Как подготовить отчет GRI к внешнему заверению

Технический статус: подготовленный на основе источников проект публикации; перед выпуском требуется окончательная техническая проверка человеком.

GRI рекомендует организациям использовать внутренние средства контроля и обращаться за внешним заверением для повышения достоверности отчетности в области устойчивого развития, однако GRI 1 не делает внешнее заверение условием подготовки отчетности в соответствии с GRI. Раскрытие 2-5 требует от организации объяснить свою политику и практику обращения за внешним заверением и, если заверение было получено, предоставить отчет о заверении и описать его объем, основу, стандарты, уровень, ограничения и взаимоотношения с исполнителем.

Таким образом, готовность к заверению преследует две цели. Она подготавливает информацию, которую можно проверить на соответствие надлежащим критериям, и обеспечивает точность публичного описания заверения. Проект должен укреплять систему подготовки отчетности, даже если итоговое задание охватывает только отдельные раскрытия.

Запрос предложений с формулировкой «заверить наш отчет GRI» недостаточно точен. Сначала организация должна подготовить меморандум об объеме и критериях. В нем не требуется заранее определять процедуры специалиста по заданию, однако следует определить предполагаемый предмет проверки и то, что руководство готово подтвердить.

GRI 1 рекомендует выбирать поставщика услуг по предоставлению уверенности, независимого от организации, демонстрирующего компетентность в соответствующей предметной области и практике предоставления уверенности, обеспечивающего контроль качества, системный, документированный и основанный на доказательствах подход. ISSA 5000 не зависит от профессии: он может применяться профессиональными бухгалтерами и другими специалистами по предоставлению уверенности, которые соответствуют применимым требованиям в области этики, управления качеством и компетентности.

В процессе закупки следует оценивать команду, выполняющую задание, а не только бренд фирмы. Запросите информацию о том, кто будет руководить работой, какие специалисты будут проверять информацию о выбросах ПГ, социальных вопросах, правах человека или цепочке создания стоимости, как будут охвачены компоненты группы, какой контроль качества применяется и как выявляются угрозы независимости и принимаются меры в ответ на них.

Карта доказательств является ключевым результатом подготовки. Она разлагает каждое раскрытие, входящее в охват, на критерии и связывает каждое опубликованное утверждение с исходными доказательствами, расчетными файлами или файлами с описательными материалами, ответственными за средства контроля и утверждениями. Она также определяет, какие доказательства являются общедоступными, а какие остаются ограниченными.

Рисунок 1. Готовность к предоставлению уверенности требует прослеживаемости от опубликованного раскрытия до критериев, расчета, исходных доказательств и средства контроля.

Расчёт может один раз оказаться численно корректным и при этом быть сложным для подтверждения, если процесс не контролируется. Проверка готовности должна охватывать вопросы о том, как данные инициируются, фиксируются, изменяются, консолидируются, проверяются и утверждаются. Важные средства контроля включают управление справочными данными, права доступа, проверку единиц измерения, автоматизированные интерфейсы, проверку ручных проводок, сверки полноты, контроль версий коэффициентов, утверждение оценок, анализ отклонений, оценку необходимости пересчёта и утверждение публикации.

Для описательных раскрытий средства контроля не менее важны. Команда должна сохранять политику или обязательство, действовавшие в течение отчётного периода, подтверждения реализации, результаты, использованные для обоснования заявлений об эффективности, протоколы органов управления, подтверждения со стороны заинтересованных сторон, ограничения и утверждения. Отшлифованный абзац без цепочки исходных подтверждающих документов создаёт риск для подтверждения.

Выберите выборку раскрытий с высоким риском и проследите их полностью: от исходного события через систему, консолидацию, расчёт и проверку до опубликованного текста. В сквозной проверке должны участвовать фактические составитель и проверяющий. Она должна выявить ручные передачи данных, незафиксированные суждения, переопределения в электронных таблицах, непоследовательные границы и подтверждения, которые создаются только постфактум.

Риск при проведении подтверждения возникает, когда организация не может продемонстрировать полный перечень воздействий, роль Отраслевых стандартов, источники, использованные для выявления воздействий, критерии значимости, то, каким образом свидетельства заинтересованных сторон повлияли на суждение, причины выбора пороговых значений и сведения о том, кто утвердил окончательный перечень существенных тем. Матрица без лежащего в её основе документированного следа свидетельств редко бывает достаточной.

В раскрытиях информации 2-1–2-5 нельзя использовать причины пропуска раскрытия. К распространённым проблемам относятся несогласованность между юридическими лицами и границами охвата отчётности в области устойчивого развития, необъяснённые отступления от периметра финансовой консолидации, несоответствие отчётного периода, недокументированные пересчёты и формулировки в отношении подтверждения, которые шире, чем отчёт специалиста-практика. Раскрытия информации о работниках и управлении также создают сложности с определениями при использовании нескольких систем.

Общих описаний политик недостаточно. Карта свидетельств должна охватывать фактические и потенциальные воздействия, политики или обязательства, действия, отслеживание эффективности, взаимодействие с заинтересованными сторонами и способы учёта извлечённых уроков. Заявления об эффективности требуют подтверждения результатами или осторожных формулировок ограничений. Такие мероприятия, как проведённое обучение или выполненные аудиты, сами по себе не доказывают улучшение ситуации с воздействиями.

К распространённым замечаниям относятся границы охвата отчётности, определения, единицы измерения, источник коэффициента, оценка, полнота, изменения методологии, пересчёт показателя за базовый год, несогласованные сравнительные данные и отсутствие сверки с операционными или финансовыми системами. В отношении показателей цепочки создания стоимости специалист-практик часто ставит под сомнение качество данных поставщиков, выборку и экстраполяцию.

Пробную проверку следует проводить, пока ещё есть время изменить отчёт и усилить доказательства. Проверьте репрезентативную совокупность количественных показателей высокого риска, описательных раскрытий руководства, оценочных значений, компонентов группы и веб-ссылок. Выявленные вопросы следует регистрировать с указанием степени серьёзности, затронутого раскрытия, критерия, пробела в доказательствах, ответственного лица, установленного срока и принятого решения.

Не каждый вопрос требует добавления текста. Надлежащим исправлением может быть улучшение контроля, корректировка числа, сужение утверждения, раскрытие ограничения, пересмотр границы, добавление причины пропуска или удаление неподтверждённых формулировок. Руководитель подготовки отчётности должен вести единый журнал выявленных вопросов, чтобы специалист по заданию, владельцы данных, редактор и окончательно утверждающее лицо работали с одним и тем же статусом.

ISSA 5000 требует письменных заявлений по таким вопросам, как ответственность руководства за подготовку информации об устойчивом развитии, предоставление всей относящейся к делу информации и доступа, неисправленные искажения, допущения, недостатки контроля, мошенничество или несоблюдение требований и события после отчётной даты, если применимо. Заявления датируются настолько близко к дате отчёта по заданию по предоставлению уверенности, насколько это практически осуществимо.

В окончательном отчёте должно быть легко определить, что было предметом проверки, в соответствии с какими критериями, на каком уровне и за какой период. Раскрытие 2-5 должно содержать ссылку на отчёт по заданию по предоставлению уверенности и описывать отношения с поставщиком услуг. Дизайн отчёта не должен отделять создающий уверенность знак о проведённой проверке от ограничения объёма или создавать впечатление, что непроверенный описательный текст входит в охват.

Рисунок 2. Иллюстративный десятинедельный план готовности к заданию по предоставлению уверенности.

Сначала команда по оценке готовности удаляет из проекта неоднозначную фразу «подтверждение достоверности отчета об устойчивом развитии». Она создает таблицу периметра на уровне показателей, сверяет данные о сотрудниках с границей консолидации HR, документирует методы Scope 2 на основе рынка и местоположения, проверяет доказательства подрядчика по обращению с отходами и отделяет денежные взносы от результатов программ. В ходе пробной проверки выясняется, что два показателя по работе с местными сообществами основаны на оценках проектной команды, не подтвержденных сохраненными документами. Руководство либо получает доказательства, либо исключает эти показатели из периметра, охватываемого подтверждением достоверности, и объясняет ограничение.

На момент публикации отчет содержит ссылку на заключение специалиста-практика, указывает отобранную информацию и уровень ограниченного подтверждения достоверности, а также четко сообщает, что процесс определения существенности и другие описательные раскрытия не были включены. Проект также предусматривает план на Год 2 по расширению подтверждения достоверности только после того, как доказательства по GRI 3-3 и средства контроля в цепочке создания стоимости достигнут необходимого уровня зрелости.

После публикации преобразуйте журнал выводов в план контрольных мероприятий на следующий цикл подготовки отчётности. Отслеживайте повторяющиеся проблемы по раскрытию информации, коренной причине и ответственному; сохраняйте окончательный пакет доказательств; и решайте, следует ли расширить, сохранить или сузить охват подтверждения. Зрелая программа подтверждения развивается вместе с надёжностью системы подготовки отчётности, а не с амбициозностью дизайна отчёта.

Поставщик услуг по подтверждению может выполнять определённую работу по обеспечению готовности, если применимые этические требования и требования независимости это допускают и такая работа не создаёт неуправляемую угрозу самопроверки или иную угрозу. Определите услуги и роли до назначения поставщика, оцените меры предосторожности и сохраните за руководством ответственность за решения, доказательства и подготовку.

Заявления руководства поддерживают задание по подтверждению, но не заменяют исходные доказательства, средства контроля данных или устранение выявленных проблем. Они должны подтверждать ответственность руководства, полноту, методы, допущения и известные ограничения, тогда как неустранённые пробелы в доказательствах остаются выводами, которые могут повлиять на охват задания или вывод.