context of onduidelijkheid over hoe de cijfers zijn samengesteld.

  Te controleren bewijs Methodologiedocument; gegevensherkomst of proceskaart; register van aannames; contextueel narratief dat in het verslag is gebruikt; bewijs van interne beoordeling van de toelichting over de methode.

• We hebben het totale aantal medewerkers geverifieerd op basis van het aantal personen en een uitsplitsing naar geslacht opgenomen, waarbij gedurende het hele proces dezelfde bronpopulatie is gebruikt.

  Risico Een assuranceverlener kan toetsen of het totaal en de uitsplitsing naar geslacht met elkaar in overeenstemming zijn, of de populatiebasis consistent is en of medewerkers dubbel zijn geteld of uitgesloten.

  Te controleren bewijs Uittreksel van het aantal medewerkers; rapport met uitsplitsing naar geslacht; aansluiting waaruit blijkt dat de totalen gelijk zijn aan de som van de uitsplitsing; schermafbeeldingen of exports uit het bronsysteem; bewijs van beoordeling en goedkeuring.

Waar concepten misgaan

Fouten om te vermijden en waar een oordeel nodig is

De linkerkolom toont wat opstellers fout doen bij het verzamelen; de rechter waar u een oordeel moet vellen en toelichten.

Voorbeelden

Hoe het op de pagina leest

Synthetisch, geschreven door LRA — niet afkomstig uit een bedrijfsrapport en geen tekst uit een standaard.

Kwaliteitsladder

• Basis

  We hebben 240 medewerkers.

• Beter

  We hebben 240 medewerkers: 132 vrouwen en 108 mannen, van wie 180 in onze thuismarkt werken en 60 in drie andere landen.

• Best

  Aan het einde van het jaar rapporteerde ik 240 medewerkers in ons kernpersoneelsbestand: 180 met een vast contract, 40 met een contract voor bepaalde tijd en 20 met contracten met variabele werktijden, met 132 vrouwen en 108 mannen verspreid over vier landen; er waren 18 uitstromers en het personeelsverloop bedroeg 7.5%, voornamelijk doordat we één locatie sloten en het werk naar andere locaties verplaatsten.

Toets uw begrip

Scenario’s om door te werken

Verwijzingen naar het raamwerk

Relevante ESRS-vereisten en verwante disclosures

Guides that settle this question

Gerelateerd & verkennen

Meer in ESRS S1 →Volledige catalogus bekijken →Zoeken in alle disclosures →

FAQ

Vragen die deze pagina beantwoordt

Meer vragen waarbij deze pagina helpt