Kern van de disclosure
Deze toelichting vraagt een organisatie uit te leggen of zij beleid heeft waarin wordt uiteengezet hoe zij omgaat met gevolgen, risico’s en kansen die haar eigen personeelsbestand beïnvloeden. In de praktijk moet het rapport duidelijk maken welke beleidsdekking bestaat, welke onderwerpen het beleid omvat en of dat beleid van toepassing is op het gehele personeelsbestand of alleen op bepaalde groepen, locaties of bedrijfsonderdelen.
De praktische focus ligt op volledigheid en consistentie: lezers zouden moeten kunnen zien of de organisatie een geïntegreerde aanpak hanteert voor werknemers en andere werkenden binnen haar eigen activiteiten, in plaats van een beleid dat alleen op papier bestaat of alleen op toplocaties wordt toegepast. Het is ook nuttig om te laten zien waar beleid verschilt naar geografie, contracttype of functie, en hoe de organisatie ervoor zorgt dat het daadwerkelijk wordt toegepast in het dagelijkse management.
Dit educatieve materiaal van LRA ondersteunt het opstellen van de disclosure. Raadpleeg voor de exacte vereisten altijd de officiële European Commission-bron.
Voordat u begint
Voordat u begint
Een korte checklist voordat u deze disclosure opstelt — vink elk punt af zodra het geregeld is.
Voorbereiding
Belangrijkste voor te bereiden informatie
| Voorbereidingsveld | Wat vast te leggen | Aanwijzing voor bewijs | Eigenaar |
|---|---|---|---|
| Indicator dwangarbeid | Leg vast of de organisatie gedurende de verslagperiode een kwestie met betrekking tot dwangarbeid identificeert, aan de hand van een duidelijke ja/nee-beslissing op basis van het beoordeelde bewijsmateriaal. | Bevindingen uit due diligence op het gebied van mensenrechten, auditresultaten, klachtenregisters, onderzoeksdossiers en goedkeuring door het management van de definitieve ja/nee-beslissing. | Mensenrechten / compliance |
| Indicator kinderarbeid | Leg vast of de organisatie gedurende de verslagperiode een kwestie met betrekking tot kinderarbeid identificeert, aan de hand van een duidelijke ja/nee-beslissing op basis van het beoordeelde bewijsmateriaal. | Bevindingen uit due diligence op het gebied van mensenrechten, auditresultaten bij leveranciers, klachtenregisters, onderzoeksdossiers en goedkeuring door het management van de definitieve ja/nee-beslissing. | Mensenrechten / compliance |
| Mensenhandelvlag | Leg vast of de organisatie in de verslagperiode een kwestie in verband met mensenhandel identificeert, op basis van het beoordeelde bewijs en een duidelijke ja/nee-beslissing. | Bevindingen uit due diligence op het gebied van mensenrechten, incidentrapporten, klachtenregisters, onderzoeksdossiers en goedkeuring door het management van het definitieve ja/nee. | Mensenrechten / compliance |
| Titel van beleid | Leg de exacte titel vast die wordt gebruikt voor het relevante beleidsdocument dat het onderwerp behandelt, zoals goedgekeurd en momenteel in gebruik. | Goedgekeurd beleidsregister, documentbeheerregistratie, intranetkopie of goedkeuringspakket van de raad van bestuur/het management waaruit de huidige beleidstitel blijkt. | Beleid / juridisch |
| Beleidsgroep voor dekking | Vermeld op welke werknemersgroepen het beleid van toepassing is, waarbij de eigen formulering van de organisatie voor werknemers, niet-werknemers of beide wordt gebruikt. | Paragraaf over de reikwijdte van het beleid, HR-beleidsmatrix, documenten over het toezicht op contractanten en elke gepubliceerde beleidsverklaring waaruit blijkt wie onder het beleid valt. | Beleid / HR |
| Gedekte personeelsgroepen | Vermeld de personeelssegmenten waarop het beleid van toepassing is, waarbij u de door de organisatie gedefinieerde segmenten gebruikt in plaats van een generieke aanduiding van het personeelsbestand. | Matrix van de reikwijdte van het beleid, kaart van de personeelssegmentatie, definities van de populaties van HR/contractanten en de goedgekeurde beleidstekst. | HR / beleid |
| Doelstellingen van het beleid | Leg de geformuleerde doelstellingen of beoogde resultaten van het beleid vast, zoals geschreven in het goedgekeurde document en intern gebruikt. | Goedgekeurde beleidstekst, samenvatting van het beleid, document voor de raad van bestuur of commissie, en elk implementatieplan waarin de doelstellingen van het beleid opnieuw worden weergegeven. | Beleid / duurzaamheid |
Hoe u dit voorbereidt
De gegevens opvragen
Vraag de details van het personeelsbeleid op
Vertaal de disclosure naar een interne bedrijfsvraag — en pas die daarna aan op het taalgebruik van uw organisatie.
Welk personeelsbeleid is van toepassing op ons personeelsbestand, en wat omvat het?
Gebruik eerst de eigen beleidsnamen en de terminologie van uw personeelsafdeling en koppel deze daarna aan de informatievelden. Vraag niet in eerste instantie naar de benamingen van het raamwerk; vraag naar de interne beleidsregistratie, de groepen waarop deze betrekking heeft en de vermelde doelstellingen. Controleer het bronmateriaal vóór de definitieve goedkeuring.
Zwak verzoek
Geef de beleidsinformatieverschaffingen volgens ESRS S1:S1-1 voor het eigen personeel, met inbegrip van de beleidsnaam, reikwijdte, personeelssegmenten, doelstellingen en of het beleid gedwongen arbeid, kinderarbeid en mensenhandel omvat.
Waarom dit misgaat: Hierbij wordt eerst de kadertaal gebruikt, wat de reactie kan vertragen en vertaalfouten kan veroorzaken. Ook wordt de verantwoordelijke niet verwezen naar het interne beleidsdossier, de gebruikelijke documentnaam of de bedrijfsgroepen die deze daadwerkelijk beheert.
Beter verzoek
Stuur het actuele personeelsbeleidsdossier voor ons personeel: de titel en versie van het beleid, op wie het van toepassing is, welke werknemersgroepen en bedrijfsgebieden het omvat, de belangrijkste doelstellingen ervan en of het gedwongen arbeid, kinderarbeid en mensenhandel behandelt. Voeg de documentlocatie en herzieningsdatum toe. Daarna koppelen wij uw interne termen aan de rapportagevelden.
Sjabloon voor een formele e-mail
Onderwerp: Verzoek om gegevens over het personeelsbeleid voor de rapportage Hallo [Name], We bereiden het rapportagepakket voor en hebben de actuele gegevens nodig van het beleid dat op ons personeelsbestand van toepassing is. Stuur het volgende: - de naam van het beleid en de huidige versie - de groepen werknemers waarop het van toepassing is - de onderdelen van het personeelsbestand waarop het betrekking heeft - de belangrijkste doelstellingen van het beleid - bevestiging of het betrekking heeft op dwangarbeid, kinderarbeid en mensenhandel - de periode / versiedatum en waar het document is opgeslagen Als er afzonderlijke beleidsdocumenten zijn voor verschillende werknemersgroepen, voeg deze dan allemaal toe en vermeld op welke groepen ze betrekking hebben. Gebruik eerst de gebruikelijke beleidsnamen en categorieën van uw team. Na ontvangst brengen wij deze in kaart aan de hand van de rapportagevelden. Dit is uitsluitend een trainingssjabloon; pas het aan uw organisatie aan en controleer het bronmateriaal vóór de definitieve goedkeuring. Met dank, [Your name]
Korte versie voor Teams / Slack
Hallo [Name] — zou je de actuele gegevens over het personeelsbeleid voor het rapportagepakket kunnen delen? Stuur de naam/versie van het beleid, op wie het van toepassing is, welke werknemersgroepen binnen scope vallen, de belangrijkste doelstellingen en of het betrekking heeft op dwangarbeid, kinderarbeid en mensenhandel. Voeg ook de documentlocatie en de datum van de beoordeling toe. Gebruik eerst de gebruikelijke termen van uw team; daarna brengen wij deze in kaart. Dit is uitsluitend een trainingssjabloon — pas het aan uw organisatie aan en controleer het bronmateriaal vóór de definitieve goedkeuring. Bedankt, [Your name]
Sectorvoorbeelden
Productie
Context. Een werkgever op locatie met vast personeel, uitzendkrachten en leerlingen.
Aangepast verzoek. Deel voor het rapportagepakket de actuele details van het personeelsbeleid op locatie: de naam/versie van het beleid, op welke groepen werknemers het van toepassing is, of het geldt voor werknemers, uitzendkrachten en leerlingen, de belangrijkste doelstellingen en of het betrekking heeft op dwangarbeid, kinderarbeid en mensenhandel. Voeg de documentlocatie en beoordelingsdatum toe. Gebruik eerst de termen van jouw locatie en personeelsafdeling; daarna brengen wij deze in kaart. Dit is uitsluitend een trainingssjabloon — pas het aan jouw organisatie aan en controleer het bronmateriaal vóór goedkeuring.
Voorbeeldantwoord. Beleid: Beleidsdocument Normen voor personeel op locatie v3.1; Dekking: werknemers, uitzendkrachten, leerlingen; Gebieden: productielocaties en magazijnactiviteiten; Doelstellingen: veilig gedrag, eerlijke behandeling, meldroutes; Dwangarbeid: Ja; Kinderarbeid: Ja; Mensenhandel: Ja; Locatie: bibliotheek voor personeelsbeleid; Beoordelingsdatum: 12 Feb 2025
Professionele dienstverlening
Context. Een dienstverlenende organisatie met werknemers, opdrachtnemers en stagiairs verspreid over meerdere kantoren.
Aangepast verzoek. Stuur voor het rapportagepakket de actuele details van het personeelsbeleid: titel/versie van het beleid, op wie het van toepassing is, welke groepen binnen de reikwijdte vallen op de verschillende kantoren, de belangrijkste doelstellingen en of het betrekking heeft op dwangarbeid, kinderarbeid en mensenhandel. Voeg de documentlocatie en beoordelingsdatum toe. Gebruik eerst jullie interne beleidsnamen en werknemerscategorieën; daarna brengen wij deze in kaart. Dit is uitsluitend een trainingssjabloon — pas het aan jouw organisatie aan en controleer het bronmateriaal vóór goedkeuring.
Voorbeeldantwoord. Beleid: Beleid inzake gedrag en betrokkenheid op de werkplek v2.0; Dekking: werknemers, opdrachtnemers, stagiairs; Gebieden: alle kantoren en werknemers op afstand; Doelstellingen: gedragsverwachtingen vastleggen, werknemers beschermen, escalatieroutes definiëren; Dwangarbeid: Ja; Kinderarbeid: Nee; Mensenhandel: Ja; Locatie: beleidsportaal op het intranet; Beoordelingsdatum: 30 Sep 2025
Stel uw disclosure op
Notities die gegevens tot een disclosure maken
LRA-trainingssjablonen — pas ze aan op uw organisatie en controleer de officiële bron vóór goedkeuring.
Methodenotitie
We hebben dit concept gebaseerd op het benoemde beleid van de organisatie, de groepen werknemers waarop het beleid bedoeld is van toepassing te zijn, de opgenomen personeelssegmenten en de geformuleerde doelstellingen, waarbij gebruik is gemaakt van de verzamelde ja/nee-indicatoren voor de drie arbeidsgerelateerde risicothema’s.
Contextnotitie
Deze cijfers laten de formele reikwijdte van de organisatie met betrekking tot arbeidsgerelateerde risico’s zien en op welke delen van het personeelsbestand het beleid bedoeld is van toepassing te zijn, en vormen geen bewijs van incidenten of uitkomsten.
Toelichting op schommelingen
Als de reikwijdte of de geformuleerde doelstellingen ten opzichte van de voorgaande periode zijn gewijzigd, kan de rapporteur toelichten dat de verandering het gevolg is van een herziene reikwijdte van het beleid, een bredere of beperktere reeks groepen werknemers of geactualiseerde doelstellingen.
Vermelding in de inhoudsindex
S1-1 Beleid (eigen personeelsbestand) — [locatie / pagina] / [notities]Downloadcentrum
Hulpmiddelen en formulieren voor de voorbereiding
Professionele voorbereidingstools voor S1-1 — gratis met geverifieerde toegang via e-mail. Voer de code die we u sturen één keer in en gebruik downloads, rapportlinks en de LRA AI Assistant 24 uur lang.
Assurance-gereedheid
Controleer bij elke bewering het bewijs
| Bewering | Risico | Te controleren bewijs |
|---|---|---|
| We hebben de beleidsset gedurende het jaar bijgewerkt en kunnen laten zien wat er is gewijzigd, wanneer dit is gewijzigd en wie de wijziging heeft goedgekeurd. | Een assuranceverlener zal toetsen of de gerapporteerde wijziging daadwerkelijk heeft plaatsgevonden, gedateerd is en beperkt blijft tot de geclaimde periode, in plaats van een latere bewerking of een algemene intentieverklaring te zijn. | Versiegeschiedenis, redline- of kopieën met bijgehouden wijzigingen, goedkeuringsdocumenten, notulen van de raad van bestuur of het management, publicatiedata en de definitief uitgegeven beleidstekst. |
| We hebben rekening gehouden met de opvattingen van de mensen die door het beleid worden geraakt bij het vormgeven van de beleidsinhoud. | Een assuranceverlener zal onderzoeken of daadwerkelijk rekening is gehouden met de inbreng van belanghebbenden, of dat de verklaring niet wordt onderbouwd of uitsluitend op een beperkte interne opvatting is gebaseerd. | Aantekeningen van raadplegingen, verslagen van bijeenkomsten, enquêteresultaten, samenvattingen van klachten of feedback van werknemers, analyses waaruit blijkt hoe feedback het beleid heeft beïnvloed en goedkeuringsdocumenten. |
| We kunnen verwijzen naar de beleidssecties waarin het doel ervan wordt uiteengezet, wat het omvat, wat het buiten beschouwing laat en welke groepen het beoogt te beschermen. | Een assuranceverlener zal controleren of het beleid deze elementen daadwerkelijk bevat en of de bekendgemaakte reikwijdte overeenkomt met het onderliggende document zonder de dekking te overdrijven. | Het beleidsdocument zelf, reikwijdteverklaringen, uitsluitingsclausules, het in kaart brengen van getroffen groepen en interne beoordelingsnotities waarin de bekendgemaakte samenvatting wordt bevestigd. |
| We hebben elk relevant beleid geïdentificeerd en kunnen de belangrijkste regels die het bevat, het doel dat het beoogt te bereiken en de materiële kwesties waaraan het is gekoppeld, laten zien. | Een assuranceverlener zal toetsen of de toelichting volledig is, of de beleidsbeschrijvingen juist zijn en of het verband met materiële kwesties wordt onderbouwd in plaats van afgeleid. | Beleidsregister, beleidsteksten, documenten over materialiteits- of impactbeoordelingen, kruisb¬verwijzingsmatrix en beoordelings- en goedkeuringsdocumenten. |
| Waar een beleid verwijst naar externe beginselen of initiatieven, beschikken we over de brondocumenten en kunnen we de exacte toezeggingen laten zien die we hebben gedaan. | Een assuranceverlener zal controleren of elke externe verwijzing specifiek en actueel is en niet wordt overdreven, en of het beleid zich er daadwerkelijk toe verbindt. | Beleidsformulering, kopieën of links naar de genoemde beginselen of initiatieven, notities van juridische of duurzaamheidsbeoordelingen en bewijs van goedkeuring. |
| We kunnen het overkoepelende rechtenbeleid laten zien, aangeven waar het zich binnen de beleidsset bevindt en welke groepen het beoogt te omvatten. | Een assuranceverlener zal onderzoeken of het beleid bestaat zoals beschreven, of de dekkingsverklaring in verschillende documenten consistent is en of de genoemde groepen door het bronmateriaal worden ondersteund. | Documenten over de beleidshiërarchie, de overkoepelende beleidstekst, verklaringen over reikwijdte en doelgroep, groepsdefinities en goedkeuringsregistraties. |
Voor te bereiden bewijsdossier
Veelvoorkomende hiaten in de rapportage
Veelvoorkomende hiaten
Fouten om te vermijden bij het verzamelen van gegevens
Waar vaak een professionele afweging nodig is
Voorbeelden
Illustratieve voorbeelden
Synthetisch, geschreven door LRA — niet afkomstig uit een bedrijfsrapport en geen tekst uit een standaard.
We hanteren een beleid inzake moderne slavernij en arbeidsrechten dat van toepassing is op onze eigen medewerkers en op aannemers, uitzendkrachten en andere zakelijke partners in onze toeleveringsketen. Het omvat de teams voor productie, opslag, logistiek en inkoop, en heeft als doel uitbuitende werving te voorkomen, jongere werknemers te beschermen en het toezicht op inkoop met een hoog risico te versterken.
- In de verslagperiode hebben we in onze activiteiten of waardeketen geen gevallen van dwangarbeid, kinderarbeid of mensenhandel geïdentificeerd.
- Het beleid wordt toegepast op werknemers en niet-werknemers, met dekking voor vast personeel, tijdelijke werknemers, uitzendkrachten, vervoersaanbieders en belangrijke leveranciers.
Dit synthetische voorbeeld laat zien hoe het beleid, de personen op wie het van toepassing is, de delen van het personeelsbestand die het bereikt en de drie indicatoren voor arbeidsuitbuiting in beknopte narratieve vorm kunnen worden beschreven.
Onze gedragscode voor eerlijk werk en verantwoorde inkoop stelt de regels vast voor onze eigen medewerkers en voor geselecteerde externe werknemers die softwarelevering, gegevensactiviteiten en facilitair beheer ondersteunen. De code is bedoeld om het risico op werving onder dwang te verminderen, arbeid door minderjarigen en mensenhandel te stoppen en de controles op arbeidspraktijken in dienstencontracten met een hoger risico te verbeteren.
- In de periode hebben we geen bevestigde gevallen van dwangarbeid, kinderarbeid of mensenhandel geregistreerd.
- De reikwijdte omvat werknemers en niet-werknemers, waaronder voltijdmedewerkers, medewerkers met een contract voor bepaalde tijd, aannemers, uitbestede ondersteuningsteams en dienstverleners op locatie.
Dit synthetische voorbeeld gebruikt een andere sector en andere formuleringen, maar behandelt nog steeds de titel van het beleid, wie binnen de reikwijdte valt, welke groepen werknemers zijn opgenomen, de doelstellingen van het beleid en de drie ja/nee-indicatoren voor arbeidsrisico’s.
Vraag de Study Studio AI-assistent naar deze disclosure
Krijg praktische antwoorden voor uw rapportagecontext. Uw eerste twee antwoorden zijn gratis — bevestig uw e-mailadres om 24 uur lang onbeperkt door te gaan.
Toets uw begrip
Scenario’s om door te werken
Een groepsverantwoordelijke voor HR stelt de samenvatting van het personeelsbeleid voor het jaarverslag op. Het document omvat vaste medewerkers en uitzendkrachten, maar in de titel van het concept worden alleen werknemers genoemd en het team heeft nog niet gecontroleerd of de formulering overeenkomt met de feitelijke reikwijdte van het beleid.
Een opsteller heeft één interne gedragscode voor al het personeel, maar afzonderlijke regels voor contractanten staan in een inkoopmap. Het is onduidelijk of de toelichting alleen de gedragscode voor personeel moet noemen, of ook de regels voor contractanten bij het beschrijven van de gedekte beroepsbevolking.
Het duurzaamheidsteam heeft een ontwerpbeleid dat gedwongen arbeid en kinderarbeid verbiedt, maar het gedeelte over mensenhandel wordt nog door de juridische afdeling beoordeeld. Het team vraagt zich af of het mensenhandel voorlopig kan weglaten en het later kan toevoegen als de formulering vóór publicatie is afgerond.
Een onderneming heeft een breed mensenrechtenbeleid voor het eigen personeel, maar in het conceptverslag staat alleen dat zij een eerlijke behandeling en veilige arbeidsomstandigheden bevordert. Het team heeft nog niet aangegeven wat het beleid voor werknemers probeert te bereiken of hoe het verband houdt met de onderwerpen met betrekking tot arbeidsmisstanden.
Verwijzingen naar het raamwerk
Relevante ESRS-vereisten en verwante disclosures
Beschikbare verwijzingen naar het raamwerk en aanpalende disclosures die relevant zijn voor deze vereiste.
ESRS
S1-1
binnen ESRS S1: Own Workforce
Gerelateerd & verkennen
Meer in ESRS S1 → Volledige catalogus bekijken → Home van de Disclosure-bibliotheek → Zoeken in alle disclosures →
FAQ
Vragen die deze pagina beantwoordt
Begin met de uitleg in gewone taal en doorloop vervolgens het gedeelte over de stapsgewijze voorbereiding en de vermelde datapoints. De pagina bevat ook aanwijzingen voor de conceptoutput, zodat je de verzamelde informatie kunt omzetten in een eerste narratieve beschrijving en inhoudsregel.
Op de pagina staat dat je de indicatoren voor dwangarbeid, kinderarbeid en mensenhandel moet voorbereiden, plus de titel van het beleid, de groep waarop het beleid betrekking heeft, de groepen werknemers die eronder vallen en de doelstellingen van het beleid. Gebruik deze elementen als je minimale gegevensset voordat je gaat opstellen.
Gebruik de dekkingsvelden van de pagina om het toepassingsgebied in de praktijk vast te stellen: dekkingsgroep van het beleid en gedekte personeelsgroepen. Zo kunt u aangeven op welke onderdelen van het personeelsbestand het beleid van toepassing is voordat u de rapportage opstelt.
De pagina is bedoeld voor managers op het gebied van duurzaamheid/ESG, HR- of gegevenseigenaren en assurancebeoordelaars. De verantwoordelijkheid moet daarom liggen bij de personen die de beleidsdetails en de dekking van het personeelsbestand kunnen bevestigen. Het werkboek en het bewijspakket ondersteunen deze overdracht en beoordeling.
De pagina bevat zes assuranceclaims die moeten worden geverifieerd en een bewijspakket met vijf items voor assurance-gereedheid. Gebruik deze om een dossier op te bouwen waarin elke claim vóór de beoordeling aan het ondersteunende bronmateriaal wordt gekoppeld.
De pagina bevat een onderdeel over veelvoorkomende hiaten en fouten in de rapportage. Gebruik dit daarom als controle vóór indiening. Het is met name nuttig om ontbrekende datapunten, een onduidelijk toepassingsgebied of ontoereikend bewijsmateriaal te signaleren voordat u het concept afrondt.
Het Download Centre bevat een Prep & Assurance-werkboek in .xlsx-formaat. Gebruik dit om de vereiste datapunten te organiseren, de assuranceclaims en het bewijsmateriaal bij te houden en van onbewerkte input naar een conceptrapportage te gaan.
Het Download Centre bevat ook een afdrukbare Library Card in .pdf-formaat. Deze is nuttig als snel naslagwerk terwijl u gegevens verzamelt, de voorbereidingsstappen controleert en de conceptoutput beoordeelt.
Ja, de pagina bevat synthetische illustratieve voorbeelden van toelichtingen, waaronder een kwantitatieve tabel. Beschouw ze uitsluitend als voorbeelden van structuur en presentatie en zorg ervoor dat elk echt concept consistent blijft met uw eigen gegevens.
De sectie over conceptoutput bevat ideeën voor visualisaties, aanzetten voor tekst en een regel voor de inhoudsindex. Gebruik deze aanwijzingen om de voorbereide datapunten om te zetten in een duidelijk eerste concept en een eenvoudige indexverwijzing.
Meer vragen waarbij deze pagina helpt
Ga dieper · S1-1
Leer deze disclosure van begin tot eind op te stellen
This guide covers one Disclosure Requirement. The ESRS / CSRD Reporting course walks the full European workflow — double materiality, datapoints, evidence and assurance — with exercises on your own data.
Available as Guided Flex, Live Cohort, 1:1 Expert Mentorship or Corporate Programme.
Explore the ESRS / CSRD course →