Comment préparer un rapport GRI

Visuel du LRA Knowledge Hub — destiné à un usage éditorial et pédagogique sous marque.

Projet pédagogique prêt à publier. Confirmer le champ d’application juridique propre à la juridiction et les dernières versions adoptées des normes avant publication.

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Les organisations publient généralement un rapport de développement durable, un rapport intégré ou un rapport annuel et le présentent comme un rapport GRI. Les informations GRI peuvent également être publiées à plusieurs endroits, à condition que les utilisateurs puissent les trouver au moyen d’un index du contenu GRI clair et que l’organisation respecte les exigences du mode de reporting choisi.

Le projet devrait donc être conçu comme un système de reporting : gouvernance, matérialité, exigences relatives aux informations à fournir, données, éléments probants, rédaction, contrôle et publication. Commencer par la conception des pages avant que ces éléments soient stabilisés crée généralement un document soigné mais peu conforme.

Figure 1. Un rapport GRI fiable est produit au moyen d’un processus contrôlé, la gouvernance et les éléments probants intervenant à chaque étape.

• Confirmer la période de reporting, la date de publication, la langue, les canaux et le mode de reporting prévu : conformément aux Normes GRI ou avec référence à celles-ci.

• Nommer un sponsor exécutif, un responsable technique, un chef de projet, des responsables des thèmes, des responsables des données, des réviseurs et les approbateurs finaux.

• Définir les entités, les activités et les relations dans la chaîne de valeur à prendre en compte, et rapprocher le périmètre du reporting de développement durable avec le groupe du reporting financier.

• Créer un registre des normes en utilisant les versions officielles en vigueur et les dates d’entrée en vigueur.

• Convenir du protocole relatif aux éléments probants, au contrôle des versions et à la validation avant le début de la collecte des données.

Établir une image actuelle des activités, produits, services, marchés, travailleurs, sites, chaînes d’approvisionnement, clients, relations d’affaires, de la gouvernance et de l’exposition réglementaire. Le contexte constitue le fondement de l’identification des impacts et des Informations générales dans GRI 2.

Utiliser les dossiers de diligence raisonnable, les incidents, les réclamations, les audits, les éléments probants des parties prenantes, les sources scientifiques ou sectorielles et l’analyse de la chaîne de valeur pour identifier les impacts positifs et négatifs. Rédiger chaque entrée sous la forme d’une déclaration claire relative à un impact plutôt que d’une étiquette générale de thème.

Appliquer les critères de GRI 3 pour évaluer l’importance des impacts et hiérarchiser les impacts les plus importants. Regrouper les impacts connexes en thèmes matériels, documenter le seuil et l’approbation, et conserver une liste de surveillance des impacts émergents ou inférieurs au seuil.

Vérifier si une ou plusieurs Normes sectorielles GRI s’appliquent aux activités de l’organisation. Utiliser la Norme pour remettre en question l’exhaustivité de l’identification des impacts, examiner les thèmes décrits pour le secteur, mettre en correspondance les informations à fournir associées et documenter toute explication requise pour les thèmes sectoriels dont il a été conclu qu’ils ne sont pas matériels.

Le registre des informations à fournir est le centre de contrôle du projet. Il convertit la liste des thèmes matériels et l’architecture GRI en exigences relatives aux éléments probants pouvant être attribuées.

Formulez les demandes de données à partir du registre des informations à fournir, et non à partir d’une liste informelle d’indicateurs. Les données quantitatives devraient inclure les définitions, les unités, les systèmes sources, les fichiers de calcul, les notes relatives au périmètre, les données comparatives de l’exercice précédent et les éléments probants de la revue. Les informations narratives devraient être étayées par des politiques approuvées, des documents de gouvernance, des plans d’action, des registres d’incidents et des éléments probants de performance, plutôt que par des engagements génériques.

Rédigez les informations générales à fournir de GRI 2, GRI 3-1 et 3-2, ainsi que GRI 3-3 pour chaque thème matériel. Ajoutez les informations à fournir pertinentes des normes thématiques et sectorielles. Lorsque les informations à fournir de la GRI ne décrivent pas entièrement un impact important, ajoutez des informations propres à l’entité plutôt que de faire entrer de force l’impact dans un indicateur inadéquat.

• les impacts réels et potentiels associés au thème matériel ;

• si et comment l’organisation est impliquée par l’intermédiaire de ses activités ou de ses relations d’affaires ;

• les politiques ou engagements, y compris, le cas échéant, les engagements en matière de conduite responsable et de droits humains ;

• les mesures visant à prévenir ou à atténuer les impacts négatifs potentiels, à remédier aux impacts négatifs réels et à gérer les impacts positifs ;

• la manière dont l’efficacité des mesures est suivie, notamment au moyen d’objectifs, de cibles, d’indicateurs, d’enseignements tirés et de retours des parties prenantes.

Dans le cadre d’un reporting conforme aux normes GRI, une organisation qui ne peut pas se conformer à une information à fournir ou à une exigence pertinente ne peut utiliser que les motifs d’omission autorisés par la GRI et doit fournir l’explication requise. Les catégories comprennent les cas où l’information n’est pas applicable, les interdictions légales, les contraintes de confidentialité et les informations indisponibles ou incomplètes. Les conditions précises et les exigences relatives aux explications prévues par GRI 1 doivent être respectées.

Établir l’index comme un livrable dynamique issu du registre des informations à fournir. Il doit préciser la modalité et la période de reporting, identifier les Normes GRI utilisées, répertorier les informations à fournir et leurs emplacements précis, présenter les motifs d’omission, traiter les informations applicables de la Norme sectorielle et contenir la déclaration d’utilisation requise.

• Retracer chaque emplacement indiqué dans l’index du contenu jusqu’à la version finale prête à publier, et non jusqu’au brouillon.

• Vérifier chaque composante « doit » de chaque information à fournir communiquée.

• Rapprocher les totaux, les unités, les périmètres et les chiffres comparatifs dans l’ensemble du rapport et des états financiers.

• Vérifier que les affirmations concernant les politiques, les objectifs et les progrès sont étayées par des éléments probants.

• Examiner les motifs d’omission et la déclaration de reporting.

• Obtenir l’approbation de la gouvernance et conserver la trace de la décision.

• Lorsqu’une assurance externe est utilisée, convenir suffisamment tôt du périmètre et des attentes en matière d’éléments probants ; l’assurance est encouragée, mais elle ne constitue pas en soi une condition pour réaliser un reporting conforme aux GRI.

Publier le rapport et l’index du contenu dans des emplacements accessibles, effectuer l’étape de notification à la GRI, conserver les archives finales des éléments probants et consigner les retours. Le cycle suivant doit commencer par les changements intervenus dans les activités, les incidents, les relations d’affaires, les éléments probants fournis par les parties prenantes et les normes — et non par la copie de la liste des thèmes de l’année précédente.

• Recopier les sujets matériels de l’année précédente sans réévaluer les impacts.

• Commencer la collecte des données avant d’avoir établi la matérialité et l’applicabilité des informations à fournir.

• Traiter la GRI 2 comme une courte section de présentation de l’entreprise et omettre les exigences relatives à la gouvernance ou aux politiques.

• Rendre compte de l’existence d’une politique, mais pas des actions, de l’efficacité ou des éléments probants relatifs aux impacts.

• Utiliser des références de pages qui renvoient à une simple mention d’un sujet plutôt qu’aux informations à fournir requises.

• Appliquer la mention « non applicable » à des informations à fournir dont la collecte est simplement difficile.

• Utiliser l’affirmation « conforme à la GRI » sans satisfaire aux exigences formelles de l’option « en conformité ».

• Reporter l’index du contenu et la revue technique jusqu’à la date limite de publication.

Un rapport GRI crédible est le résultat visible d’un processus contrôlé de présentation des informations. Les impacts matériels déterminent les sujets matériels ; les sujets matériels déterminent les informations à fournir pertinentes ; et chaque information à fournir est étayée par des éléments probants, une revue et un index du contenu transparent. Lorsque cette chaîne est intacte, la conception et la narration peuvent renforcer le rapport sans remplacer son fondement technique.

Les liens ci-dessous renvoient à la source officielle de l’organisme normalisateur ou à la source législative officielle. Ils doivent être revérifiés dans le cadre du contrôle de mise à jour préalable à la publication.

1. GRI 1: Foundation 2021. Exigences fondamentales, principes de présentation des informations, options « en conformité » et « avec référence ». Ouvrir la source officielle

2. GRI 3: Material Topics 2021. Exigences et recommandations officielles pour déterminer les sujets matériels et en rendre compte. Ouvrir la source officielle

3. GRI Standards — English language. Point d’accès officiel de la GRI aux Normes universelles, sectorielles et thématiques. Ouvrir la source officielle

4. How to use the GRI Standards. Recommandations officielles de la GRI et ressources d’assistance destinées aux organisations présentant des informations. Ouvrir la source officielle