Liste de contrôle de révision de l’index du contenu GRI : 25 vérifications avant publication

Statut technique : projet de publication fondé sur les sources ; une révision technique humaine finale est requise avant diffusion.

L’index du contenu GRI est la carte de navigation des informations publiées. En vertu de l’exigence 7 de GRI 1, il doit identifier l’affirmation de reporting, l’édition de GRI 1, les normes sectorielles applicables, les sujets pertinents, les informations à fournir publiées, les sources, les emplacements et les motifs d’omission, ainsi que les informations spécifiques aux normes sectorielles. L’exigence 8 définit la déclaration d’utilisation. Il ne s’agit pas de préférences de mise en forme : ces éléments font partie des conditions à remplir pour déclarer conformément aux normes.

Une révision finale a donc deux objectifs. Elle vérifie l’index en tant qu’artefact de reporting, et elle vérifie le chemin entre chaque ligne et l’information publiée correspondante. C’est sur ce second objectif que de nombreuses révisions échouent. Un numéro de page peut être exact tout en renvoyant à un titre, à une déclaration de politique générale ou à une réponse partielle. Le réviseur doit tester l’information à fournir au niveau de l’exigence.

Gelez l’ensemble des publications candidates. Identifiez le PDF exact du rapport, le fichier de l’index du contenu, le rapport annuel, le rapport d’assurance et les pages web à tester. Les liens vers des projets ne constituent pas des éléments probants acceptables.

Attribuez les tests des lignes de manière indépendante. La personne qui a établi l’index ne devrait pas être la seule à ouvrir les références et à juger de l’exhaustivité.

Testez d’abord les affirmations et l’architecture. Résolvez la déclaration d’utilisation, la période, les normes sectorielles applicables et les sujets pertinents avant de vérifier des centaines d’emplacements de lignes.

Testez par exigence, et pas uniquement par information à fournir. Décomposez les informations à fournir complexes en exigences identifiées par des lettres et des numéros, et consignez les lacunes partielles.

Consignez les éléments probants de la réussite. Une vérification n’est complète que lorsque le réviseur consigne ce qui a été ouvert, ce qui correspondait et la version qui a été testée.

Verrouillez et archivez. Après approbation, toute modification du texte du rapport, des pages web, des chiffres ou des liens déclenche un nouveau test ciblé avant diffusion.

Figure 1. Les 25 vérifications sont regroupées en cinq points de contrôle de publication.

Utilisez la colonne « éléments probants de conformité » comme enregistrement minimal dans le dossier de revue. Un résultat conforme doit pouvoir être reproduit par un autre évaluateur. Les exemples d’échec sont indicatifs et non exhaustifs.

Les cinq premiers contrôles protègent la déclaration de niveau le plus élevé. Pour un reporting conforme, GRI 1 donne le modèle de déclaration suivant : « [Nom] a établi son rapport conformément aux normes GRI pour la période [dates de début et de fin]. » L’organisation ne devrait pas improviser une déclaration plus forte telle que « certifié GRI », « entièrement conforme » ou « approuvé par la GRI ». La déclaration doit décrire la même organisation de reporting et la même période que le rapport et les informations GRI 2.

L’applicabilité de la Norme sectorielle doit être conclue avant la finalisation de l’index. Si une Norme sectorielle s’applique, son titre doit figurer dans l’index et ses thèmes probablement matériels doivent être pris en compte dans l’évaluation des thèmes matériels. Un groupe diversifié peut avoir besoin de plus d’une Norme sectorielle.

L’index n’est pas l’endroit où corriger une liste de thèmes matériels non approuvée. L’information 3-2 et l’index doivent présenter la même liste finale. Si les libellés de présentation diffèrent pour faciliter la lecture, il convient de maintenir une référence croisée contrôlée afin que le lecteur et l’évaluateur puissent voir que les concepts sont identiques.

GRI 1 exige d’une organisation qu’elle examine les thèmes des Normes sectorielles applicables. Les thèmes évalués comme non matériels doivent être répertoriés dans l’index avec une explication. Pour les thèmes matériels couverts par une Norme sectorielle, l’organisation présente soit les informations énumérées dans la Norme thématique, soit le motif « non applicable » justifiant l’omission ainsi que l’explication requise lorsque l’Exigence 5-b s’applique. Séparément, l’Exigence 5-a de GRI 1 dispose que seules les informations des Normes thématiques pertinentes pour les impacts de l’organisation doivent être présentées. L’examen doit distinguer ces deux situations.

Les recommandations de GRI 1 attendent des numéros de page ou des liens précis. Lorsque l’information est répartie entre plusieurs emplacements, tous les emplacements nécessaires doivent être inclus. L’évaluateur doit cliquer sur chaque référence ou l’ouvrir dans l’environnement final, et non dans un système de création. Un lien vers une politique peut étayer une information, mais une politique fournit rarement à elle seule les résultats de la période de reporting, l’efficacité, les limites ou les informations relatives aux parties prenantes.

Figure 2. Une ligne valide de l’Index du contenu crée une chaîne testée entre l’exigence et l’élément probant publié.

Créez une feuille temporaire destinée à l’évaluateur, comportant une ligne pour chaque exigence incluse dans l’information. Marquez chaque élément comme présenté, non applicable, omis avec un motif autorisé ou non résolu. Comparez ensuite cette feuille avec l’Index du contenu public. Cela permet de détecter la situation courante dans laquelle une ligne affirme qu’une information est complète alors que le rapport ne répond qu’à une seule partie.

GRI 1 autorise quatre motifs d’omission : non applicable, interdictions légales, contraintes de confidentialité et informations indisponibles/incomplètes. Chacun requiert une explication. « Non pertinent », « données en attente », « sensibilité commerciale » et « non communiqué cette année » ne sont pas des libellés de substitution. Pour les informations indisponibles/incomplètes, l’explication doit identifier les informations manquantes, expliquer pourquoi elles manquent et décrire les mesures prises ainsi que le délai prévu pour les obtenir.

Les motifs d’omission ne sont pas autorisés pour les Informations 2-1 à 2-5, 3-1 ou 3-2. Cela rend le test particulièrement important pour le périmètre de reporting, la période, les retraitements, l’assurance externe et le processus relatif aux thèmes pertinents. Si l’élément requis n’existe pas — par exemple, une politique ou un comité — l’organisation peut souvent se conformer à l’exigence en indiquant qu’il n’existe pas, plutôt qu’en traitant cette absence comme une omission.

Lorsque l’organisation fait référence à une assurance externe, la formulation doit correspondre au rapport du professionnel : objet, critères, période de reporting, niveau d’assurance, exclusions et limitations. Une mission d’assurance limitée portant sur des indicateurs sélectionnés ne permet pas d’affirmer sans réserve que « le rapport de durabilité a fait l’objet d’une assurance ». De même, les services d’examen de l’Index du contenu de GRI portent sur la présentation, l’accessibilité et la mise en œuvre, sur la base d’un échantillonnage, des exigences relatives à l’Index du contenu dans le périmètre de service indiqué ; ils ne constituent pas une conclusion d’assurance externe sur l’ensemble des informations de durabilité communiquées.

Un index techniquement correct peut devenir erroné au cours des dernières 24 heures de la production. La recomposition des pages modifie les références, un éditeur web met à jour une politique, la fonction finance remplace un chiffre, la déclaration d’assurance modifie son périmètre, ou un PDF de rapport est renommé et téléversé à nouveau. Le dernier point de contrôle teste l’ensemble des publications comme une version contrôlée.

Au minimum, rapprocher le nom de l’organisation, la période, les entités, le périmètre, les thèmes pertinents, les politiques, les objectifs, les valeurs quantitatives, les unités, les années de référence et les retraitements dans le rapport, le rapport annuel, l’index, le rapport d’assurance et les pages web. Les liens devraient être accessibles sans identifiants et suffisamment stables pour la durée de vie prévue du rapport. Si une page web est destinée à rester en ligne et à être modifiée au fil du temps, conserver un instantané archivé de la publication ou une référence de date/version.

Le réviseur devrait prononcer l’un des trois résultats suivants : approuver, approuver avec des actions non critiques documentées ou rejeter pour révision. Une affirmation erronée concernant le reporting, une omission interdite, une exigence manquante d’une Norme sectorielle, une lacune importante au niveau de l’exigence, un emplacement non substantiel ou une grave incohérence entre documents constitue un motif de rejet. Ne pas déclasser un problème technique critique parce que la date limite de publication est arrivée.