Beleid (eigen personeelsbestand)

Voorbereiden

Wat te verzamelen vóór het opstellen

Vink elk veld af zodra het bewijs binnen is. Eigenaren zijn de teams die de bronbestanden doorgaans beheren.

• Indicator dwangarbeid

  Mensenrechten / compliance

  Leg vast of de organisatie gedurende de verslagperiode een kwestie met betrekking tot dwangarbeid identificeert, aan de hand van een duidelijke ja/nee-beslissing op basis van het beoordeelde bewijsmateriaal.

  Bewijs Bevindingen uit due diligence op het gebied van mensenrechten, auditresultaten, klachtenregisters, onderzoeksdossiers en goedkeuring door het management van de definitieve ja/nee-beslissing.

  Let op De ja/nee-beslissing wordt vastgesteld aan de hand van een niet-beoordeeld register van beschuldigingen in plaats van de uitkomst van het onderzoek, waardoor het gerapporteerde antwoord niet aansluit op het zaaksdossier.

• Indicator kinderarbeid

  Mensenrechten / compliance

  Leg vast of de organisatie gedurende de verslagperiode een kwestie met betrekking tot kinderarbeid identificeert, aan de hand van een duidelijke ja/nee-beslissing op basis van het beoordeelde bewijsmateriaal.

  Bewijs Bevindingen uit due diligence op het gebied van mensenrechten, auditresultaten bij leveranciers, klachtenregisters, onderzoeksdossiers en goedkeuring door het management van de definitieve ja/nee-beslissing.

  Let op De ja/nee-beslissing wordt ontleend aan een lijst met resultaten van leveranciersscreening in plaats van de bevestigde uitkomst van de zaak, waardoor het gerapporteerde antwoord niet aansluit op het onderzoeksdossier.

• Mensenhandelvlag

  Mensenrechten / compliance

  Leg vast of de organisatie in de verslagperiode een kwestie in verband met mensenhandel identificeert, op basis van het beoordeelde bewijs en een duidelijke ja/nee-beslissing.

  Bewijs Bevindingen uit due diligence op het gebied van mensenrechten, incidentrapporten, klachtenregisters, onderzoeksdossiers en goedkeuring door het management van het definitieve ja/nee.

  Let op Het ja/nee-antwoord is gebaseerd op een brede categorie van moderne slavernij in plaats van op de specifieke beoordeling van mensenhandel, waardoor het datapunt een definitiemismatch is.

• Titel van beleid

  Beleid / juridisch

  Leg de exacte titel vast die wordt gebruikt voor het relevante beleidsdocument dat het onderwerp behandelt, zoals goedgekeurd en momenteel in gebruik.

  Bewijs Goedgekeurd beleidsregister, documentbeheerregistratie, intranetkopie of goedkeuringspakket van de raad van bestuur/het management waaruit de huidige beleidstitel blijkt.

  Let op De naam is overgenomen uit een concept of lokale variant in plaats van uit het goedgekeurde beleidsregister, waardoor de titel niet overeenkomt met het beheerde document.

• Beleidsgroep voor dekking

  Beleid / HR

  Vermeld op welke werknemersgroepen het beleid van toepassing is, waarbij de eigen formulering van de organisatie voor werknemers, niet-werknemers of beide wordt gebruikt.

  Bewijs Paragraaf over de reikwijdte van het beleid, HR-beleidsmatrix, documenten over het toezicht op contractanten en elke gepubliceerde beleidsverklaring waaruit blijkt wie onder het beleid valt.

  Let op Werknemers en contractanten worden door elkaar gehaald, waardoor de vermelde dekking niet overeenkomt met de feitelijke reikwijdte van het beleid.

• Gedekte personeelsgroepen

  HR / beleid

  Vermeld de personeelssegmenten waarop het beleid van toepassing is, waarbij u de door de organisatie gedefinieerde segmenten gebruikt in plaats van een generieke aanduiding van het personeelsbestand.

  Bewijs Matrix van de reikwijdte van het beleid, kaart van de personeelssegmentatie, definities van de populaties van HR/contractanten en de goedgekeurde beleidstekst.

  Let op Een segment, zoals uitzendkrachten, contractanten of tijdelijke werknemers, wordt weggelaten omdat de lijst is overgenomen uit het HR-overzicht van het personeelsbestand in plaats van uit de reikwijdte van het beleid.

• Doelstellingen van het beleid

  Beleid / duurzaamheid

  Leg de geformuleerde doelstellingen of beoogde resultaten van het beleid vast, zoals geschreven in het goedgekeurde document en intern gebruikt.

  Bewijs Goedgekeurde beleidstekst, samenvatting van het beleid, document voor de raad van bestuur of commissie, en elk implementatieplan waarin de doelstellingen van het beleid opnieuw worden weergegeven.

  Let op De doelstellingen zijn overgenomen uit een implementatieplan in plaats van uit het goedgekeurde beleid, waardoor de geformuleerde doelstellingen niet overeenkomen met het brondocument.

Hoe u dit voorbereidt

De gegevens opvragen

Vraag de details van het personeelsbeleid op

Vertaal de disclosure naar een interne bedrijfsvraag — en pas die daarna aan op het taalgebruik van uw organisatie.

Welk personeelsbeleid is van toepassing op ons personeelsbestand, en wat omvat het?

Gebruik eerst de eigen beleidsnamen en de terminologie van uw personeelsafdeling en koppel deze daarna aan de informatievelden. Vraag niet in eerste instantie naar de benamingen van het raamwerk; vraag naar de interne beleidsregistratie, de groepen waarop deze betrekking heeft en de vermelde doelstellingen. Controleer het bronmateriaal vóór de definitieve goedkeuring.

Onderwerp: Verzoek om gegevens over het personeelsbeleid voor de rapportage

Hallo [Name],

We bereiden het rapportagepakket voor en hebben de actuele gegevens nodig van het beleid dat op ons personeelsbestand van toepassing is.

Stuur het volgende:
- de naam van het beleid en de huidige versie
- de groepen werknemers waarop het van toepassing is
- de onderdelen van het personeelsbestand waarop het betrekking heeft
- de belangrijkste doelstellingen van het beleid
- bevestiging of het betrekking heeft op dwangarbeid, kinderarbeid en mensenhandel
- de periode / versiedatum en waar het document is opgeslagen

Als er afzonderlijke beleidsdocumenten zijn voor verschillende werknemersgroepen, voeg deze dan allemaal toe en vermeld op welke groepen ze betrekking hebben.

Gebruik eerst de gebruikelijke beleidsnamen en categorieën van uw team. Na ontvangst brengen wij deze in kaart aan de hand van de rapportagevelden. Dit is uitsluitend een trainingssjabloon; pas het aan uw organisatie aan en controleer het bronmateriaal vóór de definitieve goedkeuring.

Met dank,
[Your name]

Hallo [Name] — zou je de actuele gegevens over het personeelsbeleid voor het rapportagepakket kunnen delen?

Stuur de naam/versie van het beleid, op wie het van toepassing is, welke werknemersgroepen binnen scope vallen, de belangrijkste doelstellingen en of het betrekking heeft op dwangarbeid, kinderarbeid en mensenhandel. Voeg ook de documentlocatie en de datum van de beoordeling toe.

Gebruik eerst de gebruikelijke termen van uw team; daarna brengen wij deze in kaart. Dit is uitsluitend een trainingssjabloon — pas het aan uw organisatie aan en controleer het bronmateriaal vóór de definitieve goedkeuring. Bedankt, [Your name]

Sectorvoorbeelden

Stel uw disclosure op

Notities die gegevens tot een disclosure maken

LRA-trainingssjablonen — pas ze aan op uw organisatie en controleer de officiële bron vóór goedkeuring.

Downloadcentrum

Controleren

Controleer bij elke bewering het bewijs

• We hebben de beleidsset gedurende het jaar bijgewerkt en kunnen laten zien wat er is gewijzigd, wanneer dit is gewijzigd en wie de wijziging heeft goedgekeurd.

  Risico Een assuranceverlener zal toetsen of de gerapporteerde wijziging daadwerkelijk heeft plaatsgevonden, gedateerd is en beperkt blijft tot de geclaimde periode, in plaats van een latere bewerking of een algemene intentieverklaring te zijn.

  Te controleren bewijs Versiegeschiedenis, redline- of kopieën met bijgehouden wijzigingen, goedkeuringsdocumenten, notulen van de raad van bestuur of het management, publicatiedata en de definitief uitgegeven beleidstekst.

• We hebben rekening gehouden met de opvattingen van de mensen die door het beleid worden geraakt bij het vormgeven van de beleidsinhoud.

  Risico Een assuranceverlener zal onderzoeken of daadwerkelijk rekening is gehouden met de inbreng van belanghebbenden, of dat de verklaring niet wordt onderbouwd of uitsluitend op een beperkte interne opvatting is gebaseerd.

  Te controleren bewijs Aantekeningen van raadplegingen, verslagen van bijeenkomsten, enquêteresultaten, samenvattingen van klachten of feedback van werknemers, analyses waaruit blijkt hoe feedback het beleid heeft beïnvloed en goedkeuringsdocumenten.

• We kunnen verwijzen naar de beleidssecties waarin het doel ervan wordt uiteengezet, wat het omvat, wat het buiten beschouwing laat en welke groepen het beoogt te beschermen.

  Risico Een assuranceverlener zal controleren of het beleid deze elementen daadwerkelijk bevat en of de bekendgemaakte reikwijdte overeenkomt met het onderliggende document zonder de dekking te overdrijven.

  Te controleren bewijs Het beleidsdocument zelf, reikwijdteverklaringen, uitsluitingsclausules, het in kaart brengen van getroffen groepen en interne beoordelingsnotities waarin de bekendgemaakte samenvatting wordt bevestigd.

• We hebben elk relevant beleid geïdentificeerd en kunnen de belangrijkste regels die het bevat, het doel dat het beoogt te bereiken en de materiële kwesties waaraan het is gekoppeld, laten zien.

  Risico Een assuranceverlener zal toetsen of de toelichting volledig is, of de beleidsbeschrijvingen juist zijn en of het verband met materiële kwesties wordt onderbouwd in plaats van afgeleid.

  Te controleren bewijs Beleidsregister, beleidsteksten, documenten over materialiteits- of impactbeoordelingen, kruisb¬verwijzingsmatrix en beoordelings- en goedkeuringsdocumenten.

• Waar een beleid verwijst naar externe beginselen of initiatieven, beschikken we over de brondocumenten en kunnen we de exacte toezeggingen laten zien die we hebben gedaan.

  Risico Een assuranceverlener zal controleren of elke externe verwijzing specifiek en actueel is en niet wordt overdreven, en of het beleid zich er daadwerkelijk toe verbindt.

  Te controleren bewijs Beleidsformulering, kopieën of links naar de genoemde beginselen of initiatieven, notities van juridische of duurzaamheidsbeoordelingen en bewijs van goedkeuring.

• We kunnen het overkoepelende rechtenbeleid laten zien, aangeven waar het zich binnen de beleidsset bevindt en welke groepen het beoogt te omvatten.

  Risico Een assuranceverlener zal onderzoeken of het beleid bestaat zoals beschreven, of de dekkingsverklaring in verschillende documenten consistent is en of de genoemde groepen door het bronmateriaal worden ondersteund.

  Te controleren bewijs Documenten over de beleidshiërarchie, de overkoepelende beleidstekst, verklaringen over reikwijdte en doelgroep, groepsdefinities en goedkeuringsregistraties.

Waar concepten misgaan

Fouten om te vermijden en waar een oordeel nodig is

De linkerkolom toont wat opstellers fout doen bij het verzamelen; de rechter waar u een oordeel moet vellen en toelichten.

Voorbeelden

Hoe het op de pagina leest

Synthetisch, geschreven door LRA — niet afkomstig uit een bedrijfsrapport en geen tekst uit een standaard.

Kwaliteitsladder

• Basis

  We hebben beleid voor ons eigen personeelsbestand.

• Beter

  We hebben een benoemd beleid voor werknemers en contractanten dat vaste medewerkers, uitzendkrachten en leerlingen omvat, en dat erop gericht is gedwongen arbeid, kinderarbeid en mensenhandel te voorkomen.

• Best

  We passen ons Gedragsbeleid voor het eigen personeelsbestand toe op werknemers en niet-werknemers, waaronder vaste medewerkers, uitzendkrachten en leerlingen, en we hebben het dit jaar herzien omdat we het toezicht op contractanten hebben uitgebreid na een kleine toename van het aantal uitbestede functies.

Toets uw begrip

Scenario’s om door te werken

Verwijzingen naar het raamwerk

Relevante ESRS-vereisten en verwante disclosures

Guides that settle this question

Gerelateerd & verkennen

Meer in ESRS S1 →Volledige catalogus bekijken →Zoeken in alle disclosures →

FAQ

Vragen die deze pagina beantwoordt

Meer vragen waarbij deze pagina helpt