استخدام بيانات GRI في EcoVadis وS&P CSA وCDP واستبيانات العملاء

الإجابة | الشرح | التطبيق | الأدلة | الربط | النشر

تقدم بطاقة المعرفة هذه إجابة مباشرة، وتشرح المنطق التقني، وتوضح كيفية التطبيق، وتحدد الأدلة المطلوبة، وتوفر حزمة نشر مضبوطة. ويتم الحفاظ على التمييز بين المتطلبات والتوصيات وممارسات التنفيذ والتفسير المتخصص.

قد تفصح إحدى الشركات في تقرير GRI الخاص بها عن سحب المياه على مستوى المجموعة، وتستكمل تقييم EcoVadis لكيان قانوني واحد، وتجيب عن سؤال في S&P CSA لصالح الشركة الأم المدرجة، وتفصح إلى CDP وفق نهج مختلف للتوحيد، وترد على عميل لا يسأل إلا عن موقع تصنيع واحد أو منتج تم شراؤه. وقد يبدو الرقم مألوفًا في كل قناة، بينما يشير إلى مؤسسة أو فترة أو حدود مختلفة.

والخطر أكبر من مجرد عدم تطابق كتابي. فكثيرًا ما تجمع طلبات التقييم بين سياسات سردية ووثائق أدلة ومقاييس أداء ومعايير تقييم خاصة بكل سؤال. وقد تُستخدم استبيانات المشتريات في تأهيل الموردين أو اتخاذ قرارات التعاقد. ولذلك قد تكون الإجابة الصحيحة تقنيًا في تقرير GRI غير مكتملة أو غير مدعومة أو مضللة في جهة مستقبِلة أخرى.

ويظل نظام إعداد تقارير GRI المصمم جيدًا ذا قيمة كبيرة. فهو يتضمن عادةً قرارات بشأن الموضوعات ذات الأهمية، والسياسات، وإجراءات الإدارة، والأهداف، والمقاييس، ومالكي المصادر، وملاحظات المنهجية، والأدلة. وتتمحور مقالة التحويل حول حماية تلك القيمة من خلال الربط المنظم بدلًا من إنشاء جداول بيانات غير خاضعة للضبط بصورة متكررة.

يمكن لعملية GRI ناضجة أن توفر خمسة مكونات قيّمة: رؤية للآثار المهمة؛ وسرديات خاضعة للضبط بشأن السياسات وإجراءات الإدارة؛ ومقاييس كمية؛ وأدلة ومنهجية؛ وموافقات الحوكمة. ولا تكون هذه المكونات قابلة لإعادة الاستخدام إلا عندما تتمكن المنظمة من فصل الواقعة الأساسية عن الصياغة المستخدمة في التقرير المنشور.

فعلى سبيل المثال، لا تُعد عبارة “42,000 megalitres of water withdrawn” إجابة قابلة لإعادة الاستخدام بعد. ويجب أن يتضمن الكائن القابل لإعادة الاستخدام أيضًا الكيان المُبلِغ، والمواقع، والفترة، ومصادر المياه، وما أُدرج وما استُبعد، وطريقة القياس، ومنهج التقدير، وتحويل الوحدة، وملف المصدر، ومالك البيانات، والمراجع، وحالة إعادة البيان، والأدلة الداعمة. وتكون صفحة التقرير عندئذٍ مخرجًا واحدًا يُنشأ من ذلك الكائن.

كما أن EcoVadis وS&P CSA وCDP ليست قابلة للتبادل فيما بينها. فتُقيّم EcoVadis صراحةً جودة نظام الإدارة من خلال السياسات والإجراءات والنتائج. ويستخدم S&P CSA معايير وأوزانًا خاصة بالقطاع ومرتبطة بقضايا الاستدامة الجوهرية ومحركات قيمة الشركة. ويستخدم CDP استبيانه البيئي السنوي ومواد التقييم الخاصة به. وقد يتجاهل العميل هذه الجهات الثلاث جميعًا ويطلب بصمة كربونية لمنتج أو شهادة تدقيق لموقع.

الشكل 1. تقرير GRI المنشور هو أحد المخرجات. وتدير نواة استدامة محايدة للوجهة الوقائع والأدلة والتحويلات والموافقات المستخدمة عبر التقييمات والاستبيانات.

«مصدر الحقيقة الوحيد» ليس جدول بيانات واحداً ضخماً وليس تقريراً منشوراً واحداً. بل هو مجموعة مضبوطة من السجلات المترابطة. ويمكن للفرق الصغيرة أن تبدأ باستخدام Excel أو SharePoint أو بيئة أخرى خاضعة لضبط الوثائق؛ وقد تستخدم الفرق الأكبر برمجيات إعداد التقارير. ويكتسي تصميم الحوكمة أهمية أكبر من الأداة.

تتضمن المطابقة الضعيفة عمودين: “إفصاح GRI” و“رقم السؤال”. وتشرح المطابقة القابلة للدفاع عنها سبب إمكانية إعادة استخدام المصدر والتغييرات المطلوبة. وينبغي أن توضح أيضاً اتجاه إعادة الاستخدام. فقد تدعم البيانات المعدّة لـ GRI رداً على التقييم، لكن لا ينبغي لإجابة تقييم محسّنة وفق قاعدة احتساب الدرجات أن تعيد تعريف إفصاح GRI ضمنياً.

ينبغي أن تجتاز كل إجابة يُعاد استخدامها الضوابط نفسها. وتكتسب هذه المسألة أهمية خاصة عندما تكون فرق مختلفة مسؤولة عن تقارير GRI، والتقييمات، وعلاقات المستثمرين، وعطاءات العملاء.

الشكل 2. ثمانية ضوابط لإعادة الاستخدام المنضبطة. لا يُصدر الرد إلا عند اكتمال المصدر، والتحويل، والأدلة، والاعتماد الخاص بالوجهة.

1. الكيان: تأكد من الكيان القانوني، أو المجموعة، أو وحدة الأعمال، أو الموقع، أو المنتج الذي يجري تقييمه.

2. الفترة: طابق السنة المطلوبة، وخط الأساس، وفترة المتوسط، وتاريخ التقديم.

3. الحدود: قارن الحدود التشغيلية، أو المالية، أو القائمة على حصة الملكية، أو حدود الموقع، أو سلسلة التوريد، أو المنتج.

4. التعريف: اختبر عمليات الإدراج والاستبعاد، والمصطلحات، والتعليمات الخاصة بالسؤال.

5. الوحدة والمقام: أكد العملة، ووحدة القياس، ومقام الكثافة، وعامل التحويل.

6. الحساب: احتفظ بمقتطف المصدر، والصيغة، والعامل، والتقديرات، والافتراضات، والتسوية.

7. الأدلة: تأكد من أن الوثيقة حديثة، وتغطي النطاق الذي جرى تقييمه، ومقبولة للوجهة.

8. احتساب الدرجات والاعتماد: اقرأ إرشادات احتساب الدرجات أو إعداد التقارير الحالية، واحصل على المراجعة والاعتماد الخاصين بالوجهة.

تسأل الاستبيانات في كثير من الأحيان عمّا إذا كانت هناك سياسة، وما الإجراءات التي نُفِّذت، وما نسبة المنظمة المشمولة، وما إذا كان الأداء يخضع للرصد، وما النتائج التي تحققت. وقد يلخّص تقرير GRI كل ذلك في فقرة واحدة. بينما قد تتطلب الجهة المستقبِلة أدلة منفصلة لكل عنصر.

يُصمَّم تقرير GRI ليكون عامًا، في حين قد تتيح بوابات التقييم والعملاء مستندات داعمة غير عامة. ينبغي للمنظمة أن تضع على كل عنصر من عناصر الأدلة تصنيفًا يحدده باعتباره عامًا، أو مقيّدًا للاستخدام الخارجي، أو سريًا للاستخدام الداخلي، أو محظورًا للاستخدام الخارجي. ولا ينبغي اختيار التصنيف فقط عند اقتراب الموعد النهائي للاستبيان.

ينبغي أن تكون الأدلة العامة متسقة مع التقرير، والموقع الإلكتروني، والسياسات، وسجل البيانات، والتقديمات السابقة.

ينبغي أن يكون للأدلة المقيّدة مستلم معتمد، وغرض محدد، وقاعدة للاحتفاظ.

لا ينبغي تحميل السجلات السرية لمجرد أنها تتضمن تفاصيل أقوى؛ استخدم الحجب، أو الملخصات، أو الإقرار حيثما تسمح الجهة المستقبِلة بذلك.

ينبغي رصد تواريخ انتهاء صلاحية الأدلة، وإصدارات المستندات، والتغطية التنظيمية.

ينبغي ألا يتضمن جواب الاستبيان أبدًا ادعاءً بفعالية أقوى مما تدعمه السجلات الأساسية.

ينبغي للفرق التجارية استخدام صياغة الردود المعتمدة بدلًا من تعديل التعريفات الفنية للوفاء بموعد نهائي لتقديم عرض.

غالبًا ما تتبع التقييمات والاستبيانات جداول زمنية مختلفة. وتقلل دورة تشغيل مركزية من الاستعجال والتناقض. في بداية سنة إعداد التقارير، حدّث التعريفات وعمليات حصر الجهات المستقبِلة. وأثناء جمع البيانات، اجمع الأدلة مرة واحدة. وقبل كل تقديم، جمّد مواءمة الجهات المستقبِلة والإرشادات الحالية. وبعد التقديم، أرشف الرد، وسجّل ملاحظات المحللين، وأعد إدخال التحسينات المبررة في نموذج البيانات الأساسي.

سجل ربط بيانات الاستدامة هو سجل خاضع للضبط يربط سؤال الجهة المستهدفة وتعريفها بالحقيقة المصدرية الخاضعة للحوكمة، وأي تحويل، والفجوة المتبقية، والمراجع. ويبيّن ما إذا كانت إعادة الاستخدام مطابقة أو محوّلة أو جزئية أو غير متاحة، مع الحفاظ على الكيان الخاضع للتقييم، والفترة، والحدود، والوحدة، والأدلة، ومسار الاعتماد.