كيفية إعداد تقرير GRI للتوكيد الخارجي

الحالة الفنية: مسودة منشور مستندة إلى المصدر؛ ويلزم إجراء مراجعة فنية بشرية نهائية قبل الإصدار.

يشجع GRI المنظمات على استخدام الضوابط الداخلية وطلب التوكيد الخارجي لتعزيز مصداقية تقارير الاستدامة، لكن GRI 1 لا يجعل التوكيد الخارجي شرطًا لإعداد التقارير وفقًا له. ويتطلب الإفصاح 2-5 من المنظمة شرح سياستها وممارستها في طلب التوكيد الخارجي، وعند الحصول على التوكيد، تقديم تقرير التوكيد ووصف النطاق، والأساس، والمعايير، والمستوى، والقيود، والعلاقة مع مقدم الخدمة.

ولذلك، فإن الجاهزية للتوكيد لها هدفان. فهي تهيئ المعلومات التي يمكن اختبارها في مقابل معايير مناسبة، وتضمن دقة الوصف العلني للتوكيد. وينبغي أن يعزز المشروع نظام إعداد التقارير حتى إذا كانت المهمة النهائية تغطي إفصاحات مختارة فقط.

إن طلب تقديم عروض الذي ينص على «تأكيد تقرير GRI الخاص بنا» ليس دقيقًا بما يكفي. ينبغي للمنظمة أن تُعد أولًا مذكرة بشأن النطاق والمعايير. ولا يلزم أن تحدد مسبقًا إجراءات الممارس، لكن ينبغي لها أن تحدد موضوع المهمة المقصود وما تستعد الإدارة لدعمه.

توصي GRI 1 بمزود خدمات تأكيد مستقل عن المنظمة، وكفء بشكل مثبت في موضوع التأكيد وممارسات التأكيد، وخاضع لرقابة الجودة، ومنهجي، وموثق، وقائم على الأدلة. ولا يقتصر ISSA 5000 على مهنة بعينها: إذ يمكن تطبيقه من جانب المحاسبين المهنيين وغيرهم من ممارسي خدمات التأكيد الذين يستوفون المتطلبات المعمول بها المتعلقة بالأخلاقيات وإدارة الجودة والكفاءة.

ينبغي أن تقيّم عملية المشتريات فريق الارتباط، لا العلامة التجارية للشركة فقط. اسأل عمن سيقود العمل، وأي اختصاصيين سيختبرون معلومات غازات الدفيئة (GHG) أو المعلومات الاجتماعية أو المتعلقة بحقوق الإنسان أو سلسلة القيمة، وكيف ستتم تغطية مكونات المجموعة، وما مراجعة الجودة المنطبقة، وكيف تُحدَّد تهديدات الاستقلالية وتُعالَج.

تُعد خريطة الأدلة المخرج المركزي للجاهزية. وهي تفكك كل إفصاح مشمول بالنطاق إلى معايير، وتربط كل ادعاء منشور بأدلة مصدرية أو ملفات حسابية أو سردية، ومالكي الضوابط، والموافقات. كما تحدد الأدلة المتاحة للجمهور وتلك التي تظل مقيدة.

الشكل 1. تتطلب الجاهزية للتأكيد إمكانية التتبع من الإفصاح المنشور إلى المعايير والحساب والأدلة المصدرية والضابط.

يمكن أن يكون الحساب صحيحًا من الناحية العددية في مرة واحدة، ومع ذلك يصعب توكيده إذا كانت العملية غير خاضعة للضبط. وينبغي لاختبارات الجاهزية أن تتناول كيفية بدء البيانات والتقاطها وتغييرها وتجميعها ومراجعتها واعتمادها. وتشمل الضوابط المهمة حوكمة البيانات الرئيسية، وحقوق الوصول، والتحقق من الوحدات، والواجهات الآلية، ومراجعة قيود اليومية اليدوية، وتسويات الاكتمال، والتحكم في إصدارات العوامل، واعتماد التقديرات، وتحليل التباين، وتقييم إعادة العرض، واعتماد النشر.

وتتسم الضوابط بالأهمية نفسها بالنسبة إلى الإفصاحات السردية. وينبغي للفريق الاحتفاظ بالسياسة أو الالتزام الساري خلال فترة التقرير، وأدلة التنفيذ، والنتائج المستخدمة لدعم ادعاءات الفعالية، ومحاضر الحوكمة، وأدلة أصحاب المصلحة، والقيود، والموافقات. وتشكل الفقرة المصاغة بإتقان من دون مسار للمصدر خطرًا على التوكيد.

اختر عينة من الإفصاحات عالية المخاطر وتتبّعها من البداية إلى النهاية: من حدث المصدر إلى النظام، والتجميع، والحساب، والمراجعة، والنص المنشور. وينبغي أن يشارك في عملية التتبع المُعدّ والمراجع الفعليان. وينبغي أن تحدد العملية عمليات التسليم اليدوية، والأحكام غير المسجلة، والتجاوزات في جداول البيانات، والحدود غير المتسقة، والأدلة التي لا يتم إنتاجها إلا بعد وقوع الحدث.

تنشأ مخاطر التأكيد عندما لا تستطيع المنظمة إثبات اكتمال حصر الآثار، ودور المعايير القطاعية، والمصادر المستخدمة لتحديد الآثار، ومعايير الأهمية، وكيف أسهمت أدلة أصحاب المصلحة في إصدار الحكم، وسبب اختيار العتبات، ومن وافق على الموضوعات الجوهرية النهائية. ونادراً ما تكون المصفوفة، من دون مسار الأدلة الأساسي، كافية.

لا يجوز للإفصاحات 2-1 إلى 2-5 استخدام أسباب الحذف. وتشمل المشكلات الشائعة عدم الاتساق بين الكيانات القانونية وحدود الاستدامة، والانحرافات غير المفسرة عن التجميع المالي، وعدم تطابق فترة التقرير، وإعادة البيانات دون توثيق، وصياغة التأكيد الأوسع من تقرير الممارس. كما تخلق إفصاحات العاملين والحوكمة تحديات لتعريفات مشتركة بين الأنظمة.

لا تكفي أوصاف السياسات العامة. وينبغي أن تغطي خريطة الأدلة الآثار الفعلية والمحتملة، والسياسات أو الالتزامات، والإجراءات، وتتبع الفعالية، وإشراك أصحاب المصلحة، وكيفية إدماج الدروس المستفادة. وتحتاج ادعاءات الفعالية إلى أدلة على النتائج أو صياغة دقيقة للقيود. ولا تثبت الأنشطة، مثل تنفيذ التدريب أو إجراء عمليات التدقيق، بحد ذاتها تحسن الآثار.

تتعلق النتائج الشائعة بحدود التقرير، والتعريفات، والوحدات، ومصدر عوامل التحويل، والتقدير، والاكتمال، والتغييرات في المنهجية، وإعادة احتساب سنة الأساس، والمقارنات غير المتسقة، وغياب المطابقة مع الأنظمة التشغيلية أو المالية. وبالنسبة إلى مقاييس سلسلة القيمة، سيتحدى مقدم الخدمة غالباً جودة بيانات الموردين وأخذ العينات والاستقراء.

ينبغي إجراء مراجعة تجريبية بينما لا يزال هناك وقت لتغيير التقرير وتعزيز الأدلة. اختبر مزيجاً تمثيلياً من المقاييس الكمية عالية المخاطر، وإفصاحات الإدارة السردية، والتقديرات، ومكونات المجموعة، والمراجع الإلكترونية. وينبغي تسجيل النتائج مع بيان شدتها، والإفصاح المتأثر، والمعيار، وفجوة الأدلة، والمسؤول، وتاريخ الاستحقاق، والحل المقبول.

لا تتطلب كل مسألة إضافة مزيد من النص. وقد يتمثل العلاج الصحيح في تحسين أحد الضوابط، أو تصحيح رقم، أو تضييق نطاق ادعاء، أو الإفصاح عن قيد، أو تعديل حد، أو إضافة سبب للحذف، أو إزالة صياغة غير مدعومة. وينبغي لمسؤول إعداد التقارير أن يحتفظ بسجل واحد للنتائج، بحيث يعمل الممارس، ومالكو البيانات، والمحرر، والمعتمد النهائي انطلاقاً من الحالة نفسها.

يتطلب ISSA 5000 إقرارات مكتوبة بشأن مسائل مثل مسؤولية الإدارة عن إعداد معلومات الاستدامة، وتوفير جميع المعلومات ذات الصلة وإتاحة الوصول، والأخطاء غير المصححة، والافتراضات، وأوجه القصور في الضوابط، والاحتيال أو عدم الامتثال، والأحداث اللاحقة، حسب الاقتضاء. ويؤرخ الإقرار في أقرب وقت عملي من تقرير التأكيد.

ينبغي أن يسهّل التقرير النهائي تحديد ما خضع للتأكيد، والمعايير التي استند إليها، والمستوى الذي تم فيه ذلك، والفترة التي يغطيها. وينبغي أن يربط الإفصاح 2-5 بتقرير التأكيد وأن يصف علاقة مقدم الخدمة. وينبغي ألا يفصل تصميم التقرير شارة تأكيد مطمئنة عن قيد النطاق، أو يوحي بأن السرد غير الخاضع للتأكيد مشمول.

الشكل 2. خطة إرشادية للاستعداد لأعمال التأكيد على مدى عشرة أسابيع.

يزيل فريق الجاهزية أولًا العبارة الملتبسة «التأكيد على تقرير الاستدامة» من المسودة. وينشئ جدولًا لنطاق التغطية على مستوى المقاييس، ويطابق بيانات الموظفين مع حدود التجميع لدى الموارد البشرية، ويوثّق منهجيتَي النطاق 2 القائمتين على السوق والموقع، ويختبر أدلة متعهدي النفايات، ويفصل بين المساهمات النقدية ونتائج البرامج. وتجد المراجعة التجريبية أن مقياسين مجتمعيين استندا إلى تقديرات فرق المشاريع دون دعم محفوظ. وتحصل الإدارة على الأدلة أو تزيل المقياسين من نطاق التأكيد المقدم بشأنهما وتشرح القيد.

عند النشر، يربط التقرير باستنتاج الممارس، ويحدد المعلومات المختارة ومستوى التأكيد المحدود، ويوضح أن عملية تحديد الأهمية النسبية والإفصاحات السردية الأخرى لم تكن مشمولة. وينشئ المشروع أيضًا خطة للسنة 2 لتوسيع نطاق التأكيد فقط بعد نضج أدلة GRI 3-3 والضوابط المتعلقة بسلسلة القيمة.

بعد النشر، حوّل سجل النتائج إلى خطة ضوابط لدورة إعداد التقارير التالية. وتتبع المشكلات المتكررة حسب الإفصاح والسبب الجذري والمسؤول؛ واحتفظ بحزمة الأدلة النهائية؛ وقرر ما إذا كان ينبغي توسيع نطاق الضمان أو إبقاؤه مستقراً أو تضييقه. ينمو برنامج الضمان الناضج مع موثوقية نظام إعداد التقارير، لا مع طموح تصميم التقرير.

يجوز لمقدم الضمان تنفيذ بعض أعمال الجاهزية عندما تسمح متطلبات الأخلاقيات والاستقلالية المنطبقة بذلك، وعندما لا ينشئ العمل تهديداً غير مُدار للمراجعة الذاتية أو أي تهديد آخر. حدّد الخدمات والأدوار قبل التعيين، وقيّم الضمانات، وأبقِ الإدارة مسؤولة عن القرارات والأدلة والإعداد.

تدعم إقرارات الإدارة ارتباط الضمان، لكنها لا تحل محل الأدلة الأساسية أو ضوابط البيانات أو المعالجة. وينبغي أن تؤكد مسؤولية الإدارة، والاكتمال، والأساليب، والافتراضات، والقيود المعروفة، في حين تظل فجوات الأدلة غير المحلولة نتائجَ يمكن أن تؤثر في نطاق الارتباط أو الاستنتاج.