كيفية إعداد تقرير GRI من دون فريق ESG مخصص

الإجابة | الشرح | التطبيق | الأدلة | الربط | النشر

تقدم بطاقة المعرفة هذه إجابة مباشرة، وتشرح المنطق التقني، وتوضح كيفية التطبيق، وتحدد الأدلة اللازمة، وتوفر حزمة نشر خاضعة للضبط. ويتم الإبقاء على المتطلبات والتوصيات وممارسات التنفيذ والتفسير الخبير متميزة بعضها عن بعض.

يفترض معدّو التقارير للمرة الأولى كثيرًا أن الاختيار ينحصر بين إنشاء قسم استدامة متكامل وإسناد التقرير إلى قسم الاتصالات. ولا يصح أي من الافتراضين. يتطلب إعداد تقارير GRI تقييم الآثار، وأدلة من مختلف أنحاء المؤسسة، وتفسيرًا تقنيًا، وقرارات تتعلق بالحوكمة. ويمكن توزيع هذه الوظائف على الأدوار القائمة، لكن لا يمكن استبدالها بمجرد صياغة مصقولة.

إن النموذج الرشيق ليس «أن يتولى شخص واحد كل شيء». بل هو نظام تشغيل مؤقت وقابل للتكرار، يساهم فيه المالكون الوظيفيون القائمون بالحقائق والقرارات، وينسق فيه مسؤول إعداد التقارير العملية، ويُستعان بالمتخصصين عندما يكون الحكم جوهريًا، وتراجع أعلى هيئة حوكمة أو عملية الحوكمة المفوضة المعلومات المبلغ عنها والموضوعات الجوهرية، وتوافق عليهما حسب الاقتضاء.

ينبغي للدورة الأولى الخاضعة للضبط أن تفضل نطاقًا يمكن الدفاع عنه، وأدلة قابلة للتتبع، وفجوات شفافة، على تقرير طموح بصريًا لا يمكن إعادة إنتاجه. ويمكن للمؤسسة تحسين التصميم والأتمتة والاتساع في الدورات اللاحقة، بعد استقرار نظام إعداد التقارير الأساسي.

السؤال الأول ليس «من هو مدير ESG لدينا؟» بل «ما القرارات والأدلة التي يجب أن تكون مملوكة؟» يمكن لمنظمة صغيرة أن توزع العمل على أشخاص يفهمون بالفعل العمليات والمالية والقوى العاملة والسلامة والمشتريات والشؤون القانونية والاتصالات. ويحوّل مالك إعداد التقارير تلك المساهمات إلى عملية واحدة خاضعة للضبط.

الشكل 1. الفريق الأدنى القابل للتطبيق. يجوز دمج الأدوار، لكن لا ينبغي أن تختفي الأهمية الجوهرية أو الأدلة أو المراجعة الفنية أو اعتماد الحوكمة.

غالبًا ما تكون الاتصالات الوظيفة الأكثر توافرًا، وقد تكون ذات كفاءة عالية في إدارة المواعيد النهائية، والمقابلات، وهيكل التقرير، والنشر. وينشأ الخطر عندما تصبح الوظيفة التحريرية المسؤول الفعلي عن تحديد الآثار، وتعريفات المقاييس، والتقديرات، وادعاءات الامتثال.

ينبغي للدعم الخارجي أن يسد فجوات محددة في القدرات أو الاستقلالية بدلاً من أن يحل محل مسؤولية المنشأة. ولا يستطيع المستشار تحديد الآثار على نحو موثوق من دون الوصول إلى المعرفة التشغيلية وأصحاب المصلحة المتأثرين وصانعي القرار. وبالمثل، لا ينبغي لفريق يتولى ذلك للمرة الأولى أن يرتجل أحكاماً في مجالات حقوق الإنسان أو التنوع البيولوجي أو المناخ أو الجغرافيا المكانية أو القانون أو التأكيد، بما يتجاوز اختصاصه.

يمكن أن يدعما Word وExcel إعداد أول تقرير عندما تسيطر المؤسسة على المعرّفات والإصدارات والمسؤولين والأدلة. لا يكمن الخطر في تنسيق الملف نفسه؛ بل في النسخ غير الخاضعة للرقابة، والتعريفات غير الواضحة، واتخاذ القرارات عبر البريد الإلكتروني. ينبغي أن يحتوي المجلد المشترك على نسخة رئيسية واحدة خاضعة للرقابة لكل سجل ولكل مخرج منشور.

يقلل اصطلاح تسمية بسيط الأخطاء بدرجة ملموسة: YYYY_Project_Register_Version_Status. استخدم لقطات زمنية للقراءة فقط عند بوابات الحوكمة. خزّن الأدلة من خلال روابط مستقرة بدلًا من تضمين نسخ غير خاضعة للرقابة في مصنفات متعددة. اقفل خلايا الحساب حيثما كان ذلك مناسبًا، واحتفظ بملف PDF مُصدّر للجداول المعتمدة.

الخطة أدناه مثال على التنفيذ، وليست متطلباً من GRI ولا وعداً بإمكانية إكمال كل تقرير أول خلال 12 أسبوعاً. وهي تفترض رعاية من الإدارة العليا، ومنظمة محدودة النطاق نسبياً، ووصولاً سريعاً إلى البيانات، وعدداً محدوداً من الفجوات الفنية الرئيسية.

الشكل 2. خارطة طريق إيضاحية مدتها 12 أسبوعاً تتضمن أربع بوابات للحوكمة. يجب تكييف المدد وفقاً لتعقيد المنظمة، ومشاركة أصحاب المصلحة، وجاهزية البيانات.

لا يعني الجدول الزمني الممتد على 12 أسبوعًا 12 أسبوعًا من العمل بدوام كامل لكل مساهم. لكنه يعني أن مالك إعداد التقرير يحتاج إلى قدرة مخصصة، وأن على مالكي البيانات الاستجابة خلال فترات نشاطهم. والنطاقات التالية هي افتراضات توضيحية لتخطيط LRA، وليست متطلبات GRI.

ينبغي على الفريق الرشيق أن يقاوم ضغطين متعاكسين: محاولة قياس كل مؤشر ممكن قبل تحديد الموضوعات الجوهرية، واستبعاد الآثار الصعبة لأن البيانات غير جاهزة. ينبغي أن يتبع النطاق بنية GRI وعملية تحديد الموضوعات الجوهرية. عندما تكون المعلومات المطلوبة غير متاحة أو غير مكتملة، ينبغي للمنظمة أن تعالج متطلبات الحذف المنطبقة وأن تحسّن خطة البيانات بدلاً من اختلاق الاكتمال.

ابدأ بأساس إعداد التقارير وقرارات قابلية الانطباق، وليس بمفهوم للتصميم الجرافيكي.

اجمع المعلومات عن الأنشطة، وعلاقات الأعمال، وأدلة الآثار قبل وضع طلب البيانات في صيغته النهائية.

أعطِ الأولوية للآثار السلبية والآثار التي قد تكون شديدة عندما تكون الموارد مقيّدة.

استخدم التقديرات فقط عندما تكون معقولة وخاضعة للضبط ومشروحة بشفافية.

احتفظ بقائمة ظاهرة بفجوات المصادر والافتراضات والمعلومات التي تحتاج إلى مراجعة متخصصة.

لا تصف عملية إدارية غير ناضجة بأنها فعّالة من دون أدلة على النتائج.

انشر تقريراً أضيق نطاقاً ومدعوماً جيداً بدلاً من تقرير واسع النطاق مليء بسرد عام — مع الاستمرار في استيفاء شروط ادعاء إعداد التقارير المختار.

يجوز لمدير الاتصالات أن ينسق إعداد التقرير ونشره، ويمكنه أن يتولى مسؤولية التقارير بدعم فني مناسب. ولا ينبغي أن تتولى الاتصالات وحدها تحديد الموضوعات الجوهرية، أو ابتكار المنهجيات، أو اعتماد البيانات، أو تقديم ادعاءات فنية؛ ويجب أن تظل مسؤوليات الجهات الوظيفية، ومراجعة المتخصصين، وموافقة الحوكمة واضحة ومفصولة على نحو مناسب.