Registre des sources et demande de données GRI

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De nombreuses équipes chargées du reporting commencent la collecte des données avec une feuille de calcul comportant uniquement les en-têtes 'indicateur', 'valeur' et 'responsable'. Cela peut suffire pour obtenir un chiffre, mais pas pour établir si ce chiffre répond à l’information à fournir, utilise le périmètre correct, a été revu ou peut être localisé dans le rapport publié. À mesure que la rédaction progresse, les notes méthodologiques restent dans les e-mails, les éléments probants sont stockés dans des espaces de partage et les références aux pages sont ajoutées manuellement après la mise en page. Les mêmes questions se posent alors l’année suivante.

Un registre des sources transforme ce processus fragmenté en système de reporting. Il décompose chaque information à fournir en exigences d’information gérables, crée une demande attribuée à un responsable, relie la réponse aux éléments probants et à la revue, et transfère le résultat approuvé vers la rédaction et l’Index du contenu. Il rend également visibles suffisamment tôt les problèmes non résolus pour qu’ils puissent être remontés, plutôt que d’être découverts durant la semaine de publication finale ou lors des entretiens de présentation dans le cadre de l’assurance.

Le registre devrait permettre à un réviseur compétent de répondre à cinq questions sans rechercher dans la correspondance du projet : Qu’était-il exactement exigé ? Quelle population et quelle période étaient couvertes ? Quelle source et quelle méthode ont produit l’information ? Quelle revue et quelle résolution des problèmes ont eu lieu ? Où l’information approuvée est-elle publiée ? Si l’une de ces questions ne peut pas recevoir de réponse, la ligne n’est pas complète.

Figure 1. Flux de travail reliant les sources aux informations à fournir pour le reporting GRI. Le registre relie l’exigence, la demande de données, les éléments probants sources, la revue, la rédaction et l’Index du contenu, puis transfère l’enregistrement vers le cycle de reporting suivant.

Une information à fournir peut contenir plusieurs sous-exigences, différents responsables et différentes sources. Traiter le numéro de l’information à fournir comme une seule ligne masque souvent des lacunes. Par exemple, une information quantitative à fournir peut exiger un total, des ventilations, une méthodologie, des hypothèses et une explication contextuelle. Une ligne peut provenir d’un système environnemental, une autre des finances, une autre d’une méthodologie approuvée et une autre encore des commentaires de la direction. Le registre devrait être suffisamment détaillé pour détecter les lacunes au niveau des exigences, mais pas au point d’être tellement fragmenté que l’équipe ne puisse pas le gérer.

Figure 2. Anatomie d’un enregistrement pratique du registre des sources GRI. L’enregistrement devrait indiquer ce qui est requis, qui en est responsable, comment les données sont définies, où se trouvent les éléments probants, ce qui reste à résoudre et où l’information approuvée à fournir est publiée.

Figer l’ensemble des sources. Consigner les Normes GRI universelles, sectorielles et thématiques applicables, les éditions et le contexte d’entrée en vigueur avant de concevoir les demandes.

Décomposer les informations à fournir. Diviser chaque information à fournir en besoins d’information au niveau des exigences, y compris les ventilations quantitatives, la méthodologie, les informations narratives, les omissions et les informations contextuelles.

Définir l’applicabilité et le périmètre. Définir les entités déclarantes, la population d’impact, le périmètre de la mesure, la période, l’unité, les définitions et la ventilation requise pour chaque ligne.

Attribuer les responsabilités. Nommer le responsable des données, le responsable de la méthodologie, le préparateur, le réviseur, l’approbateur et le responsable de la rédaction ; éviter qu’une boîte aux lettres générique d’équipe soit le seul responsable.

Cartographier les sources existantes. Relier les systèmes sources, les rapports, les politiques, les contrats, les calculs, les procès-verbaux de gouvernance et les ensembles de données externes avant d’émettre une nouvelle demande.

Générer la demande de données. Envoyer uniquement les lignes pertinentes pour le destinataire, avec les définitions, les attentes en matière d’éléments probants, la date d’échéance et la voie d’escalade.

Réviser et résoudre. Tester l’exhaustivité, l’exactitude, les écarts, la méthodologie et les éléments probants ; ouvrir des problèmes plutôt que de corriger silencieusement les données dans le registre principal.

Publier et verrouiller. Reporter les formulations et les emplacements approuvés dans le rapport et l’Index du contenu, conserver l’ensemble final des éléments probants, puis créer la copie de mise à jour pour l’année suivante.

La demande doit traduire la ligne technique en une instruction que le responsable des données peut exécuter. Une demande sollicitant uniquement les « données relatives aux employés selon GRI 2-7 » suppose que le destinataire connaît les catégories, la base du décompte, la période, la ventilation attendue, les autorisations d’estimation et les exigences relatives aux éléments probants. Le modèle ci-dessous rend ces attentes explicites.

La question opérationnelle, le périmètre, la date, les ventilations, le traitement méthodologique, le rapprochement, les éléments probants, le réviseur et la date d’échéance sont visibles. La demande ne demande pas au responsable des ressources humaines de décider si une omission est autorisée ni de rédiger le Content Index ; ces jugements restent du ressort de l’équipe chargée de l’information et de l’examen technique.

Un seul champ indiquant le pourcentage d’avancement est trop faible pour un projet contrôlé. Une ligne peut contenir une valeur soumise tout en présentant encore des lacunes concernant le périmètre, la méthodologie, les éléments probants ou la rédaction. Utilisez un modèle d’état d’avancement qui reflète l’étape réelle du processus d’information.

Le registre indique l’exigence concernée ; le journal des problèmes gère la résolution. Un problème devrait être ouvert lorsque la réponse ne peut pas être corrigée au moyen d’un commentaire de revue ordinaire ou lorsque la résolution nécessite un jugement interfonctionnel, une décision de la direction ou un traitement en vue de la publication. Maintenir l’ID du problème associé à chaque ligne concernée du registre.

Le responsable du reporting crée un registre des sources comportant une ligne par exigence d'information pertinente et attribue des identifiants stables. Les lignes relatives à GRI 2, GRI 3 et aux thèmes pertinents sont liées au recensement des entités et aux éléments probants relatifs à la gouvernance. Les indicateurs thématiques sont liés aux extractions des systèmes et aux fichiers de calcul. Les exigences narratives sont liées aux politiques approuvées, aux éléments probants relatifs aux processus, aux procès-verbaux ou aux registres de gestion, plutôt qu'à un simple paragraphe préliminaire.

Chaque filiale reçoit un dossier de demande filtré. Une note méthodologique centrale définit les catégories de salariés, la conversion de l'énergie, la classification des incidents et les acquisitions. Le registre des problèmes recense trois problèmes récurrents : des définitions locales qui ne correspondent pas au manuel du groupe, des éléments probants conservés uniquement dans des courriels et des informations publiées sur le site web dont les URL ne sont pas définitives. Le groupe résout les problèmes de définition avant la consolidation, transfère les éléments probants vers des dossiers contrôlés et reporte le test final de l'Index du contenu jusqu'à ce que le site publié soit disponible. À la fin de l'exercice, le registre approuvé est verrouillé et reconduit, les lignes modifiées étant signalées pour le cycle suivant.

Une demande de données GRI devrait préciser la demande et l'identifiant de l'information à fournir, les informations nécessaires, le périmètre, la population, la période, l'unité, les définitions, la ventilation, la méthodologie ou le traitement des estimations, les attentes en matière d'éléments probants et de rapprochement, le responsable, le réviseur, la date d'échéance et la voie d'escalade. Générez-la à partir de la ligne du registre des sources, en laissant les décisions relatives aux omissions et à l'Index du contenu GRI à l'équipe chargée de l'établissement du rapport et de la revue technique.

Le registre des sources n'est pas l'Index du contenu GRI. Il s'agit d'un contrôle interne reliant les données au niveau des exigences aux responsables, aux périmètres, aux méthodes, aux éléments probants, à la revue, aux problèmes et aux emplacements de publication finaux ; l'Index du contenu est le répertoire public et le relevé du statut de reporting de GRI, que le registre des sources aide l'équipe à produire.