قائمة مراجعة فهرس محتوى GRI: 25 فحصًا قبل النشر

الحالة الفنية: مسودة نشر مستندة إلى المصدر؛ يلزم إجراء مراجعة فنية بشرية نهائية قبل الإصدار.

فهرس محتوى GRI هو خريطة التنقل للمعلومات المُبلّغ عنها. وبموجب المتطلب 7 من GRI 1، يجب أن يحدد مطالبة إعداد التقارير، وإصدار GRI 1، والمعايير القطاعية المنطبقة، والموضوعات الجوهرية، والإفصاحات المُبلّغ عنها، والمصادر، والمواقع، وأسباب الحذف، إلى جانب معلومات محددة للمعيار القطاعي. ويحدد المتطلب 8 بيان الاستخدام. وهذه ليست تفضيلات تنسيقية؛ بل هي جزء من شروط إعداد التقارير وفقًا للمعايير.

ولذلك تؤدي المراجعة النهائية مهمتين. فهي تختبر الفهرس بوصفه أثرًا من آثار إعداد التقارير، وتختبر المسار من كل صف إلى الإفصاح المنشور. وتحديدًا في المهمة الثانية تفشل مراجعات كثيرة. فقد يكون رقم الصفحة دقيقًا، لكنه لا يزال يقود إلى عنوان، أو بيان سياسة عام، أو إجابة جزئية. ويحتاج المراجع إلى اختبار الإفصاح على مستوى المتطلب.

جمّد مجموعة المنشورات المرشحة. حدّد ملف PDF الدقيق للتقرير، وملف فهرس المحتوى، والتقرير السنوي، وتقرير التأكيد، وصفحات الويب التي سيجري اختبارها. ولا تُقبل الروابط المسودة كأدلة.

عيّن اختبارًا مستقلًا للصفوف. ينبغي ألا يكون الشخص الذي أنشأ الفهرس هو الشخص الوحيد الذي يفتح المراجع ويحكم على الاكتمال.

اختبر المطالبات والبنية أولًا. عالج بيان الاستخدام، والفترة، والمعايير القطاعية المنطبقة، والموضوعات الجوهرية قبل فحص مئات مواقع الصفوف.

اختبر حسب المتطلب، لا حسب الإفصاح فقط. قسّم الإفصاحات المعقدة إلى متطلباتها الحرفية والمرقمة، وسجّل الفجوات الجزئية.

سجّل أدلة الاجتياز. لا يكتمل الفحص إلا عندما يسجل المراجع ما الذي فتحه، وما الذي تطابق، وأي إصدار جرى اختباره.

أحكم الأرشيف وأرشفه. بعد الموافقة، تؤدي التغييرات في نص التقرير، أو صفحات الويب، أو الأرقام، أو الروابط إلى إعادة اختبار مستهدفة قبل الإصدار.

الشكل 1. جُمعت الفحوصات الـ25 في خمس بوابات للنشر.

استخدم عمود «دليل الاجتياز» بوصفه الحد الأدنى للسجل في ملف المراجعة. وينبغي أن يكون بالإمكان إعادة إجراء الفحص بنجاح بواسطة مراجع آخر. وأمثلة الإخفاقات تشخيصية وليست شاملة.

تحمي عمليات التحقق الخمس الأولى الادعاء الأعلى مستوى. وبالنسبة إلى إعداد التقارير وفقًا للمعايير، يقدّم GRI 1 نمط البيان التالي: “[Name] has reported in accordance with the GRI Standards for the period [start and end dates].” ينبغي ألا ترتجل المنظمة ادعاءً أقوى مثل «معتمد من GRI» أو «متوافق تمامًا» أو «معتمد من GRI». يجب أن يصف البيان منظمة إعداد التقارير والفترة نفسيهما الواردتين في التقرير وإفصاحات GRI 2.

يجب حسم انطباق المعيار القطاعي قبل الانتهاء من الفهرس. وإذا انطبق معيار قطاعي، فيجب إدراج عنوانه في الفهرس، كما ينبغي أن تنعكس موضوعاته الجوهرية المحتملة في تقييم الموضوعات الجوهرية. وقد تحتاج مجموعة متنوعة الأنشطة إلى أكثر من معيار قطاعي واحد.

ليس الفهرس المكان المناسب لإصلاح قائمة موضوعات جوهرية غير معتمدة. ينبغي أن يعرض الإفصاح 3-2 والفهرس القائمة النهائية نفسها. وإذا اختلفت تسميات العرض لأغراض سهولة القراءة، فيجب الحفاظ على إحالة مرجعية مضبوطة حتى يتمكن القارئ والمراجع من رؤية أن المفاهيم متماثلة.

يتطلب GRI 1 من المنظمة مراجعة الموضوعات الواردة في المعايير القطاعية المنطبقة. ويجب إدراج الموضوعات التي جرى تقييمها على أنها غير جوهرية في الفهرس مع شرح. وبالنسبة إلى الموضوعات الجوهرية التي يغطيها معيار قطاعي، إما أن تفصح المنظمة عن إفصاحات معيار الموضوع المدرجة أو تقدم سبب «عدم الانطباق» لحذفها والشرح المطلوب حيثما ينطبق المتطلب 5-b. وبشكل منفصل، ينص المتطلب 5-a من GRI 1 على أنه لا يلزم الإبلاغ إلا عن إفصاحات معيار الموضوع ذات الصلة بآثار المنظمة. ويجب أن تميز المراجعة بين هاتين الحالتين.

تتوقع إرشادات GRI 1 أرقام صفحات أو روابط محددة. وعندما تكون المعلومات موزعة على مواقع متعددة، ينبغي إدراج جميع المواقع اللازمة. ينبغي للمراجع النقر على كل مرجع أو فتحه في البيئة النهائية، وليس في نظام التأليف. ويمكن لرابط إلى سياسة أن يدعم إفصاحًا، لكن السياسة نادرًا ما توفر بمفردها نتائج فترة إعداد التقارير أو الفعالية أو القيود أو معلومات أصحاب المصلحة.

الشكل 2. ينشئ صف صالح في فهرس المحتوى سلسلة مختبرة من المتطلب إلى الدليل المنشور.

أنشئ ورقة مؤقتة للمراجع تتضمن صفًا لكل متطلب داخل الإفصاح. وسم كل عنصر بأنه مُبلغ عنه، أو غير منطبق، أو محذوف مع سبب مسموح به، أو غير محسوم. ثم قارن تلك الورقة بفهرس المحتوى المتاح للعامة. يكشف ذلك عن الحالة الشائعة التي يدّعي فيها صف ما اكتمال الإفصاح بينما يجيب التقرير عن جزء واحد فقط.

يجيز GRI 1 أربعة أسباب للحذف: غير منطبق، حظر قانوني، قيود السرية، والمعلومات غير المتاحة/غير المكتملة. ولكل سبب شرح مطلوب. لا تُعد «غير جوهري»، و«البيانات قيد الانتظار»، و«الحساسية التجارية»، و«لم يُفصح عنه هذا العام» تسميات بديلة. وبالنسبة إلى المعلومات غير المتاحة/غير المكتملة، يجب أن يحدد الشرح المعلومات المفقودة، ويوضح سبب فقدانها، ويصف الخطوات والإطار الزمني المتوقع للحصول عليها.

لا يُسمح بأسباب الحذف للإفصاحات 2-1 إلى 2-5، أو 3-1، أو 3-2. وهذا يجعل الاختبار مهمًا بصفة خاصة للحدود المتعلقة بإعداد التقارير، والفترة، وإعادة البيانات، والتأكيد الخارجي، وعملية الموضوعات الجوهرية. وإذا لم يكن البند المطلوب موجودًا — مثل سياسة أو لجنة — يمكن للمنظمة في كثير من الأحيان الامتثال من خلال الإبلاغ عن عدم وجوده بدلًا من اعتبار غيابه حذفًا.

عندما تشير المنظمة إلى تأكيد خارجي، يجب أن تتطابق الصياغة مع تقرير الممارس: موضوع العمل، والمعايير، وفترة إعداد التقارير، ومستوى التأكيد، والاستثناءات والقيود. ولا يدعم ارتباط تأكيد محدود بشأن مقاييس مختارة العبارة غير المؤهلة «تم تأكيد تقرير الاستدامة». وبالمثل، تراجع خدمات فهرس المحتوى من GRI عرض متطلبات فهرس المحتوى وإمكانية الوصول إليها وتنفيذها على أساس عينات ضمن نطاق الخدمة المحدد؛ ولا تمثل استنتاج تأكيد خارجي بشأن جميع معلومات الاستدامة المبلغ عنها.

يمكن أن يصبح الفهرس الصحيح من الناحية الفنية خاطئًا خلال آخر 24 ساعة من الإنتاج. فقد يغير تدفق الصفحات الإشارات المرجعية، أو يحدّث محرر الويب سياسة، أو تستبدل الإدارة المالية رقمًا، أو يغير بيان التأكيد نطاقه، أو يُعاد تسمية ملف PDF للتقرير وإعادة تحميله. تختبر البوابة النهائية مجموعة المنشورات بأكملها بوصفها إصدارًا خاضعًا للرقابة.

يجب، كحد أدنى، التوفيق بين اسم المنظمة، والفترة، والكيانات، والحدود، والموضوعات الجوهرية، والسياسات، والأهداف، والقيم الكمية، والوحدات، وسنوات الأساس، وإعادة البيانات عبر التقرير، والتقرير السنوي، والفهرس، وتقرير التأكيد، وصفحات الويب. وينبغي أن تكون الروابط قابلة للوصول دون بيانات اعتماد، ومستقرة بما يكفي طوال العمر المتوقع للتقرير. وإذا كان من المقرر أن تظل صفحة ويب متاحة وأن تتغير بمرور الوقت، فاحتفظ بلقطة مؤرشفة للمنشور أو بمرجع للتاريخ/الإصدار.

ينبغي أن يصدر المراجع إحدى ثلاث نتائج: الموافقة، أو الموافقة مع إجراءات غير حرجة موثقة، أو الرفض للمراجعة. ويُعد ادعاء إعداد تقارير غير صحيح، أو حذفًا محظورًا، أو متطلبًا مفقودًا من المعيار القطاعي، أو فجوة جوهرية على مستوى المتطلبات، أو موضعًا غير جوهري، أو تناقضًا خطيرًا بين المستندات، سببًا للرفض. لا تخفّض مستوى مشكلة تقنية حرجة لأن الموعد النهائي للنشر قد حان.