Контрольный список проверки указателя содержания GRI: 25 проверок перед публикацией

Технический статус: подготовленный на основе исходных материалов проект публикации; перед выпуском требуется финальная техническая проверка человеком.

Указатель содержания GRI — это навигационная карта раскрытой информации. Согласно Требованию 7 GRI 1, он должен указывать заявление об отчётности, редакцию GRI 1, применимые отраслевые стандарты, существенные темы, раскрытия, источники, местоположения и причины пропусков, а также конкретную информацию из отраслевых стандартов. Требование 8 устанавливает заявление об использовании. Это не предпочтения в отношении форматирования: они являются частью условий подготовки отчётности в соответствии со стандартами.

Поэтому у финальной проверки две задачи. Она проверяет указатель как результат подготовки отчётности и путь от каждой строки к опубликованному раскрытию. Именно при выполнении второй задачи многие проверки терпят неудачу. Номер страницы может быть точным, но при этом вести к заголовку, общей формулировке политики или неполному ответу. Проверяющему необходимо проверить раскрытие на уровне требований.

Зафиксируйте набор материалов-кандидатов на публикацию. Определите конкретные PDF-файл отчёта, файл указателя содержания, годовой отчёт, отчёт о заверении и веб-страницы, которые будут проверяться. Ссылки на проекты не являются приемлемыми доказательствами.

Назначьте независимую проверку строк. Лицо, подготовившее указатель, не должно быть единственным, кто открывает ссылки и оценивает полноту.

Сначала проверьте заявления и структуру. Урегулируйте заявление об использовании, период, применимые отраслевые стандарты и существенные темы до проверки сотен местоположений строк.

Проверяйте по требованиям, а не только по раскрытиям. Разбивайте сложные раскрытия на их буквенные и нумерованные требования и фиксируйте частичные пробелы.

Фиксируйте доказательства прохождения проверки. Проверка завершена только тогда, когда проверяющий зафиксировал, что было открыто, что совпало и какая версия проверялась.

Заблокируйте и архивируйте. После утверждения изменения в тексте отчёта, веб-страницах, числовых данных или ссылках требуют целевой повторной проверки до выпуска.

Рисунок 1. 25 проверок сгруппированы в пять этапов допуска к публикации.

Используйте столбец «доказательства прохождения проверки» как минимальную запись в файле проверки. Результат проверки должен быть воспроизводимым для другого проверяющего. Примеры сбоев являются диагностическими, но не исчерпывающими.

Первые пять проверок защищают заявление самого высокого уровня. Для отчётности в соответствии с требованиями GRI 1 устанавливает следующую формулировку заявления: «[Наименование] представило отчётность в соответствии со Стандартами GRI за период [даты начала и окончания].» Организации не следует самостоятельно формулировать более сильное заявление, например «сертифицировано GRI», «полностью соответствует требованиям» или «одобрено GRI». Заявление должно описывать ту же отчитывающуюся организацию и тот же период, что и отчёт и раскрытия GRI 2.

Применимость Отраслевого стандарта должна быть установлена до окончательного утверждения индекса. Если Отраслевой стандарт применяется, его название должно быть включено в индекс, а соответствующие ему вероятные существенные темы должны быть отражены в оценке существенных тем. Диверсифицированной группе может потребоваться более одного Отраслевого стандарта.

Индекс не является местом для исправления неутверждённого перечня существенных тем. В раскрытии 3-2 и индексе должен быть представлен один и тот же окончательный перечень. Если для удобства чтения используются разные обозначения, необходимо поддерживать контролируемую перекрёстную ссылку, чтобы читатель и рецензент могли видеть, что понятия совпадают.

GRI 1 требует от организации пересмотреть темы, указанные в применимых Отраслевых стандартах. Темы, оценённые как несущественные, должны быть перечислены в индексе с объяснением. В отношении существенных тем, охватываемых Отраслевым стандартом, организация либо представляет раскрытия, перечисленные в Тематическом стандарте, либо указывает причину «неприменимо» для пропуска и требуемое объяснение, если применяется Требование 5-b. Отдельно Требование 5-a GRI 1 устанавливает, что представлению подлежат только раскрытия Тематического стандарта, относящиеся к воздействиям организации. При проверке необходимо различать эти две ситуации.

Руководство GRI 1 предусматривает указание конкретных номеров страниц или ссылок. Если информация распределена по нескольким местам, следует включить все необходимые места. Рецензент должен открыть или перейти по каждой ссылке в окончательной среде, а не в системе подготовки материалов. Ссылка на политику может подтверждать раскрытие, однако сама по себе политика редко содержит результаты за отчётный период, информацию об эффективности, ограничениях или заинтересованных сторонах.

Рисунок 2. Строка действительного Индекса содержания создаёт проверенную цепочку от требования к опубликованному подтверждению.

Создайте временную таблицу рецензента с одной строкой для каждого требования, содержащегося в раскрытии. Отметьте каждый элемент как раскрытый, неприменимый, пропущенный с допустимой причиной или нерешённый. Затем сопоставьте эту таблицу с общедоступным Индексом содержания. Это позволяет выявить распространённую ситуацию, когда строка заявляет о полном раскрытии, хотя в отчёте раскрыта только одна его часть.

GRI 1 допускает четыре причины пропуска: неприменимо, правовые запреты, ограничения конфиденциальности и информация недоступна/неполна. Для каждой требуется объяснение. «Не является существенным», «данные ожидаются», «коммерческая чувствительность» и «не раскрыто в этом году» не являются заменяющими обозначениями. Для информации, которая недоступна/неполна, объяснение должно указывать, какая информация отсутствует, объяснять, почему она отсутствует, и описывать шаги и ожидаемые сроки её получения.

Причины пропуска не разрешены для Раскрытий 2-1—2-5, 3-1 или 3-2. Это делает проверку особенно важной для границ отчётности, периода, пересчётов, внешнего подтверждения и процесса определения существенных тем. Если требуемый элемент не существует — например, политика или комитет, — организация зачастую может выполнить требование, сообщив о его отсутствии, вместо того чтобы рассматривать отсутствие как пропуск.

Если организация ссылается на внешнее подтверждение, формулировка должна соответствовать отчёту специалиста: предмету задания, критериям, отчётному периоду, уровню подтверждения, исключениям и ограничениям. Задание по подтверждению с ограниченной степенью уверенности в отношении отдельных показателей не позволяет сделать безоговорочное заявление «отчёт об устойчивом развитии был подтверждён». Аналогичным образом, в рамках проверки GRI Content Index Services оцениваются представление, доступность и выборочная реализация требований к Content Index в пределах указанного объёма услуг; такая проверка не является заключением о внешнем подтверждении всей раскрытой информации об устойчивом развитии.

Технически корректный индекс может стать неверным в последние 24 часа подготовки публикации. Перекомпоновка страниц изменяет ссылки, веб-редактор обновляет политику, финансовая функция заменяет число, заявление о подтверждении меняет свой объём или файл отчёта PDF переименовывается и загружается повторно. На заключительном этапе весь комплект публикаций проверяется как контролируемая версия.

Как минимум, следует сверить наименование организации, период, организации, границы, существенные темы, политики, целевые показатели, количественные значения, единицы измерения, базовые годы и пересчёты в отчёте, годовом отчёте, индексе, отчёте о подтверждении и на веб-страницах. Ссылки должны быть доступны без учётных данных и достаточно стабильны в течение ожидаемого срока существования отчёта. Если предполагается, что веб-страница будет оставаться доступной и со временем изменяться, сохраните архивный снимок публикации или ссылку на дату/версию.

Проверяющий должен вынести один из трёх вердиктов: одобрить, одобрить с документированными некритическими действиями или отклонить для доработки. Неверное заявление о соответствии требованиям, запрещённый пропуск, отсутствующее требование Отраслевого стандарта, существенный пробел на уровне требований, несодержательное местоположение или серьёзное несоответствие между документами являются основанием для отклонения. Не понижайте значимость критической технической проблемы только потому, что наступил срок публикации.