UK SRS S1 : calendrier de publication et emplacement du rapport — pourquoi l’allègement IFRS relatif à la publication différée a été supprimé

Guide pratique à vocation pédagogique. Ne constitue pas un conseil juridique ou d’assurance. Vérifiez le texte actuel de UK SRS, les règles de présentation de l’information applicables et les faits propres à l’entité avant d’agir.

UK SRS S1 ne considère pas les informations financières liées à la durabilité comme une couche facultative de communication pouvant être publiée à tout moment opportun. Le paragraphe 60 les place dans les rapports financiers à usage général. Le paragraphe 64 exige qu’elles soient présentées en même temps que les états financiers correspondants et qu’elles couvrent la même période de présentation de l’information financière. Ces exigences favorisent une information connectée : les utilisateurs peuvent évaluer les risques et opportunités liés à la durabilité parallèlement à la situation financière, à la performance, aux flux de trésorerie et aux commentaires de la direction concernant la même entité et la même période.

La Norme autorise une certaine souplesse quant à l’emplacement, mais la souplesse ne doit pas entraîner de fragmentation. Les informations peuvent figurer dans un rapport stratégique, des commentaires de la direction ou un autre rapport faisant partie des rapports financiers à usage général conformément aux exigences applicables. Lorsque l’entité utilise un document distinct ou incorpore des informations par renvoi, elle doit préserver le calendrier, l’accès, la précision, la compréhensibilité, la responsabilité et le contrôle des versions.

Figure 1. UK SRS S1 exige un ensemble unique de rapports financiers à usage général couvrant la même période et publié au même moment, même lorsque les informations sont placées dans différents emplacements contrôlés.

IFRS S1 prévoyait une mesure d’allègement transitoire applicable à la première année, qui autorisait une entité à publier ses informations financières relatives à la durabilité après les états financiers correspondants, dans certaines limites. Le gouvernement britannique a supprimé cette mesure d’allègement de UK SRS S1. La réponse du gouvernement a mis cette décision en relation avec la valeur d’une présentation de l’information intégrée et connectée, ainsi qu’avec l’expérience déjà acquise par de nombreuses entités britanniques en matière de présentation d’informations relatives au climat.

La conséquence pratique est simple : un projet UK SRS S1 initial doit être planifié dès le départ en fonction du calendrier du rapport annuel. L’équipe chargée de la durabilité ne peut pas supposer qu’elle dispose d’une période de production supplémentaire après la publication des résultats. L’importance relative, les éléments probants relatifs à la gouvernance, les indicateurs, les effets financiers, la rédaction, la revue de préparation à la mission d’assurance, l’approbation par le conseil d’administration et la mise en ligne doivent tous s’inscrire dans le même calendrier de clôture et de publication que les états financiers.

Une section dédiée aux informations financières relatives à la durabilité au sein du rapport annuel constitue souvent la voie la plus claire. Elle peut être intégrée au rapport stratégique ou à un autre emplacement autorisé, et utiliser des renvois précis afin d’éviter de dupliquer les informations relatives à la gouvernance, au modèle économique, aux risques ou aux données financières. La structure devrait suivre le parcours décisionnel du lecteur plutôt que de reproduire l’ordre des paragraphes de la Norme, paragraphe par paragraphe.

Un document distinct ne peut faire partie de l’architecture de reporting que s’il est traité comme faisant partie des rapports financiers à usage général de l’entité selon le référentiel applicable et s’il respecte les conditions de calendrier et d’accès prévues par UK SRS. Le titre d’un document — « Rapport de durabilité », « Rapport climatique » ou « Rapport UK SRS » — ne détermine pas son statut. Les questions décisives sont de savoir s’il fait partie de l’ensemble complet de rapports, s’il est disponible au même moment et selon les mêmes modalités que les états financiers, s’il est précisément identifié et s’il relève de la responsabilité de l’entité.

Les renvois croisés peuvent réduire les doublons et renforcer la cohérence des informations. Ils peuvent également rendre l’ensemble d’informations à fournir inutilisable si les références sont vagues, si les liens cessent de fonctionner ou si le document cible est modifié. Le guide d’application B45-B47 fixe les conditions suivantes : les informations faisant l’objet du renvoi doivent être disponibles dans les mêmes conditions et au même moment que les informations de durabilité, l’ensemble complet doit rester au moins aussi compréhensible, l’entité demeure responsable des informations, et le rapport ainsi que l’emplacement précis doivent être identifiés.

Figure 2. Un renvoi croisé valide nécessite une destination précise, un accès simultané, une version contrôlée, un test de compréhensibilité, la responsabilité et des éléments probants archivés.

Registre minimal des renvois croisés

La solidité d’un renvoi dépend de l’accès que les utilisateurs peuvent y avoir. L’entité devrait contrôler le dossier de publication sur support imprimé/PDF, sur le site web, sur la plateforme de dépôt et dans toute version HTML accessible. Une même information ne devrait pas différer silencieusement selon le canal. Les corrections devraient suivre une politique de correction approuvée, avec une date visible et un relevé des modifications lorsque la différence pourrait affecter les décisions des utilisateurs.

Utiliser des URL permanentes ou gérées plutôt que des liens temporaires issus de systèmes de gestion de contenu.

Attribuer à chaque rapport final un identifiant de document stable, une version, une date d’approbation et une somme de contrôle.

Archiver les fichiers et les pages web exacts disponibles à l’horodatage de la publication.

Tester les liens, les ancres de page, les autorisations et le comportement sur mobile et en matière d’accessibilité avant et immédiatement après la publication.

Veiller à ce que le contenu faisant l’objet de renvois reste disponible pendant la période requise en vertu des règles applicables.

Maintenir les définitions, la période de reporting et l’entité publiante visibles à la destination.

Empêcher qu’une modification ultérieure du site web change les informations incorporées sans approbation de la gouvernance et relevé de correction.

Fournir des équivalents textuels et des tableaux accessibles pour les éléments graphiques et les données significatifs.

1. Lors de la planification, confirmer l’emplacement prévu du rapport financier à usage général et obtenir un examen juridique/réglementaire.

2. Intégrer les étapes clés relatives à la durabilité dans le calendrier de clôture financière et du rapport annuel, notamment la date limite de collecte des données, l’analyse des effets financiers et les réunions de gouvernance.

3. Concevoir l’architecture des informations à fournir et le registre des renvois croisés avant le début de la rédaction.

4. Figer les documents sources, les références de page et les destinations numériques avant la diffusion des documents finaux du conseil.

5. Effectuer des examens techniques, juridiques, d’accessibilité, des liens, des versions et de la déclaration de conformité sur l’ensemble du dossier.

6. Obtenir l’approbation du conseil ou de l’organe de gouvernance autorisé pour l’ensemble des informations à fournir et les informations incorporées.

7. Publier simultanément les états financiers et les informations à fournir selon UK SRS S1, conserver l’horodatage et les éléments probants du dépôt, et surveiller l’accès après la publication.

8. Contrôler les corrections, les traductions et les communications ultérieures relatives à la durabilité par rapport à la version canonique approuvée.

Scénario illustratif. Un groupe coté publie traditionnellement son rapport annuel en mars et un rapport de durabilité détaillé en juin. Il souhaite appliquer volontairement UK SRS S1 lors du prochain cycle. Le rapport annuel de mars contient des indicateurs climatiques et des risques principaux, mais pas l’ensemble des risques et opportunités liés à la durabilité, des effets financiers ou des informations sources.

Le groupe crée une section UK SRS dédiée au sein du rapport stratégique pour toutes les informations à fournir importantes axées sur les investisseurs et utilise des renvois croisés précis vers les sections consacrées à la gouvernance et à l’examen financier. Le rapport de juin reste une publication plus large consacrée aux impacts et aux parties prenantes, mais il ne comporte plus la déclaration de conformité à UK SRS S1. Certaines méthodologies sont placées dans un document contrôlé publié à la date du rapport annuel et incorporées au moyen d’un registre au niveau des pages. Le conseil approuve l’ensemble du dossier de mars, et l’équipe web archive les versions exactes et les horodatages.

Les entités devraient tenir un registre des décisions réglementaires distinguant : (1) le texte final volontaire de UK SRS S1 ; (2) les exigences légales ou de cotation existantes ; (3) les propositions de la FCA ; et (4) les travaux futurs de politique publique relatifs au Companies Act. L’architecture de publication devrait pouvoir s’adapter, mais l’entité ne devrait pas anticiper les décisions finales concernant le champ d’application, les dispositions transitoires, l’emplacement, les mesures d’allègement ou l’assurance.

Traiter la date de publication d’un rapport de durabilité autonome comme indépendante du calendrier des états financiers.

Utiliser l’allègement IFRS S1 E4 supprimé dans une analyse de conformité à UK SRS S1.

Supposer qu’un document fait partie des rapports financiers à usage général parce qu’il est accessible depuis le site web consacré aux relations avec les investisseurs.

Faire un renvoi à l’ensemble d’un rapport plutôt qu’aux informations précises.

Faire référence à des contenus qui ne sont pas disponibles dans les mêmes conditions et au même moment.

Permettre aux versions PDF, HTML et de la plateforme de dépôt de contenir des informations importantes différentes.

Ne pas rendre les informations UK SRS identifiables parmi un contenu ESG ou relatif aux incidences plus large et volontaire.

Utiliser une déclaration de conformité qui va au-delà de l’ensemble contrôlé des informations à fournir.

Confondre une proposition issue d’une consultation de la FCA avec une règle de cotation définitive.

Ignorer la responsabilité des administrateurs, l’accessibilité et les contrôles des corrections.