Хранение данных в течение пяти лет согласно статье 6: какие записи должны хранить компании?

Подготовлено на британском английском языке в виде практического пакета Knowledge Card: ответ, объяснение, применение, доказательства, связи и издательский слой.

Такой показатель, как "42,600 tCO2e", невозможно проверить только по самому показателю. Проверяющему необходимо знать, какие объект, исходные потоки, газы, период, операционные записи, коэффициенты, единицы измерения, формулы, оценки и утверждения привели к его получению. Если значение изменяется после представления отчётности, компания также должна показать, какая версия была представлена, почему она изменилась и было ли об этом уведомлено ведомство.

Поэтому хранение данных обеспечивает четыре отдельные потребности:

• воспроизвести расчёт;

• продемонстрировать полноту границ отчётности;

• отвечать на вопросы, связанные с верификацией, инспекцией или органами власти; и

• сохранять преемственность при изменении сотрудников, систем, поставщиков или методов.

Рисунок 1. Архитектура хранения данных согласно статье 6 в течение пяти лет. Образовательный визуальный материал с фирменным оформлением London Reporting Academy.

Безопаснее всего толковать статью 6(1)(c), различая два уровня.

Установленный законом минимум

Источник должен хранить запись об измеренных объёмах выбросов в течение пяти лет с даты каждого анализа и обеспечивать доступ уполномоченных должностных лиц к этим записям в течение этого периода.

Подтверждающие доказательства, необходимые для придания записи содержательного значения

Итоговый измеренный объём должен подтверждаться записями, позволяющими его воспроизвести и оценить. Эти подтверждающие документы также могут требоваться формой органа власти, планом мониторинга, верификатором, разрешением, инспекцией или политикой внутреннего контроля.

Не следует писать, что статья 6 прямо называет каждый подтверждающий документ, если это не предусмотрено действующим подзаконным актом. Вместо этого укажите, что записи хранятся для подтверждения записи, требуемой законом, периодического отчёта и проверочного следа.

Уровень 1 — правовая основа, охват и основа отчётности

Храните:

• уведомление о включении согласно статье 6 или применимый перечень;

• сведения о юридическом лице, филиале, операторе и объекте;

• сведения о разрешении и статусе свободной зоны;

• переписку с компетентным органом;

• служебную записку об организационных и операционных границах;

• реестр источников, объектов и источников выбросов;

• подтверждение отчётного периода и способа представления;

• утверждённый план мониторинга или методику; и

• действующие формы и инструкции.

Этот уровень объясняет, почему организация представляла отчётность и что охватывает инвентаризация.

Уровень 2 — исходные данные и операционные записи

Храните оригиналы или контролируемые копии:

• счетов за топливо, накладных на поставку и записей по топливным картам;

• счетов за коммунальные услуги и выгрузок данных счётчиков;

• записей об измерении уровня в резервуарах, движении запасов и материальном балансе;

• данных о производстве, объёме операций и часах работы;

• записей о покупке, заправке, рекуперации и утилизации хладагентов;

• журналов технического обслуживания, утечек и оборудования;

• лабораторных анализов и записей о взятии проб;

• сертификатов калибровки и записей о техническом обслуживании счётчиков;

• записей об отходах, сточных водах или технологических процессах, где это применимо;

• заявлений поставщиков и данных арендодателей; и

• выгрузок из исходных систем и параметров запросов.

Сохраняйте исходную запись, а не только сводку, перепечатанную вручную.

Уровень 3 — методология и расчёты

Храните:

• реестр коэффициентов и архивные публикации-источники;

• набор GWP и сопоставление газов;

• теплотворные значения, плотность и преобразования единиц;

• расчётные книги и защищённые версии формул;

• скрипты, код, модели данных и журналы преобразований;

• реестр оценок и пробелов в данных;

• анализ неопределённости и чувствительности;

• логику распределения и консолидации;

• проверки на дублирование и полноту;

• политику пересчёта и базового года, если используется; и

• журнал изменений методологии.

Архив должен обеспечивать выполнение или воспроизведение расчётов даже после ухода первоначального составителя.

Уровень 4 — контроль, утверждения и верификация

Храните:

• подтверждения составителя и проверяющего;

• сверки с финансовыми данными, операционной деятельностью и разрешениями;

• анализ отклонений;

• журналы доступа и изменений;

• выводы внутреннего аудита или оценки готовности;

• заявления руководства;

• предложение верификатора, объём работ и проверки независимости;

• запросы доказательств и ответы на них;

• записи о посещении объекта;

• выводы, исправления и доказательства закрытия; и

• итоговое заявление или отчёт о верификации.

Уровень 5 — представление и переписка

Храните:

• точные формы и приложения, представленные в установленном порядке;

• окончательный пакет в режиме только для чтения;

• имена файлов и хеши;

• идентификатор представления на портале и временную метку;

• квитанцию, подтверждение получения и статус;

• вопросы органа власти и ответы компании;

• пакеты исправлений и повторного представления;

• запись о принятии или закрытии; и

• журнал предоставления документов для инспекции.

Статья 6 устанавливает пять лет с даты каждого анализа. Это создаёт скользящий срок хранения, а не одну простую ежегодную дату удаления.

Для каждой записи об анализе указывайте:

• идентификатор анализа;

• дату анализа;

• отчётный период;

• соответствующие источник и объект;

• минимальную дату окончания хранения;

• основание для более длительного хранения, если применимо;

• статус юридического предписания о сохранении документов; и

• разрешение на уничтожение.

Иллюстративный пример. Для лабораторного анализа от 18 февраля 2026 года минимальная дата хранения согласно статье 6 — 18 февраля 2031 года с учётом любого более длительного требования. Расчёт за конец года, утверждённый 20 марта 2027 года, имеет собственную дату. Исправленный анализ не должен уничтожать оригинал или незаметно перезапускать срок; храните оба документа и документируйте их взаимосвязь.

График должен быть утверждён юридической службой, службой управления документами, службой информационной безопасности и ответственным за климатическую отчётность.

Никогда не перезаписывайте представленную рабочую книгу или отчет. Используйте, например, следующую структуру версий:

• Рабочие версии черновика;

• Версия после замораживания инвентаризации;

• Версия после корректировки по результатам верификации;

• Представленная версия;

• Исправленная / повторно представленная версия; и

• Пересчитанная сравнительная версия.

Для каждой версии следует фиксировать автора, проверяющего, дату, причину, измененные ячейки или данные, влияние на выбросы, уведомление органа и утверждение. Используйте стабильные идентификаторы источников и идентификаторы коэффициентов, чтобы можно было отследить различия.

Журнал изменений должен различать:

• исправление ошибки;

• поздно полученные фактические данные, заменяющие оценку;

• обновление коэффициента или GWP;

• изменение границ или структуры;

• совершенствование метода; и

• сокращение операционных выбросов.

Это предотвращает представление методологического изменения как показателя эффективности.

Рисунок 2. Жизненный цикл защищенного хранения. Брендированный образовательный визуальный материал Лондонской академии отчетности.

Запись может храниться пять лет и все равно оказаться непригодной, если она изменена, недоступна или лишена контекста. Применяйте следующий жизненный цикл.

Сбор

Получайте данные из авторитетной системы или подписанного источника. Фиксируйте владельца, дату, систему, запрос и параметры извлечения. Избегайте снимков экрана, если доступен структурированный экспорт.

Проверка

Проверяйте полноту, формат, наличие вредоносного ПО, дубликаты файлов и читаемость. Убедитесь, что сканы разборчивы, а электронные таблицы открываются без неработающих ссылок.

Замораживание

Создайте утвержденную версию. Примените хеш, неизменяемый идентификатор или ограничение на запись. Храните снимок данных, использованный при расчете.

Контроль доступа

Используйте ролевой доступ, минимально необходимые привилегии, многофакторную аутентификацию и раздельные права на запись / утверждение. Ограничьте доступ к коммерчески чувствительным, персональным или защищенным от разглашения доказательствам.

Резервное копирование и тестирование

Храните резервные копии в соответствии с политикой устойчивости организации. Тестируйте восстановление, а не исходите из предположения, что резервная копия работает. Не допускайте, чтобы единственной копией была одна облачная учетная запись или один ноутбук сотрудника.

Приостановка удаления или утилизация

По окончании периода хранения проверьте юридические запреты на уничтожение, проверки, споры, вопросы верификатора, договоры и иные законы. Утилизация должна быть санкционирована, зарегистрирована и безопасна. Не удаляйте отдельно связанные записи об источниках, расчетах и представлении, если это разрушает цепочку доказательств.

Классифицируйте записи как минимум следующим образом:

• общедоступные или опубликованные;

• внутренние;

• конфиденциальные коммерческие;

• персональные данные;

• защищенные юридической привилегией; и

• ограниченные для регулятора / верификатора.

Команда, отвечающая за представление, должна знать, что необходимо представить, что хранится для проверки и что требует юридической экспертизы до раскрытия. Article 6 доступ уполномоченных должностных лиц не обосновывает неограниченный внутренний доступ или неформальную передачу третьим лицам.

Подготовьте индекс, позволяющий быстро находить уполномоченные записи без передачи несвязанной информации. В индексе следует указывать:

• идентификатор и описание записи;

• источник / объект и период;

• путь к файлу или ссылку на систему записей;

• владельца и утверждающего доступ;

• класс конфиденциальности;

• дату окончания хранения;

• связанный расчет или представление; и

• передавалась ли запись органу.

В ходе проверки ведите журнал предоставления документов: запрос, орган, дату, запись, версию, предоставившего и любые ограничения или последующие действия.

Иллюстративный сценарий — не данные компании. Компания отчитывается о выбросах хладагента на основании журнала технического обслуживания, в котором указано дозаправление 120 кг. После представления отчета поставщик услуг подтверждает, что 20 кг относились к другому объекту.

Компания не редактирует представленную рабочую книгу. Она сохраняет:

• исходный журнал обслуживания и представленный расчет;

• исправление поставщика;

• оценку границ и существенности;

• исправленный расчет и его проверку;

• уведомление органа или запись о повторном представлении; и

• окончательный статус закрытия.

Для обоих анализов — исходного и исправленного — устанавливаются даты окончания хранения. Инцидент также связывается с корректирующим мероприятием, требующим указывать идентификаторы объектов в будущих записях о техническом обслуживании.