ESRS S4 — Maßnahmen & Ressourcen

Q: Wie bereite ich die Angabe S4-3 anhand der schrittweisen Anleitung auf dieser Seite vor?

Beginnen Sie mit der Erklärung in allgemein verständlicher Sprache und arbeiten Sie dann den schrittweisen Abschnitt zur Vorbereitung auf der Seite durch, um die benötigten Datenpunkte, die Bestandteile des Nachweispakets und die Optionen für den Entwurf der Ausgabe zu ermitteln. Verwenden Sie das Arbeitsbuch und die Library Card, um die Arbeit zu organisieren und die Konsistenz der Angabe von der Datenerhebung bis zur Erstellung des Entwurfs zu wahren.

Q: Welche Datenpunkte muss ich für S4-3 zu Verbraucherinnen, Verbrauchern und Endnutzerinnen und Endnutzern erfassen?

Die Seite führt die vorzubereitenden Datenpunkte auf, darunter umgesetzte Maßnahmen, Sicherheitskontrollen, Datenschutzkontrollen, Schutzmaßnahmen für das Marketing, Auswirkungskategorie, Reaktionsmaßnahmen, Abwägungsentscheidungen, zentrale Kennzahlen, Nachverfolgungskennzahlen, Prüfungsrhythmus, Anzahl der Vorfälle, Art des Vorfalls und Schwere des Vorfalls. Verwenden Sie diese Liste als Ausgangspunkt für die Eingrenzung Ihrer Datenanfrage und Ihres Nachweispakets.

Q: Wie sollte ich den Umfang und die Methodik für S4-3 festlegen, bevor ich die Angabe erstelle?

Nutzen Sie den Abschnitt zur Vorbereitung auf der Seite, um zu entscheiden, welche Maßnahmen, Kontrollen, Vorfälle und Messgrößen in den Anwendungsbereich fallen, und richten Sie anschließend die Methodik an den auf der Seite aufgeführten Datenpunkten aus. Die Anleitung soll Ihnen dabei helfen, diese Eingaben in einen konsistenten Entwurf zu überführen, statt Entscheidungen zum Anwendungsbereich implizit zu lassen.

Q: Wer sollte für die Datenerhebung und den Freigabeprozess für S4-3 verantwortlich sein? 3

Die Seite ist für die Nutzung durch eine für Nachhaltigkeit oder ESG zuständige Person, eine für HR oder Daten verantwortliche Person und eine prüfende Person vorgesehen. Daher sollte die Verantwortung bei der Person liegen, die die relevanten Kontrollen, Vorfalldaten und Nachweise zusammentragen kann. Das Arbeitsbuch und das Nachweispaket helfen Ihnen dabei, Aufgaben zuzuweisen und zu verfolgen, was für die Prüfung benötigt wird.

Q: Welche Nachweise benötige ich, damit S4-3 prüfungsbereit ist? 3

Die Seite enthält fünf zu überprüfende Prüfungsaussagen, jeweils mit einer Aussage, einem Risiko und einer Aufforderung zur Vorlage von Nachweisen, sowie ein Nachweispaket mit fünf Elementen für die Prüfungsbereitschaft. Nutzen Sie diese beiden Abschnitte gemeinsam, um eine Datei zusammenzustellen, aus der hervorgeht, wie die Angabe erstellt und belegt wurde.

Q: Welche häufigen Fehler sollte ich bei der Vorbereitung von S4-3 vermeiden? 3

Die Seite enthält einen Abschnitt zu häufigen Lücken und Fehlern bei der Berichterstattung, der Ihnen helfen soll, Schwachstellen vor der Erstellung des Entwurfs zu erkennen. In der Praxis ist es sinnvoll zu prüfen, ob Ihre Daten, Nachweise und Erläuterungen mit den Datenpunkten und Prüfungsaussagen auf der Seite übereinstimmen.

Q: Wie verwende ich das Arbeitsbuch „Vorbereitung und Prüfung“ für S4-3? 3

Das Download-Center enthält ein Arbeitsbuch „Vorbereitung und Prüfung“ im .xlsx-Format, das Sie zur Organisation der Datenpunkte, Nachweise und Prüfungen verwenden können. Es soll die Vorbereitung unterstützen und nicht Ihre eigenen Quelldatensätze ersetzen.

Q: Wie verwende ich die druckbare Bibliothekskarte für S4-3? 3

Das Download-Center stellt außerdem eine druckbare Bibliothekskarte im PDF-Format bereit, die als schnelle Referenz beim Zusammentragen von Daten und bei der Erstellung der Angabe nützlich ist. Sie kann Ihnen dabei helfen, die wichtigsten Punkte der Seite während Besprechungen zur Prüfung oder bei Nachweisprüfungen im Blick zu behalten.

Q: Was zeigt mir die synthetische Beispielangabe zu S4-3? 3

Die Seite enthält synthetische illustrative Beispielangaben, darunter eine quantitative Tabelle, um zu zeigen, wie die Datenpunkte in einen Entwurf überführt werden können. Betrachten Sie das Beispiel ausschließlich als Hilfe bei Formatierung und Erstellung des Entwurfs, nicht als Vorlage für Ihre eigenen Zahlen oder Schlussfolgerungen.

Q: Wie kann ich S4-3-Daten in einen Entwurf für Erläuterungen und eine Zeile im Inhaltsindex überführen? 3

Nutzen Sie den Abschnitt zur Ausgabe des Entwurfs, der Ideen für Visualisierungen, Formulierungsvorschläge für Erläuterungen und eine Zeile im Inhaltsindex enthält. Dieser Abschnitt soll Ihnen dabei helfen, von den erhobenen Daten zu einer lesbaren Angabe zu gelangen, ohne zusätzliche Inhalte zu erfinden.

Kern der Offenlegung

Im Mittelpunkt steht praktisch die Frage, ob die Reaktion tatsächlich erfolgt, zielgerichtet und hinsichtlich ihres Umfangs ausreichend breit ist. Berichtspflichtige sollten deutlich machen, ob die Maßnahmen das gesamte Unternehmen, bestimmte Standorte, Projekte oder geografische Gebiete abdecken und ob die Ressourcen an den Orten eingesetzt werden, an denen die Auswirkungen tatsächlich entstehen. Ziel ist es zu zeigen, wie die Organisation auf eine Weise reagiert, die dem jeweiligen Problem angemessen ist, und nicht lediglich einige wenige Vorzeigeinitiativen hervorzuheben.

Dieses LRA-Lehrmaterial unterstützt die Erstellung der Offenlegung. Für die genauen Anforderungen ziehen Sie stets die offizielle European Commission-Quelle heran.

Daten anfordern

Fordern Sie die Maßnahmen, Kontrollen und das Vorfallsprotokoll von den zuständigen Verantwortlichen an

Übersetzen Sie die Offenlegung in eine interne Geschäftsfrage — und passen Sie diese dann an die Sprache Ihrer Organisation an.

Welche Maßnahmen, Kontrollen, Überwachungs- und Vorfallsdetails benötigen wir, um zu beschreiben, wie das Unternehmen kundenbezogene Auswirkungen und damit verbundene Risiken im Berichtszeitraum steuert?

Verwenden Sie zuerst die eigenen Bezeichnungen Ihrer Organisation und ordnen Sie sie anschließend den Berichtskategorien zu. Bitten Sie beispielsweise um die Protokolle zu Produktsicherheit, Datenschutz, Inhalten, Kundenvertrauen, Beschwerden, Vorfällen oder Kontrollen, die Ihre Teams bereits verwenden, statt Rahmenwerksbezeichnungen in der Anfrage zu nutzen.

Schwache Anfrage

Bitte stellen Sie für die Angabe die Nachweise zu den Maßnahmen und Ressourcen gemäß ESRS S4 bereit, einschließlich der umgesetzten Maßnahmen, Produktsicherheitsmaßnahmen, Datenschutzmaßnahmen, Maßnahmen für verantwortungsvolles Marketing, der Art der Auswirkungen, der ergriffenen Maßnahmen, Abwägungen, KPIs, Leistungsindikatoren, der Überwachungshäufigkeit, der Anzahl der Vorfälle sowie deren Art und Schweregrad.

Warum sie scheitert: Hier wird eine Rahmenterminologie verwendet, die viele Teams im Arbeitsalltag nicht nutzen, sodass die verantwortliche Person möglicherweise nicht weiß, welche Aufzeichnungen abgerufen werden sollen. Außerdem werden zu viele Bezeichnungen gebündelt, ohne anzugeben, in welchen internen Protokollen, Systemen oder Teams die Nachweise vorhanden sind. Dadurch wird eine schnelle Antwort erschwert und das Risiko unvollständiger oder inkonsistenter Daten erhöht.

Bessere Anfrage

Bitte senden Sie die neuesten Protokolle, Übersichten oder Dashboards, die Ihr Team für Produktsicherheit, Datenschutz, Inhalte, Kundenvertrauen und damit verbundene Vorfälle für [period] verwendet. Fügen Sie die ergriffenen Maßnahmen, die bestehenden Kontrollen, die überwachten Aspekte, die Überprüfungshäufigkeit sowie alle Vorfälle mit Art und Schweregrad hinzu. Falls Entscheidungen getroffen wurden, bei denen eine Priorität gegen eine andere abgewogen werden musste, vermerken Sie dies ebenfalls. Verwenden Sie zunächst die Formulierungen Ihres eigenen Teams; wir ordnen sie anschließend dem Berichtsunterlagenpaket zu.

Vorlage für eine formelle E-Mail

Betreff: Anfrage zu kundenbezogenen Kontrollen, Maßnahmen und Vorfalldetails für [reporting period]

Hallo [name/team],

wir erstellen derzeit die Unterlagen für die Nachhaltigkeitsberichterstattung und benötigen aus Ihrem Bereich ein kurzes Nachweispaket für [reporting period]. Bitte senden Sie die Informationen, über die Ihr Team bereits zu den Kontrollen, Maßnahmen, Überwachungen und Vorfällen im Zusammenhang mit [your internal terms: e.g. product safety / privacy / content / customer trust / complaints] verfügt.

Bitte fügen Sie Folgendes bei:
- die wichtigsten während des Zeitraums ergriffenen Maßnahmen
- die bestehenden Kontrollen oder Prüfungen
- etwaige von Ihnen nachverfolgte Überwachungs- oder Leistungskennzahlen
- alle im Zeitraum erfassten Vorfälle, Probleme oder Verstöße, einschließlich Art und Schweregrad
- etwaige Abwägungen oder Entscheidungen, bei denen zwei Prioritäten miteinander in Einklang gebracht werden mussten
- das Quellsystem, die zuständige Person und das Datum des Exports

Bitte verwenden Sie zunächst Ihre eigene interne Terminologie; anschließend ordnen wir sie den Berichtskategorien zu. Falls hilfreich, senden Sie eine Tabelle oder einen Export, und wir übernehmen die Formatierung. Bitte prüfen Sie das Ausgangsmaterial vor der Freigabe.

Vielen Dank,
[preparer name]

Kurzfassung für Teams / Slack

Hallo [name] — könntest du bitte die neuesten Maßnahmen, Kontrollen, Überwachungen und das Vorfallprotokoll zu [your internal terms: product safety / privacy / content / customer trust] für [period] senden? Bitte füge die Quelle, die zuständige Person, die Daten und alle wesentlichen Abwägungen bei. Wir ordnen deine Terminologie den Unterlagen für die Berichterstattung zu. Vielen Dank.

Branchenbeispiele

Unterhaltungselektronik

Kontext. Ein Unternehmen verkauft vernetzte Geräte und Apps, sodass sich die Nachweise auf die Teams für Produktsicherheit, Datenschutz, Kundensupport und Marketing-Compliance verteilen.

Angepasste Anfrage. Bitte teilen Sie die Maßnahmen zur Gerätesicherheit, die Datenschutzkontrollen der App, die Übersicht zu Kundenproblemen und alle für [period] erfassten Vorfälle. Fügen Sie die vor der Markteinführung verwendeten Prüfungen, den Überwachungsturnus sowie alle Fälle hinzu, in denen eine Funktion oder Kampagne aufgrund von Sicherheits- oder Datenschutzbedenken geändert wurde.

Beispielantwort. Die verantwortliche Person übermittelt eine Tabelle mit Prüfungen vor der Markteinführung, Terminen der Datenschutzprüfungen, Beschwerdezahlen, Vorfallarten, Schweregradbewertungen, monatlichen Überwachungsnotizen und Links zum Produktrisikoregister sowie zur Übersicht der Probleme.

Onlinehandel / Marktplatz

Kontext. Ein Unternehmen betreibt einen digitalen Marktplatz, sodass die Nachweise wahrscheinlich bei den Teams für Vertrauens- und Sicherheitsmaßnahmen, Betrugsbekämpfung, Marketing und Datenschutz liegen.

Angepasste Anfrage. Bitte senden Sie die Moderationsmaßnahmen des Marktplatzes, Kontrollen für den Umgang mit Kundendaten, Prüfungen von Werbeanzeigen und das Vorfallprotokoll für [period]. Fügen Sie die wichtigsten festgestellten Probleme, die ergriffenen Maßnahmen, die Häufigkeit der Dashboard-Überprüfung durch das Team sowie alle Abwägungen zwischen Konversion und Kundenschutz hinzu.

Beispielantwort. Die verantwortliche Person stellt einen Export aus dem Moderationstool, eine Checkliste der Datenschutzkontrollen, ein monatliches Leistungsdashboard und eine kurze Notiz zu einer Kampagne bereit, die nach einem starken Anstieg von Kundenbeschwerden pausiert wurde.

Offenlegung entwerfen

Notizen, die aus Daten eine Offenlegung machen

LRA-Schulungsvorlagen — passen Sie sie an Ihre Organisation an und prüfen Sie vor der Freigabe die offizielle Quelle.

Methodenhinweis

Beschreiben Sie die Grundlage, anhand derer die Daten gruppiert wurden, einschließlich der Definition und Zählweise von Themenkategorien, Reaktionsmaßnahmen, Leistungskennzahlen und der Schwere von Vorfällen.

Kontexthinweis

Erläutern Sie, was die Zahlen in der Praxis zeigen: die Arten der bearbeiteten Themen, die zu ihrer Behandlung ergriffenen Maßnahmen, die zur Nachverfolgung der Umsetzung verwendeten Indikatoren sowie das Ausmaß und die Schwere der erfassten Vorfälle.

Erläuterung zu Schwankungen

Falls sich Zahlen wesentlich verändert haben, erläutern Sie den operativen Grund für die Veränderung, beispielsweise eine Verschiebung der Zusammensetzung der Themen, eine Änderung des Überwachungsansatzes oder ein anderes Ausmaß an Reaktionsaktivitäten.

Eintrag im Inhaltsindex

S4-3 Maßnahmen & Ressourcen — [Standort / Seite] / [Anmerkungen]

Download-Center

Werkzeuge & Formulare zur Vorbereitung

Laden Sie Vorbereitungshilfen für S4-3 nach kostenloser E-Mail-Bestätigung 24 Stunden lang herunter. Links zu Originalberichten bleiben öffentlich zugänglich.

Kostenlos · E-Mail-Zugang

01XLSArbeitsmappe für Vorbereitung & PrüfungDatenpunkte, Risiken, zu prüfende Nachweise, Verantwortliche und Nachweispaket.Kostenlos herunterladen ↧ 02XLSPaket für die DatenanfrageAnfrage-E-Mail, Nachrichtenvorlage, Antwortfelder und Freigabestruktur.Kostenlos herunterladen ↧ 03PDFBibliothekskarteDruckbare einseitige Zusammenfassung dieser Offenlegungskarte.Kostenlos herunterladen ↧

Prüfen

Prüfen Sie zu jeder Aussage die Nachweise

Wir haben geprüft, dass die Abdeckungskennzahl aus der richtigen Grundgesamtheit und für den richtigen Zeitraum ermittelt wurde und dass etwaige Ausschlüsse oder Schätzungen einheitlich angewendet und in unseren Arbeitspapieren erläutert wurden.
Risiko Ein Prüfer kann prüfen, ob die Kennzahl vollständig ist, ob die gewählte Berichtsgrenze relevante Fälle ausschließt und ob Ermessensentscheidungen getroffen wurden, um das Ergebnis besser aussehen zu lassen oder die Berichterstattung zu erleichtern.
Zu prüfende Nachweise Vermerk zur Berichtsgrenze; Liste der Grundgesamtheit der Quellen; Protokoll der Ein- und Ausschlüsse; Berechnungsarbeitsmappe; Methodik für Schätzungen; Genehmigungsvermerke mit Angabe des abgedeckten Zeitraums und etwaiger Ausnahmen.
Wir haben die offengelegten Tätigkeiten und Gruppen verwendet, die für das Thema tatsächlich relevant waren, und dokumentiert, warum bestimmte Standorte, Produkte, Kanäle oder Kundengruppen nicht in die Zählung einbezogen wurden.
Risiko Der Prüfer kann hinterfragen, ob der Anwendungsbereich ohne solide Grundlage eingeschränkt wurde oder ob die berichtete Gruppe nicht mit dem zugrunde liegenden beschriebenen Sachverhalt übereinstimmt.
Zu prüfende Nachweise Dokument zur Festlegung des Anwendungsbereichs; Zuordnung von Tätigkeiten/Produkten/Kanälen zum Thema; Begründung für Auslassungen; Vermerke zur Überprüfung durch das Management; Versionshistorie des Entwurfs der Angabe.
Wir haben uns auf Daten gestützt, die anhand von Quellenaufzeichnungen geprüft worden waren, und Nachweise aufbewahrt, aus denen hervorgeht, wie wir vor der Finalisierung der Kennzahl mit fehlenden, verspäteten oder uneinheitlichen Eingaben umgegangen sind.
Risiko Der Prüfer kann die Zuverlässigkeit der zugrunde liegenden Daten, den kontrollierten Umgang mit Lücken und die Frage infrage stellen, ob die endgültige Zahl anhand der Quelldateien reproduziert werden kann.
Zu prüfende Nachweise Quellenextrakte; Abstimmungsübersichten; Datenqualitätsprüfungen; Protokoll der Ausnahmen; E-Mails oder Tickets zur Behebung von Unstimmigkeiten; Prüfpfad von der Quelle bis zur berichteten Kennzahl.
Vor der Veröffentlichung haben wir interne Prüfungen des Entwurfs des Wortlauts und der Zahlen durchgeführt, einschließlich einer Prüfung auf interne Konsistenz, offensichtliche Fehler und Übereinstimmung mit den unterstützenden Dateien.
Risiko Der Prüfer kann nach schwachen Prüfungskontrollen, Abweichungen zwischen Darstellung und Zahlen oder Anzeichen dafür suchen, dass die veröffentlichte Angabe nicht anhand des Nachweispakets geprüft wurde.
Zu prüfende Nachweise Checkliste für die Prüfung vor der Veröffentlichung; Genehmigungsworkflow; Entwürfe mit Änderungsmarkierungen; Konsistenzprüfungen; Verzeichnis des Nachweispakets; abschließender Genehmigungsvermerk des verantwortlichen Zuständigen.
Wenn wir auf Maßnahmen verweisen, haben wir Aufzeichnungen aufbewahrt, aus denen hervorgeht, was getan wurde, welche Ressourcen eingesetzt wurden und wie wir den Fortschritt verfolgt haben, damit wir die Grundlage für die Aussage in der Angabe erläutern konnten.
Risiko Der Prüfer kann prüfen, ob die Beschreibung der Maßnahme durch zeitnahe Aufzeichnungen belegt ist, ob der Ressourceneinsatz tatsächlich und nicht nur angestrebt ist und ob Aussagen zum Fortschritt durch Überwachungsnachweise gestützt werden.
Zu prüfende Nachweise Projektpläne; Budgets oder Ressourcenzuweisungen; Fortschrittsberichte; KPI-Dashboards; Sitzungsprotokolle; Umsetzungsnachweise wie Schulungsprotokolle, Prozessänderungen oder Aufzeichnungen zu Abhilfemaßnahmen.

Vorzubereitendes Nachweispaket

Die maßgebliche Richtlinie oder schriftliche Verpflichtung, auf der diese Angabe beruhtEin Vermerk zur Methodik / Definition, in dem dargelegt wird, wie die Angabe abgegrenzt und erstellt wurdeExporte aus den Quellsystemen, aus denen die Zahlen oder Fakten entnommen wurdenDer interne Genehmigungs- / Freigabevermerk für die Angabe vor der VeröffentlichungProtokolle oder Aufzeichnungen, die die relevante Einbindung oder Konsultation belegen

Häufige Lücken in der Berichterstattung

Zahlen werden ohne die unterstützende Erläuterung angegeben oder Erläuterungen ohne Zahlen.
Der Umfang ist im Text und bei den Zahlen nicht einheitlich.
Die Berichtsgrenze bleibt undefiniert.
Wesentliche Änderungen seit der vorherigen Periode werden nicht angegeben.
Schätzwerte und gemessene Werte werden nicht unterschieden.
Quellaufzeichnungen für die Zahlen werden nicht identifiziert.

Wo Entwürfe scheitern

Zu vermeidende Fehler und wo Ermessen gefragt ist

Links steht, was Ersteller beim Sammeln falsch machen; rechts, wo Sie ein Ermessen treffen und begründen müssen.

Zu vermeidende Fehler

Falsche verantwortliche Person angefragtDas Team wendet sich an eine zentrale Kontaktperson für die Berichterstattung statt an die fachlich verantwortliche Person, die die Maßnahme, Kennzahl oder den Vorfall im Tagesgeschäft tatsächlich nachverfolgt.
Rahmenbegriffe zu früh verwendetEs werden Antworten in der Sprache der Angabe verlangt statt in den eigenen Bezeichnungen der Organisation, sodass das Quellteam die Anfrage nicht seinen üblichen Aufzeichnungen zuordnen kann.
Geltungsbereich unklar gelassenIn der Anfrage wird nicht festgelegt, welche Geschäftszeile, welches Produkt, welcher Kanal oder welche Kundengruppe im Geltungsbereich liegt, sodass verschiedene Teams unterschiedliche Grundgesamtheiten heranziehen.
Zeitliche Grundlage nicht festgelegtBeim Datenabruf werden Kalenderzeitraum, Berichtsstichtag und Ereignisdatum vermischt, wodurch die Zahlen nicht sauber vergleichbar sind.
Zählregeln miteinander vermischtEin Extrakt kombiniert Zählwerte, Prozentsätze und narrative Protokolle, ohne die Grundlage für jedes Feld getrennt auszuweisen, sodass der endgültige Datensatz nicht abgestimmt werden kann.
Bezeichnungen der Originalquellen verlorenDas Team entfernt die im operativen System verwendeten Namen und Codes, sodass spätere Prüfer jeden Eintrag nicht mehr zu seinem Quelldatensatz zurückverfolgen können.
Getrennte Grundgesamtheiten zusammengeführtFälle, die getrennt bleiben sollten, etwa unterschiedliche Problemtypen oder unterschiedliche Antwortgruppen, werden in einer Datei zusammengeführt, und die Unterscheidungen gehen verloren.
Nachweisdetails nicht erfasstDie Datei wird ohne das Datum, den Verantwortlichen, die Version oder den Systemverweis auf den zugrunde liegenden Datensatz gespeichert, sodass für die Prüfung kein Prüfpfad vorhanden ist.
Kein Freigabeverlauf geführtDie Entwurfsdaten werden informell weitergegeben und bearbeitet, aber niemand hält fest, wer sie geprüft hat, wann sie genehmigt wurden oder welche Version freigegeben wurde.

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Ermessen erforderlich

Was als bereits bestehende Maßnahme giltLegen Sie fest, ob nur Maßnahmen einbezogen werden, die im Berichtszeitraum umgesetzt sind, oder auch solche, die genehmigt, aber noch nicht eingeführt wurden, und erläutern Sie den verwendeten Abgrenzungszeitpunkt.
Wie mit einem unterjährig erworbenen oder veräußerten Geschäftsbereich umzugehen istGeben Sie an, ob Sie Maßnahmen, Vorfälle und Trackingdaten nur für den Zeitraum einbeziehen, in dem die Einheit Ihrer Kontrolle unterstand, und erläutern Sie, wie Sie etwaige Werte für Teilzeiträume behandelt haben.
Wenn lokale Vorschriften für dasselbe Problem unterschiedliche Bezeichnungen verwendenOrdnen Sie länderspezifische Begriffe einem einheitlichen internen Kategoriensatz zu und legen Sie anschließend die Zuordnung offen, damit Leser nachvollziehen können, wie gleichartige Probleme zusammengefasst wurden.
Personen nahe der Grenze Ihres AnwendungsbereichsErläutern Sie die für Gruppen wie Auftragnehmer, Beschäftigte von Agenturen, Nutzer, Kunden oder andere betroffene Personen verwendete Regel, die am Rand Ihrer operativen Reichweite liegen.
Gemessene Werte oder Schätzungen des ManagementsWenn keine vollständigen Aufzeichnungen verfügbar sind, verwenden Sie eine klare Schätzmethode, kennzeichnen Sie sie als solche und geben Sie an, welche Quelldaten oder Annahmen verwendet wurden.
Wann ein Vorfall gezählt wirdLegen Sie dar, ob Sie Ereignisse nach der ersten Meldung, der Bestätigung, dem Abschluss oder einem anderen Datum zählen, und wenden Sie diese zeitliche Grundlage über den gesamten Zeitraum hinweg einheitlich an.
Wie ein Ereignis mit mehreren Auswirkungen behandelt wirdEntscheiden Sie, ob ein einzelner Fall einmal oder über mehrere Problemtypen hinweg gezählt wird, und erläutern Sie die Regel, damit die Summe weder zu hoch noch zu niedrig ausgewiesen wird.
Rundung und Unterdrückung kleiner WerteWenn Sie kleine Werte aus Gründen des Datenschutzes oder der Lesbarkeit runden oder unterdrücken, legen Sie den Ansatz offen und stellen Sie sicher, dass die veröffentlichten Summen weiterhin mit den zugrunde liegenden Daten übereinstimmen.
Wie viele Details bei Einschränkungen durch den Datenschutz anzugeben sindAggregieren Sie sensible Informationen in ausreichendem Maß, um Einzelpersonen zu schützen, stellen Sie aber weiterhin genügend Kontext bereit, damit Leser die Art der ergriffenen Maßnahme und das adressierte Problem verstehen können.

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Beispiele

So liest es sich im Bericht

Synthetisch, von LRA verfasst — nicht aus einem Unternehmensbericht und kein Text aus einem Standard.

Veranschaulichendes (synthetisches) Beispiel — Einzelhandel mit Unterhaltungselektronik

Wir haben unsere Kontrollen für kundengerichtete Daten und Produktaussagen verschärft und zugleich die Auswirkungen auf die Verkaufskonversion und das Beschwerdeaufkommen nachverfolgt.
- Wir haben unsere Produktsicherheitsprüfungen aktualisiert, zusätzliche Prüfschritte für den Umgang mit Kundendaten eingeführt und eine Freigabe vor der Veröffentlichung für Werbeinhalte verlangt, die irreführend oder übermäßig aggressiv sein könnten.
- Für Datenschutz-, Sicherheits- und Desinformationsrisiken haben wir die ergriffenen Maßnahmen protokolliert, festgehalten, wo wir einen stärkeren Kundenschutz gegen eine schnellere Kampagnenbereitstellung abwägen mussten, und die Kennzahlen monatlich über unser Compliance-Dashboard überprüft.
- Im Jahr haben wir insgesamt 3 Vorfälle erfasst: 2 Datenschutzverletzungen und 1 Problem mit der Produktsicherheit; alle wurden als geringfügig eingestuft, wobei keine Fälle mit hoher Schwere vorlagen.

Dieses synthetische Beispiel zeigt, wie ein Einzelhändler praktische Kontrollen, die wichtigsten behandelten Risikothemen, die Abwägung zwischen kommerzieller Geschwindigkeit und Kundenschutz, die Art der Nachverfolgung der Leistung sowie das Vorfallbild für den Zeitraum beschreiben könnte.

Veranschaulichendes (synthetisches) Beispiel — Online-Reisedienstleistungen

Wir haben die Schutzmaßnahmen unserer Buchungsplattform verstärkt, den Umgang mit personenbezogenen Informationen verschärft und klarere Prüfungen für an Kundinnen und Kunden gesendete Werbebotschaften eingeführt.
- Die Arbeit umfasste einen sichereren Kontozugang, bessere Kontrollen des Datenhandlings und die Prüfung von Marketinginhalten, bei denen das Risiko von Verkaufsdruck oder unzutreffenden Aussagen bestand; dieselben Maßnahmen wurden ergriffen, um Datenschutz-, Sicherheits- und Desinformationsbedenken zu behandeln.
- Wir haben die zugehörigen Indikatoren vierteljährlich nachverfolgt, darunter Beschwerdequoten, blockierte riskante Inhalte und den Anteil der Mitarbeitenden, die eine Auffrischungsschulung abgeschlossen haben, und wir haben die praktische Spannung zwischen höherer Konversion und stärkerem Kundenschutz erfasst.
- Im Laufe des Jahres haben wir insgesamt 4 Vorfälle festgestellt: 3 datenschutzbezogene Ereignisse und 1 sicherheitsbezogenes Ereignis; 3 waren von geringer Schwere und 1 von mittlerer Schwere, wobei keiner als schwerwiegend bewertet wurde.

Dieses synthetische Beispiel zeigt, wie ein Dienstleistungsunternehmen die eingeführten Maßnahmen, die damit behandelten Risikothemen, die von ihm verfolgten operativen Indikatoren und das Vorfallprofil für den Berichtszeitraum erläutern könnte.

Qualitätsstufen

Basis
Wir haben 3 Vorfälle erfasst.
Besser
Wir haben 3 Vorfälle erfasst, davon 2 Datenschutzverletzungen und 1 Sicherheitsproblem, und sie monatlich nachverfolgt.
Am besten
Wir haben in diesem Jahr 3 Vorfälle erfasst, davon standen 2 mit dem Datenschutz und 1 mit der Sicherheit in Zusammenhang; wir haben sie jeden Monat überprüft, und die niedrigere Summe gegenüber dem Vorjahr spiegelte nach einer Produktaktualisierung verstärkte Kontrollen wider.

Prüfen Sie Ihr Verständnis

Szenarien zum Durcharbeiten

Ein Team für eine Verbraucher-App hat ein Problem mit einer Datenschutzeinstellung behoben und vor neuen Veröffentlichungen zusätzliche Prüfungen eingeführt. Das Team hat außerdem seinen Prozess zur Prüfung von Werbung nach einer Beschwerde über irreführende Aussagen geändert, aber im Berichtsentwurf wird nur die Behebung des Datenschutzproblems erwähnt.

FSollten Sie sowohl die datenschutzbezogene Behebung als auch die Änderung der Marketingprüfung einbeziehen oder nur die offensichtlichste Maßnahme?

Musterantwort anzeigen →

Ein Einzelhändler hat nach einer Sicherheitsbeschwerde zusätzliche Produktprüfungen, deutlichere Warnhinweise und eine Auffrischung der Mitarbeiterschulung eingeführt. Die Entwurfsdarstellung führt die Maßnahmen auf, erklärt jedoch nicht, welche Art von Schaden sie verringern sollen oder wie das Unternehmen den Verkaufsdruck gegen strengere Kontrollen abgewogen hat.

FMüssen Sie die Maßnahmen mit der Schadensart verknüpfen und jede Spannung zwischen kommerziellen Zielen und Schutzmaßnahmen erläutern?

Musterantwort anzeigen →

Ein Plattformteam erfasst die Zahl der Datenschutzbeschwerden, die Zahl der sicherheitsbezogenen Meldungen und die für den Abschluss jedes Falls benötigte Zeit. Das Team überprüft das Dashboard jeden Monat, aber im Bericht steht lediglich, dass eine Überwachung stattfindet, ohne die verwendeten Messgrößen oder die Häufigkeit ihrer Überprüfung zu benennen.

FWie detailliert sollten Sie die Folgemessgrößen und den Überprüfungszyklus darstellen?

Musterantwort anzeigen →

Ein Unternehmen hatte im Laufe des Jahres zwei Vorfälle: eine Datenschutzverletzung, von der 120 Kunden betroffen waren, und ein Produktsicherheitsproblem, von dem 8 Kunden betroffen waren. Im Entwurfsbericht steht, dass es Vorfälle gab, er trennt jedoch weder die Zahlen noch die Art des Vorfalls oder den jeweiligen Schweregrad.

FWie sollten Sie die Informationen zu den Vorfällen darstellen, damit sie für die lesende Person nützlich sind?

Musterantwort anzeigen →

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Welche häufigen Fehler sollte ich bei der Vorbereitung von S4-3 vermeiden? 3+

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Datenpunkt 1	✓ p.213	unklar	✓ p.87
Datenpunkt 2	✓ p.214	—	✓ p.90

Maßnahmen & Ressourcen

Was vor dem Entwurf zu sammeln ist

Umgesetzte Maßnahmen

Vorhandene Sicherheitskontrollen

Vorhandene Datenschutzkontrollen

Schutzmaßnahmen im Marketing

Auswirkungskategorie

Reaktionsmaßnahmen

Abwägungsentscheidungen

Wesentliche Kennzahlen

Nachverfolgungsmaßnahmen

Überprüfungsrhythmus

Anzahl der Vorfälle

Vorfallstyp

Schweregrad des Vorfalls

So bereiten Sie es vor

Fordern Sie die Maßnahmen, Kontrollen und das Vorfallsprotokoll von den zuständigen Verantwortlichen an

Notizen, die aus Daten eine Offenlegung machen

Werkzeuge & Formulare zur Vorbereitung

Prüfen Sie zu jeder Aussage die Nachweise

Wir haben geprüft, dass die Abdeckungskennzahl aus der richtigen Grundgesamtheit und für den richtigen Zeitraum ermittelt wurde und dass etwaige Ausschlüsse oder Schätzungen einheitlich angewendet und in unseren Arbeitspapieren erläutert wurden.

Wir haben die offengelegten Tätigkeiten und Gruppen verwendet, die für das Thema tatsächlich relevant waren, und dokumentiert, warum bestimmte Standorte, Produkte, Kanäle oder Kundengruppen nicht in die Zählung einbezogen wurden.

Wir haben uns auf Daten gestützt, die anhand von Quellenaufzeichnungen geprüft worden waren, und Nachweise aufbewahrt, aus denen hervorgeht, wie wir vor der Finalisierung der Kennzahl mit fehlenden, verspäteten oder uneinheitlichen Eingaben umgegangen sind.

Vor der Veröffentlichung haben wir interne Prüfungen des Entwurfs des Wortlauts und der Zahlen durchgeführt, einschließlich einer Prüfung auf interne Konsistenz, offensichtliche Fehler und Übereinstimmung mit den unterstützenden Dateien.

Wenn wir auf Maßnahmen verweisen, haben wir Aufzeichnungen aufbewahrt, aus denen hervorgeht, was getan wurde, welche Ressourcen eingesetzt wurden und wie wir den Fortschritt verfolgt haben, damit wir die Grundlage für die Aussage in der Angabe erläutern konnten.

Zu vermeidende Fehler und wo Ermessen gefragt ist

Zu vermeidende Fehler

Ermessen erforderlich

So liest es sich im Bericht

Szenarien zum Durcharbeiten

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Umgesetzte Maßnahmen

Vorhandene Sicherheitskontrollen

Vorhandene Datenschutzkontrollen

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Reaktionsmaßnahmen

Abwägungsentscheidungen

Wesentliche Kennzahlen

Nachverfolgungsmaßnahmen

Überprüfungsrhythmus

Anzahl der Vorfälle

Vorfallstyp

Schweregrad des Vorfalls

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Prüfen Sie zu jeder Aussage die Nachweise

Wir haben geprüft, dass die Abdeckungskennzahl aus der richtigen Grundgesamtheit und für den richtigen Zeitraum ermittelt wurde und dass etwaige Ausschlüsse oder Schätzungen einheitlich angewendet und in unseren Arbeitspapieren erläutert wurden.

Wir haben die offengelegten Tätigkeiten und Gruppen verwendet, die für das Thema tatsächlich relevant waren, und dokumentiert, warum bestimmte Standorte, Produkte, Kanäle oder Kundengruppen nicht in die Zählung einbezogen wurden.

Wir haben uns auf Daten gestützt, die anhand von Quellenaufzeichnungen geprüft worden waren, und Nachweise aufbewahrt, aus denen hervorgeht, wie wir vor der Finalisierung der Kennzahl mit fehlenden, verspäteten oder uneinheitlichen Eingaben umgegangen sind.

Vor der Veröffentlichung haben wir interne Prüfungen des Entwurfs des Wortlauts und der Zahlen durchgeführt, einschließlich einer Prüfung auf interne Konsistenz, offensichtliche Fehler und Übereinstimmung mit den unterstützenden Dateien.

Wenn wir auf Maßnahmen verweisen, haben wir Aufzeichnungen aufbewahrt, aus denen hervorgeht, was getan wurde, welche Ressourcen eingesetzt wurden und wie wir den Fortschritt verfolgt haben, damit wir die Grundlage für die Aussage in der Angabe erläutern konnten.

Zu vermeidende Fehler und wo Ermessen gefragt ist

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