Acties & middelen

Voorbereiden

Wat te verzamelen vóór het opstellen

Vink elk veld af zodra het bewijs binnen is. Eigenaren zijn de teams die de bronbestanden doorgaans beheren.

• Uitgevoerde acties

  Duurzaamheid / bedrijfsvoering

  Een duidelijke samenvatting van de stappen die de organisatie heeft ingevoerd, met inbegrip van wat is gedaan en in welke fase dit nu verkeert.

  Bewijs Actievolgsysteem, projectupdates, managementrapportages, herstelplannen.

  Let op De actielijst is ontleend aan een plan en niet aan wat daadwerkelijk is voltooid, waardoor geplande en uitgevoerde acties door elkaar worden gehaald.

• Betrokkenheid van leveranciers

  Inkoop / leveranciersbeheer

  Een korte beschrijving van de manier waarop de organisatie met leveranciers aan de kwestie heeft samengewerkt, met inbegrip van de belangrijkste gebruikte methoden voor betrokkenheid.

  Bewijs Communicatie met leveranciers, vergadernotulen, inkoopdocumenten, logboeken van leveranciersprogramma's.

  Let op De benadering van leveranciers wordt gerapporteerd vanuit een centrale programmalijst, maar niet afgestemd op de daadwerkelijk benaderde leveranciers, waardoor inactieve leveranciers worden meegeteld.

• Auditactiviteit

  Interne audit / compliance

  Een samenvatting van de uitgevoerde controles of beoordelingen, met inbegrip van wat is onderzocht en het belangrijkste resultaat van die controles.

  Bewijs Auditrapporten, interne beoordelingsdossiers, assurance-aantekeningen, logboeken van corrigerende maatregelen.

  Let op Auditgegevens zijn ontleend aan het auditplan in plaats van aan voltooide beoordelingen, waardoor geplande en afgeronde audits door elkaar lopen.

• Opleiding en ondersteuning

  HR / leren en ontwikkeling

  Een beschrijving van de geboden capaciteitsopbouw, zoals opleiding, begeleiding of ondersteuning, en van wie deze heeft ontvangen.

  Bewijs Registraties van deelname aan opleidingen, leermateriaal, workshoplogboeken, HR-ontwikkelingsdossiers.

  Let op Opleiding wordt gerapporteerd op basis van registraties van gegeven cursussen, maar de deelnemerslijst wordt niet gecontroleerd, waardoor deelnemers en genodigden door elkaar lopen.

• Impactcategorie

  Duurzaamheid / risico

  Het soort effect dat wordt aangepakt, geformuleerd in bedrijfstermen zodat de lezer kan zien op welk soort kwestie de actie betrekking heeft.

  Bewijs Impactbeoordeling, kwestielogboek, casusnotities, risicoregister.

  Let op De impact wordt beschreven met behulp van een andere interne categorisatieset dan die welke in het beoordelingsbestand wordt gebruikt, waardoor het label niet overeenkomt met het onderliggende casustype.

• Reactiemaatregelen

  Duurzaamheid / bedrijfsvoering

  Een samenvatting van de stappen die naar aanleiding van de kwestie zijn genomen, met inbegrip van wat de organisatie daadwerkelijk heeft gedaan en eventuele vervolgmaatregelen.

  Bewijs Herstelplan, notities over casemanagement, logboek van managementacties, correspondentie.

  Let op De reactie is overgenomen uit het beoogde mitigatieplan, waardoor voorgestelde acties worden gerapporteerd alsof ze al hebben plaatsgevonden.

• Gebruikte invloed

  Inkoop / juridisch

  Een beschrijving van de manieren waarop de organisatie haar relatie met de leverancier heeft gebruikt, met inbegrip van eventuele toegepaste contractvoorwaarden of inkoopmacht.

  Bewijs Contractuele bepalingen, correspondentie met de leverancier, escalatiedossiers van inkoop, notities van commerciële beoordelingen.

  Let op Commerciële druk en contractuele rechten worden samengevoegd, waardoor de gerapporteerde beïnvloedingsmethode niet overeenkomt met het daadwerkelijk gebruikte aangrijpingspunt.

• Prestatiemaatstaven

  Inkoop / leveranciersprestaties

  De belangrijkste maatstaven die worden gebruikt om de prestaties van leveranciers te volgen, met inbegrip van de naam van de maatstaf en de periode of basis die wordt gebruikt om deze te berekenen.

  Bewijs KPI-dashboard, leveranciersscorecard, prestatierapporten, managementrapportages.

  Let op De maatstaf is afkomstig uit een andere rapportageperiode of op een andere basis dan de leveranciersscorecard, waardoor de KPI niet aansluit op het bronrapport.

• Leveranciersscorecard

  Inkoop / leveranciersprestaties

  De beoordeelde prestatiescore of beoordeling van de leverancier, met inbegrip van de beoordelingsschaal en de periode waarop deze betrekking heeft.

  Bewijs Leveranciersscorecard, pakket voor prestatiebeoordeling, registratie in het inkoopsysteem.

  Let op De score is afkomstig uit een lokaal spreadsheet in plaats van uit de actuele leveranciersregistratie, waardoor de gerapporteerde beoordeling niet aansluit op het bronsysteem.

• Auditbevindingen

  Interne audit / compliance

  Het resultaat van de auditwerkzaamheden, met inbegrip van de belangrijkste bevindingen, het resultaat geslaagd/niet geslaagd of eventuele vastgestelde uitzonderingen.

  Bewijs Auditrapport, assuranceverklaring, register van bevindingen, tracker voor corrigerende maatregelen.

  Let op Het resultaat is samengevat op basis van het conceptrapport in plaats van de definitieve, goedgekeurde versie, waardoor de gerapporteerde bevindingen niet overeenkomen met de voltooide audit.

• Aantal incidenten

  Risico / compliance

  Het totale aantal incidenten dat in de verslagperiode is geregistreerd, met gebruikmaking van één consistente incidentdefinitie en één duidelijke peildatum.

  Bewijs Incidentenregister, casemanagementsysteem, incidentenlogboek, escalatieregisters.

  Let op De telling combineert incidenten uit verschillende perioden of telt heropende zaken tweemaal, waardoor het totaal niet overeenkomt met het incidentenregister.

• Incidenttypen

  Risico / compliance

  Een beschrijving van de soorten geregistreerde incidenten, gegroepeerd in duidelijke categorieën die overeenkomen met het incidentenlogboek.

  Bewijs Incidentenregister, casenotities, classificatiehandleiding, onderzoekssamenvattingen.

  Let op Incidenttypen worden gegroepeerd volgens een andere taxonomie dan het incidentenlogboek, waardoor de categorieën niet aansluiten op de bronregistraties.

• Ernst van incidenten

  Risico / compliance

  Het ernstniveau dat aan de incidenten is toegekend, aan de hand van de door de organisatie vastgestelde schaal en de grondslag die is gebruikt om de ernst te beoordelen.

  Bewijs Incidentenregister, ernstmatrix, onderzoeksrapport, escalatiebeleid.

  Let op De ernst wordt toegekend aan de hand van een andere schaal dan de incidentenmatrix, waardoor gevallen met een lage, gemiddelde en hoge ernst niet consistent worden geclassificeerd.

Hoe u dit voorbereidt

De gegevens opvragen

Verzoek om bewijs van acties en monitoring bij leveranciers

Vertaal de disclosure naar een interne bedrijfsvraag — en pas die daarna aan op het taalgebruik van uw organisatie.

Welke acties hebben we met leveranciers ondernomen, welke invloed hebben we gebruikt en welk bewijs toont de opvolging, controles en incidentregistratie voor de rapportageperiode?

Gebruik eerst je eigen taal voor leveranciersmanagement en koppel die daarna aan de toelichting. Als je team bijvoorbeeld spreekt over herstelmaatregelen voor leveranciers, corrigerende acties, scorecards, locatiecontroles of incidenten bij leveranciers, gebruik die termen dan in het verzoek en vertaal ze pas daarna voor de rapportage.

Onderwerp: Verzoek om actie van de leverancier en monitoringbewijsmateriaal voor [rapportageperiode]

Beste [naam],

Wij bereiden het pakket voor de duurzaamheidsrapportage voor en hebben uw hulp nodig bij het leveranciersgerelateerde bewijsmateriaal voor [bedrijfsgebied / categorie]. Deel de onderstaande informatie voor [rapportageperiode], gebruik waar mogelijk de eigen termen van uw team en voeg een korte toelichting toe, zodat wij deze voor de rapportage kunnen koppelen.

Verstrek alstublieft:
- de belangrijkste acties van leveranciers die gedurende de periode zijn afgerond
- eventuele samenwerking met leveranciers of vervolgactiviteiten
- eventuele uitgevoerde audits, controles of beoordelingen
- eventuele aan leveranciers verstrekte training, coaching of capaciteitsopbouw
- de belangrijkste aangepakte typen kwesties en wat daarop is gedaan
- de gebruikte commerciële of contractuele beïnvloedingsmiddelen, indien van toepassing
- de gebruikte KPI's, leveranciersbeoordelingen, auditresultaten of andere prestatiemaatstaven
- het aantal geregistreerde incidenten bij leveranciers
- de typen incidenten en de wijze waarop elk incident naar ernst is geclassificeerd

Vermeld het bronsysteem of de bestandsnaam, de datum waarop het uittreksel is gemaakt en de persoon die de gegevens kan bevestigen. Voeg ondersteunende documenten toe of neem er een link naar op, indien u die hebt.

Pas dit alstublieft aan de eigen taal van uw organisatie aan en controleer vóór de definitieve goedkeuring de officiële bron.

Met vriendelijke groet,
[naam opsteller]

Hallo [naam] — zou je het actie- en monitoringbewijsmateriaal van de leverancier voor [rapportageperiode] voor [bedrijfsgebied / categorie] kunnen sturen? Vermeld de genomen acties, de opvolging bij de leverancier, audits/controles, training, eventueel ingezette beïnvloedingsmiddelen, KPI-/leveranciersbeoordelings- of auditresultaten en het aantal incidenten met type en ernst. Voeg het bronsysteem, de datum van het uittreksel en eventuele ondersteunende bestanden toe. Gebruik de eigen termen van je team; wij koppelen deze voor de rapportage. Bedankt.

Sectorvoorbeelden

Stel uw disclosure op

Notities die gegevens tot een disclosure maken

LRA-trainingssjablonen — pas ze aan op uw organisatie en controleer de officiële bron vóór goedkeuring.

Downloadcentrum

Controleren

Controleer bij elke bewering het bewijs

• We hebben het dekkingscijfer opgesteld door de bekendgemaakte activiteiten en gerelateerde activiteiten in de waardeketen in kaart te brengen en vervolgens te controleren of de gekozen reikwijdte consistent in het rapport is toegepast.

  Risico Een assuranceverlener kan toetsen of de grens selectief is vastgesteld, of uitsluitingen zijn gerechtvaardigd en of overal waar het cijfer wordt besproken dezelfde reikwijdte is gebruikt.

  Te controleren bewijs Memo over de reikwijdte; grensoverzicht; lijst van opgenomen en uitgesloten entiteiten/activiteiten; goedkeuring door het management; kruiscontroles waaruit blijkt dat in gekoppelde secties en tabellen dezelfde reikwijdte is gebruikt.

• We hebben de acties met betrekking tot transitiegerelateerde impacts op werknemers gekoppeld aan andere duurzaamheidsonderwerpen, zodat de lezer kan zien hoe de verschillende onderwerpen in de praktijk samenhangen.

  Risico Een assuranceverlener kan nagaan of de verbanden reëel en traceerbaar zijn, of dat het rapport afzonderlijke onderwerpen zonder onderbouwing als samenhangend presenteert.

  Te controleren bewijs Conceptnarratief waarin de dwarsverbanden zijn weergegeven; interne mapping tussen onderwerpen; brondocumenten voor de gekoppelde acties; beoordelingsnotities waaruit blijkt dat de verbanden vóór publicatie zijn gecontroleerd.

• We hebben de incidentinformatie kruisverwezen naar de meldkanalen en de gerelateerde actiese cties, zodat de lezer de kwestie van melding tot respons kan volgen.

  Risico Een assuranceverlener kan toetsen of de verwijzingen daadwerkelijk naar de juiste plaatsen leiden, of overal dezelfde incidentenset is gebruikt en of een materiële koppeling is weggelaten.

  Te controleren bewijs Controle van hyperlinks of paginaverwijzingen; incidentenlogboek; kanaalregistraties; actietracker; definitieve proef waaruit blijkt dat de verwijzingen vóór uitgifte zijn getest.

• We hebben de belangrijkste reeds genomen stappen, de geplande stappen en de stappen die nog gaande zijn beschreven om de negatieve effecten op werknemers in de toeleveringsketen aan te pakken.

  Risico Een assuranceverlener kan vragen of de acties zijn voltooid, of de timing duidelijk is en of de formulering overdrijft wat daadwerkelijk is gestart of geleverd.

  Te controleren bewijs Actieplan; projecttracker; updates over de implementatiestatus; goedkeuringen voor geplande versus voltooide acties; bewijs dat elke actie actueel was op de rapportagedatum.

• We hebben de belangrijkste maatstaven en de middelen uiteengezet die zijn toegewezen om de positieve en negatieve impacts, risico's en kansen in verband met werknemers in de toeleveringsketen te beheren.

  Risico Een assuranceverlener kan toetsen of de beschrijving van de middelen voldoende specifiek is, of de maatregelen daadwerkelijk essentieel zijn en of de toewijzing overeenkomt met de vermelde prioriteiten.

  Te controleren bewijs Begrotings- en personeelsregistraties; programm plannen; eigendomsmatrix; managementdocumenten waaruit blijkt waarom de maatregelen als essentieel zijn geselecteerd; interne beoordeling van de toewijzing van middelen.

• Waar bedrijfsdruk de respons had kunnen beperken, hebben we de invloed die we hadden, eventuele gezamenlijke actie met anderen en de manier waarop we met die spanningen zijn omgegaan, gedocumenteerd.

  Risico Een assuranceverlener kan onderzoeken of de onderneming daadwerkelijk invloed had, of waar nodig collectieve actie is ingezet en of commerciële druk is gebagatelliseerd of genegeerd.

  Te controleren bewijs Registraties van contacten met leveranciers; documenten over gezamenlijke initiatieven; escalatienotities; besluitvormingsdocumenten over afwegingen; bewijs van de wijze waarop commerciële beperkingen in aanmerking zijn genomen en opgelost.

Waar concepten misgaan

Fouten om te vermijden en waar een oordeel nodig is

De linkerkolom toont wat opstellers fout doen bij het verzamelen; de rechter waar u een oordeel moet vellen en toelichten.

Voorbeelden

Hoe het op de pagina leest

Synthetisch, geschreven door LRA — niet afkomstig uit een bedrijfsrapport en geen tekst uit een standaard.

Kwaliteitsladder

• Basis

  Dit jaar hebben we 3 leverancierskwesties geregistreerd.

• Beter

  Dit jaar hebben we 3 leverancierskwesties geregistreerd, gegroepeerd naar soort schade en gevolgd aan de hand van onze leverancierscontroles en ons verbeterplan.

• Best

  Dit jaar hebben we bij onze directe leveranciers 3 leverancierskwesties geregistreerd, gegroepeerd naar soort schade en ernst, en hebben we contractvoorwaarden, inkoopinvloed, audits, KPI's en opleiding gebruikt om deze aan te pakken; het aantal was onveranderd ten opzichte van vorig jaar, omdat we de controles naar meer locaties hebben uitgebreid en meer gevallen met een lage ernst hebben gevonden.

Toets uw begrip

Scenario’s om door te werken

Verwijzingen naar het raamwerk

Relevante ESRS-vereisten en verwante disclosures

Guides that settle this question

Gerelateerd & verkennen

Meer in ESRS S2 →Volledige catalogus bekijken →Zoeken in alle disclosures →

FAQ

Vragen die deze pagina beantwoordt

Meer vragen waarbij deze pagina helpt