Utiliser les données GRI pour EcoVadis, le S&P CSA, le CDP et les questionnaires clients

RÉPONDRE | EXPLIQUER | APPLIQUER | ÉLÉMENTS PROBANTS | RELIER | PUBLIER

Cette fiche de connaissances apporte une réponse directe, explique la logique technique, montre comment l'appliquer, identifie les éléments probants nécessaires et fournit un dossier de publication contrôlé. Les exigences, les recommandations, la pratique de mise en œuvre et l'interprétation des experts sont maintenues distinctes.

Une entreprise peut déclarer dans son rapport GRI les prélèvements d'eau de l'ensemble du groupe, remplir une évaluation EcoVadis pour une seule entité juridique, répondre à une question du S&P CSA concernant la société mère cotée, communiquer au CDP selon une autre approche de consolidation et répondre à un client qui demande des informations uniquement sur un site de production ou un produit acheté. Le chiffre peut sembler familier dans chaque canal tout en se rapportant à une organisation, une période ou un périmètre différent.

Le risque est plus important qu'une simple discordance administrative. Les soumissions destinées aux évaluations combinent souvent des politiques narratives, des documents probants, des indicateurs de performance et des critères de notation propres à chaque question. Les questionnaires d'achats peuvent être utilisés pour la qualification des fournisseurs ou les décisions contractuelles. Une réponse techniquement correcte dans le rapport GRI peut donc être incomplète, non étayée ou trompeuse pour un autre destinataire.

Un système de reporting GRI bien conçu reste très utile. Il contient généralement déjà les décisions relatives aux thèmes pertinents, les politiques, les actions de gestion, les objectifs, les indicateurs, les responsables des sources, les notes méthodologiques et les éléments probants. L'article sur la conversion vise à protéger cette valeur au moyen d'une mise en correspondance structurée plutôt qu'à créer à répétition des feuilles de calcul dépourvues de gouvernance.

Un processus GRI mature peut fournir cinq composantes précieuses : une vue des impacts significatifs ; un texte contrôlé sur les politiques et les actions de gestion ; des indicateurs quantitatifs ; les preuves et la méthodologie ; ainsi que les approbations de gouvernance. Ces composantes ne sont réutilisables que lorsque l’organisation peut distinguer le fait sous-jacent de la formulation utilisée dans le rapport publié.

Par exemple, « 42,000 mégalitres d’eau prélevée » ne constitue pas encore une réponse réutilisable. L’objet réutilisable doit également contenir l’entité déclarante, les sites, la période, les sources d’eau, les inclusions et exclusions, la méthode de mesure, l’approche d’estimation, la conversion d’unité, le fichier source, le responsable des données, le réviseur, le statut des retraitements et les preuves justificatives. La page du rapport constitue alors un résultat généré à partir de cet objet.

EcoVadis, S&P CSA et CDP ne sont pas non plus interchangeables entre eux. EcoVadis évalue explicitement la qualité du système de management au moyen des Politiques, des Actions et des Résultats. S&P CSA utilise des critères et des pondérations propres à chaque secteur, associés à des enjeux de durabilité importants et aux facteurs de création de valeur de l’entreprise. CDP utilise son propre questionnaire environnemental annuel et ses propres documents de notation. Un client peut ignorer les trois et demander une empreinte carbone du produit ou un certificat d’audit du site.

Figure 1. Le rapport GRI publié constitue un résultat parmi d’autres. Un socle de durabilité indépendant de la destination régit les faits, les éléments probants, les transformations et les approbations utilisés pour les notations et les questionnaires.

La « source unique de vérité » n’est ni un gigantesque tableur ni un rapport publié unique. Il s’agit d’un ensemble contrôlé d’enregistrements liés. Les petites équipes peuvent commencer dans Excel, SharePoint ou un autre environnement soumis au contrôle documentaire ; les équipes plus importantes peuvent utiliser un logiciel de reporting. La conception de la gouvernance est plus importante que l’outil.

Une correspondance faible contient deux colonnes : « information à fournir GRI » et « numéro de question ». Une correspondance défendable explique pourquoi la source peut être réutilisée et quels changements sont nécessaires. Elle devrait également indiquer le sens de la réutilisation. Les données préparées pour les GRI peuvent étayer une réponse à une évaluation, mais une réponse à une évaluation optimisée pour une grille de notation ne devrait pas redéfinir subrepticement l’information à fournir GRI.

Chaque réponse réutilisée devrait franchir les mêmes contrôles. Cela est particulièrement important lorsque des équipes différentes sont responsables des rapports GRI, des évaluations, des relations avec les investisseurs et des appels d’offres des clients.

Figure 2. Huit contrôles pour une réutilisation maîtrisée. Une réponse n’est diffusée que lorsque la source, la transformation, les éléments probants et la validation propre à la destination sont complets.

1. Entité : confirmer l’entité juridique, le groupe, l’unité opérationnelle, le site ou le produit évalué.

2. Période : faire correspondre l’année demandée, la référence, la période moyenne et la date de soumission.

3. Périmètre : comparer les périmètres opérationnel, financier, de quote-part, du site, de la chaîne d’approvisionnement ou du produit.

4. Définition : vérifier les inclusions, les exclusions, la terminologie et les instructions propres à la question.

5. Unité et dénominateur : confirmer la devise, l’unité de mesure, le dénominateur d’intensité et le facteur de conversion.

6. Calcul : conserver l’extrait source, la formule, le facteur, les estimations, les hypothèses et le rapprochement.

7. Éléments probants : confirmer que le document est à jour, couvre le périmètre évalué et est acceptable pour la destination.

8. Notation et validation : lire les orientations actuelles en matière de notation ou de rapports et obtenir la revue et l’approbation propres à la destination.

Les questionnaires demandent fréquemment si une politique existe, quelles actions ont été mises en œuvre, quelle proportion de l’organisation est couverte, si la performance fait l’objet d’un suivi et quels résultats ont été obtenus. Un rapport GRI peut résumer l’ensemble de ces éléments en un seul paragraphe. La destination peut exiger des éléments probants distincts pour chaque élément.

Un rapport GRI est conçu pour être public, tandis que les portails d’évaluation et de clients peuvent autoriser des pièces justificatives qui ne sont pas publiques. L’organisation devrait qualifier chaque élément probant de public, d’accès externe restreint, de confidentiel interne ou d’interdit à l’usage externe. Cette qualification ne devrait pas être choisie uniquement à l’approche de l’échéance d’un questionnaire.

Les éléments probants publics devraient être cohérents avec le rapport, le site web, les politiques, le recueil de données et les soumissions précédentes.

Les éléments probants à accès restreint devraient avoir un destinataire autorisé, une finalité et une règle de conservation.

Les documents confidentiels ne devraient pas être téléversés simplement parce qu’ils contiennent des informations plus détaillées ; il convient d’utiliser la caviardisation, des synthèses ou une attestation lorsque la destination l’autorise.

Les dates d’expiration des éléments probants, les versions des documents et la couverture organisationnelle devraient faire l’objet d’un suivi.

Une réponse à un questionnaire ne devrait jamais formuler une affirmation d’efficacité plus forte que ne l’étayent les documents sous-jacents.

Les équipes commerciales devraient utiliser des formulations approuvées pour les réponses plutôt que de modifier les définitions techniques afin de respecter le délai d’un appel d’offres.

Les évaluations et les questionnaires suivent souvent des calendriers différents. Un cycle opérationnel centralisé réduit la précipitation et les contradictions. Au début de l’exercice de reporting, mettre à jour les définitions et les inventaires des destinations. Pendant la collecte des données, recueillir les éléments probants une seule fois. Avant chaque soumission, figer la mise en correspondance avec la destination et les orientations en vigueur. Après la soumission, archiver la réponse, consigner les commentaires de l’analyste et réintégrer les améliorations justifiées dans le modèle de données central.

Un registre de correspondance des données de durabilité est un enregistrement contrôlé qui relie la question et la définition d’une destination au fait source sous contrôle, à toute transformation, à l’écart résiduel et au réviseur. Il indique si la réutilisation est exacte, transformée, partielle ou indisponible, tout en conservant l’entité évaluée, la période, le périmètre, l’unité, les éléments probants et la piste d’approbation.